Cilat janë sistemet e automatizuara të hoteleve? Plani i biznesit për hapjen e një hosteli nga e para Ngarkimi i të dhënave për sistemet e kontabilitetit
Një hotel është një analog i një hoteli të lirë, ku mysafirëve u ofrohet një vend i rehatshëm për të kaluar natën. Tregu për institucione të tilla po zhvillohet në mënyrë aktive, kështu që sipërmarrësit fillestarë mund të investojnë para në këtë biznes të veçantë, pasi kanë vlerësuar më parë të gjitha rreziqet dhe përfitimin e një biznesi të tillë.
Analiza e tregut
Për të vlerësuar perspektivat e hapjes së një hoteli në një rajon të caktuar, ia vlen të merret parasysh kërkesa për një shërbim të tillë midis klientëve të mundshëm, të cilët janë:
- studentë, të rinj (rreth 65% e të gjithë vizitorëve);
- turistë dhe udhëtarë që duan të kursejnë para për një natë (numri i klientëve të tillë rritet me 2% çdo vit);
- njerëz që erdhën në qytet për punë.
Gjithashtu, vlen të analizohet niveli i frekuentimit të turistëve në qytet dhe harta e ngjarjeve interesante në shkallë të gjerë që duhet të zhvillohen në qytet. Këto mund të jenë ngjarje të ndryshme sportive, koncerte artistësh të njohur, ekspozita, festivale sezonale, etj. Në këtë rast, duhet të keni parasysh se sa bujtina janë tashmë të hapura, çfarë shërbimesh ofrojnë dhe si mund të mposhtni konkurrentët tuaj.
Regjistrimi i biznesit
Lloji i regjistrimit varet nga vendi ku është planifikuar të hapet hosteli:
- Në apartament. Në këtë rast, do t'ju duhet të regjistroheni si një sipërmarrës individual. Kjo është një procedurë e shpejtë dhe e përballueshme.
- Në ambiente jo banesore(si një mini-hotel). Në këtë rast, tashmë duhet të regjistroheni si LLC. Kjo procedurë kërkon më shumë dokumente dhe do të kushtojë pak më shumë sesa regjistrimi i një sipërmarrësi individual. Ai do t'ju tregojë më në detaje se si ndryshon një sipërmarrës individual nga një LLC, dhe cilat janë avantazhet dhe disavantazhet e tyre.
Kur hapni një biznes, një hoteli mund të caktohet si më poshtë:
- 23 – aktivitetet e vendbanimeve të tjera;
- 23.5 – aktivitetet e vendeve të tjera të qëndrimit të përkohshëm që nuk përfshihen në grupe të tjera;
- 20 – aktivitete për sigurimin e vendeve për akomodim afatshkurtër.
Ju gjithashtu duhet të blini një arkë dhe ta regjistroni atë në zyrën e taksave. Sipërmarrësit fillestarë në fazën fillestare të të bërit biznes rekomandohet të zgjedhin (STS), i cili përfshin pagesën e 15% të organizatës ose 6% të qarkullimit total të parave në vit.
Ju duhet patjetër të merrni një llogari bankare për ta bërë më të lehtë për klientët të kryejnë pagesat dhe të merrni një pullë.
Kërkesat GOST për një bujtinë
Për të kuptuar se si të organizoni një hotel nga e para, duhet të njiheni me kuadrin rregullator. Në vitin 2015, u miratua GOST 56184-2014 "Kërkesat e përgjithshme për bujtina", sipas të cilit një ndërmarrje hoteliere buxhetore duhet të pajiset sipas rregullave të mëposhtme:
- Për një shtrat ju duhet të ndani të paktën 4 metra katrorë. m.;
- lartësia e tavanit të dhomës duhet të jetë së paku 2.5 m;
- shtretërit duhet të jenë të paktën 80x190 cm në madhësi dhe distanca midis tyre duhet të jetë nga 75 cm;
- dhoma duhet të jetë e pajisur me një aparat zjarri dhe duhet të mbahet një regjistër i veçantë për të garantuar sigurinë nga zjarri;
- për 15 vende, kërkohet pajisja e 1 kabinë dush, dhe banjo duhet të jetë e vendosur jashtë ambienteve të banimit;
- pajisja e 1 tualet për 12 vende;
- pajisni 1 lavaman për 6 vende;
- t'u sigurojë mysafirëve qasje në ujë të pijshëm dhe një kazan;
- pajisni një dhomë për komunikim midis mysafirëve, për shembull, një dhomë të gjallë;
- nëse ka një vend për të ngrënë pranë hotelit, nuk është e nevojshme të pajisni një kuzhinë në vetë bujtinë;
- të përcaktojë rregullat e sjelljes për personelin e hotelit dhe mysafirët, të drejtat, detyrat dhe përgjegjësitë e tyre që do të pasojnë në rast të shkeljes së tyre.
Për më tepër, duhet të merrni parasysh pikën 5.7.3 të GOST R 56184-2014, sipas së cilës katet përdhese dhe bodrumet nuk mund të pajisen për një bujtinë.
Për ta bërë më të lehtë për të kuptuar kërkesat e GOST, ia vlen të merren parasysh shembujt e mëposhtëm:
- Një bujtinë për 10 persona duhet të jetë e pajisur me 1 banjë, 1 dush dhe 2 lavamanë, dhe zona e fjetjes duhet të jetë së paku 50 metra katrorë. m.
- Një hostel me 50 shtretër duhet të ketë të paktën 6 dhoma, secila prej të cilave mund të strehojë 8 persona. Kërkon 4 banjo. Përveç dhomës së pushimit, ia vlen të pajisni një dhomë rostiçeri - një dhomë ngrënieje të plotë ose një mini-bar. Do t'ju duhet gjithashtu një dhomë shërbimi për ruajtjen e çarçafëve, pajisjeve, materialeve harxhuese etj. Vlen të pajisni një dhomë shtëpiake në mënyrë që të mund të lani dhe thani rrobat, rrobat, etj.
- Kur hapni një bujtinë me 100 shtretër, ju duhet të zgjidhni një dhomë në të cilën mund të ndërtoni disa blloqe me banjo të veçanta, një kuzhinë, një sallë pritjeje, etj. Në këtë rast, ju mund të blini disa apartamente, të cilat më pas mund të rizhvillohen në një mini-hotel. Nëse gjërat shkojnë mirë, do të jetë e mundur të zgjerohet ose.
Për sa i përket vendndodhjes, rekomandohet të merrni me qira hapësirë për një bujtinë në qendër të qytetit. Në këtë rast, mund të vazhdoni nga vendndodhja e vendeve interesante turistike, lidhjet e mira të transportit dhe prania e stacioneve të metrosë dhe stacioneve të trenit aty pranë.
Vlen të përmendet se sipërmarrësit hapin mini-hotele më shpesh në apartamente sesa në ambiente jorezidenciale, pasi rregullimi i tyre kërkon dukshëm më pak investime financiare. Sa i përket disavantazheve, mund të theksojmë situata të mundshme konflikti me fqinjët. Për t'i shmangur ato, duhet ta merrni seriozisht disiplinën e punonjësve të hotelit dhe të mysafirëve.
Një specialist do t'ju tregojë në video se si të bëni paraqitjen e saktë të një bujtinë:
Sistemi qendror i automatizimit për një mini-hotel ose bujtinë. Ju lejon të menaxhoni numrin e dhomave, thjeshton procedurën për rezervimin dhe kontrollin e një mysafiri, duke marrë parasysh preferencat e tij, mban statistika për treguesit më të rëndësishëm për çdo hostel (ADR, RevPac, RevPar, Occupancy, etj.), ofron të dhëna për raportimin e kontabilitetit dhe menaxhimit, për marrjen e vendimeve strategjike. Për bujtinat, përdoret një konfigurim i veçantë i bazës së të dhënave, i cili ju lejon të punoni me shtretër dhe dhoma (në një kohë) në kontekstin e "netëve" klasike, si dhe orëve.
Ndërfaqja me regjistruesin fiskal
Ju lejon të lidhni sistemin e menaxhimit të hotelit me një regjistrues fiskal për të fiskalizuar shumat e marra nga Vizitori dhe të postuara në sistemin e menaxhimit të hotelit.
Ngarkimi i të dhënave për sistemet e kontabilitetit
Ngarkimi i të dhënave për përpunim të mëvonshëm nga një program kontabiliteti. Është gjithashtu e mundur të shkarkoni pagesa nga baza e të dhënave 1C në llogaritë e palëve në programin e hotelit.
Ndërfaqja me sistemin elektronik të kyçjes së dyerve
Nëse hosteli ka një sistem elektronik të kyçjes së dyerve, atëherë kur ai është i lidhur me sistemin e hotelit, do të jetë e mundur të lëshohet një çelës për mysafirin vetëm nëse ata kanë një rezervim në sistemin e menaxhimit të hotelit dhe vetëm për datat/orët e specifikuara. në sistem. Kështu, mundësia e lëshimit të një çelësi duke anashkaluar sistemin zvogëlohet.
Ndërfaqja me sistemin e rezervimeve në internet
Në botën moderne, ka gjithnjë e më shumë mysafirë që rezervojnë dhoma përmes kanaleve të ndryshme të shitjeve në internet, dhe për të shmangur përpunimin manual të rezervimeve, përdoret një lidhje me një menaxher kanali, i cili grumbullon disa kanale shitjesh. Të gjitha rezervimet e marra përmes kanaleve të shitjeve online futen automatikisht në sistem me një atribut të caktuar.
Kontabiliteti në biznesin e hotelit është jashtëzakonisht i rëndësishëm, sepse pa të mund të futeni në një situatë ku do të ndodhë prenotimi i tepërt. Kjo është një situatë kur një mysafir që ka paguar vjen për të kontrolluar, por nuk ka dhoma të mjaftueshme për të, sepse keni shitur shumë dhoma. Për të parandaluar që kjo të ndodhë, mbani shënime dhe mënyra më e përshtatshme për ta bërë këtë është me ExaHostel 4.67. Ky është një mjet falas, por në të njëjtën kohë profesional. Dhe nëse bëni gjithçka në , do të habiteni se sa të përshtatshëm mund të jenë operacionet.
ExaHostel – program për bujtina
Hostelet janë hotele ku shumë njerëz mund të qëndrojnë në dhoma në të njëjtën kohë. Për shembull, 6-12 persona në një dhomë. Ky lloj akomodimi është një nga më ekonomikët dhe për këtë arsye shumë i pëlqyer nga turistët. Por ky lloj akomodimi është edhe një nga më të vështirat për sa i përket punës për një pronar biznesi, pasi duhet të funksionojë jo vetëm me numrin e dhomave, por edhe me krevate. Falë ExaHostel ju mund të:- Merrni kontroll të plotë mbi situatën;
- Mbani shënime për mbërritjet dhe nisjet;
- Merrni parasysh transaksionet financiare;
- Organizoni rezervime në internet;
Ne rekomandojmë përdorimin e këtij softueri të veçantë, pasi nuk kërkon trajnim të stafit. Ndërfaqja është në Rusisht, por kjo nuk është gjëja kryesore. Gjëja kryesore është që zhvilluesit qëllimisht e bënë softuerin të thjeshtë, fjalë për fjalë 10 butona, dhe gjithçka është projektuar shumë bukur, dhe për këtë arsye intuitive. Ne gjithashtu rekomandojmë të mos kaloni në anglisht, pasi në këtë version gjithçka do të bëhet aq e paqartë sa që edhe një person i famshëm nuk do të jetë në gjendje t'ju kuptojë. Ne gjithashtu rekomandojmë instalimin e shtesës "Cashier", e cila, megjithë peshën e vogël të kompletit të shpërndarjes (4,5 MB), do të zëvendësojë plotësisht llogaritarin.
Moderne program për hostel- një zgjidhje shumëfunksionale që automatizon menaxhimin, analizën e aktivitetit dhe raportimin e hostelit. Komoditet dhe prakticitet me një çmim tërheqës.
Bujtinat, si një opsion akomodimi buxhetor, janë përhapur sot në të gjithë botën. Ato janë shumë të njohura në mesin e turistëve të ndryshëm, kështu që numri i dhomave në bujtina shitet shumë shpejt. Dhe për të optimizuar të gjitha proceset e menaxhimit të një hoteli kaq të përballueshëm dhe për të automatizuar operacionet e rezervimit të dhomave, rekomandohet përdorimi i sistemeve moderne të automatizuar të menaxhimit. Në krye të një sistemi të tillë është një e veçantë program për hostel– Softuer shumëfunksional që i siguron përdoruesit akses në të gjitha mjetet e sistemit dhe në të njëjtën kohë lehtësinë e menaxhimit.
Përfitimet e zbatimit të një sistemi të automatizuar
Përzgjedhur dhe konfiguruar siç duhet program për hostel do të ofrojë përfitimet e mëposhtme:
- optimizimi i proceseve të prenotimit dhe kontabilitetit të dhomave;
- monitorimi operacional i zënies;
- ruajtja e rrjedhës së dokumenteve me mysafirët;
- raportim i automatizuar etj.
Mundësitë për të menaxhuar një bujtinë duke përdorur softuer
Numri i dhomave në hotele të tilla buxhetore ndahet në disa kategori bazuar në numrin e shtretërve në dhomë dhe lehtësitë shtesë. Dhe kategori të ndryshme dhomash kanë çmime të ndryshme. Gjithashtu, çmimi i një vendi në një hotel ndikohet nga sezonaliteti - gjatë vitit mund të ndryshojë shumë.
Dhe e veçantë program për hostel do të thjeshtojë proceset e çmimeve duke rregulluar automatikisht çmimet e ofruara për mysafirët. Prandaj, mjafton të plotësoni një herë bazën e të dhënave të programit - dhe më pas ai do të marrë përsipër të gjithë punën.
Gjithashtu, një softuer i tillë mund të jetë në gjendje të sinkronizojë të dhënat nga databaza e vet dhe informacionet në faqen e internetit të hostelit. Në këtë rast, informacioni për ndryshimet në numrin e shtretërve të disponueshëm do të ndryshohet automatikisht në faqen e internetit. Kjo do t'ju lejojë të bëni pa shërbimet e një webmaster.
Moderne softuer për automatizimin e bujtinave kanë mundësi të shumta për të përgatitur dokumentacionin e nevojshëm:
- plotësoni automatikisht formularët e nevojshëm;
- të aftë për të punuar në gjuhë të ndryshme;
- të sigurojë efikasitetin e krijimit të dokumentacionit.
Gjithashtu programe për bujtina ofrojnë funksionalitet të gjerë për monitorimin e aktiviteteve aktuale, kërkesës dhe të gjithë treguesve të nevojshëm të performancës, për zgjidhjen e shumë problemeve të marketingut dhe, në përgjithësi, automatizimin e pothuajse të gjitha operacioneve në hostel.
Çmimi
Me një funksionalitet kaq të gjerë, softueri profesional për një bujtinë do të jetë mjaft i përballueshëm dhe nuk do të kërkojë blerjen e pajisjeve komplekse dhe të shtrenjta. E gjithë baza e të dhënave mund të strehohet në një server të veçantë, dhe përdoruesit do t'i duhet vetëm një PC dhe akses në internet. Falë kësaj, programet për hotele buxhetore kanë një çmim shumë konkurrues.
Përdorimi i një sistemi automatizimi hoteleri siguron shërbim të saktë ndaj klientit, vendos kontroll mbi veprimet e personelit të shërbimit dhe redukton kostot. Menaxhimi i një konvikti, hoteli ose mini-hoteli bazuar në teknologji inovative dhe softuer special po arrin një nivel të ri të ofrimit të shërbimit dhe çelësin e prosperitetit të biznesit tuaj.
Specifikat e aktiviteteve të personelit të konvikteve dhe hoteleve ndryshojnë ndjeshëm nga industritë e tjera që ofrojnë lloje të ndryshme shërbimesh, pasi në biznesin e hoteleve duhet të ndërveproni vazhdimisht me vëllime të mëdha informacioni në lidhje me rezervimet e dhomave, numrin e ditëve të qëndrimit, kontrollin. -koha jashtë, etj., të sigurojë raportimin e duhur, dhe gjithashtu të monitorojë nivelin e lartë të shërbimit. Prandaj, sistemet e automatizuara të hoteleve karakterizohen nga një nivel i gjerë shpërndarjeje dhe zbatimi.
Përparësitë kryesore të automatizimit të hotelit
Automatizimi i hotelit është i aftë:
- kombinoni informacionin mbi aktivitetet e të gjitha departamenteve në një sistem të vetëm informacioni;
- bëni një rezervim dhe pagesë në çdo mënyrë të përshtatshme;
- monitoroni lëvizjen dhe konsumin e burimeve të hotelit;
- rritja e shpejtësisë së menaxhimit të dhomës;
- minimizoni kohën kur kontrolloni mysafirët;
- futni informacionin e nevojshëm të kontabilitetit në një sistem të unifikuar;
- organizoni logjikën e punës së recepsionistëve, shërbëtoreve dhe personelit të hotelierisë;
- të krijojë një listë çmimesh kontabël për shërbimet e ofruara, të mbajë shënime të fitimeve;
- kufizoni zonat e aksesit për personelin;
- rritja e sigurisë në punë nëpërmjet përdorimit të mbikëqyrjes video dhe sistemeve të tjera.
Automatizimi i hotelit, programet për të cilat janë të disponueshme për përdorim nga çdo përdorues, ju lejon të zbatoni një sërë detyrash. Zbatimi i tyre siguron një nivel të lartë pune dhe shërbim cilësor. Me fjalë të tjera, automatizimi i hotelit ju lejon të modernizoni të gjithë kompleksin e shërbimeve hoteliere, të rrisni shpejtësinë e përpunimit të informacionit dhe nivelin e koordinimit të veprimeve të stafit, ndërsa automatizimi i punës manuale zvogëlon gjasat e gabimeve, gjë që ndikon në cilësinë e raportimit. . Dhe për menaxhimin ekziston një shtresë e pasur e materialit për analizimin e proceseve të biznesit.
Softueri i menaxhimit të hoteleve: Karakteristikat kryesore
Produktet softuerike për automatizimin e hoteleve i përkasin një grupi sistemesh softuerike speciale të quajtura Property Management Systems - sisteme për menaxhimin e elementeve të pasurive të paluajtshme. Përveç vetë HMS, këto përfshijnë produkte softuerike për menaxhimin e objekteve të tjera (palestra, restorante, bare), si dhe programe për menaxhimin e komplekseve të magazinave, supermarketeve dhe agjencive qeveritare.
Të gjitha HMS të ofruara kanë një strukturë të ngjashme, të përbërë nga disa module kryesore:
- njësia e regjistrimit dhe shërbimit të mysafirëve;
- shërbimet e kontrollit dhe menaxhimit;
- ndërfaqet me sistemet e jashtme.
Çdo hotel i automatizuar ka grupin e vet të njësive ekzekutive, por grupi standard i funksioneve është si më poshtë:
- Recepsionist– një modul i rëndësishëm përgjegjës për regjistrimin dhe hyrjen e të ftuarit në dhomë, dhe, në përputhje me rrethanat, pagesën dhe daljen. Ndërfaqja e këtij shërbimi është projektuar në formën e një plani interaktiv dhome (“board checker”), i cili kryen të gjitha detyrat që lidhen me akomodimin dhe shërbimin ndaj klientit.
- Rezervimi– një shërbim që ju lejon të përcaktoni disponueshmërinë ose zënien e dhomave për një periudhë të caktuar, si dhe të krijoni dhe anuloni rezervime paraprake.
- Moduli për shërbëtoret– shërben për planifikimin e orarit të detyrës së personelit, pastrimin e dhomave, krijimin e listës së punëve të kryera (pastrim, ndërrim peshqirësh, kryerje kozmetike tualeti etj.). Në mënyrë tipike, moduli llogarit numrin e pikëve të marra nga stafi gjatë kryerjes së punës, dhe gjithashtu monitoron disponueshmërinë e minibareve.
- Administrata– shërbimi është krijuar për të konfiguruar funksionimin e vetë produktit softuer, ndryshimin e çmimeve, kurset e këmbimit, etj.
- Kontabiliteti– shërben për transferimin e informacionit për përpunim të mëvonshëm në programet e kontabilitetit (zakonisht “1C”). Por ka disa produkte softuerike hoteliere me aftësi 1C.
Ndërveprimi me sistemet e jashtme
Menaxhimi i automatizuar i hotelit përdoret në lidhje me një sërë sistemesh të jashtme që kontrollojnë funksionimin e pajisjeve në hotel dhe ofrojnë një sërë shërbimesh të ndryshme për mysafirët.
Pajisjet e përdorura në biznesin e hotelerisë përfshijnë:
- Regjistrues fiskalë për kryerjen e çdo transaksioni financiar me pagesa dhe karta krediti dhe cash me të cilat të ftuarit mund të paguajnë.
- Sistemet e kontrollit të aksesit - bravat elektronike të llojeve "offline" dhe "online" janë të përhapura. Këta të fundit dërgojnë informacion në lidhje me aksesin e personelit dhe përpjekjet për akses të paautorizuar në programin kryesor.
- Kursimi i energjisë është një nga aplikimet e sistemit të aksesit - i ashtuquajturi xhepi i kursimit të energjisë, i krijuar për të ruajtur kartën e çelësit dhe për të ndezur energjinë elektrike në dhomë. Disa sisteme të automatizuara mund të vendosin temperaturën në dhomë bazuar në praninë/mungesën e banorëve, etj.
- Sisteme speciale me TV me pagesë që lejojnë mysafirët të shikojnë kanale televizive pa reklama ose "video sipas kërkesës". Ky demonstrim ofrohet nga ofruesit e përmbajtjes dhe transmetohet vetëm në rrjetin e hoteleve.
- Rezervimi online është një shërbim përmes të cilit një mysafir mund të zgjedhë dhe rezervojë një dhomë në mënyrë të pavarur. Kjo rrit nivelin e besimit në hotel dhe rrit fluksin e klientëve.
- Sistemet e automatizimit për bare dhe restorante - organizon automatizimin e porosive dhe transferimin për ekzekutim, kontabilitetin e inventarit dhe kontrollin e lëvizjes së mallrave, mbrojtjen nga punëtorët e paskrupullt.
E rëndësishme! Organizoni shërbimet e mysafirëve në mënyrë që faturat e ushqimit të paguhen pas nisjes. Pse sistemi kërkon informacion për të ftuarin, statusin e llogarisë së tij, duke transmetuar informacione rreth shërbimeve të përdorura.
Programe për hotele në tregun rus
- SmartHotel– softueri më i fuqishëm për menaxhimin e hoteleve, që funksionon në platformën 1C. Ky program kryen çdo funksion të kërkuar për automatizimin e hotelit, duke përfshirë selinë e hotelit dhe menaxhimin e restoranteve.
- Fidelioështë softuer që është përdorur në biznesin e hoteleve ruse për më shumë se 30 vjet. Kostoja e instalimit përcaktohet individualisht dhe varet kryesisht nga madhësia e hotelit dhe pajisjet e hotelit. Duhet të theksohet gjithashtu se është një nga sistemet softuerike më të shtrenjta.
- Edelweiss- Ky është një zhvillim rus, kostoja e të cilit përcaktohet nga numri i vendeve të punës.
- Hotel 1C– zgjidhja më e lirë dhe më e thjeshtë, çmimi varet nga numri i vendeve të punës.
Duke përmbledhur
Sigurisht, automatizimi i hoteleve është një hap i detyrueshëm për rritjen dhe zhvillimin e biznesit tuaj. Por, përpara se të filloni të automatizoni proceset e biznesit të hotelit tuaj, rekomandohet të formuloni kërkesat dhe detyrat bazë për një sistem të tillë. Zakonisht, zgjedhja është në favor të sistemit që është më në përputhje me aftësitë që janë të rëndësishme për hotelin në fazën aktuale të zhvillimit.