Що таке автоматизовані системи готелів. Бізнес-план з відкриття хостелу з нуля Вивантаження даних для систем бухгалтерського обліку
Хостел - це аналог недорогого готелю, де постояльцям пропонується комфортне місце для ночівлі. Ринок подібних закладів активно розвивається, тому підприємці-початківці можуть вкласти гроші саме в даний бізнес, попередньо оцінивши всі ризики та рентабельність такої справи.
Аналіз ринку
Щоб оцінити перспективність відкриття хостелу в конкретному регіоні, варто врахувати попит на таку послугу у потенційних клієнтів, якими є:
- студенти, молодь (близько 65% від усіх відвідувачів);
- туристи та мандрівники, які бажають заощадити на ночівлі (щороку кількість таких клієнтів зростає на 2%);
- люди, які прибули до міста по роботі.
Додатково варто проаналізувати рівень відвідуваності міста туристами та карту масштабних цікавих подій, які мають відбутися у місті. Це можуть бути різні спортивні заходи, концерти популярних артистів, виставки, сезонні фестивалі тощо. При цьому потрібно врахувати, скільки хостелів вже відкрито, які послуги вони надають, і як можна перевершити конкурентів.
Реєстрація бізнесу
Тип реєстрації залежить від того, де планується відкрити хостел:
- В квартирі. У цьому випадку потрібно зареєструватися як (ІП). Це швидка та доступна процедура.
- У нежитловому приміщенні(На зразок міні-готелю). У цьому випадку вже потрібно зареєструватись як (ТОВ). Ця процедура вимагає більшої паперової тяганини і обійдеться дещо дорожче, ніж реєстрація ІП. Більш детально про те, чим відрізняється ІП від ТОВ, і в чому їх переваги та недоліки розповість .
При відкритті бізнесу хостелу можна присвоїти такі:
- 23 – діяльність інших місць проживання;
- 23.5 – діяльність інших місць тимчасового проживання, які не включені до інших угруповань;
- 20 – діяльність із надання місць для короткострокового проживання.
Потрібно також придбати касовий апарат та зареєструвати його у податковій. Підприємцям-початківцям на початковому етапі ведення бізнесу рекомендується вибрати (УСН), що передбачає сплату 15% від організації або 6% від усього грошового обороту на рік.
Обов'язково потрібно придбати розрахунковий рахунок у банку, щоб клієнтам було легше робити оплату, і зробити друк.
Вимоги ГОСТ до хостелу
Щоб розібратися з тим, як потрібно організувати хостел з нуля, потрібно ознайомитись із нормативною базою. У 2015 році було прийнято ГОСТ 56184-2014 «Загальні вимоги до хостелів», згідно з яким бюджетний готельний заклад потрібно облаштувати за такими правилами:
- під одне постільне місце необхідно виділити щонайменше 4 кв. м.;
- висота стель приміщення має бути не менше 2,5 м;
- ліжка мають бути розміром не менше 80х190 см, а відстань між ними – від 75 см;
- приміщення потрібно обладнати вогнегасником та вести спеціальний журнал, щоб забезпечити пожежну безпеку;
- на 15 місць потрібно обладнати 1 душову кабіну, причому санвузол повинен бути за межами житлових приміщень;
- на 12 місць обладнати 1 туалет;
- на 6 місць облаштувати 1 раковину;
- забезпечити постояльцям доступ до питної води та чайника;
- обладнати кімнату для спілкування гостей, наприклад, вітальня;
- якщо поблизу хостелу є місце, де можна поїсти, необов'язково обладнати кухню в самому хостелі;
- прописати для персоналу та гостей хостелу правила поведінки, їх права, обов'язки та відповідальність, яка наслідуватиме у разі їх порушення.
Додатково слід врахувати пункт 5.7.3 ГОСТ Р 56184-2014, згідно з яким під хостел не можна обладнати цокольні поверхи та підвали.
Щоб було простіше розібратися з вимогами ГОСТ, варто взяти до уваги такі приклади:
- Хостел на 10 місць потрібно обладнати 1 санвузлом, 1 душовою та 2 раковинами, причому спальна площа має бути не менше 50 кв. м.
- У хостелі на 50 місць має бути не менше 6 кімнат, у кожній з яких можна помістити по 8 осіб. Потрібно 4 санвузли. Крім кімнати для відпочинку, варто обладнати кімнату для перекушування - повноцінну їдальню або міні-бар. Також знадобиться підсобне приміщення для зберігання постільної білизни, інвентарю, витратних матеріалів і т.п.
- При відкритті хостелу на 100 місць потрібно вибрати приміщення, в якому можна буде звести декілька блоків з окремими санвузлами, кухнею, кімнатою для відпочинку тощо. У цьому випадку можна викупити кілька квартир, які далі перепланувати в міні-готель. Якщо справи будуть успішними, можна буде розширитися або .
Що стосується розташування, то орендувати приміщення під хостел рекомендується у центрі міста. При цьому можна виходити з розташування цікавих туристичних місць, хорошої транспортної розв'язки, наявності поряд метро та вокзалів.
Варто зазначити, що підприємці відкривають міні-готелі частіше у квартирах, ніж у нежитлових приміщеннях, оскільки на їхнє облаштування потрібно значно менше фінансових вкладень. Щодо недоліків, то можна виділити можливі конфліктні ситуації із сусідами. Щоб уникнути їх, варто з усією відповідальністю поставитися до дисципліни і працівників, і гостей хостелу.
Про те, як зробити правильне планування хостелу, розповість фахівець у відео:
Центральна система автоматизації міні-готелю чи хостелу. Дозволяє керувати номерним фондом, спрощує процедуру бронювання та заселення гостя, з урахуванням його переваг, веде статистику за найважливішими для будь-якого хостелу показниками (ADR, RevPac, RevPar, Occupancy та інше), надає дані для бухгалтерської та управлінської звітності, для прийняття стратегій . Для хостелів використовується спеціальна конфігурація бази, що дозволяє працювати з ліжко-місцями та номерами (одноразово) у розрізі класичних «ночі», а також годинника.
Інтерфейс із фіскальним реєстратором
Дозволяє з'єднати систему керування готелем із фіскальним реєстратором для фіскалізації сум, отриманих від Гостя та проведених у системі керування готелем.
Вивантаження даних для систем бухгалтерського обліку
Вивантаження даних для подальшої обробки бухгалтерською програмою. Також можливе завантаження з бази 1С оплат на рахунки контрагентів у готельній програмі.
Інтерфейс із системою електронних дверних замків
Якщо в хостелі є система електронних дверних замків, то при її стиковці з готельною системою виписати ключ для гостя можна буде тільки за наявності броні в системі керування готелем і тільки на ті дати/час, які вказані в системі. Таким чином, зменшується ймовірність видачі ключа в обхід системи.
Інтерфейс із системою онлайн-бронювання
У сучасному світі гостей, що бронюють номери через різні онлайн канали продажів все більше і більше, і щоб уникнути ручної обробки бронювань використовується стикування з channel manager, що акумулює кілька каналів продажів. Всі броні, що надходять через онлайн канали продажів, потрапляють у систему автоматично з певною ознакою.
Облік в готельному бізнесі вкрай важливий, адже без нього можна дійти ситуації, що станеться Overbooking. Це ситуація, коли приїжджає заселятися гість, який сплатив, але на нього не вистачає місць, тому що ви продали надто багато номерів. Щоб такого не відбувалося, ведіть облік і зручніше це робити за допомогою ExaHostel 4.67. Це безкоштовна, але водночас професійна утиліта. І якщо ви робите зараз все в , то ви здивуєтеся, наскільки операції можуть бути зручними.
ExaHostel – програма для хостелів
Хостели – це готелі, в яких можуть одночасно зупинитися багато людей. Наприклад, 6-12 осіб у номері. Такий вид розміщення є одним із найекономічніших і тому користується великою популярністю серед туристів. Але цей вид розміщення є і одним із найскладніших у плані роботи для власника бізнесу, оскільки необхідно оперувати не лише з номерним фондом, а й з ліжками. Завдяки ЕксаХостел ви зможете:- Отримати повний контроль за ситуацією;
- Вести облік тих, хто приїжджає і їде;
- Враховувати фінансові операції;
- Організувати Інтернет-бронювання;
Ми рекомендуємо використовувати саме цей софт, оскільки він не потребує навчання персоналу. Інтерфейс російською, але це не головне. Головне, що розробники спеціально зробили програмне забезпечення простим, буквально 10 кнопок, і все дуже красиво оформлено, а тому інтуїтивно зрозуміло. Також ми рекомендуємо не переходити англійською мовою, тому що в цій версії стане все настільки незрозуміло, що навіть знаменитий не зможе вам зрозуміти. Також ми рекомендуємо встановити розширення "Каса", яке незважаючи на невелику вагу дистрибутива (4,5 Мб) повністю замінить бухгалтера.
Сучасна програма для хостелу- багатофункціональне рішення, автоматизуюче управління, аналіз діяльності та формування звітності хостелу. Зручність та практичність за привабливою ціною.
Хостели, як бюджетний варіант розміщення, на сьогоднішній день отримали широке поширення по всьому світу. Вони користуються великою популярністю у різних туристів, тому номерний фонд в хостелах розходиться дуже швидко. І для того, щоб оптимізувати всі процеси керування таким доступним готелем та автоматизувати операції з бронювання номерів, рекомендується використовувати сучасні системи автоматизованого керування. На чолі такої системи стоїть спеціальна програма для хостелу- багатофункціональне ПЗ, що забезпечує користувачеві доступ до всіх інструментів системи та при цьому легкість управління.
Переваги впровадження автоматизованої системи
Правильно підібрана та налаштована програма для хостелузабезпечить такі переваги:
- оптимізація процесів бронювання та обліку номерного фонду;
- оперативний моніторинг наповнюваності;
- ведення документообігу з постояльцями;
- автоматизоване складання звітності тощо.
Можливості керування хостелом за допомогою ПЗ
Номерний фонд таких бюджетних готелів поділяється на кілька категорій за кількістю ліжок у номері та додатковими зручностями. І різні категорії номерів мають різну вартість. Також на ціну місця у хостелі впливає сезонність – протягом року вона може змінюватись у широких межах.
І спеціальна програма для хостелудозволить спростити процеси ціноутворення, автоматично коригуючи запропоновані постояльцям ціни. Тому достатньо 1 разів заповнити базу даних програми - і далі вона візьме всю роботу на себе.
Також таке програмне забезпечення може мати можливість синхронізації даних із власної бази даних та інформації на сайті хостелу. У цьому випадку відомості про зміну кількості вільних ліжок автоматично змінюватимуться і на сайті. Це дозволить обходитися без послуг веб-майстра.
Сучасні програми для автоматизації хостелівмають широкі можливості для підготовки необхідної документації:
- автоматично заповнюють потрібні форми;
- здатні працювати різними мовами;
- забезпечують оперативність створення документації.
Також програми для хостелівпропонують широкий функціонал для моніторингу поточної діяльності, попиту та всіх необхідних показників роботи, для вирішення безлічі маркетингових завдань та в цілому автоматизувати виконання практично всіх операцій у хостелі.
Вартість
При такому широкому функціоналі професійне програмне забезпечення для хостелу буде достатньо доступним і не вимагатиме придбання складного та дорогого обладнання. Вся база даних може бути розміщена на спеціальному сервері, і користувачеві знадобиться лише ПК та доступ до Інтернету. Завдяки цьому програми для бюджетних готелів відрізняються дуже вигідною ціною.
Використання системи автоматизації готелю забезпечує чіткість обслуговування клієнтів, налагоджує контроль над діями обслуговуючого персоналу та скорочує витрати. Управління пансіонатом, готелем або міні-готелем на основі інноваційних технологій та особливого програмного забезпечення – вихід на новий рівень надання послуг та запорука процвітання вашого бізнесу.
Специфіка діяльності персоналу пансіонатів та готелів значно відрізняється від інших галузей надання різноманітних послуг, оскільки в готельному бізнесі доводиться постійно взаємодіяти з великими обсягами інформації, що стосуються броні номерів, числа днів проживання, часу виселення та ін., надавати відповідну звітність, а також стежити за високим рівнем сервісу. Тому автоматизовані системи готелів характеризуються широким рівнем поширення та впровадження.
Головні переваги автоматизації готелів
Автоматизація готелю здатна:
- об'єднати інформацію про діяльність усіх відділів у єдину інформаційну систему;
- проводити бронювання та оплату будь-яким зручним способом;
- виконувати облік руху, витрачання ресурсів готелю;
- підвищити швидкість керування номерним фондом;
- мінімізувати час заселення постояльців;
- вводити необхідну облікову інформацію у єдину систему;
- організувати логіку роботи портьє, покоївок, персоналу громадського харчування;
- сформувати обліковий прайс послуг, що надаються, вести облік прибутку;
- обмежити зони доступу для персоналу;
- підвищити безпеку роботи за рахунок використання відеоспостереження та інших систем.
Автоматизація готелю, програми для якого доступні для кожного користувача, дозволяє реалізовувати комплекс завдань. Їх виконання забезпечує високий рівень роботи та якісне обслуговування. Іншими словами, автоматизація готелю дозволяє модернізувати весь комплекс надання готельних послуг, підвищити швидкість обробки інформації та рівень узгодження дій персоналу, при цьому автоматизація ручної праці знижує можливість виникнення помилок, що відбивається на якості ведення звітності. А для керівництва є багатий пласт матеріалу щодо аналізу бізнес-процесів.
ПЗ для управління готелями: основні можливості
Програмні товари для готельної автоматизації відносять до групи спеціальних програмних систем, іменованих Property Management Systems - системи управління елементами нерухомості. Крім безпосередньо HMS, до них відносять програмні продукти для керування іншими об'єктами (тренажерних залів, ресторанів, барів), а також програмами для керування складськими комплексами, супермаркетами, держустановами.
Усі пропоновані HMS мають схожу структуру, що складається з кількох основних модулів:
- блоку реєстрації та обслуговування постояльців;
- служби контролю та управління;
- інтерфейсів до зовнішніх систем
Будь-який автоматизований готель має свій комплект виконавчих блоків, але стандартний набір функцій наступний:
- Портьє- важливий модуль, який відповідає за реєстрацію та поселення гостя в номер, і, відповідно, розрахунок та виселення. Інтерфейс цієї служби виконаний у вигляді інтерактивного плану поселення номерного фонду («шахматка»), який виконує всі завдання, пов'язані з поселенням та обслуговуванням клієнтів.
- Бронювання– служба, що дозволяє визначати доступність або зайнятість номерів на певний період, а також виконувати створення та скасування попереднього бронювання.
- Модуль для покоївок– служить для планування графіка чергувань персоналу, прибирання номерів, формування переліку робіт, що виконуються (прибирання, зміна рушників, виконання туалетної косметики тощо). Зазвичай модуль виконує підрахунок кількості балів, одержуваних персоналом під час виконання робіт, і він контролює забезпеченість міні-барів.
- Адміністрація- Служба призначена для налаштування роботи безпосередньо програмного продукту, зміна розцінок, курсу валют та ін.
- Бухгалтерія– служить передачі інформації для подальшої обробки в бухгалтерські програми (зазвичай, це «1с»). Але є деякі готельні програмні продукти з можливостями «1с».
Взаємодія із зовнішніми системами
Автоматизоване керування готелем використовується в комплекті з безліччю зовнішніх систем, що управляють функціонуванням обладнання в готелі та забезпечують постояльцям спектра різноманітних послуг.
До обладнання, що використовується при веденні готельного бізнесу, належать:
- Фіскальні реєстратори для проведення будь-яких фінансових операцій з платіжними та кредитними картками та готівкою, якими можуть розраховуватися постояльці.
- Системи контролю доступу – поширені електронні замки «офлайнового» і «онлайнового» типів. Останні в основну програму надсилають інформацію про доступ персоналу, спроби несанкціонованого доступу.
- Енергозбереження – одна з програм системи доступу - так звана енергозберігаюча кишеня, призначена для зберігання ключа-карти, включення електроенергії в номері. Певні автоматизовані системи можуть встановлювати температурний режим у номері, виходячи з присутності/відсутності мешканців та ін.
- Спеціальні системи з платним ТБ, які дозволяють запропонувати гостям перегляд телеканалів, без реклами або «відео на вимогу». Таку демонстрацію забезпечують постачальники контенту та транслюються лише мережею готелю.
- Можливість онлайн-бронювання – служба, за допомогою якого гість може вибрати та замовити номер самостійно. Це підвищує рівень довіри до готелю, підвищує приплив клієнтів.
- Системи автоматизації барів та ресторанів - організує автоматизацію замовлення та передачі до виконання, облік запасів та контроль переміщення товарів, захист від несумлінних працівників.
Важливо! Організувати обслуговування гостей так, щоби рахунки за продукти оплачувались при виїзді. Для чого система запитує інформацію про постояльця, його стан рахунку, передаючи відомості про послуги, що використовуються.
Програми для готелів на російському ринку
- SmartHotel- Найпотужніший програмне забезпечення для управління готелем, що функціонує на платформі 1с. Ця програма виконує будь-які необхідні функції для автоматизації готелів, включаючи головний офіс гостинці та управління рестораном.
- Фіделіо– це програмне забезпечення, яке вже понад 30 років використовується у російському готельному бізнесі. Вартість встановлення визначається в індивідуальному порядку та в основному залежить від розмірів готелю, комплектації готелю. А також слід зауважити, що один із найдорожчих програмних комплексів.
- Едельвейс- Це російська технологія, вартість якої визначається від числа робочих місць.
- 1C Готель- Найбільш недороге та просте рішення, ціна залежить від кількості робочих місць.
Підбиваючи підсумки
Безумовно, автоматизація готелю – це обов'язковий крок для зростання та розвитку власного бізнесу. Але перед тим як розпочати автоматизацію бізнес-процесів вашого готелю рекомендується сформулювати основні вимоги та завдання до такої системи. Зазвичай вибір подає на користь тієї системи, яка більшою мірою відповідає можливостям, актуальним для готелю або готелю на поточному етапі розвитку.