Пропозиції щодо вдосконалення ефективності використання аутсорсингу. Особливості застосування аутсорсингу на підприємстві (на прикладі ВАТ "Уралзв'язінформ"). Вартість на місяць
ХУГАЄВА Л.Т.,
старший викладач, Північно-Осетинський державний університет ім. К.Л.Хетагурова, e-mail: [email protected]
Проведено аналіз підходів до сутності аутсорсингу на промислових підприємствах. Обґрунтовано висновок про те, що аутсорсинг має бути спрямований на порушення балансу показників виробничого процесу, за якого за рахунок передачі зовнішнім виконавцям частини його елементів відбувається збереження чи покращення сукупних показників результативності та ефективності.
Ключові слова: аутсорсинг; промисловість; підприємство; ефективність.
Analysis ofapproaches до outsourcing в промислових підприємств є given в цій статті.
Там є досліджена припущення, що необов'язково повинні фокусуватися на схильності балансу показників процесів, в яких передбачають переміщення від executors, частиною своїх елементів, є випадки керування або здійснення комбінованих показників результатів і ефектів.
Key words: outsourcing; промисловість; enterprise; Ефективність.
Коди класифікатора JEL: L51, L53.
Напрями розвитку підприємств на основі аутсорсингу знайшли досить широке висвітлення у роботах зарубіжних та вітчизняних учених, серед яких – Дж. Брайан Хейвуд, Ж-Л. Бравар, Р. Морган, Пол Страссман, Б.А. Анікін, В.М. Вайнштейн, Г.Є. Герасимова, Н.А Євдокимов, Д.В. Михайлов, Л.М. Мішкін, Ф.М. Філіна та ін.
Водночас теорія аутсорсингу та практика його застосування на підприємствах потребує подальшого розвитку. Зокрема, потрібна розробка методів оптимізації та оцінки ефективності процесів аутсорсингу. У зв'язку з цим пропонується наступний підхід до оцінки ефективності аутсорсингу на підприємстві.
Аутсорсинг бізнес-процесів включає передачу стороннім організаціям (якою, наприклад, виступає фірма-аутсорсер) деяких бізнес-процесів, які є підприємства основними. Як правило, серед них на аутсорсинг найчастіше передаються такі: бухгалтерський облік, юридичний супровід, маркетинг, управління кадрами і т.д. Переведення деяких функцій та процесів у розряд непрофільних дозволяє підприємству знизити обсяг витрат за їх здійснення.
Наприклад, при здійсненні аутсорсингу (ФПа) частина функцій (робіт, видів діяльності) підприємства (ФП) передається зовнішньому виконавцю (Фа), що призводить до скорочення їх кількості:
ФПа = (ФП – Фа).
При цьому, відповідно, повинні знизитися і витрати підприємства на виконання функцій, що передаються. Сумарні витрати підприємства виконання функцій (ЗФП) як і знижуються з допомогою передачі їх певної частини фірмі-аутсорсеру (ЗФа). Однак утворюються додаткові витрати підприємства на здійснення послуг фірмою-аутсорсером (ЗА):
ЗФП1 = (ЗФП0 - ЗФа) + ЗА. де ЗФП0 і ЗФП1 - сумарні витрати підприємства на виконання функцій відповідно до і після аутсорсингу.
Загалом аутсорсинг для підприємства економічно вигідний, якщо дотримуються умови:
(ЗФП1 + ЗА)< ЗФП;
ЕУП1 >ЕУП0,
де ЕУП0 та ЕУП1 - ефективність управління підприємством відповідно до та після аутсорсингу.
При розрахунку економічного ефекту використання аутсорсингу можна використовувати метод абсолютної чи порівняльної ефективності.
При розрахунках економічної ефективності аутсорсингу має бути забезпечена умова «рівності ефектів сторін», яка передбачає:
© Л.Т. Хугаєва, 2011
ЕФЕКТИВНІСТЬ АУТСОРСИНГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ
Врахування всіх прямих супутніх вигод та втрат усіх учасників аутсорсингових процесів, а також якісних змін у сполучених сферах діяльності;
Аналіз витрат і результатів у різні періоди часу та у зв'язку з цим приведення їх до єдиної точки відліку часу;
Оцінку витрат та результатів аутсорсингу за весь термін його застосування;
Облік ризику та невизначеностей, що утворюються в процесі аутсорсингу при розрахунку показників ефективності;
Багатоваріантність методів розрахунку витрат та результатів на стадіях життєвого циклу аутсорсингу.
З урахуванням наведених умов, поряд з вигодою для підприємства-замовника, процес аутсорсингу має бути адекватно привабливим і для спеціалізованих фірм інфраструктури, які виконують функції виконавця замовлень. Для даних фірм аутсорсинг привабливий, якщо він забезпечує: 1) стабільність взаємодії із підприємством-замовником послуг; 2) можливість отримання ефекту на масштабі (наприклад, за рахунок залучення великої кількості замовників); 3) підвищення доходу за рахунок покращення кооперації та спеціалізації.
Загалом критерієм оцінки застосування організаційно-економічного механізму аутсорсингу є сукупний ефект, який отримує економіка регіону, величину якого можна визначити за такою формулою:
^=2Л" +Х4->тах-,
де Еа – сукупний ефект за рахунок аутсорсингу; Еп – ефект сукупності підприємств-замовників; Ес – ефект фірм-аутсорсерів; п – кількість підприємств-замовників; т – кількість фірм-аутсорсерів.
При цьому ефект кожного учасника інтеграційної взаємодії в рамках аутсорсингу можна розрахувати як:
ГО = Х(Л/1+Л/2+Л/3+...+ Д/Д
де АП – приріст окремого показника оцінки діяльності підприємства (обсягу продукції, продуктивності праці тощо).
У разі різночасності етапів здійснення процесів аутсорсингу (вкладання витрат та отримання результатів), слід використовувати метод приведення їх до однієї бази часу – розрахункової дати (року). За розрахункову дату приймається період, що передує початку здійснення витрат на аутсорсинг. Приведення витрат та результатів вимагає застосування методу дисконтування, який широко використовується у розрахунках визначення доцільності та ефективності вкладення інвестицій. Так, наприклад, для розрахунку показника ефективності застосовується чистий дисконтований дохід (ЧДД), який характеризує грошові надходження та сумарні витрати, що наведені до єдиного моменту часу.
ЧДД розраховується за такою формулою:
ЧДЦ = £(Р,-3,)с11"
де: П - приплив коштів за 1 крок розрахунку (наприклад, виручка від реалізації), руб.; З1 - витрати на виробництво та реалізацію продукції за 1-й крок розрахунку, руб.; Т – розрахунковий період (горизонт розрахунку), років; з? - Коефіцієнт дисконтування.
На кожному кроці здійснення аутсорсингу ЧДД дозволяє розрахувати вартісний результат у вигляді сальдо між припливом коштів та їх відпливом, що дорівнює понесеним на це витратам.
При ЧДД< 0 процесс аутсорсинга экономически невыгоден и может привести к реальным потерям.
Позитивна величина ЧДД за розрахунковий період є умовою економічної доцільності здійснення аутсорсингу. При порівнянні альтернативних варіантів найкращим визнається варіант, у якого величина ЧДД максимальна.
У міру необхідності обчислюються й інші показники економічної доцільності здійснення аутсорсингу: розраховується відносний показник ефективності (прибутковості), що характеризує економію, що припадає на один карбованець вкладень (індекс прибутковості - ВД), внутрішню норму прибутковості (ВНД) як ставку дисконту, при якій забезпечується рівність вартості очікуваних грошових відтоків та очікуваних грошових притоків за кожним роком розрахункового періоду тощо. .
ТЕRRА ECONOMICUS ^ 2011 ^ Том 9 № 2 Частина 2
ТЕRRА ECONOMICUS ^ 2011 ^ Том 9 № 2 Частина 2
Л.Т. ХУГАЄВА
Обов'язково слід розрахувати термін окупності аутсорсингу, як період (вимірюваний у роках і місяцях), починаючи з якого початкові вкладення та інші одноразові витрати на його здійснення покриваються сумарними доходами. Термін окупності показує тривалість часу, протягом якого надходження коштів перевищать суму одноразових витрат за здійснення аутсорсингу.
Слід виділити особливу роль аутсорсингу отримання синергетичного ефекту. Одна з основних причин аутсорсингу підприємств обумовлена прагненням отримати синергетичний ефект, що утворює при взаємодії двох і більше суб'єктів господарювання, сукупний результат якого значно перевищує суму їх індивідуальних результатів. Синергетичний ефект у разі застосування аутсорсингу утворюється за рахунок таких можливостей:
1. Економії, викликаної зростанням масштабів діяльності - зі збільшенням обсягу виробництва знижується середня величина витрат за одиницю продукції . Аутсорсинг дозволяє розподіляти постійні витрати підприємства інші фірми і більшу кількість своєї продукції. Основна ідея аутсорсингу підприємств полягає в тому, щоб при зростанні обсягу виробництва та продажів більш ефективно використовувати наявні ресурси (наприклад, наростити обсяг роботи на менших потужностях, з використанням меншої чисельності працівників тощо).
Аутсорсинг підприємств може забезпечувати економію з допомогою концентрації частини функцій підприємств, наприклад, маркетингу на спеціалізованих фірмах. Можлива також передача функції збуту фірмам, які мають розвинену мережу дистриб'юторів тощо. У цьому випадку економія на масштабах утворюється за рахунок усунення дублювання функцій різними працівниками підприємств або централізації низки послуг (наприклад, таких як бухгалтерський облік, аудит, діловодство, підбір та підвищення кваліфікації персоналу тощо) у фірмах, які обслуговують одразу кілька підприємств .
При цьому слід зазначити, що організувати аутсорсинг підприємств та досягти економії на масштабі діяльності непросто. Найчастіше підприємства та у процесі аутсорсингу продовжують функціонувати як і раніше: не змінюючи свою оргструктуру управління, зберігаючи передані набік функції, не знижуючи чисельність адміністративно-управлінського персоналу тощо. У разі економія з допомогою аутсорсингу як передачі окремих функцій управління спеціалізованим фірмам може бути недосяжною.
2. Сприятливого комбінування ресурсів, що взаємодоповнюють один одного. Аутсорсинг підвищує гнучкість та можливість для ринкового маневру з метою забезпечення більш вигідного поєднання факторів та ресурсів у порівнянні з іншими підприємствами, дозволяє використовувати багатоканальні джерела ресурсів зовнішнього середовища, операціоналізувати стратегічні цілі та досягти результату, який не можна отримати за аналогічних витрат, але з використанням інших підходів до управління підприємствами.
3. Аутсорсинг дозволяє забезпечити економію витрат за рахунок зниження частки трансакційних витрат, які є неминучими в сучасних ринкових відносинах.
4. Важливим фактором застосування аутсорсингу є можливість взаємодоповнюваності
його учасників у сфері НДДКР, що призводить до поглиблення поділу та спеціалізації підприємств.
Дослідження результатів діяльності суб'єктів господарювання показують тісну кореляцію між розвиненістю застосування аутсорсингу та рівнем конкурентоспроможності та ефективності підприємств.
Проте аутсорсинг як забезпечує підвищення ефективності окремого підприємства, він ще створює можливість перегрупування людських, організаційних, матеріальних і фінансових ресурсів на формування нових сфер діяльності, розвитку взаємозалежних напрямів, здатних створювати ефект мультиплікативності економіки.
ЛІТЕРАТУРА
1. Євдокимов Н.А. Аутсорсинг та інсорсинг як інструменти керування витратами // http://systech.miem. edu.ru/2004/n2/Evdokimov2.htm.
2. Інвестиційне проектування: практичний посібник з економічного обґрунтування
інвестиційних проектів/За ред. С.І. Шуміліна. М.: Фінстатінформ, 1995.
3. Самойлов В. Економіка аутсорсингу. 2009 // http://www.outsourcing.ru/content/ukr/247/2470-article.asp.
Аутсорсинг як передача традиційних неключових функцій організації зовнішнім виконавцям, теоретичні аспекти його використання, види та форми. Історія розвитку аутсорсингу в Росії, особливості застосування на підприємствах, проблеми та шляхи вирішення.
Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче
Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.
Подібні документи
Поняття, сутність, цілі та види аутсорсингу інформаційних технологій. Зарубіжний досвід застосування. Оцінка економічної ефективності та якості ІТ-аутсорсингових послуг у Росії. Основні проблеми даного ринку, напрями та перспективи розвитку.
дипломна робота , доданий 08.06.2014
Організаційно-правова форма ВАТ "РЗ", стратегічні цілі компанії. Сутність поняття "аутсорсинг". Структура використання аутсорсингу для підприємства. Порівняльний аналіз оцінок традиційної та аутсорсингової форм господарських взаємин.
реферат, доданий 17.02.2010
Історичні коріння та поняття, форми та види, сфери застосування та економічна сутність аутсорсингу. Створення високоефективних та конкурентоспроможних організацій. Виникнення нових умов взаємних відносин і натомість загальної економічної глобалізації.
курсова робота , доданий 11.05.2015
Передумови, цілі та методи реформування адміністративного управління. Дослідження ефективності застосування аутсорсингу державними та муніципальними підприємствами. Методика переведення бізнес-процесів освітньої установи на аутсорсинг.
дипломна робота , доданий 05.07.2010
Поняття аутсорсингу, його види, переваги та недоліки. Принципи діяльності, характеристика ринку та продукції компанії. Аналіз взаємозв'язку конкурентоспроможності та інноваційної діяльності підприємства, рекомендації щодо використання аутсорсингу.
дипломна робота , доданий 27.01.2011
Структура витрат організації на персонал. Соціально-економічна характеристика залізничної станції Твер. Економічний ефект від застосування методик скорочення витрат на персонал. Економічне обґрунтування використання методу аутсорсингу.
дипломна робота , доданий 29.05.2013
Теоретичні аспекти ринку, як форми функціонування товарного виробництва. Структура ринку, його функції. Становлення та особливості розвитку ринкових відносин у російській економіці та суспільстві. Проблеми становлення ринку на Росії, шляхи їх вирішення.
курсова робота , доданий 31.01.2018
Дослідження та класифікація підходів до визначення аутсорсингу. Вивчення економічної сутності та можливостей використання процедури передачі організацією бізнес-процесів на обслуговування іншої компанії у діяльності вітчизняних підприємств.
контрольна робота , доданий 25.01.2010
Управління бізнесом у сучасних умовах вимагає ухвалення складних рішень у режимі реального часу. Жорстка конкуренція змушує менеджерів активно використовувати весь доступний сьогодні технологічний потенціал, залучати більш кваліфіковану робочу силу, негайно впроваджувати інновації.
Концепція аутсорсингу як принцип нової стратегії управління була створена в 1963 р. компанією «Electronic Data System» (EDS), що спеціалізується і досі на аутсорсингу інформаційних технологій, або IT-аутсорсингу. Однак об'єктом наукових досліджень аутсорсинг став лише у 80–90-х роках. минулого століття. Саме з цього моменту почали з'являтися публікації, у яких за допомогою побудови різноманітних моделей економісти та практики намагалися знайти оптимальну стратегію впровадження аутсорсингу, а також публікації, присвячені різноманітним аспектам використання аутсорсингу у діяльності компанії. Сьогодні аутсорсинг має таке ж значення, яке надавалося реінжинірингу в 1990-ті роки. Ще років десять тому це поняття рідко згадувалося, а тепер аутсорсинг настільки ж звичайний, як і основні функції компаній – дослідження та розробки, виробництво та робота з персоналом.
Склалося так, що на аутсорсинг передавали ті види діяльності, які вважалися другорядними чи периферійними. У далекі 1950-ті роки. аутсорсинг для невеликої фірми розглядався як можливість обійти багато обмежень, а великої компанії вважався ознакою недостатньо хорошої організації справи і навіть показником фінансового неблагополуччя.
Згодом багато що змінилося. Сьогодні аутсорсинг активно використовується як великими, і невеликими підприємствами. На аутсорсинг передають багато бізнес-процесів (рис. 1).
Мал. 1. Бізнес-процеси,передані на аутсорсинг
У міру того як розширюється сфера застосування аутсорсингу, на заміну старим приходять сучасні поняття, які широко використовуються керівниками нового покоління, які мислять вже глобальними категоріями. Їх аутсорсинг означає збереження певної свободи дій з погляду стратегії розвитку ключових напрямів, концентрації зусиль, організованості, отримання додаткових важелів впливу, ефективної оцінки витрат, швидкості реагування зміну кон'юнктури ринку - тобто прогресивний, сучасний, гнучкий підхід. Позитивний імідж аутсорсингу створює і ділова преса, адресована тим, хто приймає управлінські рішення: регулярно з'являються публікації про успішні проекти, а також про протилежні приклади (про неефективне ведення справ буквально «напівпаралізованими» фірмами з надмірно роздутим штатом, керівники яких не наважуються скоротити підрозділи та відмовитися від виконання усталених рутинних функцій). Який прогрес лише за кілька десятиліть! Аутсорсинг справді входить у моду.
Цей процес стає пізнавальним. Фірми вивчають можливість залучення аутсорсингу тими функціональними підрозділами й у напрямках діяльності, які досі розглядалися як «недоторканні». Як приклади можна навести кадрову службу, постачання, зв'язки зі споживачами, фінансову діяльність та аудит, а також гарантійне обслуговування.
У табл. 1 представлені основні переваги та недоліки, які притаманні аутсорсингу як елементу менеджменту.
Таблиця 1.Переваги та недоліки аутсорсингу
Переваги |
Недоліки |
1. Фокусування на основному виді діяльності 2. Доступ до ресурсів та фондів, яких немає (професійні кадри, фінансові, інформаційні ресурси, виробничі фонди) 3. Зниження собівартості функцій, що передаються на аутсорсинг 4. Зниження ризиків за рахунок колективних інвестицій 5. Підвищення якості 6. Відсутність необхідності мати в наявності мобілізаційні активи, інвестувати у другорядні напрямки діяльності 7. Мінімізується залежність від суб'єктивних причин припинення бізнес-процесів (хвороба співробітників, конфлікт) 8. Підвищення продуктивності праці за рахунок концентрації на головних напрямках та більш ефективного використання живої праці 9. Оскільки обсяг знань та кваліфікація кожного конкретного спеціаліста обмежені, використовуючи аутсорсинг, можна залучити «колективний» інтелект 10. Використання чужого досвіду та «алгоритмів» вирішення проблем 11. Доступ до новітніх технологій |
1. Втрата контролю над переданими функціями 2. Витік інформації 3. Зниження якості при несумлінності аутсорсера 4. Поява залежності від партнера, особливо якщо йому передано важливі функції або функції, пов'язані з обігом коштів 5. Ускладнення логістичних процесів 6. Соціальна напруженість та відкритий опір персоналу, що передається на бік 7. Можливість змови постачальника послуг (підрядника) з співробітником компанії-замовника, що контролює його: ціни завищуються, а різниця ділиться навпіл (відкат!) 8. Рентабельність оператора бізнесу потрапляє у залежність від ступеня економічної ефективності виробника 9. Загроза відриву керівної ланки від бізнес-практики 10. Обмеження можливостей для навчання та зростання своїх фахівців 11. Використання постачальником застарілих технологій, списування старих основних засобів тощо. |
Аутсорсинг як явище став інтенсивно розвиватися лише останнє десятиліття. Компанії, відчуваючи наполегливий тиск з боку акціонерів, які вимагають зростання доходів, виявились зацікавленими в тому, щоб перерозподілити ресурси та направити їх на ті ділянки, де складався дефіцит (або на посилення «основних конкурентних переваг»), а також на вирішення стратегічних завдань, що стоять перед компанією. Такі завдання можуть бути розв'язані різними способами, у тому числі за допомогою аутсорсингу. Поряд з цим розвиток засобів зв'язку та телекомунікацій (поширення електронної пошти, стільникового зв'язку тощо) значно спростило виконання та координацію діяльності різними структурними підрозділами компанії. При прийнятті рішення про те, чи здійснювати ті чи інші функції власними силами або використовувати для цього сторонні організації, як правило, насамперед оцінюють економічний ефект. Зазначимо чотири основні причини економічного характеру переходу на аутсорсинг (рис. 2).
Мал. 2. Основні причини переходу на аутсорсинг
Скорочення витрат. Як правило, ефект скорочення витрат виступає основною та достатньою умовою для передачі частини функцій сторонньої організації. Необхідно проаналізувати ситуацію щодо найбільш ємних статей калькуляції. Це може стосуватися як прямих витрат - основного процесу виробництва, і непрямих. Для аналізу та визначення доцільності передачі на аутсорсинг певних функцій, що дають зниження витрат, можна залучати сторонні організації, які спеціалізуються в строго певних сферах діяльності, а також мають досить великий досвід практичної роботи.
Переведення постійних витрат на змінні. Виділяється два аспекти мотивації. По-перше, за рахунок використання готової інфраструктури іншої організації скорочуються накладні витрати (зменшуються витрати на забезпечення діяльності власних підрозділів, наприклад, витрати на капітальне будівництво та виплату заробітної плати). По-друге, відбувається перерозподіл ризиків, частина яких переходить на залучену організацію. Так, у контрактах аутсорсингу зазначається, що оплата робіт, що виконуються залученою організацією, залежатиме від конкретних результатів. Крім цього, є можливість мінімізувати платежі за рахунок перевиконання обсягів продажу залученою організацією.
Більш ефективне здійснення функцій. Незалежно від спектра послуг (ведення рахунків на оплату праці, розвиток локальних комп'ютерних мереж, поточний ремонт будівель і т. д.) стороння організація займатиметься своєю ділянкою роботи професійніше. У цьому зниження витрат обумовлено як впливом збільшення обсягів виконаних робіт, а й застосуванням альтернативних підходів до організації такого процесу. Відомо, що спеціалізація забезпечує компетентність. При цьому особливо важливо, що висококваліфікована компанія може сприяти професійному зростанню людей, які мають специфічні здібності, наприклад, вміння складати рекламні слогани. Зокрема, працюючи на замовлення своїх клієнтів (в даному випадку рекламодавців), такий фахівець активно розвиватиметься у сфері своїх професійних інтересів, знаходячи застосування своїм вельми специфічним знанням у тих галузях, які можуть мати досить віддалене ставлення, наприклад, до рекламної діяльності. З огляду на такі моменти рекламне агентство може одночасно проводити рекламну кампанію, орієнтовану на збут комп'ютерів, автомобілів або одягу. В результаті глибокого розуміння механізму створення та впливу реклами на потенційних клієнтів складаються такі фрази, які не стануть просто порожнім звуком для потенційних клієнтів, а зроблять із них активних покупців.
Інша причина, що сприяє зростанню ефективності діяльності при зверненні до аутсорсингу - раціональний підхід до вирішення проблеми, здійснений ззовні (дає компанії шанс переглянути власні методи організації роботи, тобто передбачає перегляд першочергових завдань і порядок їх реалізації з нульової точки відліку).
Вивільнення та перерозподіл ресурсів. У цьому випадку також є два аспекти мотивації. Перший полягає у перерозподілі ресурсів (робочого часу, зусиль, основних засобів, площ, коштів тощо. буд.) для досягнення альтернативних цілей, які у час для підприємства найбільш значущі. Вивільнення ресурсів, що дозволяє маневрувати ними на вирішення гостріших чи життєво важливих проблем, усуває основні перешкоди шляху досягнення успіху.
Останнім часом ділова преса починає наголошувати ще на одному аспекті. Нерідко складається така ситуація, коли керівництво компанії, добре розуміючи, як треба організувати роботу у своїй організації, щоб отримати бажані результати, не в змозі подолати внутрішній опір. Інтереси компанії, особливо великі, багатогранні та неоднозначні, і саме тому аутсорсинг все частіше змушує звернути на себе увагу.
Незважаючи на наявні недоліки, концепція аутсорсингу дозволяє підвищувати ефективність діяльності при швидко мінливих умовах, що характерно для сучасної економіки, при всі ускладнюються технологічні рішення і підвищення вимог до якості як виробничої бази, так і компетенції персоналу, з одного боку, і необхідності зниження витрат на підвищення конкурентоспроможності підприємства – з іншого.
Таким чином, аутсорсинг – це відповідь на вимоги максимальної гнучкості, адаптивності до мінливої ринкової кон'юнктури та сучасний елемент ефективного менеджменту.
Доцільність аутсорсингу: застосування аутсорсингу у постачанні швейного підприємства
Для того щоб вижити в умовах сучасної конкуренції, підприємства повинні постійно пристосовуватися до оточення, відстежувати зміни у зовнішньому середовищі, змінюватись (насамперед у напрямку, в якому найкращим чином можуть реалізувати свої можливості), фокусувати увагу на тих бізнес-процесах, які виконують кваліфіковано. Зміна у формах та методах управління підприємством має на меті фундаментальне переосмислення та радикальну трансформацію бізнес-процесів для підвищення ефективності діяльності та рівня конкурентоспроможності.
Через те, що постачальником аутсорсингових послуг є спеціалізована на досліджуваному вигляді бізнесу організація, підвищується якість продукції, відбувається концентрація управлінських ресурсів рахунок зменшення кількості об'єктів управління.
Однак перш ніж буде прийнято остаточне управлінське рішення щодо переведення досліджуваного бізнесу на аутсорсинг, керівництву необхідно проаналізувати так звану зворотну сторону аутсорсингу, ґрунтуючись на критеріях відмови від переведення бізнесу на аутсорсинг.
Чинники відмовитися від переведення бізнесу на аутсорсинг
Основним та головним фактором відмови від використання аутсорсингу є потенційна монополія з боку можливого постачальника аутсорсингових послуг, оскільки виконання аутсорсингових функцій монополістом може призвести до необґрунтованого та різкого збільшення ціни аутсорсингової продукції чи послуги.
Відсутність надійних постачальників послуг у даному секторі бізнесу приховує додаткові ризики, які не слід допускати у безперервному бізнес-процесі організації.
Зниження оперативності нижче необхідного рівня обіцяє організації суттєве збільшення термінів надання аутсорсингової компанії послуг, що гальмує процес основного виробництва.
Фактор "Збільшення витрат" говорить про небезпеку багаторазового збільшення собівартості виготовлення власної продукції. Проте в даному випадку потрібно зробити поправку на якість та відсоток співвідношення собівартості власної деталі та її ринкової ціни.
За наявності вищеописаних негативних чинників проблема відсікання непрофільних виробництв (бізнесів) може бути вирішена, наприклад, за допомогою закордонних аутсорсингових компаній. При цьому більш висока ціна продукції компенсуватиметься більшою конкурентоспроможністю, меншим рівнем шлюбу, покращеними експлуатаційними характеристиками.
При переведенні бізнесу на аутсорсинг важливим та відповідальним кроком є формування та підписання аутсорсингового контракту. Для успішного здійснення аутсорсингових угод, особливо міжнародних, на етапі розробки та укладання угоди про передачу функцій необхідно ретельно опрацювати та врахувати у контракті всі ключові питання та проблеми аутсорсингу.
приклад
Розглянемо застосування аутсорсингу на сучасному промисловому підприємстві ТОВ «Швейна фірма Лідер» у м. Омську (підприємство засноване в 2002 р.).
На сьогоднішній день підприємство відоме у багатьох містах Сибіру, Уралу та Далекого Сходу. Широко розвинена роздрібна мережу в м. Омську, є фірмові магазини, до основних функцій яких входять вивчення і формування купівельного попиту. Підприємство займається виробництвом верхнього одягу: чоловічий, жіночий асортимент, а також одяг для школярів.
У діяльності ТОВ «Швейна фірма Лідер» простежується позитивна динаміка результатів. Водночас підприємство має проблеми:
Однією з рентабельних складових асортименту є шкільна форма, сезонний попит на яку вимагає збільшення випуску та реалізації продукції у III кварталі практично вдвічі. Виробляти достроково та накопичувати шкільну форму недоцільно через відволікання оборотних коштів у запаси готової продукції;
використання виробничої потужності за роком становить трохи вище 70%;
недостатнє забезпечення сировинними ресурсами в частині комплектності, ритмічності, якості, що позначається на обсязі виробництва та ефективності використання виробничої потужності, а також на розширенні асортименту продукції, що випускається.
В даний час для ТОВ «Швейна фірма ”Лідер”» постачання є суттєвою проблемою, яка викликана неможливістю постачальника постачати сировину в потрібній комплектації малими партіями у потрібний термін. Налагодження логістики – нагальна необхідність підприємства. Виникла проблема з логістикою, зокрема, викликана широким асортиментом продукції та об'ємним конфекціонуванням (комплектацією матеріалів у пакеті швейних видалень), а крім того, швидкою змінюваністю асортименту, який, у свою чергу, тиражується кількістю моделей, колірною гамою, структурою сировини і т.д. .п.
Підприємство змушене працювати з більш ніж 30 постачальниками сировини та матеріалів (при цьому відбуваються періодичні збої у постачаннях - як у комплектності, так і за термінами), закуповувати великі партії сировини, заморожуючи в ньому свої оборотні кошти (які здебільшого є позиковими) від трьох до шести місяців. Оскільки підприємство орендує склади, збільшуються витрати на зберігання сировини, що негативно позначається на кінцевій ефективності діяльності підприємства.
У даній ситуації для керівництва ТОВ «Швейна фірма “Лідер”» назріла нагальна необхідність розгляду питання про передачу на аутсорсинг функції постачання хоча б у частині забезпечення сировиною та матеріалами виробництва шкільної форми, оскільки випуск цієї продукції складає більше половини обсягів виробництва, продукція користується незмінним попитом, але незадовільне постачання викликає збої ритмічності виробництва та виконання договірних зобов'язань, що призводить як до прямих втрат прибутку, так і непрямих - штрафних санкцій за недопостачання готової продукції, заморожування коштів у сировині та матеріалах. Заморожування коштів відбувається через те, що випуск шкільної форми вимагає постачання сировини у потрібній комплектації малими партіями й у потрібні терміни, але постачальники пропонують постачання переважно розмірі річний потреби підприємства. При цьому підприємство змушене укладати договори на постачання з великою кількістю постачальників (від 5 до 10 для кожного виду комплектуючих), що значно ускладнює координацію узгодженості поставок точно в строк та в потрібній комплектації, що призводить до постійного збільшення як штату відділу постачання, так і кількості завдань персоналу із забезпечення своєчасних поставок.
Функції постачання на підприємстві виконують чотири особи. Основний обсяг їхнього робочого часу йде на пошуки та координацію дій численних постачальників сировини та матеріалів. Але в сучасних умовах досягти оптимального варіанта поставок практично неможливо, оскільки кожен постачальник спеціалізується на конкретному асортименті сировини.
Крім тимчасових витрат, на підприємстві високі витрати на численні відрядження, оплату міжміських та мобільних переговорів, Інтернет та ін.
В даний час були максимально точно розраховані прямі витрати та непрямі втрати щодо організації функції постачання. Під час проведення цього етапу було виділено такі види витрат:
· Заробітна плата менеджерів.Постачанням займаються чотири менеджери, середня заробітна плата кожного - 15 тис. руб.;
· страхові внески - 26,4 %;
· виплати соціального характеруРічна сума виплат соціального характеру становить 10 тис. руб. на одного менеджера;
· оренда площі робочих місць.Підприємство орендує офісні приміщення за ціною 500 руб. на місяць за 1 м 2; норма площі на одне робоче місце становить 4 м2; загальна площа, що орендується для чотирьох менеджерів - 16 м 2 ;
· комп'ютери.Ціна одного комп'ютера становить 25 тис. руб.; всі чотири менеджери забезпечені персональними комп'ютерами;
· програмне забезпечення.Ціна комплекту програмного забезпечення для відділу постачання складає 7 тис. руб. на один комп'ютер;
· міжміські переговори.За даними звітності, оплата переговорів відділу постачання становить 36 тис. руб. на рік;
· Інтернет.За даними звітності. Витрати відділу постачання в Інтернет становлять 38 тис. руб. на рік;
· витрати на відрядження.За даними звітності, витрати на відрядження відділу постачання становлять 132 тис. руб. на рік;
· мобільний зв'язок.За даними звітності, витрати відділу постачання на мобільний зв'язок становлять 27 тис. руб. на рік;
· навчання, семінари.Менеджери відділу постачання проходять підвищення кваліфікації раз на два роки. Вартість навчання ззалишає 8 тис. руб. на одного менеджера;
· канцелярські товари.За даними звітності, Витрати канцелярські товари відділу постачання становлять 16 тис. крб. на рік;
· знос основних засобів. Амортизаційні відрахування на кошти, використовувані у відділі постачання (столи, стільці, шафи для паперів тощо. буд.), становлять 12 тис. крб. на рік;
· просування. Річні витрати на заходи щодо просування продукції становлять 60 тис. руб.
Загальна сума річних витрат за організацію процесу постачання за видами подана у табл. 2.
Таблиця 2. Річні витрати на організацію постачання
Витрати за видами |
сума, тис. руб. |
Заробітна плата менеджерів | |
Страхові внески | |
Виплати соціального характеру | |
Оренда площі робочих місць | |
Комп'ютери | |
Програмне забезпечення | |
Міжміські переговори | |
Інтернет | |
Витрати на відрядження | |
мобільний зв'язок | |
Навчання, семінари | |
Канцелярські товари | |
Зношування основних засобів | |
Просування | |
Як непрямі для підприємства було виділено такі види втрат:
недоотриманий прибуток через невиконання плану виробництва. За даними звітності, щорічно через простої підприємства через несвоєчасне постачання або постачання в неповному обсязі недовиконується план на 15 %. У минулому році такі втрати склали 147 тис. руб.;
штрафи за недопостачання готової продукції.У звітному році виплачені штрафи за недопостачання готової продукції через простої підприємства через незадовільне постачання склали 210 тис. руб.;
банківський відсоток за користування позиковими коштами.Сума коштів, спрямовану погашення банківського кредиту, взятого на поповнення оборотних коштів, заморожених у запасах (вимушена закупівля великої партії сировини та матеріалів), становила 132 тис. крб.
Непрямі річні втрати при незадовільному постачанні представлені у табл. 3.
Таблиця 3. Непрямі річні втрати при незадовільному постачанні
Загальна сума витрат за організацію функції постачання становила 1511 тис. крб. Але оскільки розраховується передача постачання лише у частині шкільної форми (два менеджера), то розрахунку доцільності перекладу цієї функції на аутсорсинг до розрахунку було прийнято Витрати організацію постачання у сумі 756 тис. крб. З урахуванням непрямих втрат загальна сума витрат, прийнята до розрахунку, становила 1245 тис. руб.
Подальшим кроком було визначення вартості послуг аутсорсера над ринком.
Проведений аналіз дозволив визначити попередню вартість послуг можливих аутсорсерів. На ринку їх послуги визначалися ставкою, що становить від 5 до 10% від суми угоди за контрактом на постачання матеріалів. Оскільки річна потреба у сировині й матеріалах на шкільну форму становить 5850 тис. крб., то послуги аутсорсера могли становити від 292 тис. крб. до 585 тис. руб. На даному етапі витрати на доставку послуг були прийняті рівними транспортними витратами цього періоду, тому в розрахунку загального економічного ефекту не враховувалися.
Попередній розрахунок загального економічного ефекту в даному випадку був проведений за максимальної вартості послуг - 10%, тобто 585 тис. руб. У цих вихідних умовах попередній економічний ефект становив 660 тис. крб. (1245 тис. руб. - 585 тис. руб.).
Вироблений попередній розрахунок показав позитивний загальний економічний ефект у сумі 660 тис. руб. При цьому підприємство змогло вивільнити двох фахівців служби постачання і зменшити кількість видів робіт, що виконуються співробітниками, що залишилися.
Таким чином, можна говорити про те, що впровадження аутсорсингу в ТОВ «Швейна фірма Лідер» дозволило сконцентрувати управлінські ресурси на основному бізнесі за рахунок зменшення кількості об'єктів управління, звільнити ресурси підприємства, при цьому підвищивши якість виконання як функції постачання, так і ефективності діяльності загалом.
А. Н. Романова,
доц. ГОУ ВПО «РосЗІТЛП», канд. екон. наук
С. А. Студенікіна,
доц. ГОУ ВПО «РосЗІТЛП»
"Фінансова газета", 2009, N 45
Існує два найбільш відомих визначення аутсорсингу:
- аутсорсинг - форма співробітництва, визначена договором підряду, коли співробітники однієї організації (постійні чи спеціально найняті) працюють на іншій організації, підкоряючись менеджерам організації-замовника, тощо. Наприклад: компанія, що надає послуги з професійного клінінгу, надає аутсорсингу торговому центру бригаду промислових альпіністів для проведення зазначених у договорі робіт терміном на півроку. Альпіністи підпорядковуватимуться керівнику АХО торгового центру, але при цьому виконуватимуть лише встановлені договором роботи. Зарплату вони отримують у клінінговій компанії;
- аутсорсинг – це передача неосновних (другорядних) бізнес-процесів організації (аутсорсеру) для їх реалізації та функціонування. Як правило, аутсорсер спеціалізується на здійсненні бізнес-процесу, що передається, наприклад передача функцій по роботі з персоналом (підбір, набір, ведення всієї бухгалтерії, що стосується персоналу, і т.д.) кадровому агентству або передача функцій транспортування та складування транспортно-логістичної компанії, і т.д. При реалізації такої схеми аутсорсер виступає у ролі підрядника, а організація, яка передає бізнес-процес, - у ролі замовника.
У боротьбі існування компанії змушені шукати будь-які шляхи скорочення витрат. Одні відкривають в Азії нові філії, де витрати на виробництво нижчі, ніж у США та Європі, інші передають частину своїх процесів спеціалізованим компаніям у тій же Азії (офшор). Сьогодні останній підхід видається найефективнішим. У рейтингах причин, через які західні компанії звертаються до сторонніх організацій, на першому місці стоїть необхідність скорочення бюджетів. Однак виникає запитання: чи аутсорсинг сприяє скороченню витрат. Тут думки фахівців розходяться. Розглянемо різні точки зору:
головна перевага аутсорсингу полягає у більш якісному та менш витратному виконанні переданої функції. Це пояснюється наявністю високооплачуваних фахівців, які мають досвід роботи у цій галузі. У аутсорсера накопичується солідний багаж знань і практики, з урахуванням чого створюються різні напрацювання реалізації переданої функції, оскільки займається конкретної сферою, причому задля однієї компанії, тобто. починається професійна спеціалізація і, як наслідок, зниження витрат. Далі все йде по наростаючій: чим більше спеціалізація, тим простіше управління, чим краще управління, тим дешевшим весь процес. Таким чином, витрати при аутсорсингу стають нижчими, ніж при самостійному виконанні відповідної функції;
наявність у сторонньої організації високооплачуваних фахівців не дозволить коштувати малими грошима. Управління високотехнологічними роботами – аж ніяк не просте заняття. Та й нового практично нічого немає: завжди були підрядні та субпідрядні роботи, спеціалізація у працівників та компаній, суворий відбір постачальників з опорою на їх можливості та компетентність;
зниження витрат є важливим спонукальним чинником до аутсорсингу, але не можна вдаватися до нього з єдиною метою – заощадити. Основне завдання компанії – не займатися непрофільним бізнесом;
завжди можна досягти економії за рахунок передачі ІТ-завдань будь-кому, хто зможе зробити це дешевше. Але на інформаційні технології припадає лише невелика частина видатків, які несе компанія. Збитки від поганого управління аутсорсингом завжди перевищуватимуть потенційні вигоди від передбачуваного скорочення витрат на них.
Російський досвід застосування аутсорсингу
Хоча застосування аутсорсингу у країнах носить масовий характер, російські компанії дуже поспішають його використовувати - російський досвід дозволив виявити низку проблем системного характеру, об'єктивно перешкоджають прискоренню розвитку ринку цих послуг нашій країні:
побоювання та недовіра замовників, що викликається у тому числі наявністю негативного досвіду застосування аутсорсингу в різних організаціях;
відсутність індустріальних стандартів;
відсутність страхування ризиків діяльності, що проводиться за умов аутсорсингу;
брак об'єктивної інформації та професійних кадрів;
Вищі витрати на оплату послуг компаній-аутсорсерів, ніж виконання робіт власними силами.
Проте використання аутсорсингу розширюється, і з областей, де можна побачити його бурхливий розвиток, - інформаційні технології.
Розвиток аутсорсингу в галузі інформаційних технологій
Наразі всі вітчизняні інтегратори пропонують свої послуги за схемою аутсорсингу, зазначаючи, що попит на них з кожним роком зростає. Про аутсорсинг у Росії найчастіше згадують тоді, коли йдеться про нестачу ресурсів, коли компанії не можуть впоратися з масштабом зростання і звертаються до зовнішнього постачальника. Це так званий ресурсний аутсорсинг, що працює лише у короткостроковій та середньостроковій перспективі. Найчастіше така форма аутсорсингу застосовується розробки та впровадження інформаційних систем.
Проте закони ринкового виживання, що змушують компанії домагатися ефективності та конкурентоспроможності за рахунок зниження витрат, підвищення якості продукції та послуг, доступу до передових технологій, неминуче ведуть до трансформації підходів. Вже сьогодні ринок ІТ-аутсорсингу у Росії починає принципово змінюватися у бік споживання стандартизованих, типових сервісів, так званого функціонального аутсорсингу. Нарешті, стратегічний аутсорсинг передбачає передачу убік всіх функцій інформаційних технологій. У Росії подібного роду підхід поки що не має прецедентів, та й у світі до нього поки що вдаються небагато, переважно глобальних світових концернів.
Сьогодні, на загальну думку експертів, однозначно сказати, чи потрібен аутсорсинг чи ні, неможливо. До кожного конкретного випадку необхідно провести аналіз. Загальновизнаних методик такого аналізу поки що не існує, тому фахівці у цій галузі розробляють свої, обмінюючись досвідом. Як показує колективний досвід організацій-аутсорсерів, необхідно враховувати досить багато факторів та умов, щоб проект застосування аутсорсингу потрапив до умовного списку "Відсоток удачі".
Як приклад наведемо зразкову методику, в якій узагальнено досвід роботи круглих столів щодо застосування аутсорсингу в галузі електронного документообігу.
При проведенні аналізу ефективності застосування аутсорсингу в тій чи іншій галузі діяльності можна виділити такі етапи:
виділення видів діяльності, які можна передати на аутсорсинг;
вибір форми аутсорсингу – аутстаффінг, функціональний аутсорсинг, стратегічний аутсорсинг, модель SaaS (передача в оренду програмного забезпечення);
вивчення економічної доцільності та технологічної потреби передачі на аутсорсинг обраного виду діяльності;
розробка ефективних організаційних форм взаємодії аутсорсера та замовника (при прийнятті рішення про переведення виду діяльності на аутсорсинг).
Види діяльності, які можна передати на аутсорсинг під час впровадження та експлуатації систем електронного документообігу
Чи можна передати на аутсорсинг процеси документообігу? Теоретично так, оскільки діловодство та документообіг належать до допоміжних видів діяльності.
Проте документообіг цілком справедливо порівнюють із нервовою системою: тісно інтегровані в бізнес-процеси будь-якої компанії системи електронного документообігу безпосередньо впливають на підвищення їхньої керованості, тому до передачі на аутсорсинг документообігу всі ставляться вкрай обережно.
Повна передача управління документами на аутсорсинг у Росії ще не практикується, але почався і активно розвивається процес передачі окремих етапів та операцій.
Крім зберігання та обробки паперових документів на аутсорсинг можуть бути передані:
оцифрування паперових документів, їх індексація, створення та підтримка електронних архівів;
впровадження та підтримка інформаційних систем;
процесинг електронних документів;
прийом та доставка в електронному вигляді факсів, повідомлень голосової пошти, сканування на запит електронних документів та доставка їх в електронному вигляді;
високозахищене зберігання електронних документів у рамках програм відновлення ділової активності у разі надзвичайних подій та катастроф.
Аутстаффінг
Однією з форм аутсорсингу є аутстаффінг – аутсорсинг персоналу (включаючи регулярне надання консультаційних послуг). До нього належать проведення обстежень та аудитів, розробка нормативних документів, політик та процедур, встановлення термінів зберігання документів, оптимізація використання документів у ділових процесах.
Вигідно чи невигідно використовувати аутстафферів – залежить від багатьох факторів, які необхідно аналізувати. Слід врахувати, що на "зарплатну" частину витрат сильно впливає рівень кваліфікації співробітників, тому пропонується зробити аналіз для п'яти цінових категорій:
фахівець-початківець (мінімальний рівень оплати);
спеціаліст з досвідом роботи (наприклад, системний адміністратор-початківець);
спеціаліст середнього рівня кваліфікації (середній системний адміністратор, спеціаліст з мінімальним досвідом впровадження прикладного програмного забезпечення, початківець прикладний програміст тощо);
професіонал (системний адміністратор/системний архітектор, адміністратор ERP-систем);
висококваліфікований спеціаліст (висококваліфікований системний адміністратор, менеджер з розробки інформаційних систем, консультанти модулів ERP-систем тощо).
Відповідно, для кожного рівня зарплати розраховуються податки (ПДФО, ЄСП та страхування від нещасних випадків).
Загальними статтями витрат для всіх працівників є:
вартість оренди офісу (або амортизація будівлі);
комунальні витрати;
соціальне забезпечення;
витрати, пов'язані з підбором персоналу;
адміністративні витрати на керування співробітниками;
Витрати навчання співробітників (загалом залежить від кваліфікації).
Розрахований обсяг витрат потрібно порівняти зі "вартістю" аутсорсерів, причому у двох варіантах:
аутсорсерам надаються робочі місця в офісі замовника;
аутсорсерам не надаються робочі місця в офісі замовника.
Конкретний розрахунок дає можливість визначитися: аутсорсинг – це дорого чи дешево?
Якщо робота в компанії побудована таким чином, що аутстаферам не надаються робочі місця у замовника, вигідно запрошувати фахівців низької кваліфікації на умовах повної зайнятості та фахівців високої кваліфікації на умовах неповної зайнятості.
Чи реально використовувати ІТ-фахівців без надання робочих місць? Донедавна одним із стримувальних факторів розвитку аутсорсингу була необхідність присутності співробітника компанії-аутсорсера на території замовника для проведення робіт. Однак цей фактор поступово зникає, оскільки сучасні системи дозволяють проводити будь-яке налаштування, діагностику або конфігурування віддалено. Можливість віддаленої роботи впливає швидкість реакції, оскільки повністю знімається питання доступності фахівця: навіть перебуваючи іншому кінці країни, він виявляється доступний консультації та виконання робіт.
Функціональний (стратегічний) аутсорсинг
Повна передача виду діяльності зовнішньої компанії-аутсорсеру може виявитися вигідною з економічного погляду.
Для економічного аналізу можна запропонувати таку схему:
визначається кількість фахівців, необхідні виконання потрібного обсягу робіт власними силами, причому оцінюється як " верхня межа " кількості необхідних фахівців, і " нижня кордон " - якщо фахівців менше, втрачається працездатність;
проводиться загальний розрахунок витрат з урахуванням кількості та кваліфікації кожної групи (мінімальний та максимальний рівні витрат);
порівнюється із вартістю оплати послуг аутсорсера.
Що слід прийняти за "кордон економічної ефективності"? Думки експертів розходяться. Іноді приймають: ефективно все, що менше мінімального рівня витрат, іноді менше середнього. Іноді навіть вважають, що рівень витрат, який можна порівняти з верхнім кордоном, все одно виправданий - за рахунок концентрації керівництва на основному бізнесі.
За стратегічної моделі аутсорсингу клієнту може бути наданий не тільки штат, а й інфраструктура (або її частина).
У багатьох ситуаціях для бізнесу досить вигідно не мати на балансі обладнання, а лише використовувати його.
Робота на віддалених серверах дозволяє підвищити безпеку інформації у надзвичайних ситуаціях.
Модель аутсорсингу SaaS (Software as a Service)
Модель SaaS – відмова від придбання програмного забезпечення на користь оплати користування ним як послугою. Чи можна використовувати такий інструментарій для організації документообігу? Експерти зійшлися на думках, що при переході на таку модель слід враховувати два критерії - "фінансовий" та "технологічний".
"Фінансовий" критерій передачі документообігу на аутсорсинг за моделлю SaaS. Він складається з того, що компанія готова одноразово заплатити на першій стадії автоматизації документообігу і скільки - за автоматизацію документообігу надалі.
Аутсорсинг документообігу дозволяє рівномірно розподіляти бюджетні кошти компанії: послуга забезпечення документообмінних процесів підтримується відносно невеликими регулярними платежами. Для впровадження ECM-системи потрібні великі витрати, оскільки цей процес пов'язаний не тільки з витратами на придбання програмного забезпечення, але й важко прогнозованими витратами на подальшу підтримку його життєздатності (супровід, модифікацію, оновлення).
З іншого боку, розмір регулярних платежів залежить від показників, як кількість користувачів, електронних документів і транзакцій. Чим більше кількість користувачів та обсяг документації і чим більше відбувається в компанії транзакцій, тим дорожче коштує SaaS-модель документообігу. Отже, такий документообіг виправданий у середніх та малих компаніях. Для великих компаній згідно з цим критерієм оптимальним варіантом є класичне використання ECM-системи.
"Технологічний" критерій передачі документообігу на аутсорсинг за моделлю SaaS. Він передбачає можливості засобів автоматизації документообігу в галузі інтеграції з іншими додатками, а також адаптованості та настроюваності. Якщо засоби автоматизації документообігу гарантовано не будуть інтегровані або інтегровані, але з обмеженою кількістю додатків (одне-два), то цілком достатньо використання SaaS-моделі. Однак, якщо йдеться про такий інформаційний простір компанії, для автоматизації якого використовується кілька взаємно інтегрованих рішень, впровадження ECM-системи (особливо з розвиненими механізмами інтеграції), як і раніше, залишається найкращим рішенням.
О.Подоліна
Ведучий консультант
департаменту
управлінського консультування
Директор
Центру технічного супроводу
Компанія "ІнтерТраст"
Врахування всіх ризиків, що виникають при використанні бухгалтерського аутсорсингу, дозволяє більш точно оцінити його ефективність. Визначення ефективності використання бухгалтерського аутсорсингу необхідно, по-перше, для замовника цього виду послуг, щоб визначити, чи отримає підприємство переваги та економію від передачі ведення бухгалтерського обліку зовнішньому суб'єкту, і, по-друге, для виконавця з метою порівняння отриманих доходів із витратами, понесеними виконання зазначеного виду послуг та пошуку резервів їх оптимізації.
Головним фактором розвитку аутсорсингу, що перешкоджає, є відсутність фінансових моделей розрахунку його ефективності. Нерідко рішення про виділення активів зі складу компанії керівники ухвалюють без необхідного обґрунтування.
Економічний ефект бухгалтерського аутсорсингу можна виміряти у вартісному вираженні. Він полягає у отриманні економії витрат під час ведення бухгалтерського обліку зовнішнім суб'єктом проти веденням обліку власним структурним підрозділом. Економічний ефект бухгалтерського аутсорсингу - це позитивний результат залучення зовнішніх суб'єктів ведення бухгалтерського обліку, який виявляється у економії коштів.
Виникнення кризових ситуацій економіки країни сприяють необхідності оптимізації витрат. Коли 30 років тому витрати на внутрішні та обслуговуючі підрозділи не перевищували 10 % загальних витрат, керівники підприємств могли собі дозволити не вдаватися до деталей їхньої роботи. На даний момент на багатьох підприємствах витрати на ці потреби досягають 30% від загальної суми. Зростання частки внутрішніх витрат одна із чинників використання бухгалтерського аутсорсингу.
Для оцінки ефективності застосування аутсорсингу доцільно використовувати у комплексі кількісні та якісні показники оцінки ефективності. Це з тим, що необхідно враховувати комплексний ефект від аутсорсингу, який включає економію коштів підприємства, підвищення якості виконуваних функцій та оптимізацію його управлінських рішень.
Існують різні підходи до розрахунку ефективності аутсорсингу:
- показником ефективності аутсорсингу є різниця між витратами у разі здійснення процесу власними силами та у разі передачі здійснення процесу іншому підприємству. Перевагами такого розрахунку ефективності аутсорсингу є можливість розрахунку економії або перевитрати ресурсів за різних форм виконання певної функції або бізнес-процесу;
- розрахунок коефіцієнта ефективності аутсорсингу - враховуються витрати на здійснення процесу власними силами, кількість робочих годин на місяць, вартість послуг аутсорсингової компанії та коефіцієнт ризику;
- розробка критеріїв та показників оцінки ефективності аутсорсингу, що характеризують сутність ефективності як економічної категорії;
- зміна доходів та витрат підприємства - результатом аутсорсингу може бути: а) зниження витрат; б) зростання доходів; в) зростання доходів та зниження витрат;
- оцінка ефективності аутсорсингу з урахуванням зміни якості виконаної функції - однією з основних критеріїв визначення ефективності аутсорсингу є позитивне зміна якості сфери діяльності, переданої виконання зовнішньому суб'єкту. Застосування цієї методики дозволяє оцінити позитивні та негативні результати впровадження аутсорсингу на рівні якісних показників виконання функції (підвищення кваліфікації, зниження штрафних санкцій тощо).
Комплексно оцінити ефективність використання бухгалтерського аутсорсингу можна за допомогою показників оцінки, що характеризують якісні та кількісні характеристики результатів ведення бухгалтерського обліку зовнішнім суб'єктом. До використання бухгалтерського аутсорсингу замовника спонукає можливість отримання економічного ефекту (економії), вищої якості ведення бухгалтерського обліку та перерозподілу ресурсів, що при цьому вивільняються.