Vad är automatiserade hotellsystem? Affärsplan för att öppna ett vandrarhem från grunden Ladda upp data för redovisningssystem
Ett vandrarhem är en analog av ett billigt hotell, där gästerna erbjuds en bekväm plats att tillbringa natten. Marknaden för sådana anläggningar utvecklas aktivt, så nybörjare kan investera pengar i just den här verksamheten, efter att ha bedömt alla risker och lönsamhet för ett sådant företag.
Marknadsanalys
För att bedöma möjligheterna att öppna ett vandrarhem i en viss region är det värt att ta hänsyn till efterfrågan på en sådan tjänst bland potentiella kunder, som är:
- studenter, ungdomar (cirka 65 % av alla besökare);
- turister och resenärer som vill spara pengar på en övernattning (antalet sådana kunder växer med 2 % varje år);
- människor som kom till staden för att arbeta.
Dessutom är det värt att analysera nivån på turistnärvaro i staden och kartan över storskaliga intressanta evenemang som bör äga rum i staden. Dessa kan vara olika sportevenemang, konserter med populära artister, utställningar, säsongsbetonade festivaler, etc. I det här fallet måste du överväga hur många vandrarhem som redan är öppna, vilka tjänster de tillhandahåller och hur du kan slå dina konkurrenter.
Företagsbevis
Typen av registrering beror på var vandrarhemmet är planerat att öppna:
- I lägenheten. I det här fallet måste du registrera dig som enskild företagare. Detta är en snabb och prisvärd procedur.
- I lokaler som inte är bostäder(som ett minihotell). I det här fallet måste du redan registrera dig som en LLC. Denna procedur kräver mer pappersarbete och kommer att kosta något mer än att registrera en enskild företagare. Han kommer att berätta mer detaljerat om hur en enskild entreprenör skiljer sig från en LLC, och vilka deras fördelar och nackdelar är.
När du öppnar ett företag kan ett vandrarhem tilldelas följande:
- 23 – verksamhet på andra bostadsorter;
- 23.5 – verksamhet vid andra tillfälliga uppehållsplatser som inte ingår i andra grupper;
- 20 – aktiviteter för att tillhandahålla platser för korttidsboende.
Du behöver också köpa ett kassaregister och registrera det hos skatteverket. Nybörjarföretagare i det inledande skedet av att göra affärer rekommenderas att välja (STS), vilket innebär att man betalar 15% av organisationen eller 6% av den totala kontantomsättningen per år.
Du måste definitivt skaffa ett bankkonto för att göra det lättare för kunder att göra betalningar och få en stämpel.
GOST-krav för ett vandrarhem
För att förstå hur man organiserar ett vandrarhem från början måste du bekanta dig med regelverket. 2015 antogs GOST 56184-2014 "Allmänna krav för vandrarhem", enligt vilken en budgethotellanläggning måste vara utrustad enligt följande regler:
- För en säng måste du avsätta minst 4 kvadratmeter. m.;
- takhöjden på rummet måste vara minst 2,5 m;
- sängar måste vara minst 80x190 cm i storlek, och avståndet mellan dem måste vara från 75 cm;
- rummet måste vara försett med en brandsläckare och en speciell logg måste föras för att säkerställa brandsäkerheten;
- för 15 platser krävs det att utrusta 1 duschkabin, och badrummet måste vara beläget utanför bostadsområdet;
- utrusta 1 toalett för 12 platser;
- utrusta 1 handfat för 6 platser;
- ge gästerna tillgång till dricksvatten och en vattenkokare;
- utrusta ett rum för kommunikation mellan gäster, till exempel ett vardagsrum;
- om det finns ett ställe att äta nära vandrarhemmet är det inte nödvändigt att utrusta ett kök i själva vandrarhemmet;
- föreskriva uppföranderegler för vandrarhemspersonal och gäster, deras rättigheter, skyldigheter och skyldigheter som kommer att följa vid överträdelse av dem.
Dessutom måste du ta hänsyn till klausul 5.7.3 i GOST R 56184-2014, enligt vilken bottenvåningar och källare inte kan utrustas för ett vandrarhem.
För att göra det lättare att förstå kraven för GOST är det värt att ta hänsyn till följande exempel:
- Ett vandrarhem för 10 personer ska vara utrustat med 1 badrum, 1 dusch och 2 handfat och sovytan ska vara minst 50 kvadratmeter. m.
- Ett vandrarhem med 50 bäddar måste ha minst 6 rum som vart och ett rymmer 8 personer. Kräver 4 badrum. Förutom vilrummet är det värt att utrusta ett snacksrum - en fullfjädrad matsal eller en minibar. Du behöver också ett grovkök för förvaring av sängkläder, utrustning, förbrukningsmaterial etc. Det är värt att utrusta ett hushållsrum så att du kan tvätta och torka kläder, sängkläder etc. i det.
- När du öppnar ett vandrarhem med 100 bäddar måste du välja ett rum där du kan bygga flera kvarter med separata badrum, kök, vardagsrum etc. I det här fallet kan du köpa flera lägenheter som sedan kan byggas om till en minihotell. Går det bra går det att bygga ut eller.
När det gäller läget rekommenderas det att hyra plats för ett vandrarhem i centrum. I det här fallet kan du fortsätta från platsen för intressanta turistplatser, bra transportförbindelser och närvaron av närliggande tunnelbanestationer och tågstationer.
Det är värt att notera att entreprenörer öppnar minihotell oftare i lägenheter än i lokaler, eftersom deras arrangemang kräver betydligt mindre ekonomiska investeringar. När det gäller nackdelarna kan vi lyfta fram möjliga konfliktsituationer med grannar. För att undvika dem bör du ta disciplinen från både vandrarhemsarbetare och gäster på allvar.
En specialist kommer att berätta i videon hur du gör den korrekta layouten för ett vandrarhem:
Centralt automationssystem för ett minihotell eller vandrarhem. Tillåter dig att hantera antalet rum, förenklar proceduren för bokning och incheckning av en gäst, med hänsyn till hans preferenser, håller statistik över de viktigaste indikatorerna för alla vandrarhem (ADR, RevPac, RevPar, Occupancy, etc.), tillhandahåller data för redovisning och ledningsrapportering, för att fatta strategiska beslut . För vandrarhem används en speciell databaskonfiguration, som gör att du kan arbeta med sängar och rum (i taget) i samband med klassiska "nätter", såväl som timmar.
Gränssnitt med skatteregistrator
Tillåter dig att ansluta hotellledningssystemet till en skatteregistrator för att skatteföra belopp som tagits emot från gästen och bokförts i hotellets ledningssystem.
Ladda upp data för redovisningssystem
Ladda upp data för efterföljande bearbetning av ett redovisningsprogram. Det är också möjligt att ladda ner betalningar från 1C-databasen till motparternas konton i hotellprogrammet.
Gränssnitt med elektroniskt dörrlåssystem
Om vandrarhemmet har ett elektroniskt dörrlåssystem, då det är anslutet till hotellsystemet, kommer det att vara möjligt att utfärda en nyckel för gästen endast om de har en reservation i hotellets ledningssystem och endast för de angivna datumen/tiderna. i systemet. Således minskar sannolikheten att utfärda en nyckel som går förbi systemet.
Gränssnitt mot onlinebokningssystem
I den moderna världen är det fler och fler gäster som bokar rum genom olika försäljningskanaler online och för att undvika manuell hantering av bokningar används en koppling med en kanalansvarig som ackumulerar flera försäljningskanaler. Alla bokningar som tas emot via onlineförsäljningskanaler läggs automatiskt in i systemet med ett visst attribut.
Bokföring i hotellbranschen är extremt viktig, för utan det kan du hamna i en situation där överbokning kommer att hända. Det här är en situation när en gäst som har betalat kommer för att checka in, men det finns inte tillräckligt med rum för honom eftersom du har sålt för många rum. För att förhindra att detta händer, föra register och det bekvämaste sättet att göra detta är med ExaHostel 4.67. Detta är ett gratis, men samtidigt professionellt verktyg. Och om du gör allt i , kommer du att bli förvånad över hur bekväma operationer kan vara.
ExaHostel – program för vandrarhem
Vandrarhem är hotell där många kan bo i rum samtidigt. Till exempel 6-12 personer i ett rum. Denna typ av boende är en av de mest ekonomiska och därför mycket populär bland turister. Men den här typen av boende är också en av de svåraste när det gäller arbete för en företagare, eftersom det är nödvändigt att arbeta inte bara med antalet rum utan också med sängar. Tack vare ExaHostel kan du:- Få fullständig kontroll över situationen;
- Föra register över ankomster och avgångar;
- Ta hänsyn till finansiella transaktioner;
- Organisera onlinebokning;
Vi rekommenderar att du använder just denna programvara, eftersom den inte kräver utbildning av personal. Gränssnittet är på ryska, men det är inte huvudsaken. Huvudsaken är att utvecklarna medvetet gjorde programvaran enkel, bokstavligen 10 knappar, och allt är väldigt vackert designat och därför intuitivt. Vi rekommenderar också att du inte byter till engelska, eftersom allt i den här versionen blir så oklart att inte ens en känd person kommer att kunna förstå dig. Vi rekommenderar också att du installerar tillägget "Cashier", som trots distributionssatsens låga vikt (4,5 MB) helt kommer att ersätta revisorn.
Modern program för vandrarhem- en multifunktionell lösning som automatiserar hantering, aktivitetsanalys och rapportering av vandrarhemmet. Bekvämlighet och praktisk till ett attraktivt pris.
Vandrarhem, som ett budgetboendealternativ, har blivit utbrett över hela världen idag. De är mycket populära bland en mängd olika turister, så antalet rum på vandrarhem säljer slut mycket snabbt. Och för att optimera alla hanteringsprocesser för ett sådant prisvärt hotell och automatisera rumsbokningsoperationer, rekommenderas det att använda moderna automatiserade hanteringssystem. I spetsen för ett sådant system är en speciell program för vandrarhem– multifunktionell programvara som ger användaren tillgång till alla systemverktyg och samtidigt enkel hantering.
Fördelar med att implementera ett automatiserat system
Korrekt vald och konfigurerad program för vandrarhem kommer att ge följande fördelar:
- optimering av boknings- och rumsredovisningsprocesser;
- operativ övervakning av beläggning;
- upprätthålla dokumentflöde med gäster;
- automatiserad rapportering etc.
Möjligheter att hantera ett vandrarhem med hjälp av programvara
Antalet rum på sådana budgethotell är uppdelat i flera kategorier baserat på antalet bäddar i rummet och ytterligare bekvämligheter. Och olika rumskategorier har olika priser. Priset för en plats på ett vandrarhem påverkas också av säsongsvariationer - under året kan det variera kraftigt.
Och speciell program för vandrarhem kommer att förenkla prissättningsprocesser genom att automatiskt justera de priser som erbjuds gästerna. Därför räcker det med att fylla i programdatabasen en gång – och då tar den över allt arbete.
Sådan programvara kan också kunna synkronisera data från sin egen databas och information på vandrarhemmets webbplats. Information om ändringar i antal lediga bäddar kommer i så fall automatiskt att ändras på hemsidan. Detta gör att du klarar dig utan tjänster från en webbansvarig.
Modern programvara för automatisering av vandrarhem har stora möjligheter att förbereda nödvändig dokumentation:
- fyll i de nödvändiga formulären automatiskt;
- kunna arbeta på olika språk;
- säkerställa effektiviteten i att skapa dokumentation.
Också program för vandrarhem erbjuder bred funktionalitet för att övervaka aktuella aktiviteter, efterfrågan och alla nödvändiga resultatindikatorer, för att lösa många marknadsföringsproblem och i allmänhet automatisera nästan all verksamhet i vandrarhemmet.
Pris
Med en så bred funktionalitet kommer professionell programvara för ett vandrarhem att vara ganska överkomlig och kommer inte att kräva inköp av komplex och dyr utrustning. Hela databasen kan lagras på en speciell server, och användaren behöver bara en PC och internetåtkomst. Tack vare detta har program för budgethotell ett mycket konkurrenskraftigt pris.
Användningen av ett hotellautomationssystem säkerställer exakt kundservice, etablerar kontroll över servicepersonalens åtgärder och minskar kostnaderna. Att hantera ett pensionat, hotell eller minihotell baserat på innovativ teknik och speciell mjukvara når en ny nivå av tjänsteutbud och nyckeln till ditt företags välstånd.
Det specifika med aktiviteterna för personalen på pensionat och hotell skiljer sig avsevärt från andra branscher som tillhandahåller olika typer av tjänster, eftersom man i hotellbranschen ständigt måste interagera med stora mängder information om rumsbokningar, antal dagars vistelse, kontrollera -out time, etc., tillhandahålla lämplig rapportering och även övervaka hög servicenivå. Därför kännetecknas automatiserade hotellsystem av en bred distributions- och implementeringsnivå.
De främsta fördelarna med hotellautomation
Hotellautomation kan:
- kombinera information om alla avdelningars verksamhet till ett enda informationssystem;
- göra en reservation och betalning på något bekvämt sätt;
- hålla reda på rörelser och förbrukning av hotellresurser;
- öka hastigheten för rumshantering;
- minimera tiden när du checkar in gäster;
- ange nödvändig redovisningsinformation i ett enhetligt system;
- organisera logiken i arbetet för receptionister, hembiträden och cateringpersonal;
- skapa en bokföringsprislista för de tjänster som tillhandahålls, föra register över vinster;
- begränsa åtkomstområden för personal;
- öka arbetssäkerheten genom användning av videoövervakning och andra system.
Hotellautomation, vars program är tillgängliga för användning av alla användare, låter dig implementera en rad uppgifter. Genomförandet av dem säkerställer en hög arbetsnivå och kvalitetsservice. Med andra ord, hotellautomatisering låter dig modernisera hela komplexet av hotelltjänster, öka hastigheten på informationsbehandlingen och nivån på samordning av personalens åtgärder, medan automatiseringen av manuellt arbete minskar sannolikheten för fel, vilket påverkar kvaliteten på rapporteringen . Och för ledningen finns ett rikt lager av material för att analysera affärsprocesser.
Hotel Management Software: Nyckelfunktioner
Mjukvaruprodukter för hotellautomation tillhör en grupp av speciella mjukvarusystem som kallas Property Management Systems - system för hantering av fastighetselement. Förutom HMS självt inkluderar dessa mjukvaruprodukter för att hantera andra faciliteter (gym, restauranger, barer), samt program för att hantera lagerkomplex, stormarknader och statliga myndigheter.
Alla erbjudna HMS har en liknande struktur, bestående av flera huvudmoduler:
- registrerings- och gästserviceenhet;
- kontroll- och förvaltningstjänster;
- gränssnitt mot externa system.
Alla automatiserade hotell har sin egen uppsättning verkställande enheter, men standarduppsättningen funktioner är följande:
- Receptionist– en viktig modul som ansvarar för registrering och incheckning av gästen i rummet, och därmed betalning och utcheckning. Gränssnittet för denna tjänst är utformat i form av en interaktiv rumsplan ("schackbräda"), som utför alla uppgifter relaterade till boende och kundservice.
- Bokning– en tjänst som låter dig bestämma tillgänglighet eller beläggning av rum under en viss period, samt skapa och avboka förhandsbokningar.
- Modul för hembiträden– tjänar till att planera personalens tjänstgöringsschema, städa rum, skapa en lista över utfört arbete (städa, byta handdukar, utföra toalettkosmetik, etc.). Vanligtvis beräknar modulen antalet poäng som personalen får när de utför arbete, och den övervakar även tillgången på minibarer.
- Administrering– tjänsten är utformad för att konfigurera driften av själva mjukvaruprodukten, ändra priser, växelkurser etc.
- Bokföring– tjänar till att överföra information för efterföljande bearbetning till redovisningsprogram (vanligtvis "1C"). Men det finns några hotellprogramvaror med 1C-funktioner.
Interaktion med externa system
Automatiserad hotellhantering används tillsammans med en mängd olika externa system som styr hur utrustningen fungerar på hotellet och tillhandahåller en rad olika tjänster till gästerna.
Utrustning som används i hotellverksamheten inkluderar:
- Skatteregistratorer för att utföra eventuella finansiella transaktioner med betalnings- och kreditkort och kontanter som gästerna kan betala med.
- Passerkontrollsystem – elektroniska lås av typen "offline" och "online" är utbredda. De senare skickar information om personaltillträde och obehöriga åtkomstförsök till huvudprogrammet.
- Energibesparing är en av applikationerna för åtkomstsystemet - den så kallade energibesparande fickan, designad för att lagra nyckelkortet och slå på elen i rummet. Vissa automatiserade system kan ställa in temperaturen i rummet utifrån närvaro/frånvaro av boende osv.
- Specialsystem med betal-TV som gör att gästerna kan titta på TV-kanaler utan reklam eller "video on demand". Denna demonstration tillhandahålls av innehållsleverantörer och sänds endast på hotellets nätverk.
- Onlinebokning är en tjänst genom vilken en gäst kan välja och boka ett rum självständigt. Detta ökar förtroendet för hotellet och ökar kundtillströmningen.
- Automationssystem för barer och restauranger - organiserar automatisering av beställningar och överföring för utförande, lagerredovisning och kontroll av varurörelsen, skydd mot skrupelfria arbetare.
Viktig! Ordna gästtjänster så att maträkningar betalas vid avresan. Varför begär systemet information om gästen, hans kontostatus, överföring av information om de tjänster som används.
Program för hotell på den ryska marknaden
- SmartHotell– den mest kraftfulla programvaran för hotellhantering, som fungerar på 1C-plattformen. Detta program utför alla nödvändiga funktioner för hotellautomation, inklusive hotellhuvudkontor och restauranghantering.
- Fidelioär programvara som har använts i den ryska hotellbranschen i mer än 30 år. Kostnaden för installationen bestäms individuellt och beror huvudsakligen på storleken på hotellet och hotellets utrustning. Det bör också noteras att det är ett av de dyraste mjukvarusystemen.
- Edelweiss– Det här är en rysk utveckling, vars kostnad bestäms av antalet jobb.
- 1C hotell– den billigaste och enklaste lösningen, priset beror på antalet jobb.
Summering
Självklart är hotellautomation ett obligatoriskt steg för tillväxt och utveckling av din egen verksamhet. Men innan du börjar automatisera ditt hotells affärsprocesser rekommenderar vi att du formulerar de grundläggande kraven och uppgifterna för ett sådant system. Vanligtvis är valet till förmån för systemet som är mer förenligt med de möjligheter som är relevanta för hotellet i det aktuella utvecklingsstadiet.