Основные принципы современного делопроизводства. Теоритические основы делопроизводства и работы с оргтехникой. Виды документов в организации
Процесс управления социальными системами, в том числе органами внутренних дел, сопровождается значительным количеством различных документов. Необходимость упорядочения всех процедур работы с документами возникла достаточно давно, хотя делопроизводство стало системно изучаться только в XIX в. В современной науке область знаний о порядке создания документов и правилах работы с ними является самостоятельной дисциплиной, которая сохраняет связи с теорией социального управления.
В России с XVII в. закладывались основы государственного централизованного установления правил работы с официальными документами. С тех пор и по настоящее время выделяют следующие исторические периоды его развития: приказное, коллежское, министерское и советское «научное» делопроизводство.
Современное делопроизводство стало стремительно совершенствоваться, начиная с XX века под воздействием развития технических средств коммуникации и компьютерной техники. Многие стандартные документационные операции приобрели новое содержание, а компьютеризация существенно расширила сферу этой деятельности. С развитием компьютерных технологий делопроизводство становится доступным любому пользователю. При этом появилась возможность самостоятельно работать с самыми разными видами документов и создавать электронные архивы индивидуального пользования.
В настоящее время под воздействием указанных тенденций возник новый термин - документационное обеспечение управления (ДОУ). Характерно, что в законодательных актах и обиходе этот термин понимается как тождественный термину делопроизводство. Однако это не вполне правильно, т.к., например, принципы ведения дел для управленческой документации отличаются от дел в судопроизводстве, в следственных органах, в нотариатах и других областях деятельности.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Исходя из области циркуляции официальных документов обычно выделяют - управленческое и специальное делопроизводство.
Управленческое делопроизводство регулируется системой законодательных актов и осуществляет операции с управленческой документацией (распорядительной, организационной, справочной). Систематизация документов в дела осуществляется службами ДОУ, а перечень наименований дел в организации утверждается в специальном документе - номенклатуре дел.
Специальное делопроизводство регулируется законами, исполнение которых связано с реализацией основной функции учреждения или организации (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной, контролирующей и др.). Создание и систематизация документов в дела осуществляется по специальным правилам, а заведение дел не связано напрямую с управленческим делопроизводством.
Значение рациональной организации документационного обеспечения состоит в том, что она позволяет существенно повысить эффективность процесса управления. При этом существующие общие правила работы с управленческими документами, контроль над их движением и хранением, информационная работа с ними, другие компоненты делопроизводства создают условия для оптимизации управленческой деятельности. Поэтому деятельность служб ДОУ принято относить к числу вспомогательных, обеспечивающих функций управления.
Для усвоения знаний по делопроизводству необходимо уточнить его принципы. Значимость принципов в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческих знаний, состоит в том, что они определяют исходные правила и общие начала. К числу основных принципов следует отнести:
1.
Принцип унификации
-
приведение какого-либо объекта к единой
форме, системе. Процесс унификация выражается в создании наиболее
общей универсальной модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми
общими признаками. На основе унификации в современном делопроизводстве разрабатываются, например, исходные правила выполнения документационных операций. Эти правила носят общий характер для отраслевых министерств и конкретизируются в их нормативно-методических актах.
2.Принцип стандартизации
-
установление и применение стандарта как эталона (образца), который принимается в качестве исходного для
сопоставления с ним других подобных объектов. Стандарт как нормативно-методический документ - это комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом. Между стандартизацией и унификацией не существует тождества, хотя оба процесса взаимосвязаны. Стандартизация - это высшая степень унификации, выраженная в обязательной правовой форме.
3. Принцип системности нормативно-методического регулирования делопроизводства
является основой для установления единых требований к организации делопроизводства. Законодательные, нормативные и методические акты по делопроизводству структурируются, исходя из их
иерархии и компетенции. В результате образуется система нормативно-
методического обеспечения.
4. Принцип централизации органов контроля и методического
обеспечения делопроизводства
отражает значение соответствующих функций в системе органов власти и управления. Центральным органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации являются
Госстандарт, а методического контроля – Росархив.
5. Принцип децентрализации делопроизводства
проявляется в том,
что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб документационного обеспечения в своих структурных подразделениях, исходя из ведомственных задач. Данный принцип закреплён в Типовой инструкции по делопроизводству. При этом ведомственные нормативно-методические документы (инструкции) не должны ей противоречить только по основным положениям.
Таким образом, развитие и внедрение принципов научной организации делопроизводства - это задача всего общества и государства, т.к. применение принципов создает условия для сокращения излишних документов и потерь времени, затрачиваемого на обработку документов. Отсутствие определенного единообразия работы с документами ведет к тому, что число их может произвольно увеличиваться так же, как их формы и назначение.
В процессе развития делопроизводства сформировалась единая терминология этого вида деятельности. Некоторая часть терминов появилась вследствие использования компьютерной техники в делопроизводстве. Наиболее распространёнными являются следующие термины.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленной форме. Оно предполагает некую форму представления информации. При этом процесс записи информации должен обеспечивать ее хранение на каком-либо твердом носителе - бумаге, полимере, оптическом, магнитном носителях и т.д.
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. По отношению к понятию информации главным является её фиксация, а способ (графика, печать, магнитозапись и прочее) - вторичным.
Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и прочее). Формирование и использование информационных ресурсов является сферой государственного регулирования в Российской Федерации.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Для документа важна форма представления информации. Эту форму обеспечивает наличие ряда реквизитов, совокупность которых на документе позволяет относить информацию к документам определенного вида и назначения, т.е. идентифицировать информацию.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Действующий стандарт для управленческой документации указывает для реквизитов строго определённое место на документе, но только некоторые из них являются обязательными и придают документу юридическую силу.
Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Понятие документа может иметь самую широкую область применения (в редакторе Word каждый файл - документ). Официальным документ становится только после его полного оформления и удостоверения, т.е. после заполнения необходимых реквизитов.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Понятие официального документа не тождественно понятию его юридической силы. При этом только юридическая сила документа способна передавать его распорядительное начало. Так, юридическая сила документа включает в себя три обязательных компонента: 1) соответствие содержания закону; 2) полномочность издающего органа; 3) оформление всех необходимых реквизитов в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу конкретного вида.
Документы создаются, приобретают юридическую силу и циркулируют в структурах министерств, ведомств, учреждений, предприятий и организаций. В целях упорядочения работы с различными документами, а также обеспечения соответствующего взаимодействия с различными ведомствами и учреждениями формируется структурное звено, которое призвано контролировать правила работы с документами, проводить в жизнь единую систему делопроизводства. Общее название этих структур - службы документационного обеспечения управления.
Департаментделопроизводства и работы с обращениями граждан и организацийявляется структурным подразделением МВД России. На это подразделение возлагается контроль за соблюдением единой системы делопроизводства.
Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В определении имеется в виду любой документ на материальном носителе, который может сохраняться как в государственном, так и личном архиве.
Нормативно-правовое регулирование делопроизводства - это область компетенции целого ряда центральных органов государственной власти и управления. Система этих органов устанавливает правила, нормативы и стандарты, которые в совокупности должны обеспечивать единую систему делопроизводства на территории Российской Федерации. Эта система должна обеспечивать:
1. Обязательность исходных принципов делопроизводства для учреждений, организаций независимо от форм собственности. Например: государственный язык, на котором ведется делопроизводство; государственное регулирование в сфере использования информации и другие принципиальные положения.
2. Установление основных задач и правил в сфере документационной деятельности. Например, создание типовых инструкций, образцов документов и другие вопросы.
3. Общность требований к осуществлению документирования в наиболее важных областях государственного управления. Например, обороноспособность, судопроизводство, бухгалтерский учёт, гражданское состояние, сфера здравоохранения, правоохранительная деятельность и т.д.
Фундаментом единой системы делопроизводства являются положения Конституции Российской Федерации. Такие принципы, как: право каждого свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29 Конституции); право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления (ст. 33 Конституции) и ряд других являются основой для организации делопроизводства.
Особенность нормативно-методического регулирования делопроизводства в системе органов внутренних дел - в том, что отдельные его компоненты входят в функции большинства служб и подразделений. Например, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные задачи делопроизводства решают специальные подразделения - секретариаты (канцелярии).
Нормативно-методические акты МВД России в отношении организации делопроизводства не используют термин «документационное обеспечение управления». Единая система делопроизводства в аппарате и подразделениях МВД России реализуется в процессе исполнения ими своих задач и функций. Организация и совершенствование системы делопроизводства, а также контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются аппаратом министерства. За организацию и состояние делопроизводства непосредственно отвечают начальники делопроизводственных подразделений - начальники секретариатов (канцелярий). Такое подразделение является самостоятельной структурной единицей. Начальнику указанного подразделения непосредственно подчинена вся деятельность по организации делопроизводства.
Основные задачи секретариатов в органах внутренних дел можно разделить на документационные и организационные.
Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами, это:
1. Приём и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов.
2. Предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции (краткого указания о порядке исполнения документа).
3. Передача документов сотрудникам - исполнителям (передача документа должна производиться под роспись исполнителя в регистрационном журнале с указанием даты его получения).
4. Контроль над сроками исполнения документов.
5. Информационно-справочная работа.
6. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий (составление - это, как правило, подготовка проектов документов).
7. Систематизация и хранение документов, находящихся в делопроизводстве. Хранение должно производиться в делах (папках), внутри которых документы располагаются в определенном (как правило, хронологическом) порядке - систематизированно в соответствии с описью документов.
8. Обеспечение сохранности печатей, штампов и бланков. Для регистрации и заверения официальных документов используются штампы, печати и бланки документов. Сохранность гербовой печати и гербовых бланков - это наиболее ответственная задача делопроизводства.
9. Формирование дел в текущем делопроизводстве. Текущим является ведение дел на протяжении, как правило, календарного года. Каждое дело предназначено для определенной группы документов и носит собственное наименование. Номенклатура дел утверждается начальником органа внутренних дел.
10. Подготовка документов и дел для передачи в архив. Ценность документа отражается в установленных сроках его хранения. Непосредственно хранение различных документов - это одна из задач архивов.
Организационные задачи делопроизводства в наиболее общем виде связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур. К числу организационных задач делопроизводства относятся:
1. Подготовка рабочего места руководителя.
2. Обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных).
3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя.
4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.
5. Подготовка служебных командировок.
6. Подготовка совещаний, заседаний, а также стенографирование.
7. Подготовка информационно-справочных материалов по указанию
руководства.
8. Обучение методике организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства.
Вышеизложенный перечень документационных и организационных задач формирует необходимость предусматривать в структуре секретариатов создание специализированных подразделений. Это - как правило, машинописные бюро, бюро копирования документов, общественные приемные и прочие структуры. Сложность выполняемых обязанностей определяется также объемом документов, циркулирующих через секретариаты. Непосредственно в секретариатах концентрируется управленческая документация органа внутренних дел. Другие создаваемые и получаемые документы (оперативного характера, по уголовным делам, справочные) хранятся в специальном делопроизводстве либо непосредственно в структурных подразделениях.
В процессе работы любой системы управления неизбежно возникает проблема передачи управляющих воздействий, контроля реакции на них и выдачи корректирующих воздействий. Приходится решать ее и при управлении коллективами людей. Человечество в процессе развития выработало способы их решения, в частности с помощью объектов, содержащих информацию – документов. Закономерности их жизненного цикла и правила работы с ними изучает дисциплина, называемая делопроизводство, составной частью которой является документоведение.
Документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 году профессор К.Г. Митяев разработал самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР» , а год спустя, ввел в оборот термин «документоведение». К концу 1950-х – началу 1960-х годов объемы информации увеличиваются в связи с научно-технической революцией, что приводит к росту количества документов. Возникает острая необходимость в научных исследованиях в этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины.
Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами », т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
- закономерности образования документов
- способы их создания
- становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности
Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения управления. Это предмет документоведение.
Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов – предмет делопроизводства. Параллельно с термином «делопроизводство» в 90-е годы используется термин «документационное обеспечение управления» и «информационно-документационное обеспечение управления» . Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.
Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – исторический источник, для специалиста в области управления – средство фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
- это может быть отдельный документ
- система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности)
- вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе
Делопроизводство является одной из научных дисциплин, участвующих, с одной стороны, в совершенствовании функционирования государства, а с другой стороны – в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документной информацией (через архивоведение).
В основе изучения истории делопроизводства XVI – начала ХХ веков лежали законодательные акты – Судебник 1550 г. и Соборное уложение 1649 г.; Литовская, Руская (Волынская) метрики; Генеральный регламент 1720 г.; «Табель о рангах » 1722 г.; «Учреждения для управления губерний Российской империи» 1775 г.; «Общее учреждение министерств» 1811 г.; «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. Законодательные акты XVI – начала ХХ веков – важнейшие источники о преобразованиях структуры органов управления и организации делопроизводства. За дореволюционный период законодательный материал, опубликован в «Полном собрании законов Российской империи» и «Своде законов Российской империи».
Источниками по организации работы с документами в дореволюционный период являются также руководства к составлению деловых бумаг в письмовниках XVIII–XIX веков. Такие сборники включают образцы документов с кратким или подробным руководством, как сочинять разного рода письма. К переписке было принято относить такие документы, как прошения, заявления, постановления, доношения, записки, расписки, векселя и некоторые др. Письмовники имели большое значение для практики делопроизводства. Известно более ста сборников, изданных в конце XVIII – начале ХХ века.
В результате Октябрьских событий 1917 года, наряду с разрушением государственной машины Российской империи, было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Для руководства отраслями государственного управления были созданы 13 Народных комиссариатов (наркоматов).
Для работы в госучреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты, а также другие, не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы. Немногочисленные практические руководства по составлению и оформлению документов типа дореволюционных письмовников не смогли оказать существенного влияния на упорядочение документообразования в административном аппарате, т.к. касались главным образом документов по урегулированию гражданско-правовых отношений.
Необходимо было законодательно отрегулировать деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 года правительство издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов».
Для улучшения качества оформления документов было принято Постановление от 02 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений». В этом документе перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. Уделялось внимание упрощению и рационализации делопроизводства. 08 декабря 1918 года было издано Постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».
Политика привлечения в аппарат управления советских учреждений чиновников с дореволюционным опытом работы неизбежно приводила к возрождению прежних бюрократических процедур работы с документами. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 года. В этих условиях был создан специальный орган – Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), который контролировал работу государственного аппарата и осуществлял его рационализацию.
В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-советский орган ЦККРКИ, который в числе других должен был осуществлять мероприятия по рационализации техники управления, делопроизводства. Основную нагрузку в этой работе выполнял отдел административной техники ЦККРКИ. Деятельность отдела отличалась многообразием: изучение государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования, консультаций по улучшению деятельности органов управления на местах, методическая помощь. Благодаря деятельности РКИ в стране в 1920 годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе.
В 1928 году были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР» , в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). В 1931 году издан проект «Общих правил документации и документооборота», который был тиражирован и разослан на согласование во все учреждения и организации. В данном документе обобщен передовой практический опыт, который к тому времени был уже накоплен различными ведомствами и организациями. Также обобщались исследования отечественных и зарубежных ученых. Новые технологии реализовывались в деятельности отдельных крупных ведомств. В них разрабатывались отдельные нормативно-методические материалы, инструкции по ведению делопроизводства, правила. В последующие годы, вплоть до 60-х годов, деятельность по созданию общей научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не предпринималась.
В 1958 году архивная служба наделяется полномочиями по осуществлению контроля за организацией делопроизводства. Впервые идея создания в СССР единой государственной системы делопроизводства прозвучала в специальном Постановлении Правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников административно-управленческого аппарата, принятом в декабре 1959 года.
В 1963 году архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР» , которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. В 1966 году в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была поручена разработка Единой государственной системы делопроизводства. В подготовке проекта ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.
В 1973 году основные положения «Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)» были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практической работе. ЕГСД представлял собой научно-методический, упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и их порядок работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и подкреплялись ГОСТами, перечень которых был указан в приложении. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству. ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами, кроме того, основные положение ЕГСД касались только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации. Формально, основные положения ЕГСД не являлись юридически обязательными для применения, не имели статуса общегосударственного норматива, так как система не была утверждена, а лишь была рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике.
Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Все эти нормы были включены в отдельный раздел «Подготовка служебных документов» в ЕГСД. В 1990 году они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38–90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487–70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 году.
Появившиеся на практике в 80-е года проблемы с внедрением ЕГСД были, в первую очередь, связаны с появлением новых информационных технологий, с появлением электронно-вычислительных машин различного класса. В 80-х годах с учетом сложившихся условий была подготовлена ее вторая редакция, получившая название «Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)».
ГСДОУ
– это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Устанавливаются нормативные требования в организации службы делопроизводства, в частности предусматриваются некоторые условия ее создания в управленческих структурах негосударственных форм собственности.
«Основные правила работы ведомственных архивов»
, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 №263 установили:
- основные требования для систематизации документов в текущем делопроизводстве
- принципы и критерии ценности документов, организация экспертизы ценности документов и порядок ее проведения
- правила подготовки и передачи дел на хранение в архив
Утвержденный 1989 году «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов», состоящий из двух частей, предназначался для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов.
С 70-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники, в связи с этим возникли планы создания автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления хозяйством (ОГАС). Для реализации этих планов необходимо было разработать унифицированные системы документации, представляющие собой комплексы взаимосвязанных правил и требований, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) был оформлен в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов и т.д. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др. Концепция ОГАС была в 1980-х гг. была реализована в народном хозяйстве лишь частично.
В настоящее время правила оформления документов закрепляются в правовых и нормативных актах, полностью или частично посвященных этим вопросам, издаваемых республиканскими органами государственной власти, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. Важное значение для изучения современного делопроизводства имеют Конституция Республики Беларусь, Гражданский кодекс Республики Беларусь и действующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц. Например, Гражданский кодекс устанавливает виды документов, фиксирующие гражданские взаимоотношения. Специальные законы закрепляют обязательность документирования информации и регулируют работу с документами.
Требования к оформлению документов закрепляются в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества документов.
После обретения независимости Республика Беларусь использовала лучшие научные достижения в области организации делопроизводства.
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические материалы по организации делопроизводства изучаются в рамках данного курса: ГСДОУ, Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, Перечни документов со сроками хранения, государственные стандарты, общегосударственные классификаторы технико-экономической документации.
Для стабильной работы любой компании требуется информация. Без нее невозможно своевременное принятие административных решений. От ее актуальности и достоверности зависит эффективность управления. Основная цель делопроизводства - фиксировать важную информацию и обеспечивать работу с документами. Именно поэтому его можно считать важным элементом системы управления, определяющим эффективность бизнес-процессов организации.
Из этой статьи вы узнаете:
- какие принципы лежат в основе современного делопроизводства?
- каковы задачи и функции делопроизводства?
- по каким критериям выделяют разные виды делопроизводства?
Виды делопроизводства
В современном бизнесе делопроизводство принято выделять в отдельную сферу деятельности. Оно занимается созданием официальной документации и обеспечением оптимальных для их движения, поиска и хранения условий. Данная отрасль регулируется как на федеральном законодательном уровне, так и на уровне отдельных предприятий.
В документообороте участвует огромное число различной документации. Ее классифицируют по происхождению, содержанию, виду, форме, срокам хранения. В зависимости от сферы деятельности в документальных потоках организации преобладают те или иные виды служебной документации. Это позволяет выделять не только отдельные виды документов , но и виды делопроизводства.
Классификация делопроизводства
В настоящее время общепринятой является классификация видов делопроизводства по области деятельности, в которой участвуют служебные документы. В этой сфере выделяют следующие направления:
- Управленческое
Оперирует управленческой документацией, включая распорядительную, организационную и справочную. Основная цель - обеспечение административной функции системы управления. Регулируется действующими законодательными актами и локальными нормативными актами.
- Специальное
Регулируется отраслевыми законами, связанными с основной сферой деятельности компании.
В некоторых случаях выделяют и другие виды:
- Общее
Включает документирование общей административной деятельности и организацию работы с документами. Поддерживает обеспечивающие системы управления, позволяет вести финансовую и хозяйственную деятельность, содействует эффективной работе с кадрами.
- Внешнее
Сконцентрировано в основном на внешнем документообороте;
- Секретное
Документирование информации, представляющей государственную или коммерческую тайну. Главная цель - защита конфиденциальной информации.
Основные функции делопроизводства :(от лат. функция – «исполнение, осуществление»)
Ø обеспечивающая – обеспечение процесса предприятия документированной информацией необходимого количества и содержания;
Ø преобразующая – преобразование недокументированной информации в документированную (в виде бумажных или электронных документов);
Ø учетная – выражается в формировании системы учета документов и присвоении им учетных признаков, позволяющих в дальнейшем идентифицировать документы в процессе систематизации, хранения и перемещения;
Ø обработки – выражается в упорядоченном обращении с документами и выполнении с этой целью действий по их систематизации, хранению и перемещению;
Ø контрольная – выражается в «отслеживании» состояния делопроизводства в процессе функционирования с целью непрерывного совершенствования.
Принципы (от лат. – «начало») – основополагающие начала, исходя из которых вырабатываются основные направления деятельности, определяются оптимальные средства и способы решения делопроизводственных задач по каждому из направлений:
· эффективность – функционирование делопроизводства должно способствовать эффективности деятельности предприятия в целом;
· надежность – гарантированное обеспечение потребностей предприятия в документированной информации;
· своевременность – требуемая документированная информация должна поступать в распоряжение предприятия к определенному сроку (в конкретный период времени);
· комплексность – согласованное и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия в различных видах документированной информации, в первую очередь управленческой;
· упорядоченность - документированная информация перемещается (между предприятием и его партнерами, а также внутри его) в соответствии с функциональным назначением и «пропускными» возможностями каналов информационного обмена, предусмотренных схемой документооборота предприятия;
· гибкость – способность подсистемы обеспечения документированной информацией к саморазвитию в зависимости от условий функционирования.
На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60% рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной, основной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление.
От организации делопроизводства зависят:
Ø эффективность управления;
Ø экономичность;
Ø оперативность;
Ø культура труда работников
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение и т.п.)
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и умений. Профессионалом в делопроизводственной сфере можно стать лишь после овладения правилами и приемами в работе с официальными документами.
Ведение делопроизводства осуществляют специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты .
Повторимся, что делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
Ø документирования;
Ø организации работы с документами.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам . Большое место отводится правилам документирования. Особое внимание направлено на оформление реквизитов, требования к бланкам.
Требования к тексту, особенности языка и стиля служебных документов, порядок их редактирования выделены в отдельную главу. Каждый вид документа (приказ, протокол, письмо, акт и др.) имеет свои особенности.
Работники делопроизводственных служб должны хорошо знать технологию работы с документами. Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Следует подчеркнуть, что организацию работы с документами иногда называют технологией работы с документами . Она включает :
· документооборот,
· регистрацию документов,
· контроль за сроками исполнения,
· номенклатуру дел,
· организацию текущего хранения документов,
· экспертизу ценности,
· оформление дел,
· подготовку и передачу дел в архив организации.
В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:
обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;
совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;
Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.
Основные принципы современного делопроизводства
Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:
на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).
В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.
Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).
Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.
Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России надлюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации .
Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.
Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.
Метод «больших корзин» при определении сроков хранения документов
Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения.
При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Кстати, такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.
Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.
В России примеры использования подобного подхода хотя и редки, но есть. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, в ст. 150 для целой группы документов установлен один срок хранения – 5 лет, в графе «Вид документа» указано: «Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)». На практике это означает, что если законодательством или каким-либо локальным нормативным документом будет введена новая разновидность первичной бухгалтерской документации, она автоматически получает пятилетний срок хранения.
Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности
Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.
Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.
Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа.
Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъявляются более жесткие требования, чем к аналогичным бумажным документам, да и их «технические» особенности создают дополнительные сложности:
электронные документы легко модифицируются, легко копируются;
существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;
существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.
Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.
В этой связи представляет особый интерес совместный технический отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие специалисты из государственных ведомств, представители бизнеса и юристы.
Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:
разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;
управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;
использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.
Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.
Опыт также показывает, что для автоматизации массовых рассылок извещений и других подобных документов необходимо, по мере возможности, отказаться от использования подлинных подписей и печатей на таких документах. В этом плане интересен опыт Евросоюза, где соответствующие европейские директивы запрещают национальным правительствам требовать наличие личных подписей на электронных счетах и счетах-фактурах.
Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики». В настоящее время можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управления электронными документами.
Сегодня известны два основных метода организации хранения электронных документов (которые могут использоваться и в комбинации). Первый метод предусматривает хранение документов на съемных носителях, предпочтительно, на носителях однократной записи типа WORM (CD, DVD и т.п.). При использовании второго метода документы онлайн хранятся в системах электронного документооборота или электронных архивах (ЭА). В этом случае защита целостности и аутентичности обеспечивается средствами СЭД/ЭА.
За рубежом накоплен большой опыт использования государственного регулирования в целях обеспечения качества и совместимости программного обеспечения и аппаратных средств, закупаемых государственными органами как для внутреннего использования, так и для решения задач в рамках программы создания «электронного правительства». Особо следует отметить стандарты функциональных требований к СЭД (в США это DoD 5015.2, в Европе – MoReq2).
Оперативное использование электронных документов
К настоящему времени уже известен интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.
Понятие «электронного документа». Если ранее к электронным документам относили те документы, для создания, обработки, передачи и хранения которых использовались электрические, магнитные и т.д. технологии (например, факсы), то сегодня к электронным относят те документы, с которыми невозможно работать без помощи вычислительной техники. С этой точки зрения данные, закодированные при помощи двумерного штрих-кода, рассматриваются (при наличии необходимых реквизитов) как электронный документ на бумажном носителе.
Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:
документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;
записи в базе данных;
таблицы в базе данных;
формы ввода-вывода, связи и т.д.;
журналы аудита и т.п.;
база данных целиком;
создаваемые на основе базы данных выходные документы;
документация, описывающая базу данных;
программное обеспечение и документация к нему.
Принципы регистрации документов. В XX в. многие западные страны отказались от традиционного для нашей страны принципа строгой регистрации документов. Сегодня наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе (т.к. регистрация является естественной функциональной возможностью любой СЭД), с другой – отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.
Электронная почта. Электронная почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Эта технология стала ключевой для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах признаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.
Использование электронных подписей и иных средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте у нас рассматривается как панацея ото всех бед, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. Вместе с тем использование ЭЦП без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.
Стандарты в области делопроизводства и документооборота. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.
Стандарты рассматривают следующие вопросы:
требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);
требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;
требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;
требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;
требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;
инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.
Кратко- и среднесрочное хранение и уничтожение документов
Одним из направлений развития СЭД является дальнейшее расширение их возможностей организации хранения и уничтожения документов. Уже сегодня действующее российское законодательство устанавливает для некоторых видов электронных документов весьма длительные сроки хранения. Для исполнения этих требований СЭД должны иметь соответствующие функциональные возможности.
Все более востребованы системы, поддерживающие работу с различного рода досье, которые в большом количестве создаются и коммерческими, и государственными организациями. Это мировая тенденция (сегодня требования к ведению досье стали закладываться в новые версии государственных требований к системам электронного документооборота развитых стран мира).
Программа хранения и определения судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя:
сроки хранения документов,
действия с документами по истечении сроков хранения, такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям и т.д.
меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить уничтожение документов.
Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера нашей профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата.