Автоматизация бухгалтерского учёта. Обзор эффективных инструментов для автоматизации вашего предприятия. Автоматизация финансового учета интернет-магазина: опыт «Аудиомании Автоматизация финансового учета является комплексным
Если разделить наиболее известные отечественные продукты по сегментам потребителей с годовым оборотом до 15 млрд. в год, то картина получается следующая:
- Малые (оборот до 500 млн.руб в год) : Bplan, «Клиент-Коммуникатор», система Organic, «КИС Бюджетирование»;
- Средние (оборот от 500 млн. до 5 млрд руб. в год) : «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», PlanDesigner, «1С Управление корпоративными финансами», «ИТАН Управленческий баланс», «БИТ.Финанс»;
- Крупные (оборот от 5 до 15 млрд руб. в год) : Галактика, «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», PlanDesigner, «Парус-Предприятие».
В сегменте средних компаний для автоматизации финансов доминируют продукты, функционирующие на платформе «1С: Предприятие», что неудивительно, учитывая распространение продуктов 1С в России и в среднем бизнесе. У всех продуктов неплохо выстроены контуры анализа финансовых данных, интеграция с 1С, поддержка пользователей. Но вот, например, возможности моделирования, безопасности, построения отчетности – существенно разные. Также продукты значительно отличаются по функционалу автоматизации бизнес-процессов, да и вообще по возможности их использования для задач, отличных от управления финансами. Например, на более широкое понятие - управление эффективностью бизнеса, могут претендовать вообще всего лишь два продукта из рассматриваемого сегмента: Plandesigner и «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
Рассмотрим все продукты подробнее. Подчеркнем, что мы рассматриваем ПО и функционал только с точки зрения применения к задачам управления финансами предприятия. Это означает, что реальные возможности продуктов для автоматизации управленческой деятельности на предприятии могут быть в ряде продуктов значительно шире, но это остается за рамками данного обзора.
ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент
Разработчик: «ИНТАЛЕВ» (www.intalev.ru)
Продукт представляет собой решение по управлению эффективностью бизнеса, функционирующее на платформе «1С: Предприятие 8». Управление финансами в этом продукте - лишь одна из подсистем, но основная. Это один из старейших представителей рынка программного обеспечения для автоматизации финансового управления и из существующих решений на базе «1С» наиболее независим от учетной системы. Продукт имеет также отраслевые решения.
-
- управление финансами: бюджетирование, платежный календарь, казначейство, управленческий учет и отчетность по корпоративным и международным стандартам (МСФО, GAAP), управление инвестиционной деятельностью, финансовый анализ и моделирование, консолидация;
- управление финансовыми бизнес-процессами и документами: автоматизация полного цикла управления практически любыми бизнес-процессами, организация единого архива документов, автоматизация корпоративного документооборота;
- корпоративный контроллинг.
- Интеграция
- «Бесшовная» интеграция с любой конфигурацией на платформе "1С:Предприятие", при этом доступны для использования данные этой конфигурации;
- Microsoft Excel;
- системы «Банк-Клиент»;
- загрузка данных из любых внешних источников по ODBC.
- Наиболее крупные внедрения
«Ситроникс», «Мортон», ТД «Перекресток», «Газпром Зарубежнефтегаз», «ФСК ЕЭС», «Татнефть-Нефтехим», «Мосфундаментстрой-6», «Концерн Энергоатом», «Транссигналстой», «Укртранснефть» и другие.
PlanDesigner
Разработчик: «Софтпром» (www.softprom.ru)
PlanDesigner – весьма развитый программный комплекс, который позиционируется разработчиком, как система для решения задач среднесрочного и стратегического управления предприятием. Контур управления финансами в этом продукте, также как и в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», является лишь одной из подсистем. В отличие от других продуктов, представленных в обзоре, Plandesigner не требует «1С: Предприятие» для своей работы. В основе используются базы Microsoft SQL или Oracle.
- Основные функциональные возможности
- управление финансами: бюджетное планирование, управленческий учет, платежный календарь, управление заявками и денежными потоками, консолидация, автоматизация подготовки отчетности по МСФО, экономическое моделирование (стратегическое и среднесрочное);
- многомерный анализ данных: конструктор управленческий отчетности, план-фактный анализ, факторный анализ, ретроспективный анализ, анализ «что-будет-если», «затраты-объем-прибыль» и мн. другие.
- контроллинг показателей: отслеживание показателей деятельности с помощью графических индикаторов - кокпитов.
- Интеграция
- Microsoft Excel;
- Продукты«1C» и «Парус»;
- Импорт/экспорт данных из(в) любых источников через XML-формат.
- Импорт данных из внешних систем реализован через промежуточный слой. В 95 % внедрений исходные данные импортируются из клиентских учетных систем с помощью данного механизма.
- Наиболее крупные внедрения
«Гознак», «Новосибирскнефтегаз», «Реил Континент», «Разугляй», «Группа компаний Верес», «ИнтерМедиаГрупп», «Галс», «HeadHunter», «Major», «Дальневосточное Морское Пароходство», «Совкомфлот» и другие.
1C: Управление корпоративными финансами
Разработчик: «1С-Рарус» (www.rarus.ru)
Этот продукт компании «1С-Рарус» представляет собой интегрированное решение на базе программ «1С:Бухгалтерия 8» и отдельных сконфигурированных и функционально расширенных подсистем «1С:Управление производственным предприятием 8». Решение автоматизирует не только управление финансами, но и среднесрочное и долгосрочное бизнес-планирование и бюджетирование, управление по целям или на основании Balanced Scorecard. Продукт пользуется популярностью у компаний, которые уже имеют 1С в качестве базовой КИС.
- Основные функциональные возможности
- бюджетное планирования и контроль;
- ведение регламентированного учета (налоговый и бухгалтерский);
- ведение оперативного учета по международным стандартам (IFRS, GAAP и любой другой);
- управление движением денежных средств;
- управление процессами исполнения договоров;
- решение задачи подготовки отчетности РСБУ для выгрузки в решение «1С:Консолидация»
- Интеграция
- Может применяться в сочетании с другими программными продуктами, например с «1С:Зарплата и кадры 7.7», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Управление торговлей 8», «1С:Консолидация 8», «1С:Архив».
- Наиболее крупные внедрения
«ЭР-Телеком Холдинг», московское представительство фирмы «Хайнс Интернэшнл, Инк», издательская группа «Азбука-Аттикус», «Национальные кабельные сети», «Атлас Парк- Отель», «Издательство Панини Рус» и другие
БИТ: Финанс Управленческий учет
Разработчик: «1С: Бухучет и торговля» (www.1cbit.ru)
Еще одна продвинутая конфигурация под платформу «1С: Предприятие», разрабатываемая одинм из крупнейших 1С: Франчайзи. В целом продукт больше ориентирован на нижнюю часть рассматриваемого нами сегмента компаний, где с успехом применяется. Продукт достаточно функционален, но существенная часть его возможностей «на автомате» наследуется от 1С. При этом есть неприятные ограничения, например, в продукте ограничено количество аналитик планирования, а также произвольных аналитик.
- Основные функциональные возможности
- Бюджетное планирование. мастер- и операционные бюджеты, внутригрупповые обороты, план-фактный анализ, произвольная отчетность;
- управленческий учет;
- управление денежными средствами;
- платежный календарь и управление лимитами;
- учет и контроль исполнения договоров;
- формирование оборотно-сальдовой ведомости;
- консолидация отчетности;
- ведение учета по МСФО.
- Интеграция
- Наиболее крупные внедрения
«Оборонстрой», «Yota», «Фабрика окон», СТД «Петрович», «Дон-Строй Инвест», «Mossa Distribution», «Газпром ВНИИГАЗ», «Главное всерегиональное строительное управление «Центр», магазины «Кораблик», сеть зоомагазинов «Бетховен» и другие.
ИТАН: Управленческий баланс
Разработчик: «ИТАН» (http://www.itan.ru/)
"ИТАН: Управленческий баланс" - продукт, который встраивается в программу оперативного (проще говоря, торгово-складского или производственного) или бухгалтерского учета и позволяет транслировать данные на управленческий план счетов. Но может использоваться и как самостоятельная конфигурация для ведения управленческого учета и бюджетирования. К сожалению, в последнее время нечасто можно услышать о внедрениях этого продукта, в то время как для автоматизации финансового менеджмента оно вполне удовлетворит типовые потребности многих организаций. Отметим также, что программа ориентирована прежде всего на автоматизацию управленческого учета.
- Основные функциональные возможности
- Автоматизация управленческого учета;
- Бюджетирование (реестр платежей, платежный календарь, БДДС и т.д.);
- Консолидация данных;
- Мэппинг счетов (трансляция в МСФО);
- Казначейство
- Конструктор финансовой отчетности.
- Интеграция
- Продукты 1С, в том числе и с версиями 1С: Управление производственным/торговым предприятием для Украины и Казахстана;
- Наиболее крупные внедрения
"УК "Райффайзен Капитал", ФК «Открытие», «Мегастрой», ГК «РУСКЛИМАТ», "Балтийская Торговая Компания" и другие.
Сравнение функционала продуктов
Охарактеризуем каждое из вышеперечисленных решений по ряду ключевых параметров - наиболее важным для компании при выборе системы и указаны оценки - скольким из перечисленных параметров соответствует тот или иной продукт.
Комментарии к таблице
Решение от «ИНТАЛЕВ» является наиболее богатым по функциональности: отличные проработанные механизмы анализа данных и построения отчетности, очень гибкий механизм трансляции данных, импорта из разных источников, богатые возможности настройки безопасности и.т.д. – в продукте есть практически все, что нужно для финуправления, в том числе и автоматизация бизнес-процессов. Но в противовес отличной функциональности есть и ложка дегтя – с нуля продукт трудно настраивать самостоятельно, фактически без консультантов разработчика заказчику будет не обойтись и нужно готовится к тратам на проект внедрения. В дальнейшем же, наверняка, потребуется еще и техническая поддержка. Но все это присуще всем серьезным системам.
У Plandesigner"а с функционал также заслуживает высоких оценок – ведь продукт это фактически универсальная среда для моделирования любых систем, в том числе и финансового управления. Существенный плюс этого продукта в сравнении с продуктом «ИНТАЛЕВ» - это хорошо проработанная визуальная среда моделирования, которая позволяет без программирования создавать решения любой сложности. Причем довольно быстро и где-то даже интуитивно понятно. В продукте «ИНТАЛЕВ» тоже можно многое настроить без программирования, но у Plandesigner реализация этих операций значительно лучше. Продукт лишен тех ограничений, которые имеют все продукты, работающие на базе «1С: Предприятие», в части визуализации. Что настораживает относительно этого ПО, так это фактически полное отсутствие информации о развитии продукта, выходе новых версий или функциональных улучшениях.
Решение от компании «Первый БИТ» уже заметно отстает по функциональности от лидеров. В продукте неплохо реализовано казначейство, присутствует достаточно удобная настройка цепочек согласования, работа по МСФО. И хотя заявленная функциональность решения видится достаточно сбалансированной, внутри она проработана все же недостаточно для эффективного управления. В особенности это касается многопрофильных холдингов, где требуется формировать сложную отчетность и необходима реализаций развитой системы безопасности. Также в продукте сказывается отсутствие у вендора серьезных наработок в части методологии. Однако, для программистов клиента, которые в дальнейшем будут поддерживать этот продукт, преимуществом системы будет наличие открытого кода и то что он написан очень понятно для последующей модернизации и самостоятельного развития возможностей продукта.
В «ИТАН Управленческий баланс» в целом все функциональные инструменты присутствуют, особо придраться не чему. Настройки бюджетной модели приближены к бизнес-логике, что хорошо. Гибкость настроек не очень высока. Однако смущает, непривычность и «раритетность» некоторых интерфейсных решений. Это может быть сигналом к тому, что развитие продукта идет не со всем в ногу со временем и потенциальному клиенту необходимо более тщательно изучить реализацию декларируемой разработчиком функциональности.
Функционал «1С Управление корпоративными финансами» от компании «Рарус» в целом выглядит неплохо, но для его полноценного использования явно потребуются доработки, причем существенные. К сожалению, в продукте нет хорошо проработанного казначейства, слабые возможности настройки форм ввода и отчетных форм, страдает функционал импорта\экспорта. Это продукт, который подойдет клиенту с максимально типовыми потребностями. И он либо сразу попадет» в их закрытие в формате «как есть», либо – уже нужно будет много дорабатывать в будущем.
Заметим, что при формировании обзора мы заметили, что вендоры на своих сайтах не стремятся подробно описывать функциональность своих разработок. По сути, только одна компания решилась написать в разделе функциональных возможностей больше чем общие фразы вроде «автоматизация бюджетирования». С чем это связано нам непонятно. В связи с этим потребителю нужно быть внимательным: так как у разных разработчиков внешне за одной и той же заявленной возможностью может скрываться совершенно разная степень ее проработки, которую они не хотят открыто детализировать.
В качестве заключения
Как мы видим, за последние 5 лет рынок отечественных разработчиков не прирос новыми заметными именами. Но вот среди имеющихся участников произошли изменения: кто-то стал терять лидирующие позиции за внимание клиентов, кто-то – активно взбираться на олимп этого рынка.
Во многом, это объясняется тем, что 2009 года у потребителя существенно изменились приоритеты в выборе поставщиков услуг и критериях выбора ПО. В связи с уменьшением ИТ-бюджетов, компании стали больше смотреть в сторону относительно простых решений в области автоматизации, закрывающих самый необходимый функционал финансового менеджмента и с короткими сроками внедрения. Это дало хороший импульс для развития 1С-франчайзи, которые никогда не блистали проработкой методологии финансового управления в своих продуктах и проектах внедрения, а больше были направлены лишь на задачи «сухой» автоматизации. В то же время разработчикам, специализирующиеся на выпуске комплексных решений с хорошей методологической составляющей стало несомненно сложнее. Их продуты всегда были недешевы, а высокая стоимость проектов их внедрения во время кризиса вообще пугала «обедневшие» ИТ-службы.
Так, например, гораздо менее заметной на рынке стала компания «Софтпром», которая была очень активна на рынке до конца 2009 года со своим продуктом «Plandesigner». Судя по новостям от этой компании не видно и особого развития продукта. А вот, партнеры «1С» - компании «Рарус» и «Первый бит» (ранее – «1С Бухучет и торговля») в связи с изменением внешней конъюнктуры, напротив, получили хорошие возможности к развитию. Но воспользовались ими по-разному: если «Первый бит» стала активней действовать на рынке и вкладываться в развитие своего продукта «Бит Финанс», то продукт компании «Рарус», «1С: Управление корпоративными финансами», сильных изменений в функционале не претерпел. Если смотреть динамику прироста отзывов клиентов на сайте компании «ИНТАЛЕВ», то ее позиции на рынке стабильны. При этом, ослабление «Софтпром», пожалуй, наиболее серьезного конкурента «ИНТАЛЕВ» по функционалу ПО, дополнительно помогает компании привлекать все более крупных клиентов. Тем более, что вендор существенно переработал «начинку» своего продукта «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» выпустив 7-ю версию решения. «ИТАН» - разработчик одного из популярных в докризисное время решений в области автоматизации финансов, сейчас стал практически незаметен. Однако его продукт «ИТАН: Управленческий баланс» все равно остается вполне конкурентоспособным решением.
Также, мы считаем, один из показателей «здоровья» компании – это способность внедрять новые технологии. Один из знаковых примеров – это применение облачных технологий. И вот наметились явные фавориты - активно работать в этом направлении начали лишь компании «ИНТАЛЕВ» и «Первый БИТ». Сейчас тот же «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», например, можно уже не покупать, а брать в аренду. Очевидно, компания ведет активную работу в сфере «облаков», что логично. Это фактически откроет к ее продукту легкий доступ для нижних сегментов потребителей (по покупательской способности), которым приобретение и внедрение коробочной версии обременительно по цене.
Исторически сложилось так, что мы в «Аудиомании» всегда уделяли значительное внимание автоматизации бизнес-процессов (на Хабре уже публиковался рассказ о нашем складе: раз , два).
Как известно, начав что-либо автоматизировать, остановиться очень сложно, поэтому изменения коснулись и других сфер деятельности компании.
Сегодня мы расскажем о том, как и для чего создавали собственную систему автоматизации бухгалтерии.
Причины перехода на свою систему учета
Почему мы задумались над созданием собственного софта? Во-первых, бухгалтерия во многих компаниях – это просто «закрытый ящик», куда «ссыпаются» документы – она слабо связана с бизнесом в части предоставления ему полезной для принятия дальнейших решений информации.Стандартные системы, использующиеся для автоматизации бухгалтерского учета, не обладают требуемой гибкостью и неудобны для тех, кто управляет бизнесом. Например, до создания собственного софта в «Аудиомании» создавалось большое количество отчетов: по продажам, отгрузкам, приему денег, тратам на маркетинг, взаимодействию с поставщиками, при этом возможность построения сложной отчетности отсутствовала. Например, нам не удавалось дать себе максимально быстрый и точный ответ на вопросы о том, сколько, мы тратим на зарплату кладовщиков, насколько конкретный магазин прибылен: выручку посчитать – запросто, а вот прибыльность, исходя из расходов и доходов – никак.
Кроме того, в реальной жизни платежи имеют не те атрибуты, которые «забиты» в существующий бухгалтерский софт – из-за этого данные бухгалтерской отчетности не всегда удобны для дальнейшего использования при принятии управленческих решений. Все это побудило нас заняться созданием собственной системы финансового учета, которая бы решала все задачи «Аудиомании» и могла быть развернута без лишних усилий и серьёзных дополнительных затрат: не секрет, что многие компании тратят большие средства на внедрение новых продуктов, выгода от которых не всегда покрывает их стоимость.
Подготовительный этап
Мы решили отталкиваться от международных систем формирования отчетности (они в большей степени соответствуют потребностям бизнеса, нежели российские правила ведения бухгалтерского учёта) – отчетность крупных компаний, созданную в рамках таких систем, можно найти (портал американской Комиссии по Ценным Бумагам и Биржам). Портал позволяет получить готовые финансовые отчеты публичных компаний, кроме того, компании можно фильтровать по профилю деятельности, что особенно полезно при подборе референсов.Итак, работу мы начали с того, что подобрали среди представленных фирм ряд схожих с нами по направлению бизнеса и проанализировали структуру их отчетности: интерес эта структура представляла в том числе потому, что в международной практике требования к отчетности менее строгие: существует ряд обязательных требований и некоторое количество областей, в которых компании могут проявлять инициативу – например, добавлять ряд статей по своему усмотрению. Опыт компаний, много лет работающих по подобным системам, оказался очень кстати: часть инсайтов мы почерпнули оттуда, хотя кое-что все равно пришлось доработать, исходя из наших собственных потребностей.
Основной задачей, которую мы ставили перед собой при проектировании новой системы, стала потребность строить самые разные отчеты по доходам и расходам – например отчеты по расходам конкретного отдела на логистику/связь/закупку оборудования, мебели, либо сводные отчеты по конкретным типам затрат для всей компании и т.п. с возможностью анализа состояния компании по отдельным статьям и группировки результатов по самым разным показателям. Нам нужно было добиться возможности быстро показать точную картину по текущему состоянию дел в нужной плоскости. По сути, нам нужна была система, которая способствовала бы принятию управленческих решений, была бы максимально автоматизированной (без дополнительных затрат на персонал и поддержку) и включала в себя данные предыдущих отчетных периодов, чтобы сразу после ее развертывания можно было использовать ее возможности для принятия решений.
Ноу-хау
Соответственно, мы пошли своим собственным путем и в ходе реализации проекта осуществили целый ряд решений, которые обычно не встречаются в продающихся на рынке системах.Был создан «шаблонизатор», с помощью которого автоматизировалась значительная часть проводившихся вручную работ по занесению в систему информации по платежам и расходам. Теперь новая система «ассоциирует» расходы с платежами контрагентам для автоматического контроля за расходами.
При этом учет расходов ведется по месяцам, а оплата товара может быть частичной, авансовой, «размазанной» по нескольким периодам. Далеко не всегда компания платит деньги синхронно с получением товаров или услуг - в такой ситуации «Аудиомания» бывает, например, при работе с тем же «Яндекс.Маркетом» (расходы на Маркет фиксируются помесячно, однако оплату мы производим периодическую, пополняя лицевой счёт по мере необходимости, кроме того, в этом случае присутствует еще и отсрочка платежа): в такой ситуации подобное ассоциирование позволяет избежать путаницы и связывает фактические расходы и оказанные услуги.
Соответственно, учет того, какие пришедшие деньги к какой операции относятся, является нетривиальной задачей, которую обычно бухгалтеры выполняют почти полностью вручную (иногда на регулярной основе) – благодаря нашей системе «связывания» приходов и расходов эти операции стало возможным выполнять по большей части автоматически. Например, после загрузки в наш софт свежей банковской выписки, он (софт) сможет на основании указанного в выписке назначения платежа и контрагента определить тип расходов и внести их в соответствующий раздел (учитывая период, указанный в договоре с конкретным контрагентом – предыдущий/текущий/будущий).
Подобная стыковка платежей и документов в целом позволяет избежать появления неоплаченных расходов, или оплат, не привязанных ни к каким расходам. Ответственный сотрудник оповещается о «странных» ситуациях ближе к концу периода (месяца), чтобы до его закрытия навести порядок или, удостовериться в том, что все корректно.
Система может связать оплату и соответствующий расход (часть информации на скриншоте скрыта)
Кроме того, такая система позволяет учитывать различные «нестандартные» ситуации: например, случаи, когда один сотрудник отвечает за смежные задачи, относящиеся к двум отделам – его зарплату можно отразить как расход, поделенный в соответствующей пропорции между разными подразделениями (это, впоследствии, позволяет формировать более четкое представление о затратах каждого из отделов компании.). Фрилансеров по каждому подразделению мы также учитываем отдельно, что тоже полезно, поскольку в штат они, де-факто, не входят – это, например, временные курьеры, относящиеся к отделу логистики, или копирайтеры, трудящиеся на отдел маркетинга.
Раньше руководители отделов вели учёт расходов своих подразделений в Excel-файлах, теперь же они просто контролируют правильность атрибуции расходов исходя из оплат. Также они планируют будущие непериодические расходы, что дало в руки сотрудников финансового отдела новые инструменты для планирования денежных потоков.
Сложности внедрения
Мы стараемся автоматизировать все рутинные задачи, при этом проектировать интерфейсы, работе с которыми не нужно долго обучаться- все процессы, которые сотрудник выполнял в «докомпьютерную» эру, должны быть такими же и при работе с софтом. Мы редко в корне меняем бизнес-процессы, скорее стараемся адаптировать систему для людей. В случае с бухгалтерией решение подобной задачи усложняется, поскольку, объективно, там работают особенные люди, которые не столь близки к информационным технологиям. Из-за этого возникали ситуации, когда у сотрудников появлялось стремление перепроверять сгенерированные системой документы, чтобы в них «точно не было ошибок» (что нивелирует весь смысл автоматизации процессов). Была даже ситуация, когда бухгалтер проверяла за нашей системой сумму нескольких операций на калькуляторе. Однако, этот этап мы прошли относительно безболезненно.Пожалуй, самой главной проблемой стала необходимость загрузки данных по предыдущим периодам в новую систему. Ранее у нас многие операции имели дополнительный «произвольный» текстовый комментарий, в котором условно описывалась внутренняя статья расходов - теперь было нужно распределить их по «правильным» статьям расходов в новой системе.
Благодаря новой системе больше не нужно прописывать комментарии к операции вручную
На стыковку контекста оплаты прошлых операций с конкретной статьей и периодом расходов ушло больше всего времени, но, тем не менее, результат стоил потраченных усилий. «На все про все» от идеи до внедрения потребовалось 5 месяцев, из которых большая часть времени ушла на изучение и обработку информации. Код был написан силами одного программиста, который в целом затратил на работу менее 30 дней.
Нет, это не черная бухгалтерия
Важно подчеркнуть, что мы не пытаемся «утаивать» доходы или расходы. Наша система хоть и не соответствует требованиям к ведению бухгалтерского учета, таковым не является. Мы оптимизируем возможности аналитики для того, чтобы информация, фиксируемая в ходе ведения бизнеса, могла использоваться для управленческих решений. Основной бухгалтерский учёт ведется в соответствии с законодательством. Наша система функционирует параллельно ему, периодически обмениваясь с ним данными. Теперь мы можем построить самый настоящий P&L в соответствии с МСФО за три года всего за 10 секунд, используя данные, поступающие в реальном времени.В следующий раз мы расскажем о том, как мы автоматизировали собственный сервис для сбора и анализа статистики по клиентам интернет-магазина – следите обновлениями в нашем блоге!
Создать в крупном машиностроительном холдинге систему подготовки сводной отчетности и повысить качество учета в крупнейшем производственном филиале можно за счет разработки и унификации методологии учета и отчетности, а также внедрения «1С: Консолидация» и «1С: Управление производственным предприятием».
Евгений Завьялов, руководитель направления финансовых систем компании КРОК
Но не надо пытаться сделать систему слишком сложной. Важно сконцентрироваться на действительно необходимых доработках.
Крупный авиационный холдинг ПАО «Компания „Сухой“», выпускающий боевые самолеты, запасные части и оборудование поставил перед нами задачу - автоматизировать финансовый (бухгалтерский, налоговый и управленческий) учет на крупном заводе и создать систему консолидации финансовой отчетности в головной компании, к которой были присоединены три юридических лица - ОАО «ОКБ Сухого», ОАО «КнААПО им. Ю.А. Гагарина» и ОАО «НАПО им В.П. Чкалова». В результате реорганизации общая численность штата организации составила порядка 26 тысяч человек. Требовалось сделать учет более прозрачным, заменить устаревшую самописную систему, минимизировать трудозатраты на формирование отчетности. В качестве программных продуктов заказчик выбрал «1С: Консолидация» для реорганизованной компании и «1С: Управление производственным предприятием» для завода.
Рис. 1 – Схема взаимодействия системы консодидированной отчетности с остальными подсистемами организации
Команда проекта, состоящая из методологов Компании «Сухой» и специалистов КРОК, построила единую систему подготовки отчетности, объединяющую данные всех филиалов, независимо от используемой системы учета (будь то «1С Бухгалтерия», «1С:Управление производственным предприятием», Oracle E-Business Suite, Парус, BAAN и пр.). Она позволяет формировать 5 комплектов отчетности (бухгалтерская отчетность, налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, статистическая отчетность, ведомственная отчетность) ПАО «Компания «Сухой».
У заказчика было три основных требования:
1. Окончание проекта «точно в срок»;
2. Возможность в результате обрабатывать большой массив данных (на заводе автоматизировали около тысячи рабочих мест, единая система консолидированной отчетности содержит около 200 отчетных форм и свыше 2000 контрольных соотношений для проверки корректности отчета);
3. Внедрение в холдинге более совершенных методик учета.
Внедрение заняло около полутора лет.
Шаг 1. Методологическая подготовка и анализ требований
В головной компании разработка и формализация методологии консолидации отчетности заняла 9 месяцев.
Работа делилась на три этапа:
1. Определение требований к итоговым формам отчетности - около двух месяцев.
2. Разработка форм сбора данных с дочерних предприятий - около двух месяцев.
3. Разработка правил консолидации и проверки данных на каждом этапе формирования – около пяти месяцев. Параллельно шла адаптация единого плана счетов под новые отчетности.
В методологическую группу входили специалисты по бухгалтерскому и налоговому учету, специалисты планово-экономической службы от компании заказчика и наши сотрудники. Они сформировали требования к формам отчетности, разработали формы сбора данных с дочерних предприятий, правила консолидации и проверки данных при формировании отчетности. В проекте со стороны КРОК участвовало около 20 программистов и консультантов, и порядка 10 методологов и 40 бухгалтеров - со стороны заказчика.
Основная ошибка на начальном этапе – несовпадение аналитики в учете и планировании. Сотрудники плановой службы имеют свой справочник затрат, а ведущие учет – свой. Задача методологов – учесть требования, формируемые системой планирования. Например, если вы запланировали определенную сумму потратить на мобильные переговоры, то в учете должна быть статья затрат «Мобильные переговоры». Планирование и учет должны вестись в единой аналитике, чтобы можно было делать план-факт анализ.
Важный этап - определение «глубины» получаемых от дочерних предприятий данных. Слишком подробные данные требуют долгой подготовки, слишком обобщенные – не дают представления о реальности. Выход – в автоматизированном предоставлении исходных данных. Они автоматически выгружаются из доработанной системы 1С.
Для определения оптимального объема выгружаемых данных посоветуйтесь с собственными сотрудниками. Отправьте составленные формы отчетности дочерним предприятиям и узнайте их мнение. В любом случае время на подготовку отчетности в дочерней компании не должно превышать 10-20 дней в период.
На заводе новое ПО требовалось синхронизировать с самописными программами. В течение нескольких месяцев адаптировали:
План счетов и зависимые справочники,
Альбом хозяйственных операций,
Методику ведения налогового учета и налоговые регистры,
Методику учета НДС.
Личный опыт
В компании была проведена реорганизация и, естественно, в бухгалтерии возникли новые бизнес-процессы: регистрация и учет внутрихозяйственных расчетов и формирование отчетности по компании, включающей отчетность филиалов. Соответственно, возникла потребность в автоматизации этих процессов.
Разработку документов, определяющих единую методологию учета и формирования отчетности, мы смогли провести самостоятельно, без привлечения консультантов.
Выделить чистое время на внедрение системы достаточно сложно, поскольку внедрение сопровождалось структурными изменениями в компании, формированием единой методологии учета для всех предприятий. Параллельно шло внедрение информационной системы для проведения реорганизации.
Если говорить о полном цикле активных работ всего проекта, он занял порядка двух лет. Если о разработке, тестировании и опытной эксплуатации самой системы – порядка 10 месяцев.
Проектная команда компании была четко структурирована по ролям с закрепленными функциями и правами. В состав проектной команды вошли IT -специалисты, бухгалтера, сотрудники финансово-экономических подразделений.
Шаг 2. Проектирование и разработка системы
Объем доработок всегда велик. В нашем случае их было около тысячи. В реализации этих доработок состоит половина работы по внедрению системы – с одной стороны, вы внедряете готовую систему, но с другой стороны, дорабатываете ее под себя.
Мы определили требования разных сотрудников к новой системе. Выделить среди них важные и осуществимые - задача главного бухгалтера компании. Но важно не только уметь договариваться, но и понимать актуальность работы и нагрузку на систему. Если сроки доработки – 20 дней, а операцию вы выполняете два раза в год, то следующие 10 лет она не окупится. И чем сложнее система, тем сложнее ее поддерживать. Сбор требований от слишком многих сотрудников приводит к размыванию конечной задачи.
Шаг 3. Тестирование системы
Этот этап занимает длительный период – 1/10 часть от общего времени проекта. Но сокращать тестирование, чтобы скорее завершить проект – очень большая ошибка. Ведь вы должны убедиться, что система действительно вам подходит и позволит потом удобно работать. Чем лучше вы ее протестируете, тем лучше ее освоят ваши пользователи и меньше ошибок будет потом в работе.
Ряд советов поможет вам в работе.
1. Не доверяйте всю работу консультантам - ведь это ваша система и вам в ней работать - проверьте ее как следует самостоятельно. Это задача для ключевых пользователей. Одновременно с тестированием они учатся работать в системе.
2. Сделайте несколько комплексных тестовых примеров, разбитых по функциональному признаку. Не пытайтесь в одном сценарии протестировать все - он получится очень сложным. Подготовьте один-два десятка сценариев с акцентом на сложные и специфичные для вашего предприятия процессы.
Предположим, вы выбрали процесс выполнения платежей, описали всю цепочку. Далее пропишите, что и на каком шаге система должна делать. Например, «если новая заявка на платеж меньше 10 тыс. долл., то система должна ее автоматически согласовывать, а если больше – отправлять на согласование». Проведите обе заявки и убедитесь, что система работает корректно.
3. Протестируйте взаимодействие со смежными системами (банк-клиент, система управления производством, система бюджетирования), если такая интеграция заложена в проект.
4. Внимательно проверьте настройку прав пользователей. Появление открытого доступа, например, к информации о зарплатах не только нарушит закон о защите персональных данных, но и приведет к конфликтам в коллективе.
5. Особое внимание уделите оптимизации и производительности системы при работе с большими объемами данных. Для этой работы нужны квалифицированные консультанты. Бухгалтер не сможет оценить корректность работы – при проведении одного документа все будет работать очень быстро, но когда отдел в сто человек начнет проводить документы, могут возникнуть проблемы.
Обычно мы проводим нагрузочное тестирование, а специалисты IT-департамента заказчика следят за тем, чтобы его условия были актуальными для их компании. Если какая-то форма загружается дольше пяти минут, то работа с ней становится бессмысленной. Ведь если сотруднику нужно вбить в течение дня свыше 1000 форм, лимит времени для него - максимум 30 секунд. И вот эти полминуты становятся целевым показателем производительности, на который нужно вывести систему. Для этого наши специалисты готовят серию сквозных примеров - так называемых сценариев тестирования - определив, какие данные нужно ввести, чтобы получить требуемые результаты.
Шаг 4. Перенос исторических данных и обучение
Чтобы начать работу с системой, определите объем необходимых для работы «исторических» данных. Если новая система запускается с начала года, его можно минимизировать - перенести из старой системы в новую только информацию по текущим контрактам, открытым счетам, задолженностям и т.п. Если год «разрывается», а итоговую отчетность нужно получить из новой системы - понадобится автоматизированно внести все данные с начала года. Альтернатива - вручную собрать отчетность. Взвесьте все плюсы и минусы, так как перенос и сверка данных - трудоемкий процесс.
В идеале лучше минимизировать объем переносимых данных из старых систем в новые. Переносом занимаются специалисты IT-службы, если данные можно просто выгрузить из старой системы, и непосредственные исполнители операций, которые проводят сверку перенесенных данных, проставляют новую аналитику. Поэтому будьте готовы снять с основной работы нескольких специалистов или мотивировать их работать сверхурочно. В нашем проекте заказчик отказался от переноса всех закрытых периодов, но сверка и перенос все равно заняли около двух месяцев.
Перед началом работы с системой пользователи должны пройти обучение. Проводят его консультанты, которые создавали систему. Все распространеннее становятся современные способы обучения: видеоролики и интерактивные обучающие программы. Они позволяют компании снизить расходы, а сотрудникам дают возможность самостоятельно изучить материал и проверить себя.
На обучение мы смотрим комплексно. Мы считаем, что оно начинается еще во время тестирования. Курсы – это только часть, которая занимает около пары недель. Этот этап необходимо закладывать в стоимость проекта по внедрению, чтобы не оплачивать потом курсы дополнительно.
Личный опыт
Елена Ракушина, главный бухгалтер ПАО «Компания „Сухой“»
С переносом исторических данных нам повезло. Процесс внедрения новой системы проходил параллельно с процессом реорганизации компании. Поэтому система была введена в промышленную эксплуатацию одновременно с завершившейся реорганизацией.
Этап обучения сотрудников (будущих пользователей системы) прошел до начала проведения опытной эксплуатации. Конечно, в обучении и в опытной эксплуатации были задействованы только ключевые пользователи – сотрудники компании, которые по функционалу могут принимать решения своего уровня: начальники отделов, управлений или сотрудники, которым эти полномочия были делегированы.
На этапе опытной эксплуатации была организована слаженная работа по сопровождению пользователей, как со стороны разработчика (вопросы технической особенности работы системы), так и со стороны компании (организационные, методологические вопросы).
Шаг 5. Опытная эксплуатация
Для успешного старта нужно будет проявить волю и терпение - людям свойственно остерегаться нового, а системе требуется время на «стабилизацию». Определите критичные «ежедневные» операции (касса, платежи, отгрузки и т.д.) и уделите им первостепенное внимание. Работа крупной компании не может останавливаться ни на час.
Обычно стабилизация занимает от месяца до полугода в зависимости от размера компании. В нашем случае этот этап занял около 2 месяцев. Дополнительная помощь понадобилась пользователям в момент закрытия месяца и подготовки первой квартальной отчетности.
Существенной ошибкой на этом этапе становится страх работы с системой. Как ни странно, с таким мы сталкивались – заказчики откладывают старт, работают параллельно в двух системах. Страх – главная проблема, но если тесты прошли успешно и вы запустились, то сложности работы в новой системе можно преодолеть.
Личный опыт
Елена Ракушина, главный бухгалтер ПАО «Компания „Сухой“»
Система позволила автоматизировать процесс сбора и формирования бухгалтерской и налоговой отчетности. Теперь этот бизнес–процесс имеет жесткий систематизированный регламент. Это особенно важно для крупных предприятий с филиальной сетью, которые по каким-то причинам не могут перейти на единую автоматизированную систему учета. Или для крупных организаций с разветвленной филиальной сетью, в которую объединены филиалы, выполняющие различные задачи.
Компания IBS завершила проект по автоматизации финансового учета на базе Microsoft Business Solutions-Navision в российском офисе компании ACNielsen. Цель проекта – приведение финансового учета ACNielsen в соответствие с корпоративными стандартами в Европе и его адаптация под российские условия финансового учета.
Microsoft Navision – стандарт де-факто во всех представительствах ACNielsen в странах европейского региона. Основными критериями выбора партнера по внедрению для ACNielsen были высокое качество выполняемых работ и надежность поставщика услуг, в соответствии с этим критериями была выбрана компания IBS.
Одним из важных требований заказчика было использование плана счетов как по международному стандарту GAAP, так и по российскому – РПБУ. В ходе проекта план счетов по GAAP был сопоставлен с планом счетов по РПБУ. Адаптация плана счетов выполнялась силами заказчика под руководством специалистов IBS. Кроме того, с основной системой был интегрирован специальный модуль собственной разработки, который позволяет автоматизировать учет проектов компании. Этот модуль используют все европейские представительства ACNielsen.
Результаты
Топ-менеджмент ACNielsen оперативно получает достоверные и актуальные данные о деятельности российского представительства компании.
Консолидированные финансовые и управленческие отчеты могут быть любой степени сложности.
Существенно облегчена работа персонала по вводу и обработке данных – отчетность по GAAP автоматически формируется системой из данных российского плана счетов.
Собственный модуль ACNielsen для Microsoft Navision позволяет вести учет проектов по выполнению маркетинговых исследований.
По окончании этапа внедрения специалистами IBS было проведено обучение пользователей работе с системой.
Развитие рыночной экономики предполагает не только совершенствование принципов и установок многих отечественных предприятий, но и модернизацию в сфере ведения учетной политики в организациях.
Одним из основных блоков учетной политики является финансовый учет, основной целью которого является формирование объективной и точной информации о хозяйственной деятельности предприятия. Основной упор производится на свод и анализ состояния уровня собственных и заемных денежных средств, финансовых вложений и их результатов, расходов и доходов предприятия, состоянии дебиторской и кредиторской задолженности и иное.
Максимальная точность в отображении указанных данных, а также своевременный анализ позволяет выработать наиболее эффективную стратегию развития предприятия в конкретных условиях рынка.
В связи с этим для каждой организации является важным процесс перехода от ручного режима к автоматизации финансового учета. Информационная автоматизированная система позволит объединить все подразделения предприятия в единое информационное пространство и добиться максимально эффективного использования располагаемой информацией.
Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО — ознакомьтесь с нашим .
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- высокого уровня скорости введения и обработки информации благодаря наличию уже встроенных справочников и необходимых форм и бланков;
- проведения полной развернутой аналитики на всех уровнях управления и во всех подразделениях;
- автоматического расчета большинства финансовых показателей, что позволяет избежать неточностей и влияния человеческого фактора на полученные результаты;
- быстрого импорта и экспорта данных в иные программные средства;
- единого информационного пространства для всех уровней управления;
- экономии рабочего времени сотрудников благодаря однократному вводу информации конкретными сотрудниками в зависимости от распределенных обязанностей.
Основные блоки финансового учета, которые часто автоматизируются
- расчеты с заказчиками и поставщиками;
- расчеты с подотчетными лицами организации;
- банковские операции предприятия;
- кредитные операции и выплаты по ним;
- незавершенное производство продукции;
- налоговый учет предприятия;
- учет периодических выплат и отчислений;
- учет и контроль бартерных операций и связанных с ними взаимозачетов;
- операции с ценными бумагами и векселями;
- оперативный развернутый и его хозяйственной деятельности и иные.
Программные средства
Автоматизация финансового учета является комплексным процессом, предполагающим длительную подготовку к переходу использования определенного программного обеспечения. На стадии выбора конкретной программы необходимо ориентироваться не только на цену и наличие определенных особенностей программы, но и на уровень возможностей и технической поддержки.
К самым распространенным программам автоматизированного финансового учета относятся следующие программы.
1С
Универсальное программное обеспечение. Среди предприятий является самой востребованной программой благодаря ряду достоинств:
- наличие уже готовых отчетов и форм;
- позволяет использовать различные варианты ввода данных в базу;
- является комплексным продуктом, что позволяет объединять данные подразделений в единое информационное пространство;
- высокий уровень адаптационных возможностей под специфику каждой организации;
- эффективный аналитический учет.
К недостаткам можно отнести необходимость доработки программы под каждую организацию отдельно и относительно невысокую скорость проведения вычислений.
Галактика
Программа предназначена для крупных организаций, холдингов, корпораций. Имеет 4 основных модификации, дает возможность вести учетную политику по международному стандарту GAAP. Среди основных достоинств – широкие возможности в настойках аналитических отчетов, возможность во время формирования отчета перейти на первичную документацию.
БЭСТ
Программа предназначена для небольших организаций. Основное достоинство программы – простота и интуитивно понятный интерфейс, но имеет существенные недостатки:
- программа не дает возможности производить какие-либо модификации пользователем;
- доработка под конкретное предприятие и обслуживание дороже, чем у программ-конкурентов;
- переход на иное программное обеспечение вызовет существенные проблемы, как и другую версию программы.
Инфо-Бухгалтер
Интуитивно понятная программа, которая не требует специального обучения сотрудников. Достоинства:
- низкие требования к производительности компьютеров;
- удобный перенос данных с иных программ;
- комфортное ведение консолидированного учета.
Весомым недостатком является отсутствие гибкости программы для настройки под конкретное предприятие.