Kas ir automatizētās viesnīcu sistēmas? Biznesa plāns hosteļa atvēršanai no nulles Datu augšupielāde grāmatvedības sistēmām
Hostelis ir lētas viesnīcas analogs, kurā viesiem tiek piedāvāta ērta nakts pavadīšanas vieta. Šādu iestāžu tirgus aktīvi attīstās, tāpēc iesācēji uzņēmēji var ieguldīt naudu šajā konkrētajā biznesā, iepriekš novērtējot visus šāda biznesa riskus un rentabilitāti.
Tirgus analīze
Lai novērtētu hosteļa atvēršanas izredzes noteiktā reģionā, ir vērts ņemt vērā pieprasījumu pēc šāda pakalpojuma potenciālo klientu vidū, kas ir:
- studenti, jaunieši (ap 65% no visiem apmeklētājiem);
- tūristi un ceļotāji, kuri vēlas ietaupīt naudu par nakšņošanu (šādu klientu skaits katru gadu pieaug par 2%);
- cilvēki, kas ieradās pilsētā darba dēļ.
Papildus ir vērts analizēt tūristu apmeklētības līmeni pilsētā un liela mēroga interesantu pasākumu karti, kam pilsētā būtu jānotiek. Tie varētu būt dažādi sporta pasākumi, populāru mākslinieku koncerti, izstādes, sezonāli festivāli utt. Šajā gadījumā jāņem vērā, cik hosteļu jau ir atvērti, kādus pakalpojumus tie sniedz un kā pārspēt konkurentus.
Uzņēmuma reģistrācija
Reģistrācijas veids ir atkarīgs no tā, kur plānots atvērt hosteli:
- Dzīvoklī. Šajā gadījumā jums būs jāreģistrējas kā individuālam uzņēmējam. Šī ir ātra un pieņemama procedūra.
- Nedzīvojamās telpās(kā mini viesnīca). Šajā gadījumā jums jau jāreģistrējas kā LLC. Šī procedūra prasa vairāk dokumentu un maksās nedaudz vairāk nekā individuāla uzņēmēja reģistrācija. Viņš jums pastāstīs sīkāk par to, kā individuālais uzņēmējs atšķiras no LLC un kādas ir viņu priekšrocības un trūkumi.
Atverot uzņēmumu, hostelim var piešķirt:
- 23 – citu dzīvesvietu darbība;
- 23.5. – citu pagaidu dzīvesvietu darbība, kas nav iekļauta citās grupās;
- 20 – aktivitātes īstermiņa izmitināšanas vietu nodrošināšanai.
Jums arī jāiegādājas kases aparāts un jāreģistrē tas nodokļu inspekcijā. Iesācējiem uzņēmējiem uzņēmējdarbības sākumposmā ieteicams izvēlēties (STS), kas paredz maksāt 15% no organizācijas vai 6% no kopējā naudas apgrozījuma gadā.
Noteikti jāiegūst bankas konts, lai klientiem būtu vieglāk veikt maksājumus, un jāsaņem zīmogs.
GOST prasības hostelim
Lai saprastu, kā organizēt hosteli no nulles, jums jāiepazīstas ar normatīvo regulējumu. 2015. gadā tika pieņemts GOST 56184-2014 “Vispārīgās prasības hosteļiem”, saskaņā ar kuru budžeta viesnīcas iestādei jābūt aprīkotai saskaņā ar šādiem noteikumiem:
- Vienai gultai ir jāpiešķir vismaz 4 kvadrātmetri. m.;
- telpas griestu augstumam jābūt vismaz 2,5 m;
- gultām jābūt vismaz 80x190 cm lielām, un attālumam starp tām jābūt no 75 cm;
- telpai jābūt aprīkotai ar ugunsdzēšamo aparātu un jāglabā speciāls žurnāls, lai nodrošinātu ugunsdrošību;
- uz 15 sēdvietām ir jāaprīko 1 dušas kabīne, un vannas istabai jāatrodas ārpus dzīvojamām telpām;
- aprīkot 1 tualeti 12 vietām;
- aprīkot 1 izlietni 6 vietām;
- nodrošināt viesiem piekļuvi dzeramajam ūdenim un tējkannai;
- aprīkot telpu saziņai starp viesiem, piemēram, dzīvojamo istabu;
- ja hosteļa tuvumā ir vieta, kur paēst, nav nepieciešams aprīkot virtuvi pašā hostelī;
- nosaka hosteļa personāla un viesu uzvedības noteikumus, viņu tiesības, pienākumus un atbildību, kas sekos to pārkāpuma gadījumā.
Turklāt jums ir jāņem vērā GOST R 56184-2014 5.7.3. punkts, saskaņā ar kuru pirmo stāvu un pagrabu nevar aprīkot hostelim.
Lai būtu vieglāk izprast GOST prasības, ir vērts ņemt vērā šādus piemērus:
- Hostelim 10 cilvēkiem jābūt aprīkotiem ar 1 vannas istabu, 1 dušu un 2 izlietnēm, un guļamzonai jābūt vismaz 50 kvadrātmetru lielai. m.
- Hostelī ar 50 gultām jābūt vismaz 6 istabām, katrā no kurām var izmitināt 8 cilvēkus. Nepieciešamas 4 vannas istabas. Papildus atpūtas telpai ir vērts aprīkot uzkodu istabu - pilnvērtīgu ēdamistabu vai mini bāru. Būs nepieciešama arī saimniecības telpa gultas veļas, aprīkojuma, palīgmateriālu u.c. uzglabāšanai Ir vērts iekārtot saimniecības telpu, lai tajā varētu mazgāt un žāvēt drēbes, veļu u.c.
- Atverot hosteli ar 100 gultām, ir jāizvēlas istaba, kurā var uzbūvēt vairākus blokus ar atsevišķām vannas istabām, virtuvi, atpūtas telpu utt. Šajā gadījumā var iegādāties vairākus dzīvokļus, kurus pēc tam var pārbūvēt vienā mini viesnīca. Ja veiksies labi, būs iespējams paplašināt vai.
Runājot par atrašanās vietu, ieteicams īrēt telpas hostelim pilsētas centrā. Šajā gadījumā jūs varat doties no interesantu tūrisma vietu atrašanās vietas, labas transporta saites un tuvējo metro staciju un dzelzceļa staciju klātbūtnes.
Ir vērts atzīmēt, ka uzņēmēji biežāk atver mini viesnīcas dzīvokļos nekā nedzīvojamās telpās, jo to sakārtošanai ir nepieciešami ievērojami mazāki finanšu ieguldījumi. Runājot par mīnusiem, varam izcelt iespējamās konfliktsituācijas ar kaimiņiem. Lai no tām izvairītos, nopietni jāuztver gan hosteļa darbinieku, gan viesu disciplīna.
Speciālists video pastāstīs, kā izveidot pareizo hosteļa izkārtojumu:
Centrālā automatizācijas sistēma mini viesnīcai vai hostelim. Ļauj pārvaldīt istabu skaitu, vienkāršo viesa rezervēšanas un reģistrēšanās procedūru, ņemot vērā viņa vēlmes, glabā statistiku par svarīgākajiem rādītājiem jebkuram hostelim (ADR, RevPac, RevPar, Occupancy u.c.), nodrošina dati grāmatvedībai un vadības atskaitēm, stratēģisku lēmumu pieņemšanai . Hosteļiem tiek izmantota īpaša datu bāzes konfigurācija, kas ļauj strādāt ar gultām un istabām (vienā reizē) klasisko “nakšu” kontekstā, kā arī stundām.
Saskarne ar fiskālo reģistratūru
Ļauj savienot viesnīcas vadības sistēmu ar fiskālo reģistratūru, lai fiskalizētu summas, kas saņemtas no Viesa un ievietotas viesnīcas vadības sistēmā.
Datu augšupielāde grāmatvedības sistēmām
Datu augšupielāde turpmākai apstrādei ar grāmatvedības programmu. Ir iespējams arī lejupielādēt maksājumus no 1C datu bāzes uz darījumu partneru kontiem viesnīcas programmā.
Saskarne ar elektronisko durvju bloķēšanas sistēmu
Ja hostelī ir elektroniskā durvju bloķēšanas sistēma, tad, kad tā ir pieslēgta viesnīcas sistēmai, viesim atslēgu būs iespējams izsniegt tikai tad, ja viņam ir rezervācija viesnīcas vadības sistēmā un tikai uz norādītajiem datumiem/laikiem. sistēmā. Tādējādi tiek samazināta iespēja, ka tiks izsniegta atslēga, apejot sistēmu.
Interfeiss ar tiešsaistes rezervācijas sistēmu
Mūsdienu pasaulē arvien vairāk viesu rezervē telpas, izmantojot dažādus tiešsaistes pārdošanas kanālus, un, lai izvairītos no rezervāciju manuālas apstrādes, tiek izmantots savienojums ar kanālu pārvaldnieku, kas uzkrāj vairākus pārdošanas kanālus. Visas rezervācijas, kas saņemtas, izmantojot tiešsaistes pārdošanas kanālus, tiek automātiski ievadītas sistēmā ar noteiktu atribūtu.
Grāmatvedība viesnīcu biznesā ir ārkārtīgi svarīga, jo bez tās var nonākt situācijā, kad notiks pārpārdošana. Šī ir situācija, kad reģistrēties ierodas viesis, kurš ir samaksājis, bet viņam nepietiek istabu, jo esat pārdevis pārāk daudz istabu. Lai tas nenotiktu, veiciet uzskaiti, un ērtākais veids, kā to izdarīt, ir ExaHostel 4.67. Šī ir bezmaksas, bet tajā pašā laikā profesionāla utilīta. Un, ja visu izdarīsit programmā , jūs būsiet pārsteigts, cik ērtas var būt darbības.
ExaHostel – programma hosteļiem
Hosteļi ir viesnīcas, kurās numuriņos vienlaikus var apmesties daudzi cilvēki. Piemēram, 6-12 cilvēki telpā. Šis apmešanās veids ir viens no ekonomiskākajiem un tāpēc ļoti iecienīts tūristu vidū. Taču šāda veida apmešanās ir arī viena no sarežģītākajām uzņēmuma īpašnieka darba ziņā, jo jādarbojas ne tikai ar istabu skaitu, bet arī ar gultām. Pateicoties ExaHostel, jūs varat:- Iegūt pilnīgu kontroli pār situāciju;
- Veikt iebraukšanas un izbraukšanas uzskaiti;
- Ņemt vērā finanšu darījumus;
- Organizēt tiešsaistes rezervāciju;
Mēs iesakām izmantot šo konkrēto programmatūru, jo tai nav nepieciešama personāla apmācība. Interfeiss ir krievu valodā, bet tas nav galvenais. Galvenais ir tas, ka izstrādātāji apzināti padarīja programmatūru vienkāršu, burtiski 10 pogas, un viss ir ļoti skaisti noformēts un tāpēc intuitīvs. Mēs arī iesakām nepāriet uz angļu valodu, jo šajā versijā viss kļūs tik neskaidrs, ka pat slavens cilvēks nevarēs jūs saprast. Tāpat iesakām uzstādīt paplašinājumu “Kasieris”, kas, neskatoties uz sadales komplekta nelielo svaru (4,5 MB), pilnībā nomainīs grāmatvedi.
Mūsdienīgs programma hostelim- daudzfunkcionāls risinājums, kas automatizē hosteļa pārvaldību, darbības analīzi un atskaites. Ērtības un praktiskums par pievilcīgu cenu.
Hosteļi kā budžeta izmitināšanas iespēja mūsdienās ir kļuvuši plaši izplatīti visā pasaulē. Tie ir ļoti populāri dažādu tūristu vidū, tāpēc numuru skaits hosteļos tiek izpārdots ļoti ātri. Un, lai optimizētu visus tik pieņemamas viesnīcas pārvaldības procesus un automatizētu numuru rezervēšanas operācijas, ieteicams izmantot mūsdienīgas automatizētas vadības sistēmas. Šādas sistēmas priekšgalā ir īpašs programma hostelim– daudzfunkcionāla programmatūra, kas nodrošina lietotājam piekļuvi visiem sistēmas rīkiem un vienlaikus ērtu pārvaldību.
Ieguvumi no automatizētas sistēmas ieviešanas
Pareizi izvēlēts un konfigurēts programma hostelim sniegs šādas priekšrocības:
- rezervācijas un telpu uzskaites procesu optimizācija;
- noslogojuma operatīvā uzraudzība;
- dokumentu plūsmas uzturēšana ar viesiem;
- automatizēta ziņošana utt.
Iespējas pārvaldīt hosteli, izmantojot programmatūru
Numuru skaits šādās budžeta viesnīcās ir sadalīts vairākās kategorijās, pamatojoties uz gultu skaitu numurā un papildu ērtībām. Un dažādām telpu kategorijām ir dažādas cenas. Tāpat hosteļa vietas cenu ietekmē sezonalitāte – gada laikā tā var ļoti atšķirties.
Un īpašs programma hostelim vienkāršos cenu veidošanas procesus, automātiski koriģējot viesiem piedāvātās cenas. Tāpēc pietiek vienreiz aizpildīt programmas datu bāzi – un tad tā pārņems visu darbu.
Turklāt šāda programmatūra var sinhronizēt datus no savas datu bāzes un informāciju hosteļa vietnē. Tādā gadījumā mājaslapā automātiski tiks mainīta informācija par izmaiņām pieejamo gultu skaitā. Tas ļaus jums iztikt bez tīmekļa pārziņa pakalpojumiem.
Mūsdienīgs programmatūra hosteļa automatizācijai ir plašas iespējas sagatavot nepieciešamo dokumentāciju:
- automātiski aizpildiet nepieciešamās veidlapas;
- spēja strādāt dažādās valodās;
- nodrošināt dokumentācijas veidošanas efektivitāti.
Arī programmas hosteļiem piedāvā plašu funkcionalitāti pašreizējo aktivitāšu, pieprasījuma un visu nepieciešamo darbības rādītāju uzraudzībai, daudzu mārketinga problēmu risināšanai un kopumā gandrīz visu hosteļa darbību automatizēšanai.
Cena
Ar tik plašu funkcionalitāti, profesionālā hosteļa programmatūra būs diezgan pieņemama un neprasīs sarežģītu un dārgu iekārtu iegādi. Visa datu bāze var tikt mitināta īpašā serverī, un lietotājam būs nepieciešams tikai dators un piekļuve internetam. Pateicoties tam, budžeta viesnīcu programmām ir ļoti konkurētspējīga cena.
Viesnīcas automatizācijas sistēmas izmantošana nodrošina precīzu klientu apkalpošanu, izveido kontroli pār apkalpojošā personāla rīcību un samazina izmaksas. Pansionāta, viesnīcas vai mini-viesnīcas pārvaldīšana, kuras pamatā ir novatoriskas tehnoloģijas un īpaša programmatūra, sasniedz jaunu pakalpojumu sniegšanas līmeni un jūsu biznesa uzplaukuma atslēgu.
Pansionātu un viesnīcu personāla darbības specifika būtiski atšķiras no citām nozarēm, kas sniedz dažāda veida pakalpojumus, jo viesnīcu biznesā pastāvīgi jāsazinās ar lielu informācijas apjomu par numuru rezervācijām, uzturēšanās dienu skaitu, pārbaudi. -out laiks utt., nodrošināt atbilstošu atskaiti, kā arī pārraudzīt augstu pakalpojumu līmeni. Tāpēc automatizētajām viesnīcu sistēmām ir raksturīgs plašs izplatīšanas un ieviešanas līmenis.
Viesnīcu automatizācijas galvenās priekšrocības
Viesnīcu automatizācija spēj:
- apvienot informāciju par visu nodaļu darbību vienotā informācijas sistēmā;
- veikt rezervāciju un apmaksu jebkurā ērtā veidā;
- sekot līdzi viesnīcas resursu kustībai un patēriņam;
- palielināt telpas pārvaldības ātrumu;
- samazināt viesu reģistrēšanas laiku;
- ievadīt nepieciešamo grāmatvedības informāciju vienotā sistēmā;
- organizēt reģistratūru, istabenes, ēdināšanas darbinieku darba loģiku;
- izveidot sniegto pakalpojumu grāmatvedības cenrādi, veikt peļņas uzskaiti;
- ierobežot personāla piekļuves zonas;
- paaugstināt darba drošību, izmantojot videonovērošanas un citas sistēmas.
Viesnīcu automatizācija, kuras programmas ir pieejamas ikvienam lietotājam, ļauj īstenot virkni uzdevumu. To īstenošana nodrošina augstu darba līmeni un kvalitatīvu servisu. Citiem vārdiem sakot, viesnīcu automatizācija ļauj modernizēt visu viesnīcu pakalpojumu kompleksu, palielināt informācijas apstrādes ātrumu un personāla darbību koordinācijas līmeni, savukārt manuālā darba automatizācija samazina kļūdu iespējamību, kas ietekmē pārskatu kvalitāti. . Un vadībai ir pieejams bagātīgs materiāla slānis biznesa procesu analīzei.
Viesnīcu pārvaldības programmatūra: galvenās funkcijas
Programmatūras produkti viesnīcu automatizācijai pieder īpašu programmatūras sistēmu grupai, ko sauc par Property Management Systems – sistēmas nekustamā īpašuma elementu pārvaldīšanai. Papildus pašai HMS tie ietver programmatūras produktus citu telpu (vingrošanas zāļu, restorānu, bāru) pārvaldīšanai, kā arī programmas noliktavu kompleksu, lielveikalu un valsts aģentūru pārvaldībai.
Visām piedāvātajām HMS ir līdzīga struktūra, kas sastāv no vairākiem galvenajiem moduļiem:
- reģistrācijas un viesu apkalpošanas vienība;
- kontroles un vadības pakalpojumi;
- saskarnes ar ārējām sistēmām.
Jebkurai automatizētai viesnīcai ir savs izpildvienību komplekts, bet standarta funkciju kopums ir šāds:
- Reģistratūra– svarīgs modulis, kas atbild par viesa reģistrāciju un reģistrēšanos numurā, un attiecīgi arī apmaksu un izrakstīšanos. Šī pakalpojuma saskarne ir veidota interaktīva telpu plāna (“šaha galdiņa”) veidā, kas veic visus ar izmitināšanu un klientu apkalpošanu saistītos uzdevumus.
- Rezervēšana– pakalpojums, kas ļauj noteikt telpu pieejamību vai noslogojumu uz noteiktu laiku, kā arī izveidot un atcelt iepriekšējas rezervācijas.
- Modulis kalponēm– kalpo personāla darba grafika plānošanai, telpu uzkopšanai, veikto darbu saraksta veidošanai (tīrīšana, dvieļu maiņa, tualetes kosmētikas veikšana u.c.). Parasti modulis aprēķina punktu skaitu, ko darbinieki saņem, veicot darbu, kā arī uzrauga minibāru pieejamību.
- Administrācija– serviss paredzēts paša programmatūras produkta darbības konfigurēšanai, cenu, valūtas kursu maiņai utt.
- Grāmatvedība– kalpo informācijas pārsūtīšanai turpmākai apstrādei grāmatvedības programmās (parasti “1C”). Bet ir daži viesnīcu programmatūras produkti ar 1C iespējām.
Mijiedarbība ar ārējām sistēmām
Viesnīcu automatizētā vadība tiek izmantota kopā ar dažādām ārējām sistēmām, kas kontrolē iekārtu darbību viesnīcā un sniedz viesiem dažādus pakalpojumus.
Viesnīcu biznesā izmantotais aprīkojums ietver:
- Fiskālie reģistratori jebkādu finanšu darījumu veikšanai ar maksājumu un kredītkartēm un skaidru naudu, ar kuru viesi var norēķināties.
- Piekļuves kontroles sistēmas – plaši izplatītas ir “bezsaistes” un “online” tipa elektroniskās slēdzenes. Pēdējie nosūta informāciju par personāla piekļuvi un nesankcionētas piekļuves mēģinājumiem galvenajai programmai.
- Enerģijas taupīšana ir viens no piekļuves sistēmas pielietojumiem - tā sauktā enerģijas taupīšanas kabata, kas paredzēta atslēgas kartes uzglabāšanai un elektrības ieslēgšanai telpā. Dažas automatizētas sistēmas var iestatīt temperatūru telpā, pamatojoties uz iedzīvotāju klātbūtni/prombūtni utt.
- Īpašas sistēmas ar maksas TV, kas ļauj viesiem skatīties TV kanālus bez reklāmas vai “video pēc pieprasījuma”. Šo demonstrāciju nodrošina satura nodrošinātāji, un tā tiek pārraidīta tikai viesnīcu tīklā.
- Tiešsaistes rezervēšana ir pakalpojums, ar kura palīdzību viesis var patstāvīgi izvēlēties un rezervēt numuru. Tas palielina uzticības līmeni viesnīcai un palielina klientu pieplūdumu.
- Bāru un restorānu automatizācijas sistēmas - organizē pasūtījumu automatizāciju un nodošanu izpildei, krājumu uzskaiti un preču aprites kontroli, aizsardzību no negodīgiem darbiniekiem.
Svarīgs! Organizēt viesu apkalpošanu tā, lai ēdināšanas rēķini tiktu apmaksāti aizbraucot. Kāpēc sistēma pieprasa informāciju par viesi, viņa konta statusu, pārraidot informāciju par izmantotajiem pakalpojumiem.
Programmas viesnīcām Krievijas tirgū
- SmartHotel– visspēcīgākā programmatūra viesnīcu vadībai, kas darbojas uz 1C platformas. Šī programma veic visas vajadzīgās funkcijas viesnīcu automatizācijai, tostarp viesnīcu galvenā mītne un restorānu vadība.
- Fidelio ir programmatūra, kas tiek izmantota Krievijas viesnīcu biznesā vairāk nekā 30 gadus. Uzstādīšanas izmaksas tiek noteiktas individuāli un galvenokārt ir atkarīgas no viesnīcas lieluma un viesnīcas aprīkojuma. Jāpiebilst arī, ka tā ir viena no dārgākajām programmatūras sistēmām.
- Ēdelveiss– Tā ir Krievijas attīstība, kuras izmaksas nosaka darba vietu skaits.
- 1C viesnīca– lētākais un vienkāršākais risinājums, cena atkarīga no darbu skaita.
Summējot
Protams, viesnīcu automatizācija ir obligāts solis sava biznesa izaugsmei un attīstībai. Taču, pirms sākat automatizēt viesnīcas biznesa procesus, ieteicams formulēt šādas sistēmas pamatprasības un uzdevumus. Parasti izvēle ir par labu sistēmai, kas vairāk atbilst iespējām, kas ir aktuālas viesnīcai pašreizējā attīstības stadijā.