Förslag för att effektivisera outsourcingen. Funktioner för användningen av outsourcing på ett företag (med exemplet OJSC Uralsvyazinform). Kostnad per månad
KHUGAEVA L.T.,
Universitetslektor, North Ossetian State University uppkallad efter. K.L. Khetagurova, e-post: [e-postskyddad]
En analys av förhållningssätten till essensen av outsourcing på industriföretag genomfördes. Slutsatsen är underbyggd att outsourcing bör syfta till att störa balansen mellan indikatorer för produktionsprocessen, där de övergripande indikatorerna för effektivitet och effektivitet bibehålls eller förbättras genom att överföra en del av dess delar till externa utförare.
Nyckelord: outsourcing; industri; företag; effektivitet.
Analyser av tillvägagångssätt för outsourcing på industriföretag ges i denna artikel.
Det ges en underbyggd slutsats att outsourcing måste inriktas på att bryta balansen mellan indikatorer på processer där det på grund av överföring av externa utförare delar av dess delar sker bevarande eller förbättring av kombinerade indikatorer på resultat och effektivitet.
Nyckelord: outsourcing; industri; företag; effektivitet.
JEL-klassificeringskoder: L51, L53.
Riktningar för utveckling av företag baserade på outsourcing har täckts brett i verk av utländska och inhemska forskare, inklusive J. Brian Heywood, J.L. Bravard, R. Morgan, Paul Strassman, B.A. Anikin, V.M. Weinstein, G.E. Gerasimova, N.A. Evdokimov, D.V. Mikhailov, L.M. Mishkin, F.N. Filina och andra.
Samtidigt behöver teorin om outsourcing och tillämpningen av dess tillämpning i företag vidareutvecklas. Framför allt krävs utveckling av metoder för att optimera och bedöma effektiviteten i outsourcingprocesser. I detta avseende föreslås följande tillvägagångssätt för att bedöma effektiviteten av outsourcing på ett företag.
Outsourcing av affärsprocesser innebär överföring till tredje part (som till exempel är ett outsourcingföretag) av vissa affärsprocesser som inte är kärnan för företaget. Som regel är de som oftast outsourcades följande: redovisning, juridiskt stöd, marknadsföring, personalhantering m.m. Överföringen av vissa funktioner och processer till kategorin icke-kärna gör att företaget kan minska kostnaderna för deras implementering.
Till exempel, vid outsourcing (FP), överförs en del av funktionerna (arbeten, aktiviteter) i företaget (FP) till en extern entreprenör (FA), vilket leder till en minskning av deras antal:
FPa = (FP - Fa).
Samtidigt bör företagets kostnader för att utföra de överförda funktionerna minska i motsvarande grad. De totala kostnaderna för företaget för att utföra funktioner (FFP) minskas också genom att en viss del av dem överförs till ett outsourcarföretag (Fa). I det här fallet uppstår dock ytterligare kostnader för företaget för tillhandahållande av tjänster av en utkontraktör (OF):
ZFP1 = (ZFP0 - ZFa) + ZA., där ZFP0 och ZFP1 är företagets totala kostnader för att utföra funktioner, före respektive efter outsourcing.
I allmänhet är outsourcing ekonomiskt fördelaktigt för ett företag om följande villkor är uppfyllda:
(ZFP1 + FOR)< ЗФП;
EUP1 >EUP0,
där EUP0 och EUP1 är effektiviteten av företagsledning, respektive, före och efter outsourcing.
Vid beräkning av den ekonomiska effekten av outsourcing kan metoden för absolut eller jämförande effektivitet användas.
Vid beräkning av den ekonomiska effektiviteten av outsourcing måste villkoret för "likvärdiga effekter mellan parterna" säkerställas, med bestämmelser om:
© L.T. Khugaeva, 2011
EFFEKTIVITET AV OUTSOURCING I FÖRETAGET
Med hänsyn till alla direkta associerade fördelar och förluster för alla deltagare i outsourcingprocesser, såväl som kvalitativa förändringar inom relaterade verksamhetsområden;
Analys av kostnader och fördelar under olika tidsperioder och, i samband med detta, föra dem till en enda referenspunkt;
Bedömning av kostnader och resultat av outsourcing under hela tillämpningsperioden;
Ta hänsyn till de risker och osäkerheter som genereras i outsourcingprocessen vid beräkning av resultatindikatorer;
Multivariata metoder för att beräkna kostnader och resultat i stadierna av outsourcingens livscykel.
Med hänsyn till ovanstående villkor, tillsammans med fördelarna för kundföretaget, bör outsourcingprocessen vara tillräckligt attraktiv för specialiserade infrastrukturföretag som utför funktionerna för orderuppfyllelse. För dessa företag är outsourcing attraktivt om det säkerställer: 1) stabilitet i interaktionen med det företag som beställer tjänsterna; 2) förmågan att få effekt i skalan (till exempel genom att attrahera ett stort antal kunder); 3) öka intäkterna genom förbättrat samarbete och specialisering.
I allmänhet är kriteriet för att bedöma användningen av den organisatoriska och ekonomiska mekanismen för outsourcing den totala effekten som erhålls av ekonomin i regionen, vars värde kan bestämmas med följande formel:
^=2L" +X4->max-,
där Ea är den kumulativa effekten på grund av outsourcing; Ep - effekten av aggregatet av kundföretag; Es - effekten av att outsourca företag; n - antal kundföretag; t - antalet outsourcingföretag.
I detta fall kan effekten av varje deltagare i integrationsinteraktion inom ramen för outsourcing (EO) beräknas som:
GO = X(L/1+L/2+L/3+...+ D/D
där AP är ökningen av en separat indikator för att bedöma verksamheten i företaget (produktvolym, arbetsproduktivitet, etc.).
Om stadierna av outsourcingprocesser är olika i tid (investeringskostnader och resultat), bör du använda metoden för att föra dem till en tidsbas - det beräknade datumet (år). Det beräknade datumet anses vara perioden före start av outsourcingkostnader. Att medföra kostnader och fördelar kräver användning av diskonteringsmetoden, som används i stor utsträckning i beräkningar för att fastställa genomförbarheten och effektiviteten av en investering. För att till exempel beräkna effektivitetsindikatorn används nettonuvärde (NPV), som kännetecknar kassaintäkter och totala kostnader reducerade till en enda tidpunkt.
NPV beräknas med följande formel:
NPV = £(Р,-3,)с11"
där: P - inflöde av medel för det första steget i beräkningen (till exempel försäljningsintäkter), rub.; Z1 - kostnader för produktion och försäljning av produkter för det första steget i beräkningen, gnugga.; T - beräkningsperiod (beräkningshorisont), år; Med? - rabattkoefficient.
Vid varje steg av outsourcing låter NPV dig beräkna kostnadsresultatet i form av balansen mellan inflödet av medel och deras utflöde, lika med kostnaderna för detta.
Vid andningsfrekvens< 0 процесс аутсорсинга экономически невыгоден и может привести к реальным потерям.
En positiv NPV för faktureringsperioden är ett villkor för den ekonomiska genomförbarheten av outsourcing. När man jämför alternativa alternativ anses alternativet med maximal NPV vara det bästa.
Vid behov beräknas andra indikatorer på den ekonomiska genomförbarheten av outsourcing: en relativ indikator på effektivitet (lönsamhet) beräknas, som kännetecknar besparingarna per en investeringsrubel (avkastningsindex - ID), internräntan (IRR), som en diskonteringsränta vid vilken jämlikhet säkerställs värdet av förväntade kassautflöden och förväntade kassainflöden för varje år av kalkylperioden m.m. .
TERRA ECONOMICUS ^ 2011 ^ Volym 9 nr 2 del 2
TERRA ECONOMICUS ^ 2011 ^ Volym 9 nr 2 del 2
L.T. KHUGAEVA
Det är absolut nödvändigt att beräkna återbetalningstiden för outsourcing som den period (mätt i år och månader) från vilken de initiala investeringarna och andra engångskostnader för genomförandet täcks av den totala inkomsten. Återbetalningsperioden visar hur lång tid under vilken kontantkvitton kommer att överstiga mängden engångskostnader för outsourcing.
Outsourcingens speciella roll för att få en synergistisk effekt bör lyftas fram. En av huvudorsakerna till att outsourca företag beror på önskan att få en synergistisk effekt, som bildas av samverkan mellan två eller flera affärsenheter, vars totala resultat avsevärt överstiger summan av deras individuella resultat. Den synergistiska effekten vid outsourcing bildas på grund av ett antal av följande möjligheter:
1. Besparingar orsakade av en ökning av aktivitetens omfattning - med en ökning av produktionsvolymen minskar den genomsnittliga kostnaden per produktionsenhet. Outsourcing gör att du kan fördela företagets fasta kostnader till andra företag och till ett större antal produkter. Huvudidén med att outsourca företag är att använda tillgängliga resurser mer effektivt när produktions- och försäljningsvolymerna ökar (till exempel öka volymen av arbete med en mindre kapacitet, använda färre anställda, etc.).
Outsourcing av företag kan mycket väl ge besparingar genom att koncentrera vissa av företagens funktioner, till exempel marknadsföring till specialiserade företag. Det är också möjligt att överföra säljfunktionen till företag som har ett utvecklat nätverk av distributörer m.m. I detta fall skapas stordriftsfördelar genom att eliminera dubblering av funktioner av olika anställda i företag eller genom att centralisera ett antal tjänster (till exempel redovisning, revision, kontorsarbete, personalval och utveckling, etc.) i företag som betjänar flera företag samtidigt.
Det bör noteras att det inte är lätt att organisera outsourcing av företag och uppnå stordriftsfördelar. Ofta fortsätter företag att fungera som tidigare under outsourcingprocessen: utan att ändra sin organisatoriska ledningsstruktur, bibehålla utlagda funktioner, utan att minska antalet administrativa och ledande befattningshavare, etc. I det här fallet kan besparingar genom outsourcing i form av att överföra vissa ledningsfunktioner till specialiserade företag vara ouppnåeliga.
2. Gynnsam kombination av ömsesidigt kompletterande resurser. Outsourcing ökar flexibiliteten och möjligheten till marknadsmanövrering för att ge en mer fördelaktig kombination av faktorer och resurser jämfört med andra företag, gör att du kan använda flerkanalskällor för miljöresurser, operationalisera strategiska mål och uppnå resultat som inte kan uppnås vid liknande kostnader, men med andra metoder för företagsledning.
3. Outsourcing möjliggör kostnadsbesparingar genom att minska andelen transaktionskostnader som är oundvikliga i moderna marknadsrelationer.
4. En viktig faktor vid användningen av outsourcing är möjligheten till komplementaritet
dess deltagare inom FoU-området, vilket leder till en fördjupad uppdelning och specialisering av företag.
Studier av affärsenheters resultat visar en nära korrelation mellan utvecklingen av outsourcing och företagens konkurrenskraft och effektivitet.
Men outsourcing säkerställer inte bara ökad effektivitet hos ett enskilt företag, det skapar också möjlighet att omgruppera mänskliga, organisatoriska, materiella och ekonomiska resurser för att bilda nya verksamhetsområden, utveckla sammanhängande områden som kan skapa en multiplikatoreffekt i ekonomin.
LITTERATUR
1. Evdokimov N.A. Outsourcing och insourcing som kostnadshanteringsverktyg // http://systech.miem. edu.ru/2004/n2/Evdokimov2.htm.
2. Investeringsdesign: en praktisk guide till affärsfallet
investeringsprojekt / Ed. SI. Shumilina. M.: Finstatinform, 1995.
3. Samoilov V. Ekonomi för outsourcing. 2009 // http://www.outsourcing.ru/content/rus/247/2470-article.asp.
Outsourcing som överföring av traditionella icke-nyckelfunktioner i en organisation till externa utförare, teoretiska aspekter av dess användning, typer och former. Historia om utvecklingen av outsourcing i Ryssland, funktioner för tillämpning i företag, problem och lösningar.
Skicka ditt goda arbete i kunskapsbasen är enkelt. Använd formuläret nedan
Studenter, doktorander, unga forskare som använder kunskapsbasen i sina studier och arbete kommer att vara er mycket tacksamma.
Liknande dokument
Koncept, essens, mål och typer av outsourcing av informationsteknik. Utländsk erfarenhet av dess tillämpning. Bedömning av den ekonomiska effektiviteten och kvaliteten på IT-outsourcingtjänster i Ryssland. De största problemen med denna marknad, riktningar och utvecklingsmöjligheter.
avhandling, tillagd 2014-08-06
Organisatorisk och juridisk form av JSC Russian Railways, strategiska mål för företaget. Kärnan i begreppet "outsourcing". Struktur för outsourcinganvändning i ett företag. Jämförande analys av bedömningar av traditionella och outsourcingformer av ekonomiska relationer.
abstrakt, tillagt 2010-02-17
Historiska rötter och koncept, former och typer, användningsområden och ekonomisk väsen av outsourcing. Skapa mycket effektiva och konkurrenskraftiga organisationer. Framväxten av nya villkor för ömsesidiga relationer mot bakgrund av den allmänna ekonomiska globaliseringen.
kursarbete, tillagt 2015-11-05
Förutsättningar, mål och metoder för att reformera administrativ ledning. Studie av effektiviteten av outsourcing av statliga och kommunala företag. Metodik för att överföra affärsprocesser för en utbildningsinstitution till outsourcing.
avhandling, tillagd 2010-05-07
Konceptet med outsourcing, dess typer, fördelar och nackdelar. Funktionsprinciper, egenskaper hos marknaden och företagets produkter. Analys av förhållandet mellan konkurrenskraft och innovativ verksamhet i ett företag, rekommendationer för användning av outsourcing.
avhandling, tillagd 2011-01-27
Struktur av organisationens personalkostnader. Socioekonomiska egenskaper hos Tvers järnvägsstation. Den ekonomiska effekten av att tillämpa tekniker för att minska personalkostnaderna. Ekonomisk motivering för att använda outsourcingmetoden.
avhandling, tillagd 2013-05-29
Teoretiska aspekter av marknaden som en funktionsform för varuproduktion. Marknadsstruktur, dess funktioner. Bildning och funktioner i utvecklingen av marknadsrelationer i den ryska ekonomin och samhället. Problem med marknadsbildning i Ryssland, sätt att lösa dem.
kursarbete, tillagd 2018-01-31
Forskning och klassificering av metoder för att definiera outsourcing. Att studera den ekonomiska kärnan och möjligheterna att använda förfarandet för att överföra affärsprocesser av en organisation för att tjäna ett annat företag i inhemska företags verksamhet.
test, tillagt 2010-01-25
Att leda ett företag i dagens miljö kräver att man fattar komplexa beslut i realtid. Hård konkurrens tvingar chefer att aktivt använda all den tekniska potential som finns idag, attrahera mer kvalificerad arbetskraft och utan dröjsmål införa innovationer.
Konceptet med outsourcing som en princip för en ny ledningsstrategi skapades 1963 av företaget Electronic Data System (EDS), som fortfarande är specialiserat på outsourcing av informationsteknologi, eller IT-outsourcing. Men outsourcing blev ett föremål för vetenskaplig forskning först på 80- och 90-talen. förra århundradet. Det var från detta ögonblick som publikationer började dyka upp där ekonomer och praktiker, med hjälp av olika modeller, försökte hitta den optimala strategin för att införa outsourcing, liksom publikationer som ägnas åt olika aspekter av användningen av outsourcing i ett företags verksamhet. . Idag har outsourcing samma vikt som tillmäts reengineering på 1990-talet. För tio år sedan nämndes detta koncept sällan, men nu är outsourcing lika vanligt som företagens kärnfunktioner – forskning och utveckling, produktion och mänskliga resurser.
Det hände så att de aktiviteter som ansågs sekundära eller perifera lades ut på entreprenad. Tillbaka på 1950-talet. Outsourcing för ett litet företag sågs som en möjlighet att kringgå många restriktioner, och för ett stort företag ansågs det vara ett tecken på otillräckligt bra organisation av verksamheten och till och med en indikator på ekonomiska problem.
Med tiden har mycket förändrats. Idag används outsourcing aktivt av både stora och små företag. Många affärsprocesser är outsourcade (Fig. 1).
Ris. 1. Affärsprocesser,främreoutsourcade
När omfattningen av outsourcing utvidgas, ersätts de gamla av moderna koncept, som ofta används av nya generationens chefer som tänker i globala termer. För dem innebär outsourcing att upprätthålla en viss handlingsfrihet när det gäller utvecklingsstrategin för nyckelområden, koncentration av insatser, organisation, erhållande av ytterligare hävstång, effektiv kostnadsbedömning, snabb respons på förändringar i marknadsvillkoren - det vill säga en progressiv, modernt, flexibelt förhållningssätt. En positiv bild av outsourcing skapas också av affärspressen, riktad till dem som fattar ledningsbeslut: publikationer dyker regelbundet ut om framgångsrika projekt, såväl som om motexempel (om den ineffektiva ledningen av bokstavligen "halvförlamade" företag med en alltför uppblåst personal, vars chefer inte vågar skära ner många improduktiva divisioner och överge utförandet av etablerade rutinfunktioner). Vilka framsteg på bara några decennier! Outsourcing kommer verkligen på modet.
Denna process blir lärorik. Företag undersöker möjligheten att attrahera outsourcing till de funktionella enheter och inom de verksamhetsområden som hittills har ansetts vara "oberörbara". Exempel inkluderar personalresurser, upphandling, kundrelationer, ekonomi och revision samt garantitjänster.
I tabell Tabell 1 visar de huvudsakliga fördelarna och nackdelarna som är inneboende i outsourcing som en del av förvaltningen.
Bord 1.För- och nackdelar med outsourcing
Fördelar |
Brister |
1. Fokusera på kärnverksamheten 2. Tillgång till resurser och medel som inte är tillgängliga (professionell personal, ekonomi, informationsresurser, produktionstillgångar) 3. Minska kostnaderna för outsourcade funktioner 4. Riskminskning genom kollektiva investeringar 5. Kvalitetsförbättring 6. Inget behov av att ha mobiliseringstillgångar eller investera i sekundära verksamhetsområden 7. Beroendet av subjektiva skäl för att avbryta affärsprocesser (anställdas sjukdom, konflikt) minimeras 8. Öka arbetsproduktiviteten genom koncentration på huvudområden och effektivare användning av mänsklig arbetskraft 9. Eftersom mängden kunskap och kvalifikationer för varje specifik specialist är begränsad, med hjälp av outsourcing, är det möjligt att attrahera "kollektiv" intelligens 10. Använda andras erfarenheter och "algoritmer" för att lösa problem 11. Tillgång till den senaste tekniken |
1. Förlust av kontroll över delegerade funktioner 2. Informationsläcka 3. Försämrad kvalitet på grund av oärlighet från outsourcaren 4. Uppkomsten av beroende av en partner, särskilt om viktiga funktioner eller funktioner relaterade till cirkulationen av medel överförs till honom 5. Komplikation av logistikprocesser 6. Social spänning och öppet motstånd hos utlagd personal 7. Möjlighet till samverkan mellan tjänsteleverantören (entreprenören) och den anställde i kundföretaget som kontrollerar honom: priserna är uppblåsta och skillnaden delas på hälften (återslag!) 8. En företagares lönsamhet beror på tillverkarens grad av ekonomisk effektivitet 9. Hot om att ledningen kopplas bort från affärspraxis 10. Begränsa möjligheter till utbildning och tillväxt av dina specialister 11. Användning av föråldrad teknik av leverantören, avskrivning av gamla anläggningstillgångar m.m. |
Outsourcing som fenomen började utvecklas intensivt först under det senaste decenniet. Företag, under ihållande press från aktieägare som krävde intäktsökning, var intresserade av att omfördela resurser och styra dem till de områden där det fanns underskott (eller för att stärka "kärna konkurrensfördelar"), samt att lösa strategiska problem som står inför företaget . Sådana uppgifter kan lösas på olika sätt, bland annat genom outsourcing. Tillsammans med detta har utvecklingen av kommunikation och telekommunikation (distribution av e-post, cellulär kommunikation, etc.) avsevärt förenklat genomförandet och samordningen av aktiviteter av olika strukturella divisioner av företaget. Vid beslut om att utföra vissa funktioner i egen regi eller använda tredjepartsorganisationer för detta bedöms som regel först den ekonomiska effekten. Låt oss notera fyra huvudorsaker till den ekonomiska karaktären av övergången till outsourcing (fig. 2).
Ris. 2. De främsta skälen till att byta till outsourcing
Kostnadsminskning. Effekten av kostnadsminskning är i regel den huvudsakliga och tillräckliga förutsättningen för att en del av funktionerna ska kunna överföras till tredje part. Det är nödvändigt att analysera situationen för de mest rymliga kostnadsposterna. Detta kan gälla både direkta kostnader - huvudproduktionsprocessen och indirekta. För att analysera och fastställa genomförbarheten av att outsourca vissa funktioner som minskar kostnaderna, kan du involvera tredjepartsorganisationer som specialiserar sig på strikt definierade verksamhetsområden och som även har tillräcklig praktisk erfarenhet.
Konvertera fasta kostnader till rörliga kostnader. Det finns två aspekter av motivation. För det första, genom att använda den färdiga infrastrukturen i en annan organisation, minskas omkostnader (kostnaderna för att stödja verksamheten på ens egna avdelningar minskas, till exempel kostnaderna för kapitalbyggnad och löner). För det andra sker en omfördelning av risker, varav en del överförs till den berörda organisationen. I outsourcingkontrakt föreskrivs således att betalning för arbete som utförs av den utlagda organisationen kommer att bero på specifika resultat. Dessutom finns det en möjlighet att minimera betalningarna genom att överskrida försäljningsvolymerna av den inblandade organisationen.
Effektivare utförande av funktioner. Oavsett utbudet av tjänster som erbjuds (underhåll av arbetskonton, utveckling av lokala datornätverk, rutinunderhåll av byggnader, etc.), kommer en tredjepartsorganisation att hantera sitt arbetsområde mer professionellt. Samtidigt kommer minskningen av kostnaderna inte bara att bero på effekten av en ökning av volymen av utfört arbete, utan också på användningen av alternativa metoder för att organisera en sådan process. Det är känt att specialisering säkerställer kompetens. Det är särskilt viktigt att ett högkvalificerat företag kan främja den professionella tillväxten för personer med specifika förmågor, till exempel förmågan att skriva reklamslogans. I synnerhet när en sådan specialist arbetar på beställningar från sina kunder (i det här fallet annonsörer), kommer en sådan specialist att aktivt utvecklas inom området för sina yrkesintressen och finna tillämpning för sin mycket specifika kunskap inom de områden som kan ha en ganska avlägsen relation, för till exempel till reklamverksamhet. Med hänsyn till sådana punkter kan en reklambyrå samtidigt genomföra en reklamkampanj som syftar till att sälja datorer, bilar eller kläder. Som ett resultat av en djup förståelse av mekanismen för att skapa och annonseringens inverkan på potentiella kunder, sammanställs fraser som inte bara kommer att bli en tom fras för potentiella kunder, utan kommer att göra dem till aktiva köpare.
Ett annat skäl som bidrar till ökad effektivitet när man vänder sig till outsourcing är ett rationellt tillvägagångssätt för att lösa ett problem, utfört utifrån (ger företaget en chans att ompröva sina egna metoder för att organisera arbetet, det vill säga det innebär en översyn av prioriterade uppgifter och förfarandet för deras genomförande från nollutgångspunkten).
Frigörande och omfördelning av resurser. I det här fallet finns det också två aspekter av motivation. Den första av dem är omfördelning av resurser (arbetstid, ansträngning, anläggningstillgångar, utrymme, pengar etc.) för att uppnå alternativa mål som för närvarande är mest betydelsefulla för företaget. Att frigöra resurser så att de kan manövreras för att lösa mer angelägna eller livsförändrande problem tar bort stora hinder för framgång.
Nyligen har affärspressen börjat fokusera på ytterligare en aspekt. Ofta uppstår en situation när företagets ledning, som har en god förståelse för hur arbetet behöver organiseras i sin organisation för att uppnå önskat resultat, inte klarar av att övervinna internt motstånd. Intressena för ett företag, särskilt ett stort sådant, är mångfacetterade och tvetydiga, och det är därför outsourcing uppmärksammas alltmer.
Trots de befintliga bristerna låter begreppet outsourcing dig öka effektiviteten i aktiviteter under snabbt föränderliga förhållanden, vilket är typiskt för den moderna ekonomin, med allt mer komplexa tekniska lösningar och ökande krav på kvaliteten på både produktionsbasen och kompetensen hos personal, å ena sidan, och behovet av att minska kostnaderna för att öka företagets konkurrenskraft - å andra sidan.
Således är outsourcing ett svar på kraven på maximal flexibilitet, anpassningsförmåga till förändrade marknadsförhållanden och ett modernt inslag av effektiv förvaltning.
Genomförbarheten av outsourcing: användningen av outsourcing vid leverans av ett klädföretag
För att överleva i den moderna konkurrensen måste företag ständigt anpassa sig till miljön, övervaka förändringar i den yttre miljön, förändra (främst i den riktning i vilken de bäst kan förverkliga sina förmågor), fokusera uppmärksamheten på de affärsprocesser som presterar kvalificerad. Förändringar i formerna och metoderna för företagsledning strävar efter målet om ett grundläggande omtänkande och radikal omvandling av affärsprocesser för att öka den operativa effektiviteten och konkurrenskraften.
Som ett resultat av att leverantören av outsourcingtjänster är en organisation specialiserad på den typ av verksamhet som studeras, ökar kvaliteten på produkterna och ledningsresurserna koncentreras genom att antalet förvaltningsobjekt minskas.
Men innan ett slutgiltigt ledningsbeslut fattas om att överföra den verksamhet som studeras till outsourcing behöver ledningen analysera den så kallade baksidan av outsourcing, utifrån kriterierna för att vägra att överföra verksamheten till outsourcing.
Faktorer för vägran att överföra verksamhet till outsourcing
Den huvudsakliga och främsta faktorn för att vägra att använda outsourcing är det potentiella monopolet från en möjlig leverantör av outsourcingtjänster, eftersom en monopolists utförande av outsourcingfunktioner kan leda till en orimlig och kraftig ökning av priset på outsourcing av produkter eller tjänster .
Bristen på pålitliga tjänsteleverantörer i denna affärssektor medför ytterligare risker som inte bör tillåtas i en organisations pågående affärsprocess.
En minskning av effektiviteten under den erforderliga nivån lovar organisationen en betydande ökning av tiden det tar för outsourcingföretaget att tillhandahålla tjänster, vilket saktar ner processen för huvudproduktion.
Faktorn "Kostnadsökning" indikerar risken för en multipel ökning av kostnaderna för att tillverka dina egna produkter. Men i det här fallet måste du göra en justering för kvaliteten och procentandelen av förhållandet mellan kostnaden för din egen del och dess marknadspris.
I närvaro av de negativa faktorer som beskrivs ovan kan problemet med att skära av icke-kärnbranscher (affärer) lösas till exempel med hjälp av utländska outsourcingföretag. Samtidigt kommer det högre priset på produkterna att kompenseras av större konkurrenskraft, lägre nivåer av defekter och förbättrade prestandaegenskaper.
När man överför en verksamhet till outsourcing är ett viktigt och ansvarsfullt steg bildandet och undertecknandet av ett outsourcingavtal. För ett framgångsrikt genomförande av outsourcingtransaktioner, särskilt internationella, vid utvecklingen och ingåendet av ett avtal om överföring av funktioner, är det nödvändigt att noggrant utarbeta och ta hänsyn till alla nyckelfrågor och problem med outsourcing i kontraktet.
Exempel
Låt oss överväga användningen av outsourcing på det moderna industriföretaget LLC Sewing Firm Leader i Omsk (företaget grundades 2002).
Idag är företaget känt i många städer i Sibirien, Ural och Fjärran Östern. Detaljhandelsnätverket i Omsk är brett utvecklat, det finns märkesbutiker, vars huvudfunktioner inkluderar att studera och generera konsumentefterfrågan. Företaget producerar ytterkläder: herr- och damsortiment, samt kläder för skolbarn.
Aktiviteterna hos Sewing Firm "Leader" LLC visar positiva resultatdynamik. Samtidigt har företaget problem:
En av de lönsamma komponenterna i sortimentet är skoluniformer, vars säsongsmässiga efterfrågan kräver en nästan fördubbling av produktion och försäljning under tredje kvartalet. Det är opraktiskt att producera i förväg och samla på sig skoluniformer på grund av omdirigeringen av rörelsekapital till färdiga produktlager;
pför året är något över 70 %;
otillräckligt utbud av råvaror när det gäller fullständighet, rytm, kvalitet, vilket påverkar produktionsvolymen och effektiviteten i användningen av produktionskapaciteten, såväl som utvidgningen av produktsortimentet.
För närvarande, för LLC Sewing Firm Leader, är utbudet ett betydande problem, vilket orsakas av leverantörens oförmåga att leverera råmaterial i den erforderliga konfigurationen i små partier vid den tidpunkt som krävs. Att etablera logistik är ett akut behov för företaget. Det framväxande problemet med logistik, i synnerhet, orsakas av ett brett utbud av produkter och volymetriska förpackningar (sammansättning av material i ett paket med syartiklar), och dessutom den snabba sortimentsförändringen, som i sin tur replikeras av antalet modeller, färger, struktur på råvaror, etc. . P.
Företaget tvingas arbeta med mer än 30 leverantörer av råvaror (samtidigt inträffar periodiska leveransavbrott - både i fullständighet och när det gäller timing), köpa stora mängder råvaror, frysa deras rörelsekapital i det (vilket är mestadels lånade) från tre till sex månader. Eftersom företaget hyr lager ökar kostnaderna för att lagra råvaror, vilket negativt påverkar företagets slutliga effektivitet.
I denna situation, för ledningen för Sewing Firm Leader LLC, finns det ett brådskande behov av att överväga frågan om att lägga ut leveransfunktionen på entreprenad, åtminstone när det gäller att tillhandahålla råvaror för produktion av skoluniformer, eftersom produktionen av dessa produkter står för för mer än hälften av produktionsvolymerna används produkterna med oförändrad efterfrågan, men otillfredsställande utbud orsakar störningar i produktionens rytm och fullgörande av kontraktsförpliktelser, vilket leder till både direkta vinstbortfall och indirekta sådana - straff för brist på färdiga produkter , frysning av medel i råvaror och material. Frysningen av medel uppstår på grund av att produktionen av skoluniformer kräver tillförsel av råvaror i den erforderliga konfigurationen i små kvantiteter och i tid, men leverantörer erbjuder leveranser huvudsakligen i storleken på företagets årliga behov. Samtidigt tvingas företaget att ingå leveransavtal med ett stort antal leverantörer (från 5 till 10 för varje typ av komponent), vilket avsevärt komplicerar samordningen av leveranser i tid och i den nödvändiga konfigurationen, vilket leder till en ständig ökning av både personalen på försörjningsavdelningen och antalet arbetsuppgifter personal för att säkerställa snabba leveranser.
Leveransfunktioner på företaget utförs av fyra personer. Större delen av deras arbetstid går åt till att söka efter och samordna åtgärder från många leverantörer av råvaror och förnödenheter. Men under moderna förhållanden är det nästan omöjligt att uppnå det optimala leveransalternativet, eftersom varje leverantör är specialiserad på ett specifikt utbud av råvaror.
Förutom tidskostnader har företaget höga kostnader för många affärsresor, betalningar för fjärr- och mobilsamtal, internet, etc.
För närvarande har direkta kostnader och indirekta förluster i att organisera försörjningsfunktionen beräknats så noggrant som möjligt. Under detta skede identifierades följande typer av kostnader:
· chefers löner. Fyra chefer är involverade i leveranser, den genomsnittliga lönen för var och en är 15 tusen rubel;
· försäkringspremie - 26,4 %;
· sociala betalningar. Det årliga beloppet för sociala betalningar är 10 tusen rubel. per chef;
· uthyrning av arbetsplatsyta. Företaget hyr kontorslokaler till ett pris av 500 rubel. per månad för 1 m2; standardytan per arbetsplats är 4 m2; den totala uthyrningsbara ytan för fyra chefer är 16 m2;
· datorer. Priset på en dator är 25 tusen rubel; alla fyra cheferna är försedda med persondatorer;
· programvara. Priset för ett mjukvarupaket för inköpsavdelningen är 7 tusen rubel. för en dator;
· långväga förhandlingar. Enligt rapporteringsdata är betalningen för förhandlingar av leveransavdelningen 36 tusen rubel. i år;
· Internet. Enligt rapporteringsdata. Inköpsavdelningens utgifter för Internet uppgår till 38 tusen rubel. i år;
· resekostnader. Enligt rapporteringsdata uppgår resekostnaderna för leveransavdelningen till 132 tusen rubel. i år;
· mobilanslutning. Enligt rapporteringsdata uppgår inköpsavdelningens utgifter för mobilkommunikation till 27 tusen rubel. i år;
· studier, seminarier. Inköpsavdelningschefer genomgår fortbildning en gång vartannat år. Studieavgift fr.o.m lämnar 8 tusen rubel. per chef;
· pappersvaror. Enligt rapporteringsdata uppgår utgifterna för kontorsmateriel i leveransavdelningen till 16 tusen rubel. i år;
· avskrivningar av anläggningstillgångar. Avskrivningsavgifter för anläggningstillgångar som används i försörjningsavdelningen (bord, stolar, arkivskåp, etc.) uppgår till 12 tusen rubel. i år;
· befordran. Årliga kostnader för produktfrämjande aktiviteter uppgår till 60 tusen rubel.
Det totala beloppet för årliga kostnader för att organisera leveransprocessen per typ presenteras i tabell. 2.
Tabell 2. Årliga kostnader för att organisera försörjningen
Kostnader per typ |
Belopp, tusen rubel |
Chefers löner | |
Försäkringspremie | |
Sociala betalningar | |
Hyra arbetsplats | |
Datorer | |
programvara | |
Långdistansförhandlingar | |
Internet | |
Resekostnader | |
mobilanslutning | |
Studier, seminarier | |
Pappersvaror | |
Avskrivningar av anläggningstillgångar | |
Befordran | |
Följande typer av förluster identifierades som indirekta på företaget:
förlorad vinst på grund av att produktionsplanen inte uppfylldes. Enligt rapporteringsdata uppfylls inte planen med 15 % årligen på grund av företagsstopp på grund av försenad leverans eller ofullständig leverans. Förra året uppgick sådana förluster till 147 tusen rubel;
böter för kort leverans av färdiga produkter. Under rapporteringsåret uppgick böter som betalats för kort leverans av färdiga produkter på grund av företagsstopp på grund av otillfredsställande leverans till 210 tusen rubel;
bankränta för användning av lånade medel. Mängden medel som tilldelats för att återbetala ett banklån som tagits för att fylla på rörelsekapital fryst i lager (tvångsköp av ett stort parti råvaror och material) uppgick till 132 tusen rubel.
Indirekta årliga förluster på grund av otillfredsställande utbud presenteras i tabell. 3.
Tabell 3. Indirekta årliga förluster på grund av otillfredsställande utbud
Den totala kostnaden för att organisera leveransfunktionen var 1 511 tusen rubel. Men eftersom överföringen av förnödenheter endast beräknas i form av skoluniformer (två chefer), för att beräkna möjligheten att överföra denna funktion till outsourcing, togs hänsyn till kostnaderna för att organisera förnödenheter till ett belopp av 756 tusen rubel. Med hänsyn till indirekta förluster var det totala beloppet av kostnader som beaktades 1245 tusen rubel.
Nästa steg var att fastställa kostnaden för outsourcarens tjänster på marknaden.
Analysen gjorde det möjligt att fastställa den preliminära kostnaden för tjänster från möjliga utkontraktörer. På marknaden bestämdes deras tjänster av en ränta som sträckte sig från 5 till 10% av transaktionsbeloppet enligt kontraktet för leverans av material. Eftersom det årliga behovet av råvaror för skoluniformer är 5 850 tusen rubel, kan uppdragsgivarens tjänster variera från 292 tusen rubel. upp till 585 tusen rubel. I detta skede ansågs kostnaderna för att leverera tjänster vara lika med transportkostnaderna för den aktuella perioden och beaktades därför inte vid beräkningen av den totala ekonomiska effekten.
En preliminär beräkning av den totala ekonomiska effekten i detta fall utfördes till den maximala kostnaden för tjänster - 10%, det vill säga 585 tusen rubel. Under dessa initiala förhållanden uppgick den preliminära ekonomiska effekten till 660 tusen rubel. (1245 tusen rubel - 585 tusen rubel).
Den preliminära beräkningen visade en positiv total ekonomisk effekt på 660 tusen rubel. Samtidigt kunde företaget frigöra två försörjningsservicespecialister och minska antalet typer av arbete som utfördes av de återstående anställda.
Således kan vi säga att införandet av outsourcing hos Sewing Firm Leader LLC gjorde det möjligt att koncentrera ledningsresurserna till kärnverksamheten genom att minska antalet förvaltningsobjekt, frigöra företagsresurser, samtidigt som kvaliteten på både leveransfunktionen och effektiviteten ökade. verksamhet i allmänhet.
A.N. Romanova,
Assoc. Statens utbildningsinstitution för högre yrkesutbildning "RosZITLP", Ph.D. ekonomi. vetenskaper
S. A. Studenikina,
Assoc. GOU VPO "RosZITLP"
"Finanstidning", 2009, N 45
Det finns två mest kända definitioner av outsourcing:
- outsourcing är en form av samarbete som definieras av ett kontrakt, när anställda i en organisation (fast eller särskilt anlitad) arbetar i en annan organisation, rapporterar till cheferna för kundorganisationen etc. Till exempel: ett företag som tillhandahåller professionella städtjänster lägger ut ett team av industriella klättrare till ett köpcentrum för att utföra det arbete som anges i kontraktet under en period av sex månader. Klättrare kommer att rapportera till chefen för köpcentrets administrations- och underhållsavdelning, men kommer endast att utföra det arbete som anges i kontraktet. De får sin lön från ett städföretag;
- outsourcing är överföring av icke-kärnära (mindre) affärsprocesser till en organisation (outsourcing) för deras implementering och drift. Entreprenören är som regel specialiserad på genomförandet av den överförda affärsprocessen, till exempel att överföra funktionerna att arbeta med personal (urval, rekrytering, sköta all bokföring relaterad till personal, etc.) till en rekryteringsbyrå eller överföra funktionerna i transport och lagerhållning till transport- och logistikföretag m.m. När ett sådant system implementeras agerar uppdragsgivaren som en entreprenör och organisationen som överför affärsprocessen agerar som kund.
I kampen för tillvaron tvingas företag hitta något sätt att minska kostnaderna. Vissa öppnar nya filialer i Asien, där produktionskostnaderna är lägre än i USA och Europa, andra överför en del av sina processer till specialiserade företag i Asien (offshore). Idag verkar det senare tillvägagångssättet vara det mest effektiva. I bedömningar av skälen till varför västerländska företag vänder sig till tredjepartsorganisationer kommer behovet av att skära ner i budgeten först. Men frågan uppstår: hjälper outsourcing till att minska kostnaderna? Här skiljer sig experternas åsikter. Låt oss överväga olika synpunkter:
Den största fördelen med outsourcing är högre kvalitet och billigare prestanda för den överförda funktionen. Detta beror på tillgången på högt betalda yrkesverksamma med erfarenhet inom detta område. Entreprenören samlar ett gediget lager av kunskap och praxis, på grundval av vilken olika utvecklingar skapas för att implementera den överförda funktionen, eftersom han behandlar ett specifikt område och inte för ett företag, dvs. professionell specialisering börjar och som ett resultat minskar kostnaderna. Sedan fortsätter allt att öka: ju större specialisering, desto enklare hantering, desto bättre ledning, desto billigare är hela processen. Därmed blir kostnaderna för outsourcing lägre än när man utför motsvarande funktion självständigt;
Närvaron av högbetalda proffs från en tredjepartsorganisation kommer inte att tillåta dig att klara dig med lite pengar. Att hantera högteknologiskt arbete är inte på något sätt en lätt uppgift. Och det är praktiskt taget inget nytt: det har alltid funnits entreprenad- och underentreprenadarbete, specialisering bland arbetare och företag, strikt urval av leverantörer baserat på deras kapacitet och kompetens;
Kostnadsminskning är en viktig motivationsfaktor för outsourcing, men den bör inte tillgripas i det enda syftet att spara pengar. Företagets huvuduppgift är inte att ägna sig åt icke-kärnverksamhet;
Det finns alltid besparingar att göra genom att lägga ut IT-uppgifter till alla som kan göra det billigare. Men informationsteknologin står bara för en liten del av kostnaderna för ett företag. Skadorna från dåligt hanterad outsourcing kommer alltid att uppväga de potentiella fördelarna med de förväntade kostnadsbesparingarna.
Ryska erfarenhet av outsourcing
Även om användningen av outsourcing i väst är utbredd, har ryska företag ingen brådska att använda det - rysk erfarenhet har gjort det möjligt att identifiera ett antal systemproblem som objektivt hindrar accelerationen av utvecklingen av marknaden för dessa tjänster i vår Land:
rädsla och misstro mot kunder, bland annat orsakad av förekomsten av negativ erfarenhet av att använda outsourcing i olika organisationer;
brist på industriella standarder;
brist på riskförsäkring för aktiviteter som utförs under outsourcingvillkor;
brist på objektiv information och professionell personal;
högre kostnader för att betala för outsourcingföretagens tjänster än att utföra arbetet i egen regi.
Användningen av outsourcing ökar dock, och ett område där det kan ses blomstra är inom informationsteknologin.
Utveckling av outsourcing inom informationsteknologiområdet
För närvarande erbjuder alla inhemska integratörer sina tjänster genom ett outsourcingsystem, och noterar att efterfrågan på dem växer för varje år. Outsourcing i Ryssland kommer oftast ihåg när det kommer till brist på resurser, när företag inte klarar av tillväxtens omfattning och vänder sig till en extern leverantör. Detta är den så kallade resursoutsourcingen, som bara fungerar på kort och medellång sikt. Denna form av outsourcing används oftast vid utveckling och implementering av informationssystem.
Men lagarna för marknadens överlevnad, som tvingar företag att uppnå effektivitet och konkurrenskraft genom att minska kostnaderna, förbättra kvaliteten på produkter och tjänster och tillgång till avancerad teknik, leder oundvikligen till en omvandling av tillvägagångssätt. Redan nu börjar IT-outsourcingmarknaden i Ryssland i grunden förändras mot konsumtion av standardiserade, standardtjänster, den så kallade funktionella outsourcingen. Slutligen innebär strategisk outsourcing att lägga ut alla informationsteknologiska funktioner. I Ryssland har den här typen av tillvägagångssätt ännu inga prejudikat, och i världen har bara ett fåtal, mestadels globala företag, tagit till det.
I dag är det enligt experternas allmänna uppfattning omöjligt att entydigt säga om outsourcing behövs eller inte. För varje specifikt fall är det nödvändigt att göra en analys. Det finns ännu inga allmänt accepterade metoder för sådan analys, så experter inom detta område utvecklar sina egna genom att utbyta erfarenheter. Som den samlade erfarenheten av outsourcingorganisationer visar är det nödvändigt att ta hänsyn till en hel del faktorer och villkor för att ett outsourcingprojekt ska ingå i den villkorade "Procentandel av framgång"-listan.
Som ett exempel ger vi en ungefärlig metodik som sammanfattar erfarenheterna av rundabordssamtal om användningen av outsourcing inom området elektronisk dokumenthantering.
När man analyserar effektiviteten av outsourcing inom ett visst verksamhetsområde kan följande steg urskiljas:
identifiera typer av aktiviteter som kan läggas ut på entreprenad;
välja en form av outsourcing - outstaffing, funktionell outsourcing, strategisk outsourcing, SaaS-modell (programuthyrning);
studera den ekonomiska genomförbarheten och de tekniska behoven av att lägga ut den valda typen av verksamhet på entreprenad;
utveckling av effektiva organisatoriska former för interaktion mellan outsourcing och kund (när beslut fattas om att överföra en aktivitet till outsourcing).
Typer av aktiviteter som kan läggas ut på entreprenad vid implementering och drift av elektroniska dokumenthanteringssystem
Är det möjligt att outsourca dokumenthanteringsprocesser? Teoretiskt sett, ja, eftersom kontorsarbete och dokumentflöde klassas som hjälpverksamhet.
Dokumenthantering jämförs dock med rätta med ett nervsystem: elektroniska dokumenthanteringssystem som är nära integrerade i affärsprocesserna hos vilket företag som helst påverkar direkt ökningen av deras hanterbarhet, så alla är extremt försiktiga med att lägga ut dokumenthantering på entreprenad.
Fullständig outsourcing av dokumenthantering praktiseras ännu inte i Ryssland, men processen med att överföra enskilda steg och operationer har börjat och utvecklas aktivt.
Förutom att lagra och bearbeta pappersdokument kan följande läggas ut på entreprenad:
digitalisering av pappersdokument, deras indexering, skapande och underhåll av elektroniska arkiv;
implementering och stöd för informationssystem;
behandling av elektroniska dokument;
ta emot och leverera elektroniskt fax, röstmeddelanden, skanna elektroniska dokument på begäran och leverera dem elektroniskt;
mycket säker lagring av elektroniska dokument som en del av program för att återställa affärsverksamhet i händelse av nödsituationer och katastrofer.
Överbemanning
En av formerna för outsourcing är outstaffing - outsourcing av personal (inklusive regelbundet tillhandahållande av konsulttjänster). Detta inkluderar att genomföra undersökningar och revisioner, utveckla regelverk, policyer och procedurer, fastställa dokumentlagringsperioder och optimera användningen av dokument i affärsprocesser.
Om det är lönsamt eller olönsamt att använda utomstående beror på många faktorer som behöver analyseras. Det bör noteras att "löne"-delen av utgifterna i hög grad påverkas av personalens kvalifikationsnivå, så det föreslås att göra en analys för fem "pris"-kategorier:
specialist på ingångsnivå (lägsta lönenivå);
en specialist med arbetslivserfarenhet (till exempel en nybörjare systemadministratör);
specialist på mellannivå (genomsnittlig systemadministratör, specialist med minimal erfarenhet av att implementera applikationsprogram, nybörjare applikationsprogrammerare, etc.);
professionell (systemadministratör/systemarkitekt, ERP-systemadministratör);
högt kvalificerad specialist (högt kvalificerad systemadministratör, utvecklingschef för informationssystem, konsulter för ERP-systemmoduler, etc.).
Följaktligen beräknas skatter (personlig inkomstskatt, enhetlig social skatt och olycksfallsförsäkring) för varje lönenivå.
Gemensamma kostnadsposter för alla anställda är:
kontorshyreskostnad (eller byggnadsavskrivning);
Gemensamma utgifter;
social trygghet;
kostnader förknippade med rekrytering;
administrativa kostnader för ledning av anställda;
utgifter för personalutbildning (beroende i allmänhet på kvalifikationer).
Det beräknade beloppet av kostnader måste jämföras med "kostnaden" för utkontraktörer, och i två alternativ:
utkontraktörer förses med arbetsytor på kundens kontor;
Entreprenörer förses inte med arbetsytor på kundens kontor.
En specifik kalkyl gör det möjligt att avgöra: är outsourcing dyrt eller billigt?
Om arbetet i ett företag är uppbyggt på ett sådant sätt att utomstående inte tillförs jobb hos kunden är det lönsamt att bjuda in lågkvalificerade specialister på heltid och högt kvalificerade specialister på deltid.
Är det realistiskt att använda IT-specialister utan att tillhandahålla jobb? Tills nyligen var en av de begränsande faktorerna i utvecklingen av outsourcing behovet av att en anställd på outsourcingföretaget skulle vara närvarande i kundens lokaler för att utföra arbete. Denna faktor försvinner dock gradvis, eftersom moderna system tillåter att alla inställningar, diagnostik eller konfigurationer kan utföras på distans. Möjligheten till distansarbete påverkar svarshastigheten, eftersom frågan om tillgängligheten av en specialist helt tas bort: även om han är på andra sidan landet är han tillgänglig för konsultation och utförande av arbete.
Funktionell (strategisk) outsourcing
En fullständig överlåtelse av en verksamhet till ett externt outsourcingföretag kan vara fördelaktigt ur ekonomisk synvinkel.
För ekonomisk analys kan följande schema föreslås:
antalet specialister som krävs för att utföra den erforderliga mängden arbete på egen hand bestäms, och både den "övre gränsen" för antalet nödvändiga specialister och den "nedre gränsen" bedöms - om det finns färre specialister går produktiviteten förlorad;
en allmän kostnadsberäkning görs med hänsyn till antalet och kvalifikationerna för varje grupp (minsta och högsta kostnadsnivåer);
jämförs med kostnaden för att betala för en utkontraktörs tjänster.
Vad ska ses som den "ekonomiska effektivitetsgränsen"? Experternas åsikter skiljer sig åt. Ibland accepterar de: allt som är lägre än minimikostnadsnivån är effektivt, ibland är det mindre än genomsnittet. Ibland anser de till och med att en kostnadsnivå jämförbar med den övre gränsen fortfarande är motiverad – på grund av ledningens koncentration på kärnverksamheten.
Med en strategisk outsourcingmodell kan klienten inte bara förses med personal utan även infrastruktur (eller en del av den).
I många situationer är det ganska lönsamt för ett företag att inte ha utrustning på sin balansräkning, utan bara att använda den.
Genom att arbeta på fjärrservrar kan du öka informationssäkerheten i nödsituationer.
SaaS (Software as a Service) outsourcingmodell
SaaS-modellen är en vägran att köpa programvara till förmån för att betala för dess användning som en tjänst. Är det möjligt att använda sådana verktyg för att organisera dokumentflödet? Experter var överens om att när man byter till en sådan modell bör två kriterier beaktas - "ekonomiska" och "tekniska".
"Finansiellt" kriterium för outsourcing av dokumenthantering med hjälp av SaaS-modellen. Den består av hur mycket företaget är villigt att betala åt gången i det första steget av dokumentflödesautomatisering och hur mycket för dokumentflödesautomatisering i framtiden.
Outsourcing av dokumenthantering gör att du kan fördela företagets budgetmedel jämnt: tjänsten för att säkerställa dokumentutbytesprocesser stöds av relativt små regelbundna betalningar. Att implementera ett ECM-system kräver stora kostnader, eftersom denna process inte bara innebär kostnaden för att skaffa mjukvara, utan också svåra att förutse kostnader för att ytterligare upprätthålla dess livskraft (underhåll, modifiering, alla typer av uppdateringar).
Å andra sidan beror storleken på regelbundna betalningar på indikatorer som antalet användare, elektroniska dokument och transaktioner. Ju fler användare och mängden dokumentation och ju fler transaktioner som genomförs i företaget, desto dyrare kostar SaaS dokumentflödesmodell. Därför är ett sådant dokumentflöde motiverat i medelstora och små företag. För stora företag, enligt detta kriterium, är det bästa alternativet den klassiska implementeringen av ett ECM-system.
"Teknologiskt" kriterium för outsourcing av dokumentflöde med hjälp av SaaS-modellen. Det ger funktioner för automatisering av arbetsflöden inom områdena integration med andra applikationer, såväl som anpassningsbarhet och anpassningsbarhet. Om dokumentautomatiseringsverktyg garanterat inte är integrerade eller kommer att integreras, utan med ett begränsat antal applikationer (en eller två), så är det helt tillräckligt att använda en SaaS-modell. Men om vi talar om ett företags informationsutrymme, för vars automatisering flera ömsesidigt integrerade lösningar används, är implementeringen av ett ECM-system (särskilt med utvecklade integrationsmekanismer) fortfarande den bästa lösningen.
O.Podolina
Huvudkonsult
avdelning
ledningsrådgivare
Direktör
Tekniskt supportcenter
InterTrust Company
Genom att ta hänsyn till alla risker som uppstår när du använder redovisningsoutsourcing kan du mer exakt bedöma dess effektivitet. Att fastställa effektiviteten av att använda redovisningsoutsourcing är nödvändigt, dels för kunden av denna typ av tjänst, för att avgöra om företaget kommer att få fördelar och besparingar från att överföra redovisningen till en extern enhet, och för det andra för entreprenören för att att jämföra de erhållna intäkterna med de kostnader som uppstår för att utföra denna typ av tjänster och söka efter reserver för optimering av dem.
Det främsta hindret för utvecklingen av outsourcing är bristen på finansiella modeller för att beräkna dess effektivitet. Ofta fattar chefer beslut om att separera tillgångar från företaget utan nödvändig motivering.
Den ekonomiska effekten av redovisningsoutsourcing kan mätas i monetära termer. Det består i att erhålla kostnadsbesparingar vid upprätthållande av bokföring av en extern enhet jämfört med att upprätthålla register av sin egen strukturella enhet. Den ekonomiska effekten av redovisningsoutsourcing är det positiva resultatet av att locka externa enheter att bedriva redovisning, vilket uttrycks i kostnadsbesparingar.
Uppkomsten av krissituationer i landets ekonomi bidrar till behovet av att optimera kostnaderna. När kostnaderna för interna och serviceavdelningar för 30 år sedan inte översteg 10 % av de totala kostnaderna, hade företagsledare råd att inte gå in på detaljerna i sitt arbete. För närvarande uppgår kostnaderna för dessa behov i många företag till 30 % av det totala beloppet. Ökningen av andelen interna kostnader är en av faktorerna i användningen av redovisningsoutsourcing.
För att bedöma effektiviteten av outsourcing är det tillrådligt att använda en kombination av kvantitativa och kvalitativa resultatbedömningsindikatorer. Detta beror på det faktum att det är nödvändigt att ta hänsyn till den komplexa effekten av outsourcing, som inkluderar att spara företaget pengar, förbättra kvaliteten på de utförda funktionerna och optimera dess förvaltningsbeslut.
Det finns olika metoder för att beräkna effektiviteten av outsourcing:
- En indikator på effektiviteten av outsourcing är skillnaden mellan kostnaderna vid genomförande av processen internt och vid överföring av genomförandet av processen till ett annat företag. Fördelarna med en sådan beräkning av outsourcingeffektivitet är möjligheten att beräkna besparingar eller överutgifter för resurser i olika former av att utföra en viss funktion eller affärsprocess;
- beräkning av outso- kostnaderna för att utföra processen internt, antalet arbetstimmar per månad, kostnaden för outsourcingföretagets tjänster och riskkoefficienten beaktas;
- utveckling av kriterier och indikatorer för att bedöma effektiviteten av outsourcing, karakterisering av effektivitetens kärna som en ekonomisk kategori;
- förändringar i företagets intäkter och kostnader - resultatet av outsourcing kan vara: a) kostnadsminskning; b) inkomsttillväxt; c) inkomsttillväxt och kostnadsminskning;
- bedömning av effektiviteten av outsourcing baserat på förändringar i kvaliteten på den utförda funktionen - ett av huvudkriterierna för att bestämma effektiviteten av outsourcing är en positiv förändring av kvaliteten på det verksamhetsområde som överförs till en extern enhet. Användningen av denna metod gör det möjligt att utvärdera de positiva och negativa resultaten av genomförandet av outsourcing på nivån av kvalitetsindikatorer för funktionen (förbättring av kvalifikationer, minskning av straff, etc.).
Det är möjligt att heltäckande bedöma effektiviteten av att använda redovisningsoutsourcing genom att använda utvärderingsindikatorer som kännetecknar de kvalitativa och kvantitativa egenskaperna hos resultaten av redovisning av en extern enhet. Kunden motiveras att använda redovisningsoutsourcing av möjligheten att få en ekonomisk effekt (besparingar), högsta kvalitet på redovisning och omfördelning av resurser som därmed frigörs.