Otomatik otel sistemleri nelerdir? Sıfırdan bir pansiyon açmak için iş planı Muhasebe sistemleri için veri yükleme
Hostel, konuklara geceyi geçirmek için rahat bir yer sunulan ucuz bir otelin benzeridir. Bu tür kuruluşlar için pazar aktif olarak gelişiyor, bu nedenle acemi girişimciler, böyle bir işletmenin tüm risklerini ve karlılığını daha önce değerlendirerek bu özel işe para yatırabilirler.
Pazar araştırması
Belirli bir bölgede bir pansiyon açma olasılığını değerlendirmek için, potansiyel müşteriler arasında böyle bir hizmete olan talebi dikkate almakta fayda vardır:
- öğrenciler, gençler (tüm ziyaretçilerin yaklaşık %65'i);
- bir gecelik konaklamada tasarruf etmek isteyen turistler ve gezginler (bu tür müşterilerin sayısı her yıl% 2 artmaktadır);
- şehre çalışmak için gelen insanlar.
Ek olarak, şehre turist katılım düzeyini ve şehirde gerçekleşmesi gereken büyük ölçekli ilginç olayların haritasını analiz etmeye değer. Bunlar çeşitli spor etkinlikleri, popüler sanatçıların konserleri, sergiler, sezonluk festivaller vb. olabilir. Bu durumda kaç pansiyonun halihazırda açık olduğunu, hangi hizmetleri sağladıklarını ve rakiplerinizi nasıl yenebileceğinizi düşünmeniz gerekir.
İşletme kaydı
Kayıt türü, hostelin nerede açılmasının planlandığına bağlıdır:
- Apartmanda. Bu durumda bireysel girişimci olarak kaydolmanız gerekecektir. Bu hızlı ve uygun maliyetli bir işlemdir.
- Konut dışı binalarda(mini otel gibi). Bu durumda zaten LLC olarak kaydolmanız gerekir. Bu prosedür daha fazla evrak işi gerektirir ve bireysel bir girişimciyi kaydettirmekten biraz daha pahalıya mal olur. Bireysel bir girişimcinin LLC'den ne kadar farklı olduğunu, avantajlarının ve dezavantajlarının neler olduğunu size daha ayrıntılı olarak anlatacaktır.
Bir işletme açarken, bir pansiyona aşağıdakiler atanabilir:
- 23 - diğer ikamet yerlerinin faaliyetleri;
- 23.5 - diğer gruplara dahil olmayan diğer geçici ikamet yerlerinin faaliyetleri;
- 20 – kısa süreli konaklama için yer sağlamaya yönelik faaliyetler.
Ayrıca bir yazarkasa satın almanız ve onu vergi dairesine kaydettirmeniz gerekir. İş yapmanın ilk aşamasında yeni başlayan girişimcilerin, kuruluşun% 15'ini veya yıllık toplam nakit cirosunun% 6'sını ödemeyi içeren (STS) seçeneğini seçmeleri önerilir.
Müşterilerin ödeme yapmasını kolaylaştırmak ve pul alabilmek için mutlaka bir banka hesabına sahip olmanız gerekmektedir.
Bir pansiyon için GOST gereklilikleri
Bir pansiyonun sıfırdan nasıl organize edileceğini anlamak için düzenleyici çerçeveyi tanımanız gerekir. 2015 yılında, bir ekonomik otel işletmesinin aşağıdaki kurallara göre donatılması gereken GOST 56184-2014 “Pansiyonlar için genel gereklilikler” kabul edilmiştir:
- Bir yatak için en az 4 metrekare ayırmanız gerekmektedir. M.;
- odanın tavan yüksekliği en az 2,5 m olmalıdır;
- yataklar en az 80x190 cm boyutunda olmalı ve aralarındaki mesafe 75 cm olmalıdır;
- odada bir yangın söndürücü bulunmalı ve yangın güvenliğini sağlamak için özel bir kayıt defteri tutulmalıdır;
- 15 koltuk için 1 duş kabini donatılmalıdır ve banyo konut binasının dışında bulunmalıdır;
- 12 yer için 1 tuvaleti donatmak;
- 6 yer için 1 lavabo donatın;
- konuklara içme suyu ve su ısıtıcısına erişim sağlamak;
- misafirler arasında iletişim için bir odayı, örneğin bir oturma odasını donatmak;
- pansiyonun yakınında yemek yiyebileceğiniz bir yer varsa, pansiyonun kendisinde bir mutfak donatmak gerekli değildir;
- pansiyon personeli ve misafirlerine yönelik davranış kurallarını, bunların ihlal edilmesi durumunda uygulanacak haklarını, görev ve sorumluluklarını belirler.
Ek olarak, zemin katların ve bodrum katlarının pansiyon için donatılamayacağına göre GOST R 56184-2014'ün 5.7.3 maddesini dikkate almanız gerekir.
GOST gerekliliklerinin anlaşılmasını kolaylaştırmak için aşağıdaki örnekleri dikkate almaya değer:
- 10 kişilik bir pansiyonda 1 banyo, 1 duş ve 2 lavabo bulunmalı, uyku alanı en az 50 metrekare olmalıdır. M.
- 50 yataklı bir pansiyonun her birinde 8 kişinin konaklayabileceği en az 6 odası bulunmalıdır. 4 banyo gerektirir. Dinlenme odasına ek olarak, tam teşekküllü bir yemek odası veya mini bar olan bir atıştırmalık odası donatmaya değer. Ayrıca yatak çarşaflarını, ekipmanı, sarf malzemelerini vb. saklamak için bir malzeme odasına da ihtiyacınız olacak. İçinde çamaşırları, nevresimleri vb. Yıkayıp kurutabilmeniz için bir ev odası donatmaya değer.
- 100 yataklı bir pansiyon açarken, ayrı banyolara, mutfağa, salona vb. sahip birkaç blok inşa edebileceğiniz bir oda seçmeniz gerekir. Bu durumda, birkaç daire satın alabilirsiniz ve bunları daha sonra yeniden geliştirebilirsiniz. mini otel. Eğer işler yolunda giderse, genişlemek mümkün olacak.
Lokasyona gelince, şehir merkezinde hostel için yer kiralamanız tavsiye edilir. Bu durumda ilginç turistik yerlerin konumundan, iyi ulaşım bağlantılarından ve yakındaki metro istasyonlarının ve tren istasyonlarının varlığından yola çıkabilirsiniz.
Düzenlemeleri önemli ölçüde daha az finansal yatırım gerektirdiğinden, girişimcilerin mini otelleri konut dışı binalara göre apartmanlarda daha sık açtıklarını belirtmekte fayda var. Dezavantajlarına gelince, komşularla olası çatışma durumlarını vurgulayabiliriz. Bunlardan kaçınmak için hem pansiyon çalışanlarının hem de misafirlerin disiplinini ciddiye almalısınız.
Bir uzman size videoda bir pansiyonun doğru düzeninin nasıl yapılacağını anlatacak:
Mini otel veya pansiyon için merkezi otomasyon sistemi. Oda sayısını yönetmenize olanak tanır, bir misafirin tercihlerini dikkate alarak rezervasyon ve check-in prosedürünü basitleştirir, herhangi bir hostelin (ADR, RevPac, RevPar, Doluluk vb.) en önemli göstergelerine ilişkin istatistikleri tutar, sağlar Muhasebe ve yönetim raporlamasına, stratejik kararlar almaya yönelik veriler. Pansiyonlar için, klasik "geceler" ve saatler bağlamında yataklar ve odalarla (aynı anda) çalışmanıza olanak tanıyan özel bir veritabanı yapılandırması kullanılır.
Mali kayıt memuru ile arayüz
Misafirden alınan ve otel yönetim sistemine kaydedilen tutarları malileştirmek için otel yönetim sistemini bir mali kayıt memuruna bağlamanıza olanak tanır.
Muhasebe sistemleri için veri yükleme
Bir muhasebe programı tarafından daha sonra işlenmek üzere verilerin yüklenmesi. Ödemeleri 1C veritabanından otel programındaki karşı tarafların hesaplarına indirmek de mümkündür.
Elektronik kapı kilit sistemi ile arayüz
Hostelde elektronik kapı kilit sistemi mevcut ise, otel sistemine bağlandığında, yalnızca otel yönetim sisteminde rezervasyonu bulunan misafirlere ve yalnızca belirtilen tarih/saatler için anahtar verilmesi mümkün olacaktır. Sistemde. Böylece sistemi bypass ederek anahtar verilme olasılığı azalır.
Çevrimiçi rezervasyon sistemi ile arayüz
Modern dünyada, çeşitli çevrimiçi satış kanalları aracılığıyla oda rezervasyonu yapan misafir sayısı giderek artıyor ve rezervasyonların manuel olarak işlenmesini önlemek için, birkaç satış kanalını biriktiren bir kanal yöneticisi ile bağlantı kullanılıyor. Online satış kanallarından alınan tüm rezervasyonlar belirli bir nitelikle otomatik olarak sisteme girilmektedir.
Otel işletmelerinde muhasebe son derece önemlidir, çünkü onsuz fazla rezervasyonun gerçekleşeceği bir duruma girebilirsiniz. Bu, ödeme yapan bir misafirin check-in yapmaya geldiği ancak çok fazla oda sattığınız için ona yeterli oda olmadığı bir durumdur. Bunu önlemek için kayıt tutun ve bunu yapmanın en kolay yolu ExaHostel 4.67'dir. Bu ücretsiz ama aynı zamanda profesyonel bir yardımcı programdır. Ve her şeyi içinde yaparsanız, işlemlerin ne kadar kolay olabileceğine şaşıracaksınız.
ExaHostel – pansiyonlar için program
Hosteller aynı anda birçok kişinin odalarında konaklayabileceği otellerdir. Mesela bir odada 6-12 kişi var. Bu konaklama türü en ekonomik olanlardan biridir ve bu nedenle turistler arasında çok popülerdir. Ancak bu konaklama türü aynı zamanda bir işletme sahibi için iş açısından en zor olanlardan biridir çünkü sadece oda sayısıyla değil aynı zamanda yataklarla da çalışmak gerekir. ExaHostel sayesinde şunları yapabilirsiniz:- Durum üzerinde tam kontrol sahibi olun;
- Varış ve ayrılışların kayıtlarını tutun;
- Finansal işlemleri dikkate alın;
- Çevrimiçi rezervasyonu düzenleyin;
Personel eğitimi gerektirmediği için bu özel yazılımı kullanmanızı öneririz. Arayüz Rusça, ancak asıl mesele bu değil. Önemli olan, geliştiricilerin yazılımı kasıtlı olarak basit hale getirmesidir, kelimenin tam anlamıyla 10 düğme ve her şey çok güzel tasarlanmış ve dolayısıyla sezgiseldir. Ayrıca İngilizceye geçmemenizi de öneririz, çünkü bu versiyonda her şey o kadar belirsiz hale gelecektir ki ünlü bir kişi bile sizi anlayamayacaktır. Ayrıca dağıtım kitinin (4,5 MB) küçük ağırlığına rağmen muhasebecinin tamamen yerini alacak olan "Kasiyer" uzantısını kurmanızı da öneririz.
Modern pansiyon programı- Pansiyonun yönetimini, aktivite analizini ve raporlamasını otomatikleştiren çok işlevli bir çözüm. Cazip bir fiyata kolaylık ve pratiklik.
Ekonomik bir konaklama seçeneği olan hosteller günümüzde dünya genelinde yaygınlaşmıştır. Çeşitli turistler arasında oldukça popülerdirler, bu nedenle pansiyonlardaki oda sayısı çok çabuk tükenmektedir. Bu kadar uygun fiyatlı bir otelin tüm yönetim süreçlerini optimize etmek ve oda rezervasyon işlemlerini otomatikleştirmek için modern otomatik yönetim sistemlerinin kullanılması tavsiye edilir. Böyle bir sistemin başında özel bir pansiyon programı– kullanıcıya tüm sistem araçlarına erişim ve aynı zamanda yönetim kolaylığı sağlayan çok işlevli yazılım.
Otomatik bir sistem uygulamanın faydaları
Doğru seçilmiş ve yapılandırılmış pansiyon programı aşağıdaki faydaları sağlayacaktır:
- rezervasyon ve oda muhasebesi süreçlerinin optimizasyonu;
- doluluğun operasyonel izlenmesi;
- misafirlerle belge akışının sürdürülmesi;
- otomatik raporlama vb.
Yazılım kullanarak bir hosteli yönetme fırsatları
Bu tür ekonomik otellerdeki oda sayısı, odadaki yatak sayısına ve ek olanaklara göre çeşitli kategorilere ayrılmıştır. Ve farklı oda kategorilerinin farklı fiyatları vardır. Ayrıca pansiyondaki bir yerin fiyatı mevsimsellikten etkilenir - yıl içinde büyük ölçüde değişebilir.
Ve özel pansiyon programı misafirlere sunulan fiyatları otomatik olarak ayarlayarak fiyatlandırma süreçlerini basitleştirecek. Bu nedenle, program veritabanını bir kez doldurmanız yeterlidir; daha sonra tüm işi devralacaktır.
Ayrıca, bu tür bir yazılım kendi veri tabanındaki verileri ve pansiyonun web sitesindeki bilgileri senkronize edebilir. Bu durumda mevcut yatak sayısındaki değişikliklere ilişkin bilgiler web sitesinde otomatik olarak değiştirilecektir. Bu, bir web yöneticisinin hizmetleri olmadan yapmanıza izin verecektir.
Modern pansiyon otomasyonu için yazılım gerekli belgeleri hazırlamak için geniş fırsatlara sahip olmak:
- gerekli formları otomatik olarak doldurun;
- farklı dillerde çalışabilme;
- Dokümantasyon oluşturmanın verimliliğini sağlamak.
Ayrıca pansiyonlara yönelik programlar Mevcut faaliyetleri, talebi ve gerekli tüm performans göstergelerini izlemek, birçok pazarlama sorununu çözmek ve genel olarak pansiyondaki neredeyse tüm operasyonları otomatikleştirmek için geniş işlevsellik sunar.
Fiyat
Bu kadar geniş bir işlevselliğe sahip bir pansiyon için profesyonel yazılım oldukça uygun fiyatlı olacak ve karmaşık ve pahalı ekipmanların satın alınmasını gerektirmeyecektir. Veritabanının tamamı özel bir sunucuda barındırılabilir ve kullanıcının yalnızca bir PC'ye ve İnternet erişimine ihtiyacı olacaktır. Bu sayede ekonomik otellere yönelik programlar oldukça rekabetçi fiyatlara sahiptir.
Otel otomasyon sisteminin kullanılması, kusursuz müşteri hizmeti sağlar, servis personelinin eylemleri üzerinde kontrol sağlar ve maliyetleri azaltır. Yenilikçi teknolojilere ve özel yazılıma dayalı bir pansiyon, otel veya mini oteli yönetmek, hizmet sunumunda yeni bir seviyeye ulaşmaktır ve işletmenizin refahının anahtarıdır.
Pansiyon ve otel personelinin faaliyetlerinin özellikleri, çeşitli hizmet türleri sağlayan diğer sektörlerden önemli ölçüde farklıdır, çünkü otel işinde oda rezervasyonları, kalış gün sayısı, kontrol ile ilgili büyük hacimli bilgilerle sürekli etkileşimde bulunmak gerekir. -out time vb. uygun raporlama sağlar ve ayrıca yüksek düzeyde hizmetin izlenmesini sağlar. Bu nedenle, otomatik otel sistemleri geniş düzeyde dağıtım ve uygulama ile karakterize edilir.
Otel otomasyonunun ana avantajları
Otel otomasyonu şunları yapabilir:
- tüm departmanların faaliyetlerine ilişkin bilgileri tek bir bilgi sisteminde birleştirmek;
- uygun bir şekilde rezervasyon ve ödeme yapın;
- otel kaynaklarının hareketini ve tüketimini takip etmek;
- oda yönetiminin hızını artırmak;
- misafirlerin check-in sırasındaki süreyi en aza indirin;
- gerekli muhasebe bilgilerinin birleşik bir sisteme girilmesi;
- resepsiyonistlerin, hizmetçilerin ve catering personelinin çalışma mantığını düzenlemek;
- sağlanan hizmetler için bir muhasebe fiyat listesi oluşturmak, kar kayıtlarını tutmak;
- personel için erişim alanlarını sınırlandırın;
- Video gözetimi ve diğer sistemlerin kullanımı yoluyla iş güvenliğini artırın.
Programları her kullanıcının kullanımına sunulan otel otomasyonu, çeşitli görevleri uygulamanıza olanak tanır. Bunların uygulanması yüksek düzeyde iş ve kaliteli hizmet sağlar. Başka bir deyişle, otel otomasyonu, tüm otel hizmetleri kompleksini modernize etmenize, bilgi işleme hızını ve personel eylemlerinin koordinasyon düzeyini artırmanıza olanak tanırken, manuel emeğin otomasyonu, raporlama kalitesini etkileyen hata olasılığını azaltır. . Ve yönetim için iş süreçlerini analiz etmeye yönelik zengin bir malzeme katmanı vardır.
Otel Yönetim Yazılımı: Temel Özellikler
Otel otomasyonuna yönelik yazılım ürünleri, Gayrimenkul Yönetim Sistemleri adı verilen, gayrimenkul unsurlarını yönetmeye yönelik sistemler adı verilen bir grup özel yazılım sistemine aittir. Bunlar, HMS'nin yanı sıra diğer tesisleri (spor salonları, restoranlar, barlar) yönetmeye yönelik yazılım ürünlerinin yanı sıra depo komplekslerini, süpermarketleri ve devlet kurumlarını yönetmeye yönelik programları da içerir.
Sunulan tüm HMS'ler birkaç ana modülden oluşan benzer bir yapıya sahiptir:
- kayıt ve misafir hizmet birimi;
- kontrol ve yönetim hizmetleri;
- harici sistemlere arayüzler.
Otomatikleştirilmiş her otelin kendine ait yönetim birimleri vardır, ancak standart işlevler aşağıdaki gibidir:
- Resepsiyonist– konuğun odaya kaydı ve girişinden ve buna bağlı olarak ödeme ve çıkıştan sorumlu önemli bir modül. Bu hizmetin arayüzü, konaklama ve müşteri hizmetleri ile ilgili tüm görevleri yerine getiren etkileşimli bir oda planı (“dama tahtası”) şeklinde tasarlanmıştır.
- Rezervasyon– belirli bir süre için odaların müsaitlik durumunu veya doluluk durumunu belirlemenize, ayrıca önceden rezervasyon oluşturmanıza ve iptal etmenize olanak tanıyan bir hizmet.
- Hizmetçiler için modül– personelin görev programını planlamaya, odaları temizlemeye, yapılan işlerin bir listesini oluşturmaya (temizlik, havlu değiştirme, tuvalet kozmetiklerinin yapılması vb.) hizmet eder. Tipik olarak modül, personelin iş yaparken aldığı puan sayısını hesaplar ve aynı zamanda minibarların kullanılabilirliğini de izler.
- Yönetim– hizmet, yazılım ürününün çalışmasını yapılandırmak, fiyatları, döviz kurlarını vb. değiştirmek için tasarlanmıştır.
- Muhasebe– bilgilerin daha sonraki işlemler için muhasebe programlarına (genellikle “1C”) aktarılmasına hizmet eder. Ancak 1C özelliğine sahip bazı otel yazılım ürünleri de var.
Harici sistemlerle etkileşim
Otomatik otel yönetimi, oteldeki ekipmanların işleyişini kontrol eden ve konuklara çeşitli hizmetler sunan çeşitli harici sistemlerle birlikte kullanılır.
Otel işinde kullanılan ekipmanlar şunları içerir:
- Ödeme ve konukların ödeme yapabileceği kredi kartları ve nakit ile her türlü mali işlemi yürütmek için mali kayıt memurları.
- Erişim kontrol sistemleri – “çevrimdışı” ve “çevrimiçi” türdeki elektronik kilitler yaygındır. İkincisi, ana programa personel erişimi ve yetkisiz erişim girişimleri hakkında bilgi gönderir.
- Enerji tasarrufu, anahtar kartını saklamak ve odadaki elektriği açmak için tasarlanmış, enerji tasarrufu sağlayan cep adı verilen erişim sisteminin uygulamalarından biridir. Bazı otomatik sistemler, odadaki sıcaklığı, sakinlerin varlığına/yokluğuna vb. göre ayarlayabilir.
- Konukların reklamsız veya “talep üzerine video” olmadan TV kanallarını izlemelerine olanak tanıyan ücretli TV'li özel sistemler. Bu tanıtım içerik sağlayıcılar tarafından sağlanır ve yalnızca otel ağında yayınlanır.
- Çevrimiçi rezervasyon, bir konuğun bağımsız olarak bir odayı seçip rezerve edebileceği bir hizmettir. Bu da otele olan güven düzeyini arttırır ve müşteri akınını artırır.
- Barlar ve restoranlar için otomasyon sistemleri - siparişlerin otomasyonunu ve yürütme için transferini, envanter muhasebesini ve malların hareketinin kontrolünü, vicdansız işçilerden korumayı organize eder.
Önemli! Misafir hizmetlerini, yemek faturalarının ayrılırken ödenmesini sağlayacak şekilde düzenleyin. Sistem neden misafir, hesap durumu, kullanılan hizmetlerle ilgili bilgilerin iletilmesi hakkında bilgi talep ediyor?
Rusya pazarındaki oteller için programlar
- Akıllı Otel– 1C platformunda çalışan otel yönetimi için en güçlü yazılım. Bu program, otel genel merkezi ve restoran yönetimi de dahil olmak üzere otel otomasyonu için gerekli tüm işlevleri yerine getirir.
- Fidelio Rus otelcilik sektöründe 30 yılı aşkın süredir kullanılan bir yazılımdır. Kurulum maliyeti ayrı ayrı belirlenir ve esas olarak otelin büyüklüğüne ve otelin ekipmanına bağlıdır. En pahalı yazılım sistemlerinden biri olduğunu da belirtmek gerekir.
- Edelvays- Bu, maliyeti iş sayısına göre belirlenen bir Rus gelişmesidir.
- 1C Otel– En ucuz ve basit çözüm; fiyat iş sayısına bağlıdır.
Özetliyor
Elbette otel otomasyonu kendi işinizin büyümesi ve gelişmesi için zorunlu bir adımdır. Ancak otelinizin iş süreçlerini otomatikleştirmeye başlamadan önce böyle bir sistemin temel gerekliliklerini ve görevlerini formüle etmeniz önerilir. Genellikle seçim, mevcut geliştirme aşamasında otelle ilgili yeteneklerle daha tutarlı olan sistem lehinedir.