Ямар тохиолдолд албан ёсны маягтыг ашиглах нь зүйтэй вэ? Байгууллага, бүтцийн нэгж, албан тушаалтны бизнесийн захидал: маягт, дизайн, талбайн хэмжээг тогтоох
Бид баримт бичгийг бэлтгэх шинэ ГОСТ R 7.0.97-2016-д саналаа үргэлжлүүлсээр байна. "Баримт бичгийн маягтууд" 6-р хэсгийг харцгаая.
Манай толь бичиг
Баримт бичгийн маягт - албан ёсны баримт бичгийн зохиогчийг тодорхойлсон дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий цаасан хуудас эсвэл цахим загвар;
Цахим маягтын загвар нь цахим хэлбэрээр танилцуулсан баримт бичгийн маягт юм. Дүрмээр бол байгууллагууд хэвлэсэн цаасны оронд цахим маягтын загварыг ашигладаг.
Шинэ ГОСТ R 7.0.97-2016 "Мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага" (цаашид - ГОСТ Р 7.0.97-2016) нь ГОСТ R 6.30-2003 "Баримт бичгийн нэгдсэн системүүд. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага" (цаашид ГОСТ R 6.30-2003 гэх) нь цоо шинэ стандарт биш юм. Тиймээс үүнийг боловсруулахдаа стандартын хэрэглэгчид шинэ хэвлэлтэй ажиллахад таатай байхын тулд заалтуудын тууштай байдлыг хадгалах нь чухал байв.
"Баримт бичгийн маягтууд" хэсэгт материалыг танилцуулах дараалал ижил хэвээр байна. Гэсэн хэдий ч энэ хэсгийн зарим заалтад нэмэлт, тодруулга хийсэн бөгөөд энэ нь баримт бичгийг бүрдүүлэх дүрмийг илүү нарийвчлан тайлбарласан болно. Бид "Баримт бичгийн маягт" хэсгийн бүх заалтыг авч үзэж, тайлбар өгөх болно (ГОСТ R 7.09-2016-аас авсан ишлэлийг энэ хүрээнд өгсөн болно).
ФОРМАТ БА ТАЛБАРЫН ХЭМЖЭЭ
6.1 Баримт бичгийн маягт үйлдвэрлэхэд А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) форматын цаасыг ашигладаг; Баримт бичгийг (тогтоол) гүйцэтгэх зааврын маягтыг үйлдвэрлэхэд A5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) форматын цаасыг ашигладаг.
Баримт бичгийн хуудас бүр нь маягт дээр байгаа эсэхээс үл хамааран дор хаяж талбартай байх ёстой:
20 мм - зүүн;
10 мм - баруун;
20 мм - дээд;
20 мм - бага.
Урт хугацааны хадгалалтын хугацаатай (10-аас дээш жил) баримт бичгийн зүүн тал нь 30 мм-ээс багагүй байх ёстой.
А5 форматын маягтыг ихэвчлэн гэрчилгээ, итгэмжлэл, санамж бичиг гаргахад маш хязгаарлагдмал ашигладаг. Ихэнх зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичигт (тушаал, заавар, дүрэм, заавар, протокол, бизнесийн захидал гэх мэт) А4 цаасыг ашигладаг.
Шийдвэрлэх маягтын хувьд стандарт формат нь A5 ба A6 байна (Жишээ 1).
Баримт бичгийн үйлчилгээний захын хэмжээг тогтоох зохицуулалтыг 10-аас дээш жил хадгалах хугацаатай баримт бичигт (захиргааны баримт бичиг, орон нутгийн дүрэм журам, боловсон хүчний журам гэх мэт) зүүн захын зайг дор хаяж байх ёстой гэсэн шаардлагыг нэмж оруулав. 30 мм. Энэ нь танд текстийн нэг хэсгийг авахгүйгээр баримт бичгийг файл болгон цэгцлэх боломжийг олгоно.
ХЭЛБЭРИЙГ ЦАХИМ ХЭЛБЭРТЭЙ БОЛОН ЦАСАН ДЭЭР
6.2 Байгууллагууд цаасан дээр хийсэн баримт бичгийн маягтыг ашигладаг (ОХУ-ын Төрийн сүлд хуулбарласан холбооны засгийн газрын баримт бичгийн маягтыг заасан төрлийн өндөр чанартай бүтээгдэхүүн үйлдвэрлэх техникийн болон технологийн чадавхийн гэрчилгээтэй хэвлэх үйлдвэрүүд үйлдвэрлэдэг. бүтээгдэхүүн) ба/эсвэл маягтын цахим загвар. Цаасан маягт ба цахим маягтын загварууд нь нарийн бичгийн бүтэц, тэдгээрийн зохион байгуулалтын дараалал, үсгийн фонтын хувьд ижил байх ёстой.
Баримт бичгийн маягтыг цаасан болон цахим маягтын маягтыг байгууллагын даргын баталсан маягтын схемийн үндсэн дээр гаргадаг.
Баримт бичгийн маягтыг цагаан цаас эсвэл цайвар өнгийн цаасан дээр бэлтгэнэ.
Баримт бичгийн маягтын цахим загвар нь зөвшөөрөлгүй өөрчлөлтөөс хамгаалагдсан байх ёстой.
Стандартын хувьд цаасан баримт бичгийн маягт, цахим маягтын загвар нь ижил төстэй байна.
Байгууллага нь дүрмээр бол цаасан маягт болон цахим маягтын загварыг хоёуланг нь ашигладаг (жишээлбэл, дотоод баримт бичгийн хувьд).
Чухал!
Цаасан болон цахим хэлбэрээр нэг төрлийн баримт бичгийн хэлбэр (жишээлбэл, захидал) нь дэлгэрэнгүй мэдээлэл, дизайны хувьд ижил байх ёстой. Өөрөөр хэлбэл, цаасан дээрх ижил төрлийн баримт бичгийн хэлбэр, түүний цахим загвар нь ялгаатай байх ёсгүй.
Өөр нэг чухал шаардлага бол цахим маягтын загвар нь өөрчлөгддөггүй, өөрөөр хэлбэл зөвшөөрөлгүй өөрчлөлтөөс хамгаалагдсан байх ёстой.
Стандартад ОХУ-ын Төрийн сүлдний дүрсийг зөвхөн цаасан дээр хуулбарлах боломжтой гэдгийг онцлон тэмдэглэв. Ийм маягтыг үйлдвэрлэхэд тавигдах шаардлагыг ОХУ-ын Засгийн газрын 1995 оны 12-р сарын 27-ны өдрийн 1268 тоот "Төрийн сүлдийг хуулбарлах замаар лац, хэвийг үйлдвэрлэх, ашиглах, хадгалах, устгах ажлыг оновчтой болгох тухай" тогтоолоор тогтоосон болно. Оросын Холбооны Улс” (цаашид 1268 дугаар тогтоол гэх).
ӨНЧНИЙ БОЛОН ТУРШЫН БЛАНК
6.3 Баримт бичгийн маягтыг хавсралт В-ын дагуу зурсан. Нарийвчилсан мэдээлэл байгаа газрын ойролцоох хилийн заагийг тасархай шугамаар заана. Бүс бүр нь түүнд багтсан дэлгэрэнгүй мэдээллээр тодорхойлогддог.
6.4 Нарийвчилсан хэсгүүдийн байршлаас хамааран хэлбэрийн хоёр хувилбарыг суурилуулсан - өнцгийн (Зураг B.1) ба уртын (Зураг В.2).
Стандартын хавсралт В нь өнцгийн байрлалтай маягт дээрх баримт бичгийн дэлгэрэнгүйг байрлуулах диаграмм (диаграмм В1) (Жишээ 2) ба уртын дагуу байрлуулсан маягт дээр (диаграмм В2) (Жишээ 3). Энэ тохиолдолд тасархай шугамаар заасан дэлгэрэнгүй мэдээллийн байршлын талбайнууд ойролцоо байна.
ДЭЛГЭРЭНГҮЙ МЭДЭЭЛЭЛИЙН ТӨВЛӨГДСӨН БОЛОН ТУСГАЙ БАЙДАЛ
6.5 Дэлгэрэнгүй 01, 02, 03 нь баримт бичгийн дээд талбарт, 05-р дэлгэрэнгүйгээс дээш, энэ деталь эзэлж буй бүсийн голд байрлана.
03 атрибутыг зүүн талд 05 атрибутын түвшинд байрлуулж болно.
Дэлгэрэнгүй 05, 06, 07, 08, 09, 13, нарийвчилсан 10, 11, 12-ын хязгаарын тэмдэглэгээг дэлгэрэнгүй байршлын бүсийн хилийн дотор дараахь аргуудын аль нэгээр байрлуулна.
Төвлөрсөн (мэдээлэл бүрийн эхлэл ба төгсгөл нь дэлгэрэнгүй мэдээлэл байрлах газрын хилээс ижил зайтай);
Туг (нарийвчилсан мөр бүр нь дэлгэрэнгүй мэдээлэл байгаа хэсгийн зүүн захаас эхэлнэ).
Стандартын эдгээр заалтууд нь хуучин ГОСТ R 6.30-2003-ыг давтаж, байршлын бүсэд дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүртгэх хоёр аргыг санал болгодог.
Төвлөрсөн (дэлгэрэнгүй байршлын бүсийн төвд);
Туг (бүсийн зүүн хилийн дагуу).
Стандартад мөн 01 "ОХУ-ын төрийн сүлд (ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн сүлд, хотын захиргааны сүлд (сүлд тэмдэг)), 02 "Сүлд" ба 03 "Барааны тэмдэг ( үйлчилгээний тэмдэг)" нь 05 "Байгууллагын нэр - баримт бичгийн зохиогч" гэсэн атрибутыг эзэлдэг бүсийн дунд хэсэгт заасны дагуу баримт бичгийн дээд талбарт байрлана (Жишээ 4). Гэсэн хэдий ч 03 атрибутыг "Байгууллагын нэр - баримт бичгийн зохиогч" гэсэн атрибуттай ижил түвшинд байрлуулж болно (Жишээ 5).
ХЭЛБЭРИЙН ТӨРӨЛ
6.6 Дараах төрлийн зохион байгуулалтын баримт бичгийн маягтуудыг тогтооно.
Ерөнхий хэлбэр;
Захидлын хэлбэр;
Тодорхой төрлийн баримт бичгийн маягт.
Байгууллагын зохицуулалтын эрх зүйн актууд нь ашигласан маягтын төрлүүд, тэдгээрийн сортуудыг (бүтцийн нэгжээс ирүүлсэн захидал, албан тушаалтны захидлын маягт, захиалгын маягт, зааврын маягт, протоколын маягт гэх мэт) тогтоодог.
Баримт бичгийн маягтын дээжийг Хавсралт Б-д өгсөн болно.
Маягтын төрлүүдийн найрлага өөрчлөгдөөгүй. Гэсэн хэдий ч тухайн байгууллагад ашиглагдаж буй маягтын төрлүүдийн жагсаалтыг тухайн байгууллагын орон нутгийн зохицуулалтын акт (LNA) -д заавал тусгасан байх ёстой гэсэн заалт гарч ирэв. Энэ нь байгууллагын оффисын ажилд зориулсан заавар эсвэл ашигласан маягтын төрөл, тэдгээрийн дээжийг (зохицуулалт) нэгэн зэрэг баталсан менежерийн тушаал байж болно.
БҮРДЭЛ, МАЯГТЫН ДЭЛГЭРЭНГҮЙ БАЙРШИЛ
6.7 Ерөнхий маягтыг ажил хэргийн (албан) бичгээс бусад бүх төрлийн баримт бичгийг бэлтгэхэд хэрэглэнэ.
Байгууллагын үүсгэн байгуулах баримт бичиг, орон нутгийн дүрэм журмаас хамааран ерөнхий маягт нь 01 (02 эсвэл 03), 05, 06, 07, 13 дэлгэрэнгүй мэдээлэл, 10, 11, 16, 17 дугаар зүйлийн хязгаарлалтын тэмдгийг агуулдаг.
Байгууллагын үүсгэн байгуулах баримт бичиг, орон нутгийн дүрэм журмаас хамааран захидлын маягт нь 01 (02 эсвэл 03), 05, 08-ийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг, 10, 11, 12, 15, 17-р дэлгэрэнгүй мэдээллийг хязгаарлах тэмдгийг агуулдаг. Бүтцийн нэгжийн захидлын маягт нэмэлт мэдээлэл 06, албан бичгийн маягт - дэлгэрэнгүй 07 орно.
Байгууллагын үүсгэн байгуулах баримт бичиг, орон нутгийн зохицуулалтын эрх зүйн актаас хамааран захидалаас бусад тодорхой төрлийн баримт бичгийн хэлбэр нь 01 (02 эсвэл 03), 05, 09, 13, шаардлагатай бол хязгаарын тэмдэглэгээг агуулдаг. дэлгэрэнгүй мэдээлэл байрладаг бүсийн хил хязгаар 10, 11, 16 , 17. Бүтцийн нэгжийн тодорхой төрлийн баримт бичгийн хэлбэрт нэмэлт 06, албан тушаалтны маягт - 07-р дэлгэрэнгүй мэдээллийг багтаасан болно.
Ерөнхий хэлбэрагуулж болно (Жишээ 6):
Тавигдах шаардлага:
02 - "Сүлд";
10 - "Баримт бичгийн огноо";
17 - "Текстийн гарчиг."
Захидлын маягт нь дараахь зүйлийг агуулж болно (Жишээ 7):
Тавигдах шаардлага:
01 - "Сүлд (ОХУ-ын төрийн сүлд, ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн сүлд, хотын захиргааны сүлд (сүлд тэмдэг))";
02 - "Сүлд";
03 - "Барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг)";
06 - "Бүтцийн нэгжийн нэр - баримт бичгийн зохиогч";
08 - "Байгууллагын талаархи лавлагаа мэдээлэл";
Бүсийн хил хязгаарыг хязгаарлах тэмдгийг маягт дээр байрлуулсан дэлгэрэнгүй мэдээлэл:
10 - "Баримт бичгийн огноо";
11 - "Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар";
15 - "хаяг хүлээн авагч";
17 - "Текстийн гарчиг."
Тодорхой төрлийн баримт бичгийн хэлбэрҮүнд (Жишээ 8):
Тавигдах шаардлага:
01 - "Сүлд (ОХУ-ын төрийн сүлд, ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн сүлд, хотын захиргааны сүлд (сүлд тэмдэг))";
02 - "Сүлд";
03 - "Барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг)";
06 - "Бүтцийн нэгжийн нэр - баримт бичгийн зохиогч";
09 - "Баримт бичгийн төрлийн нэр";
13 - "Баримт бичгийг эмхэтгэсэн (хэвлэн нийтлэх) газар";
Бүсийн хил хязгаарыг хязгаарлах тэмдгийг маягт дээр байрлуулсан дэлгэрэнгүй мэдээлэл:
10 - "Баримт бичгийн огноо";
11 - "Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар";
16 - "Баримт бичгийг батлах тамга";
17 - "Текстийн гарчиг."
Албан бичгийн маягт 07 "Баримт бичгийг зохиосон хүний албан тушаалын нэр" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан байх ёстой. Энэхүү дэлгэрэнгүй мэдээллийг ОХУ-ын үүсгэн байгуулагчдын дарга нар, хотын захиргаадын дарга нарын гаргасан захиргааны баримт бичгийн (заавар, тушаал) хэлбэрээр (жишээлбэл, Засаг даргын захирамжийн маягт, хот, дүүрэг, бусад хотын дарга нарын тушаал) ашигладаг. . Үүнийг мөн бүтцийн хэлтсийн даргад ийм эрх олгосон бол байгууллагын бие даасан бүтцийн хэлтсийн дарга нарын гаргасан захиргааны баримт бичгийн (тушаал) хэлбэрээр ашигладаг (Жишээ 9).
Бүтцийн нэгжийн тодорхой төрлийн баримт бичгийн маягт нь 06 "Бүтцийн нэгжийн нэр - баримт бичгийн зохиогч" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан байх ёстой (Жишээ 10).
ЧУХАЛ!
Энэхүү стандарт нь баримт бичгийн маягтын төрөл бүрийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг хамгийн их жагсаалтад багтаасан болно. Баримт бичгийн маягтыг боловсруулахдаа нарийвчилсан найрлагыг тодорхойлохын тулд практик дээр үүсгэн байгуулагч баримт бичиг, LNA-ийг баримтлах хэрэгтэй.
Өөр хэл дээрх маягтууд
6.8. ОХУ-ын төрийн хэлээр орос хэл, ОХУ-ын бүрэлдэхүүнд байгаа бүгд найрамдах улсын төрийн хэл (төрийн хэл) -ийг ашигладаг ОХУ-ын үүсгэн байгуулагчдын төрийн байгууллага, байгууллагуудад баримт бичгийн маягтыг ашигладаг. Орос хэл ба ОХУ-ын бүрэлдэхүүнд багтдаг бүгд найрамдах улсын төрийн хэл (хэл): булан (маягтын дэлгэрэнгүй мэдээллийг нэг түвшинд байрлуулсан: орос хэл дээр - зүүн талд, бүгд найрамдах улсын төрийн хэлээр (хэл)). ОХУ - баруун талд) эсвэл уртааш (орос хэл дээрх маягтын бүх дэлгэрэнгүй мэдээлэл - дээр, доор - маягтын бүх дэлгэрэнгүй мэдээллийг улсын хэлээр (хэл) ) ОХУ-ын нутаг дэвсгэр дэх бүгд найрамдах улсууд).
Гадаадын сурвалжлагчтай харилцахдаа орос, англи (Хавсралт B.8) эсвэл өөр гадаад хэл гэсэн хоёр хэл дээрх маягтыг ашиглана уу.
Энэхүү стандарт нь ОХУ-ын 1991 оны 10-р сарын 25-ны өдрийн № 1807-1 "Дэлхийн ард түмний хэлний тухай" хуулийн дагуу байгууллагуудад хоёр ба түүнээс дээш хэл дээр маягт боловсруулах дүрмийг тогтоодог. "ОХУ" (2014 оны 3-р сарын 12-ны өдрийн нэмэлт өөрчлөлт) нь ОХУ-ын бүгд найрамдах улсуудад төрийн хэлээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн үндэсний хэлийг (хэл) орос хэлтэй (ОХУ-ын төрийн хэл болгон) ашиглах эрхтэй. ОХУ-ын хууль тогтоомжийн дагуу.
Гадаадын байгууллагатай захидал харилцааны хувьд стандарт нь маягтыг орос хэл, гадаад хэлүүдийн нэг (ихэнхдээ англи хэл) гэсэн хоёр хэлээр бичихийг зөвлөж байна (Жишээ 11).
БИ ШИНЭ ХЭЛБЭРИЙГ ХӨГЖҮҮЛЭХ ҮҮ, ҮГҮЙ ҮҮ?
ЖИЧ!
Шинэ ГОСТ хүчин төгөлдөр болсонтой холбогдуулан байгууллагууд шаардлагатай биш бол баримт бичгийн маягтанд өөрчлөлт оруулах шаардлагагүй.
Хэрэв байгууллага шинэ хэлбэрийг боловсруулахаар шийдсэн бол үйл ажиллагааны алгоритм нь дараах байдалтай байж болно.
1. Байгууллагын дарга оффисын удирдлагын үйлчилгээнд маягтын шинэ загвар (зохицуулалт) боловсруулахыг даалгана.
2. Оффисын менежментийн үйлчилгээ нь баримт бичгийн маягтын загвар (жишээ) боловсруулах ажлыг зохион байгуулдаг (бие даан боловсруулах эсвэл мэргэшсэн байгууллагын үйлчилгээнд хамрагдах).
3. Байгууллагын дарга тушаалаар маягтын шинэ дээжийг дараахь томъёогоор батална.
Хэрэв оффисын удирдлагын зааварчилгааг нэгэн зэрэг боловсруулж байгаа бол шинэ загвар маягтуудыг зааварт оруулж болно.
4. Захиргааны болон эдийн засгийн алба нь хэвлэх үйлдвэрт маягт хэвлэх захиалга өгдөг, эсвэл байгууллагын мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүд батлагдсан загвар дээр үндэслэн цахим маягтын загварыг бэлтгэдэг.
ШИНЭ ГОСТЫН ДАГУУ ЯМАР БАРИМТ БҮРДҮҮЛЭХ ВЭ?
ГОСТ R 6.30-2003 стандартын шаардлага нь Бүх Оросын удирдлагын баримт бичгийн ангилалд (OKUD) багтсан USORD-тай холбоотой зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичигт хамаарахыг сануулъя. Шинэ стандартын заалтууд нь шинэ стандартын "Хамрах хүрээ" 1-р хэсэгт бүртгэгдсэн USORD-д багтсан бүх зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичигт хамаарна.
ГОСТ R 6.30-2003 |
ГОСТ R 7.0.97-2016 |
1 ашиглалтын талбар Энэхүү стандарт нь ОК 011--д багтсан Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем (ЗБХБХ) - тогтоол, тушаал, тушаал, шийдвэр, протокол, акт, бичиг гэх мэт (цаашид баримт бичиг гэх) холбогдох зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичигт хамаарна. 93 "Удирдлагын баримт бичгийн бүх Оросын ангилагч" (OKUD) (анги 0200000). |
1 ашиглалтын талбар Энэхүү стандарт нь Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем (БМБС)-тай холбоотой зохион байгуулалтын болон захиргааны баримт бичигт хамаарна: дүрэм, журам, дүрэм, заавар, журам, тогтоол, тушаал, тушаал, шийдвэр, протокол, гэрээ, акт, бичиг, гэрчилгээ, гэх мэт (цаашид баримт бичиг гэх), үүнд ОК 011-93 "Удирдлагын баримт бичгийн бүх Оросын ангилагч" (анги 0200000) багтсан болно. Харна уу: Туркина В.С. ОХУ-ын төрийн хэлийг маягт, тамга, тэмдгээр ашиглах нь // Нарийн бичгийн дарга. 2017. No 5. P. 33 - 35. За 011-93. Удирдлагын баримт бичгийн бүх Оросын ангилагч (ОХУ-ын Улсын стандартын 1993 оны 12-р сарын 30-ны өдрийн 299 тоот тогтоолоор батлагдсан, 2016 оны 12-р сарын 6-нд нэмэлт өөрчлөлт оруулсан). |
Албан тушаалтнууд өөрийн гэсэн маягттай байж болно - албан ёсны маягт. Энэ нэгжийн дарга баримт бичигт гарын үсэг зурах эрхтэй бол бүтцийн нэгж, албан тушаалтны маягтыг бий болгоно.
Баримт бичгийн төрөл бүрийн маягтыг өнцгийн болон уртааш зохион байгуулалтын үндсэн дээр гаргаж болно. Дэлгэрэнгүй мэдээллийг булангийн сонголтод зориулж хуваарилсан талбайд байрлуулсан тохиолдолд буланд байрлуулсан дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий маягтуудыг гаргахыг зөвлөж байна. Маягтанд дараах цаасны форматыг ашиглах ёстой.
А4 (210 х 297 мм) - 15-аас дээш мөр бүхий бичгийн хэв бүхий тушаал, заавар, албан бичиг болон бусад бичвэр материалд;
A5 (148 x 210 мм) - захиалга, хавтас болон бусад баримт бичгийн хуулбар, гарын үсгийн хамт 15 мөр хүртэл бичгийн машинд бичсэн текст.
Мөн цаасан дээрх маягтуудыг дараах форматаар гаргах боломжтой.
A3 (297 x 420мм) - олон тооны багана (маягт, хуваарь, график гэх мэт) бүхий хүснэгтүүдийг агуулсан баримт бичгийг боловсруулахад зориулагдсан.
A6 (105 x 148 мм) - тодорхой төрлийн албан ёсны маягт, тогтоолын дизайн, карт, ил захидлын загварт зориулагдсан.
Маягт үйлдвэрлэхэд ашигладаг цаас нь цагаан өнгөтэй байх ёстой бөгөөд онцгой тохиолдолд цайвар өнгөтэй цөцгий эсвэл шаргал өнгөтэй байх ёстой.
Баримт бичгийн маягт дээр зүүн зах нь 20 мм-ээс багагүй, баруун зах нь 10 мм-ээс багагүй, дээд тал нь 20 мм-ээс багагүй, доод тал нь 20 мм-ээс багагүй байх ёстой.
Баримт бичгийн маягтыг үндсэндээ хэвлэх замаар гаргах ёстой. Түр хадгалах хугацаатай баримт бичгийн хувьд онлайн хэвлэх хэрэгсэл (хуулбар) ашиглан олж авсан маягтын хуулбарыг ашиглах, түүнчлэн хувийн компьютер дээр тодорхой төрлийн баримт бичгийг үүсгэхдээ маягтын шаардлагатай бүх мэдээллийг шууд хуулбарлахыг зөвшөөрнө.
Албан бичгийн хувьд ерөнхий тэнхимийн захиалгаар зөвхөн хэвлэх хэлбэрээр үйлдвэрлэсэн их сургуулийн маягтуудыг ашигладаг бөгөөд эдгээр нь PSU-ийн сүлд шаардлагатай бөгөөд хатуу тайлагнах маягт юм. Проректор, нэгжийн дарга гарын үсэг зурсан өргөдлийн дагуу маягтыг ерөнхий тэнхимийн бүтцийн нэгжүүдэд олгоно. Гэмтсэн маягтыг ерөнхий хэлтэст тайлагнана. Баримт бичгийг бүрдүүлэхдээ эдгээр маягтын хуулбарыг ашиглахыг хориглоно. Чөлөөт маягтыг ашиглахыг зөвшөөрөхгүй. Их сургуулийн тэнхимүүд нь их сургуулийн ерөнхий тэнхимтэй тохиролцсоны дагуу логистикийн хэлтсээр дамжуулан бүтцийн нэгжийн маягт үйлдвэрлэх захиалга өгдөг.
4. Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүртгэх
01. ОХУ-ын Төрийн сүлдний дүр төрхийг ОХУ-ын Төрийн сүлдний тухай журмын дагуу баримт бичгийн маягт дээр байрлуулна.
02. ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжүүдийн төрийн сүлдний дүрсийг ОХУ-ын бүрдүүлэгч байгууллагуудын хууль эрх зүйн актуудын дагуу баримт бичгийн маягт дээр байрлуулна.
03. Байгууллагын эмблем буюу барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг)-ийг дүрэмд (байгууллагын дүрэм) заасны дагуу байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр байрлуулсан. ОХУ-ын Төрийн сүлд, ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн төрийн сүлдийг байрлуулсан бол албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр уг бэлгэ тэмдгийг хуулбарлахгүй.
04. Бүх Оросын Аж ахуйн нэгж, байгууллагын ангилагч (OKPO) дагуу байгууллагын кодыг баримт бичгийн дээд талд байрлуулсан.
05. Баримт бичгийн маягтын кодыг Бүх Оросын Удирдлагын баримт бичгийн ангилагчийн (OKUD) дагуу баримт бичгийн дээд хэсэгт байрлуулна.
06. Баримт бичгийг зохиож буй байгууллагын нэр нь үүсгэн байгуулах баримт бичигт тусгагдсан нэртэй тохирч байх ёстой. Энэ нь мөн баримт бичгийн дээд хэсэгт байрладаг. Байгууллагын нэрийн дээр товчилсон нэр, байхгүй тохиолдолд толгой байгууллагын бүтэн нэрийг заана. Орос, үндэсний хэлийг төрийн хэл болгон ашигладаг ОХУ-ын бүрдүүлэгч байгууллагуудын нэрсийг орос, үндэсний гэсэн хоёр хэлээр хэвлэв. Байгууллагын товчилсон нэрийг тухайн байгууллагын үүсгэн байгуулах баримт бичигт тусгасан тохиолдолд өгнө. Бүтэн нэрний доор товчилсон нэрийг (хаалтанд) байрлуулна. Гадаад хэл дээрх нэрийг дүрэмд (байгууллагын дүрэм) тусгасан тохиолдолд хуулбарлана. Гадаад хэл дээрх нэрийг орос хэл дээрх нэрний доор байрлуулна. Хэрэв энэ бүтэц нь баримт бичгийн зохиогч бол тухайн байгууллагын салбар, нутаг дэвсгэрийн газар, төлөөлөгчийн газар, бүтцийн нэгжийн нэрийг зааж өгсөн бөгөөд тухайн байгууллагын нэрийн доор байрладаг. Баримт бичгийн зохиогч нь тухайн байгууллагыг төлөөлж буй албан тушаалтан байж болно.
07. Байгууллагын талаархи лавлагааны мэдээлэлд шуудангийн хаяг, утасны дугаар болон байгууллагын үзэмжээр хамаарах бусад мэдээлэл (факсын дугаар, телекс, банкны данс, цахим шуудангийн хаяг гэх мэт) багтана.
08. Байгууллагын боловсруулсан, нийтэлсэн баримт бичгийн төрлийн нэр нь дүрмээр (байгууллагын тухай журам) зохицуулагддаг бөгөөд OKUD-ийн зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем (анги 0200000) -д заасан баримт бичгийн төрөлтэй тохирч байх ёстой. .
Захидал нь баримт бичгийн төрлийн нэрийг заагаагүй болно.
09. Баримт бичгийн огноо нь түүнд гарын үсэг зурсан буюу батлагдсан огноо, протоколын хувьд - хурлын огноо (шийдвэр гаргах), актын хувьд - үйл явдал болсон өдөр. Хэрэв баримт бичгийн зохиогчид хэд хэдэн байгууллага байвал баримт бичгийн огноо нь гарын үсэг зурсан хамгийн сүүлийн өдөр байна.
Баримт бичгийн огноог араб тоогоор дараах дарааллаар бичнэ: сарын өдөр, сар, жил. Сар, сарын өдрийг цэгээр тусгаарласан хоёр хос араб тоогоор илэрхийлнэ; жил - дөрвөн араб тоо. Жишээ нь: 01/06/2000. Огноог өөр дарааллаар оруулах боломжтой: жил, сар, сарын өдөр. Жишээ нь: 2000.01.06.
Зохицуулалтын болон санхүүгийн баримт бичгийг бэлтгэхдээ огноог хэлбэржүүлэх аман-тоон аргыг (хашилтгүйгээр) зөвшөөрдөг. Жишээ нь: 2000 оны 3-р сарын 1
10. Баримт бичгийн регистрийн дугаар нь тухайн байгууллагын үзэмжээр хэргийн нэршлийн дагуу хэргийн индекс, сурвалжлагч, гүйцэтгэгч нарын тухай мэдээлэл гэх мэт нэмэлтээр оруулж болох серийн дугаараас бүрдэнэ.Баримт бичгийн регистрийн дугаар. хоёр ба түүнээс дээш байгууллага хамтран эмхэтгэсэн нь эдгээр байгууллагаас тус бүр баримт бичигт олгосон регистрийн дугаараас бүрдэнэ. Эдгээр тоонуудыг баримт бичигт зохиогчийн заасан дарааллаар налуу зураасаар тусгаарласан байна.
12. Баримт бичгийг “байгууллагын нэр”, “байгууллагын тухай лавлагаа” гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийг ашиглан тодорхойлоход хүндрэлтэй тохиолдолд эмхэтгэсэн, нийтэлсэн газрыг заана. Эмхэтгэх эсвэл хэвлэн нийтлэх газрыг батлагдсан засаг захиргаа-нутаг дэвсгэрийн хэлтсийг харгалзан зааж өгсөн бөгөөд үүнд зөвхөн нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн товчлолыг багтаасан болно.
13. Баримт бичигт нэвтрэх эрхийг хязгаарласан (нууц, нууц гэх мэт) тамга тэмдгийг баримт бичгийн эхний хуудсан дээр хашилтгүйгээр байрлуулна. Үүнийг төрийн нууцад хамаарах мэдээлэл, нууц мэдээллийн тухай хууль тогтоомжид заасан мэдээллээр нэмж болно.
14. Хүлээн авагч нь байгууллага, тэдгээрийн бүтцийн хэлтэс, албан тушаалтан, хувь хүн байж болно. Баримт бичгийг албан тушаалтан, иргэнд хаяглахдаа овог нэрийн өмнө овгийн эхний үсгийг, нэр дэвшүүлэх тохиолдолд тухайн байгууллага, түүний бүтцийн нэгжийн нэрийг заана. Жишээлбэл:
Баримт бичгийг хаягласан хүний байр суурийг огнооны тохиолдолд зааж өгсөн болно. Жишээлбэл:
Новосибирск мужийн засаг захиргаа
Хяналт, хуулийн удирдлага
Ерөнхий мэргэжилтэнд
А.С. Сидоров
Хэрэв баримт бичгийг хэд хэдэн нэг төрлийн байгууллага эсвэл нэг байгууллагын хэд хэдэн бүтцийн хэлтэст илгээсэн бол тэдгээрийг ерөнхийд нь зааж өгөх ёстой.
Жишээлбэл:
дүүрэг, хотын захиргаа
Новосибирск муж
Шаардлагатай бол "хаяг хүлээн авагч"-ын дэлгэрэнгүй мэдээлэлд шуудангийн хаяг байж болно. Хаягийн элементүүдийг шуудангийн дүрмээр тогтоосон дарааллаар зааж өгсөн болно.
Баримт бичигт дөрвөөс илүү хаяг хүлээн авагч байж болохгүй. Хоёр, гурав, дөрөв дэх хаягийн өмнө "Хуулбар" гэсэн үгийг заагаагүй болно. Хэрэв илүү олон хүлээн авагч байгаа бол баримт бичгийн хуваарилалтын жагсаалтыг үүсгэнэ.
Хэрэв захидал нь байгууллагад хаягласан бол түүний нэрийг, дараа нь шуудангийн хаягийг зааж өгнө. Жишээлбэл:
"Шинэ ертөнц" сэтгүүлийн редакцийн ажилтнууд
103806, GSP, Москва, К-6
Малый Путенковскийн зам, 1/2
Баримт бичгийг хувь хүнд хаяглахдаа шуудангийн хаяг, дараа нь хүлээн авагчийн овог нэр, эхний үсгийг зааж өгнө. Жишээлбэл:
630102, Новосибирск
st. Мира, 11 настай, байр. 12
А.Н. Гуляев
15. Баримт бичгийг батлах тамга. Баримт бичгийг албан тушаалтан (албан тушаалтан) эсвэл тусгайлан гаргасан баримт бичгээр баталдаг. Баримт бичгийг албан тушаалтан батлахдаа уг баримт бичгийг батлах тамга нь БАТЛАВ гэсэн үг (хашилтгүй), тухайн баримт бичгийг баталж буй хүний албан тушаалын нэр, гарын үсэг, овгийн нэр, овог нэр, батлагдсан огноо зэргээс бүрдэнэ. . Жишээлбэл:
би зөвшөөрч байна
орлогч захиргааны дарга
A.A-ийн хувийн гарын үсэг. Иванова
Баримт бичгийг хэд хэдэн албан тушаалтан батлахад тэдний гарын үсгийг ижил түвшинд байрлуулдаг.
Баримт бичгийг тогтоол, шийдвэр, тушаал, протоколоор батлахдаа батлах тамга нь миний зөвшөөрч байна гэсэн үг (хашилтгүй), хэрэглүүрийн баримт бичгийн нэр, огноо, дугаар зэргээс бүрдэнэ. Жишээлбэл:
би зөвшөөрч байна
Ерөнхий протокол
хувьцаа эзэмшигчдийн хурал
2000 оны 3-р сарын 15-ны өдрийн №12
би зөвшөөрч байна
даргын тушаал
Банкны зөвлөл
2000.09.30-ны өдрийн 82 дугаар
Баримт бичгийг батлах тамга нь баримт бичгийн баруун дээд буланд байрладаг.
16. Шийдвэр. Уг тогтоолд баримт бичигт тусгагдсан шийдвэр, тогтоол зэргийг хэрэгжүүлэх зааварчилгааг өгсөн. Тогтоолыг холбогдох албан тушаалтан баримт бичигт бичиж, гүйцэтгэгчдийн нэр, тушаалын агуулга, гүйцэтгэх хугацаа, гарын үсэг, огноо зэргийг тусгасан байна. Жишээлбэл:
А.В. Зайцева
P.S. Никитин
Төсөл бэлтгэнэ үү
ерөнхий тохиролцоо
"HITEK" компанитай
Хувийн гарын үсэг
Тогтоолд хэд хэдэн нэр байгаа бол хариуцагчийг, зааврыг заагаагүй бол тогтоолд түрүүлж нэр дурдсан этгээдийг гүйцэтгэгч гэж заажээ. Гүйцэтгэх нэмэлт заавар шаардлагагүй баримт бичигт тогтоолд гүйцэтгэгч, тогтоолын зохиогчийн гарын үсэг, огноог заана.
17. Текстийн гарчиг. Баримт бичгийн агуулгын хураангуйг текстийн гарчигт заасан болно. Энэ нь аль болох товч бөгөөд товч бөгөөд текстийн утгыг үнэн зөв илэрхийлэх ёстой. Гарчиг нь баримт бичгийн гарчигтай дүрмийн хувьд нийцсэн байх ёстой. Жишээ нь: тушаал (юуны тухай?) "2000 оны эхний хагас жилийн ажлын үр дүнгийн тухай"; (Юу?) "Сургалтын зөвлөлийн хурал" -ын тэмдэглэл.
А5 хэмжээтэй баримт бичигт гарчиг өгөхгүй байхыг зөвшөөрнө.
18. Хяналтын тэмдэг. Баримт бичгийг гүйцэтгэх эцсийн хугацааг менежерийн тогтоолд заасан болно. Хэрэв заагаагүй бол хяналтын баримт бичгийн хугацааг нэг сар буюу баримт бичигт заасны дагуу тогтооно. "K" үсэг эсвэл "Хяналтын" тамга тэмдэглэгдсэн.
19. Текст. Баримт бичгийн текстийг илгээхдээ орос хэл дээр бичсэн байна: а) холбооны засгийн газар, ОХУ-ын бүрдүүлэгч байгууллагуудын төрийн байгууллагуудад; б) ОХУ-ын тухайн бүрэлдэхүүн хэсгийн харьяалалд байдаггүй эсвэл ОХУ-ын бусад бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн нутаг дэвсгэрт байрладаг аж ахуйн нэгж, байгууллага, тэдгээрийн холбоодод.
Баримт бичгийн текстийг асуулга, хүснэгт, холбосон текст эсвэл эдгээрийн хослол хэлбэрээр танилцуулж болно. Текстийг асуулга хэлбэрээр эмхэтгэхдээ тухайн объектын шинж чанаруудын нэрийг нэрлэсэн тохиолдолд нэр үг эсвэл одоогийн болон өнгөрсөн цагийн хоёрдахь хүний олон тооны үйл үг бүхий хэллэгээр илэрхийлэх ёстой. , "эзэмших", "байсан", "байсан" гэх мэт.). Амаар илэрхийлсэн шинж чанарууд нь шинж чанаруудын нэртэй нийцэж байх ёстой.
Хүснэгтийн багана, мөрүүд нь нэрлэсэн тохиолдолд нэр үгээр илэрхийлэгдсэн гарчигтай байх ёстой. Багана, мөрийн дэд гарчиг нь гарчигт нийцсэн байх ёстой. Хүснэгтийг нэгээс олон хуудсан дээр хэвлэсэн бол хүснэгтийн багануудыг дугаарлаж, дараагийн хуудсанд зөвхөн эдгээр баганын дугаарыг хэвлэнэ.
Холбогдсон текст нь ихэвчлэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ. Эхний хэсэгт баримт бичгийг бүрдүүлэх шалтгаан, үндэслэл, зорилгыг, хоёр дахь хэсэгт шийдвэр, дүгнэлт, хүсэлт, санал, зөвлөмжийг тусгасан болно. Текст нь зөвхөн эцсийн хэсгийг агуулж болно (жишээлбэл, тушаал - мэдэгдэлгүй захиргааны хэсэг; захидал, мэдэгдэл - тайлбаргүй хүсэлт; гэрчилгээ, санамж - баримтын үнэлгээ, дүгнэлт).
Бусад байгууллагын баримт бичиг эсвэл өмнө нь хэвлэгдсэн баримт бичгийн үндсэн дээр бэлтгэсэн баримт бичгийн текстэд тэдгээрийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг: баримт бичгийн нэр, байгууллагын нэр - баримт бичгийн зохиогч, баримт бичгийн огноо, бүртгэлийн дугаар, текстийн гарчиг.
Хэрэв текст нь хэд хэдэн шийдвэр, дүгнэлт гэх мэтийг агуулсан байвал араб тоогоор дугаарласан хэсэг, дэд хэсэг, догол мөрүүдэд хуваах ёстой.
Тушаалын нэгдмэл байдлын зарчмаар ажилладаг байгууллагуудын захиргааны баримт бичиг (тушаал, заавар гэх мэт), түүнчлэн байгууллагын удирдлагад хандсан баримт бичигт текстийг эхний ганцаарчилсан байдлаар ("Би тушаал", " Би санал болгож байна", "Би асууж байна"). Хамтарсан байгууллагуудын захиргааны баримт бичигт текстийг гуравдагч этгээдээр ("шийдвэрлэсэн", "шийдвэрлэсэн") илэрхийлдэг. Хамтарсан захиргааны баримт бичигт текстийг эхний хүний олон тоогоор илэрхийлдэг ("бид захиалж байна", "шийдэв").
Протоколын текстийг гуравдагч этгээдийн олон тоогоор ("сонссон", "ярьсан", "шийдвэрлэсэн") толилуулж байна.
Байгууллага, тэдгээрийн бүтцийн нэгжийн эрх, үүргийг тогтоосон баримт бичигт (дүрэм, заавар), түүнчлэн тайлбар, дүгнэлт, дүгнэлт (акт, гэрчилгээ) агуулсан текстийг гуравдагч этгээдээр илэрхийлэх хэлбэр, эсвэл олон тоо хэрэглэдэг ("тэнхим нь чиг үүргийг гүйцэтгэдэг", "холбоо багтдаг", "комисс байгуулагдсан").
Дараах танилцуулгын хэлбэрийг үсгээр бичнэ: эхний хүний олон тоо ("илгээнэ үү", "бид авч үзэхээр илгээнэ үү"); 1-р хүний ганц тоогоор ("тодруулж бичнэ үү", "Би үүнийг шаардлагатай гэж үзэж байна"); Гуравдахь ганц бие талаас ("Яам эсэргүүцэхгүй", "VNIIDAD боломжтой гэж үзэж байна").
20. Өргөдөл байгаа эсэхийг тэмдэглэ. Хэрэв баримт бичигт текстэд дурдсан хавсралт байгаа бол тэдгээрийн тухай тэмдэглэлийг дараах хэлбэрээр хийнэ.
Хэрэглээ: 10л. 3 хувь.
Хэрэв програмууд текстэд нэрлэгдээгүй бол тэдгээрийн нэрс, хуудасны тоо, хуулбар тус бүрийн тоог жагсаах шаардлагатай. Жишээлбэл:
Хэрэглээ: 1. 4 хуудасны орон тооны хүснэгт. 3 хувь.
2. 3 литрийн зардлын тооцоо. 3 хувь.
Захиргааны баримт бичгийн хавсралт дээр баруун дээд буланд захиргааны баримт бичгийн нэр, огноо, дугаарыг харуулсан тэмдэглэгээ хийх ёстой. Жишээлбэл:
Хавсралт 1
тогтоолд
захиргаа
10.01.99-ны өдрийн 30 тоот
21. Гарын үсэг. Энэхүү дэлгэрэнгүй мэдээлэлд баримт бичигт гарын үсэг зурсан хүний ажлын албан тушаал (хэрэв баримт бичгийг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр зураагүй бол бүрэн, албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр хийсэн баримт бичгийн товчлол), хувийн гарын үсэг, түүний хуулбар орно. Жишээлбэл:
22. Зөвшөөрөх тамга нь ЗӨВЛӨСӨН гэсэн үг, баримт бичгийг батлах гэж буй хүний албан тушаалын нэр (байгууллагын нэрийг оруулаад), хувийн гарын үсэг, түүний хуулбар, огноо зэргээс бүрдэнэ. Жишээлбэл:
ТОХИОЛДСОН
Хэлтсийн дарга
анхан шатны мэргэжилтэн
боловсрол
Боловсролын яам
Гарын үсэг Е.Я.Бутко
23. Баримт бичгийг батлах нь визээр олгогддог бөгөөд үүнд визний гарын үсэг, гарын үсгийн хуулбар (эхний үсэг, овог), огноо орно. Шаардлагатай бол виз эзэмшигчийн албан тушаалыг зааж өгнө үү. Жишээлбэл:
Хууль зүйн хэлтсийн дарга
Гарын үсэг V.A. Сидоров
Баримт бичигт тайлбар байгаа бол визийг дараахь байдлаар олгоно.
Сэтгэгдэл хавсаргав
Гарын үсэг A.S. Орлов
Визийг анхны захиргааны баримт бичгийн сүүлчийн хуудсанд, илгээж буй баримт бичгийн хуулбар (захидал) дээр наасан байна. Захиргааны баримт бичгийн визийг тусдаа хуудсан дээр гаргах боломжтой.
24. Хэвлэх. Албан тушаалтны эрхийг баталгаажуулсан баримт бичиг, хөрөнгө, материаллаг хөрөнгийг зарцуулсан баримт, түүнчлэн хууль тогтоомжид тусгайлан заасан баримт бичигт хариуцагчийн гарын үсгийг тамга (тамга, дугуй) баталгаажуулсан байх ёстой. Баримт бичигт гарын үсэг зурсан хүний албан тушаалын тодорхой хэсгийг хамрахаар тамга дарсан байх ёстой. Жишээлбэл:
Хэлтсийн дарга тамга гарын үсэг Г.В.Сидоров
25. Баримт бичгийн хуулбарыг баталгаажуулсан тухай тэмдэглэгээ. Баримт бичгийн хуулбарыг баталгаажуулахдаа “гарын үсэг” гэсэн реквизитийн доор “Үнэн” гэсэн бичээс, хуулбарыг баталгаажуулсан хүний албан тушаалын нэр, хувийн гарын үсэг, хуулбар, баталгаажуулсан огноог хавсаргана. Жишээлбэл:
Хүний нөөцийн хэлтсийн байцаагч гарын үсэг A.S. Smirnov
Баримт бичгийн хуулбарыг бусад байгууллагад илгээх, хүлээлгэн өгөхдөө баталгаажуулсан гарын үсгийг тамга тэмдгээр баталгаажуулна.
26. Баримт бичгийн сүүлчийн хуудасны нүүрэн талд, зайгүй бол зүүн доод буланд гүйцэтгэгч (эмхэтгэсэн)-ийн овог нэр, түүний утасны дугаарыг байрлуулна. Жишээлбэл:
Аксенов Юрий Михайлович
27. Баримт бичгийн гүйцэтгэл, файл руу илгээсэн тухай тэмдэглэл
дараахь мэдээллийг агуулсан байх ёстой: а) гүйцэтгэлийн талаархи товч мэдээлэл, хэрэв холбогдох баримт бичиг байгаа бол түүний огноо, дугаарын холбоос; б) "Ажилдаа ор" гэсэн үгс; в) баримт бичгийг хадгалах хэргийн дугаар.
Баримт бичгийг гүйцэтгэсэн, файлд илгээсэн тухай тэмдэглэлд тухайн баримт бичгийг гүйцэтгэгч эсвэл тухайн баримт бичгийг гүйцэтгэсэн бүтцийн нэгжийн дарга гарын үсэг зурж, огноотой байх ёстой.
28. Баримт бичгийг хүлээн авсан тухай тэмдэглэгээ нь баримт бичгийн эхний хуудасны доод хэсэгт байрлах бөгөөд байгууллагын товчилсон нэр - баримт бичгийг хүлээн авагч, баримт бичгийг хүлээн авсан огноо, түүний индексийг оруулна.
29. Баримт бичгийн хуудас бүрийн зүүн доод буланд байрлуулсан, компьютерийн зөөвөрлөгч дээрх файлын нэр, огноо болон тухайн байгууллагад суурилуулсан хайлтын бусад өгөгдлийг агуулсан баримт бичгийн цахим хуулбарын таних тэмдэг.
Байгууллагын үүсгэн байгуулах баримт бичгээс хамааран захидлын маягт нь дараахь мэдээллийг агуулна.
01 - ОХУ-ын төрийн сүлд (02 - ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн сүлд эсвэл 03 - байгууллагын бэлгэ тэмдэг, барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг));
04 - байгууллагын код
05 - хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн үндсэн дугаар (OGRN).
06 - татвар төлөгчийн дугаар / бүртгүүлэх шалтгааны код (TIN/KPP)
08 - байгууллагын нэр
09 - байгууллагын талаархи суурь мэдээлэл
түүнчлэн дэлгэрэнгүй мэдээллийг хязгаарлах тэмдэг:
11 - баримт бичгийн огноо
12 - баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар
13 - баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар, огнооны холбоос
Шаардлагатай бол нарийн ширийн зүйлс байрладаг газрын дээд хилийн тэмдгийг хязгаарлана.
15 - хүлээн авагч
18 - текстийн гарчиг
19 - хяналтын тэмдэг
20 - баримт бичгийн текст
Захидлын маягтыг дэлгэрэнгүй мэдээллийг уртааш буюу өнцгийн зохион байгуулалтад үндэслэн хийж болно.
Цагаан будаа. 1. Захидлын маягтын дэлгэрэнгүй мэдээлэл (булангийн хувилбар) (хэмжээг миллиметрээр зааж өгсөн)
Цагаан будаа. 2. Захидлын маягтын дэлгэрэнгүй мэдээлэл (уртааш хувилбар) (хэмжээг миллиметрээр зааж өгсөн)
Хуудасны талбайн ашиглалтын хувьд боловсруулахад хамгийн тохиромжтой, хэмнэлттэй нь булангийн хэлбэр юм. Энэ тохиолдолд хуудасны дээд талын баруун талд "Хаяг хүлээн авагч", "Шийдвэр" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийг байрлуулж болно.
Байгууллагын нэр нь олон тооны хэвлэмэл тэмдэгт агуулсан тохиолдолд уртааш үсгийн маягтыг ашиглахыг зөвлөж байна, жишээлбэл, маягтын дэлгэрэнгүй мэдээллийг хоёр ба түүнээс дээш хэлээр өгсөн тохиолдолд байж болно. Энэ тохиолдолд дэлгэрэнгүй мэдээллийг зүүн талд орос хэлээр, баруун талд үндэсний хэлээр ижил түвшинд хэвлэнэ. Хэрэв ашигласан үндэсний хэлний тоо нэгээс олон байвал дэлгэрэнгүй мэдээллийг дээд талд орос хэлээр, доор нь үндэсний хэлээр баруун захын хил хүртэл сунгаж бичнэ.
Захидлын маягтыг байгууллага, бүтцийн нэгж, албан тушаалтанд зориулж бэлтгэж болно.
Захидлын маягтын дизайны жишээ:
Цагаан будаа. 3. Дэлгэрэнгүй мэдээллийг өнцгөөр (төв) байршуулсан байгууллагын захидлын маягт.
Цагаан будаа. 4. Дэлгэрэнгүй мэдээллийг булангийн (туг) зохион байгуулалттай байгууллагаас ирүүлсэн захидлын маягт.
Цагаан будаа. 5. Дэлгэрэнгүй мэдээллийг уртааш зохион байгуулалттай байгууллагаас ирүүлсэн захидлын маягт.
Ерөнхий баримт бичгийн маягтын дээжийг дараахь баримт бичигт мөн оруулсан болно.
ГОСТ Р 6.30-2003 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага" (Хавсралт Б, Зураг B.2, B.3, B.4);
- ОХУ-ын Соёл, олон нийтийн харилцааны яамны 2005 оны 11-р сарын 8-ны өдрийн 536 тоот тушаалаар батлагдсан холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудын албан тасалгааны ажлын стандарт заавар (Хавсралт No13, 14, 15, 16, 17, 18). .
Албан бичиг боловсруулах соёл нь тухайн байгууллагын хэвлэмэл хуудаснаас эхэлдэг.
Баримт бичгийн маягт– албан ёсны баримт бичгийн зохиогчийг тодорхойлсон цаасан хуудас эсвэл цахим загвар.
Байгууллагын маягтын талаархи нарийвчилсан мэдээллийг зохион байгуулах бүтэц, дарааллыг ГОСТ R 6.30-2003, Холбооны гүйцэтгэх засаглалын албан тушаалын ажлын дүрмээр тогтоодог. Холбооны гүйцэтгэх байгууллагын баримт бичгийн маягтын загвар, цахим загварыг түүний дарга баталдаг.
Байгууллагын хэвлэмэл хуудасны загвар гаргахдаа эхлээд цаасны хэлбэрийг сонгох хэрэгтэй. Маягтыг A4 (210 × 297 мм) ба А5 (148 × 210 мм) цаасан форматаар хийж болно. Мөн цаасан дээр A3 (297 × 420 мм) болон A6 (105 × 148 мм) форматаар маягт гаргах боломжтой. А3 форматын маягтыг текстийн агуулгыг хүснэгт хэлбэрээр харуулсан баримт бичгийг бэлтгэхэд ашиглаж болно (жишээлбэл, нягтлан бодох бүртгэл, санхүүгийн тайлан, төлөвлөгөө). Тогтоол (заавар, заавар) боловсруулахад зориулж тусгай төрлийн албан ёсны маягтыг А6 цаасан дээр гаргахыг зөвшөөрнө.
Маягт хийхэд ашигладаг цаас нь цагаан, цөцгий эсвэл шар өнгөтэй байх ёстой. Харанхуй өнгө нь баримт бичгийг уншихад хэцүү болгодог тул бусад өнгийг ашиглахыг зөвлөдөггүй. Гэсэн хэдий ч байнгын хадгалах хугацаатай баримт бичгийг дээд зэргийн цаасан дээр, илүү тохиромжтой цагаан дээр бэлтгэх ёстой гэдгийг санах нь зүйтэй.
Маягт дээр зүүн талын зай нь 20 мм-ээс багагүй, баруун шугам нь 10 мм-ээс багагүй, дээд шугам нь 20 мм-ээс багагүй, доод тал нь 20 мм-ээс багагүй байх ёстой.
Хариуд нь ГОСТ R 6.30-2003 стандартыг хэрэгжүүлэх арга зүйн зөвлөмжийн 5.3-т байгууллага нь янз бүрийн төрлийн баримт бичигт ямар маржин хэмжээг тогтоохыг зөвлөж байна, гэхдээ тогтоосон хэмжээнээс багагүй байх ёстойг өөрөө шийдэх эрхтэй гэж заасан байдаг. ГОСТ-ийн дагуу. Баримт бичгийг бэлтгэхдээ оруулах ёстой нарийн ширийн зүйлсийн тоо, текстийн хэмжээ зэргээс шалтгаалан маягтын форматыг сонгодог бөгөөд практикт баримт бичгийн шинж чанараас хамааран хавсарсан маягтыг ашиглаж болно. жишээ нь, маягтын том талын хэвтээ байрлалыг ашиглана. Түүнээс гадна, хэд хэдэн хуудсан дээр баримт бичгийг бэлтгэх үед бүх хуудас ижил хэмжээтэй байна.
Маягтыг хэвлэх хэрэгсэл эсвэл хувийн компьютер ашиглан бөглөж болно. ОХУ-ын Төрийн сүлд, ОХУ-ын бүрдүүлэгч байгууллагуудын сүлд бүхий маягт нь хатуу хариуцлагатай хэвлэмэл бүтээгдэхүүн тул зөвхөн хэвлэх замаар үйлдвэрлэгдэх ёстой.
Маягтын төрлүүд:
- - аливаа төрлийн баримт бичгийг бэлтгэх ерөнхий маягт (захидалаас бусад);
- – тодорхой төрлийн баримт бичгийн маягт (захидалаас бусад);
- - албан ёсны маягт;
- - захидал бичих маягт.
Маягт бүр нь нарийн тодорхойлогдсон дэлгэрэнгүй жагсаалт, маягт дээрх байршлын диаграммтай байдаг. Маягтын дэлгэрэнгүй байршил нь уртааш болон өнцгийн хэлбэртэй байж болно. Уртааш байрлалтай бол нарийвчилсан мэдээллийг хуудасны дээд ирмэгийн дагуу байрлуулж, өргөнөөр эсвэл голд нь зэрэгцүүлнэ.
Байгууллага өөрөө маягтын дэлгэрэнгүй байршлыг сонгохдоо илүү тохиромжтой гэж үздэг боловч хэвлэмэл хуудас үйлдвэрлэхэд мэдээллийн өнцгийн зохицуулалт нь илүү оновчтой байдаг.
Булангийн зохион байгуулалттай бол дэлгэрэнгүй мэдээллийг хуудасны зүүн дээд буланд байрлуулж, зүүн зах эсвэл хуваарилагдсан талбайн төв рүү зэрэгцүүлнэ.
Байгууллагын нэр нь олон тооны хэвлэмэл тэмдэгт агуулсан эсвэл маягтын дэлгэрэнгүй мэдээллийг хоёр ба түүнээс дээш хэлээр өгсөн тохиолдолд уртааш дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий маягтуудыг ашигладаг. Байгууллагын нэрийг ОХУ-ын субъектын төрийн хэлээр эсвэл өөр хэлээр ОХУ-ын төрийн хэл дээрх нэрний доор буюу баруун талд байрлуулна.
Хэрэв дүрмийн дагуу байгууллага нь гадаад хэл дээрх нэртэй бол тухайн байгууллагын нэр (өмчлөлийн хэлбэрийн нэрийг оруулаад), түүний хаягийг гадаад хэлээр орчуулаагүй болно (нэрээс бусад нь). улс болон томоохон хотууд), гэхдээ зөвхөн латин галиг үсгээр өгөгдсөн. Жишээлбэл, "Олон улсын ном" байгууллагын нэр ийм хэлбэртэй байх болно: Международная книга (мөн олон улсын ном биш), шуудангийн хаяг: Москва, Маяковская гудамж, 27, (эсвэл гудамж), 113456, Орос (эсвэл Оросын Холбооны Улс).
Ерөнхий хэлбэр.Байгууллага бүр USORD системд багтсан аливаа төрлийн баримт бичгийг (үсгээс бусад) үйлдвэрлэх нийтлэг маягттай байх ёстой. Зохион байгуулалтын болон захиргааны баримт бичгийг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр гаргахыг зөвшөөрөхгүй бөгөөд энэ нь ГОСТ-ыг зөрчсөн явдал юм.
ГОСТ R 6.30–2003, Холбооны гүйцэтгэх засаглалын албан тушаалын ажлын дүрмийн дагуу ерөнхий маягтыг бэлтгэхийн тулд дараахь мэдээллийг ашиглана.
- – байгууллагын бэлгэ тэмдэг, барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг);
- - OKPO-ийн дагуу байгууллагын код;
- - компанийн нэр;
- – баримт бичгийн төрлийн нэрийг байрлуулах чөлөөт зай;
- - баримт бичгийг эмхэтгэсэн эсвэл нийтэлсэн газар.
Маягт нь мөн мэдээллийн байршлыг хязгаарлах тэмдэгтэй байх ёстой (булангийн хэлбэрээр эсвэл бусад тэмдэглэгээ хэлбэрээр хэрэглэнэ).
- - баримт бичгийн огноо;
- - баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар;
- - текстийн гарчиг;
- - хяналтын тэмдэг.
Тодорхой төрлийн баримт бичгийн хэлбэр Байгууллагад ийм төрлийн олон тооны баримт бичгийг (жишээлбэл, гэрчилгээ, протокол, захиалга) нийтлэхдээ үүнийг ашиглахыг зөвлөж байна. Эдгээр маягтуудыг боловсруулахдаа дараах дэлгэрэнгүй мэдээллийг хэвлэмэл хэлбэрээр ерөнхий хэлбэрт оруулна.
- - баримт бичгийн төрлийн нэр;
- – OKUD-ийн дагуу баримт бичгийн маягтын код.
Ажлын маягт. Холбооны Гүйцэтгэх байгууллагуудын албан тушаалын ажлын дүрмийн дагуу байгууллага нь албан ёсны маягт гаргаж болно, дараа нь "байгууллагын нэр" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийн доор байрлах "албан тушаалын нэр" гэсэн нэмэлт мэдээллийг маягтад оруулна.
Захидал бичих маягт байгууллага хоорондын захидал харилцаанд ашигладаг. Захидлын маягт нь дараахь мэдээллийг агуулсан байх ёстой.
- - ОХУ-ын төрийн сүлд эсвэл ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн сүлд;
- – байгууллагын бэлгэ тэмдэг, барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг);
- - OKPO-ийн дагуу байгууллагын код;
- - компанийн нэр;
- - байгууллагын талаархи лавлагааны мэдээлэл;
- - байгууллагын код;
- - OGRN;
- – INN/KPP.
Баримт бичгийн төрлийн нэрийг (захидал) хэвлэмэл хуудас дээр заагаагүй болно.
Эдгээр дэлгэрэнгүй мэдээллээс гадна захидлын маягт нь дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг хязгаарлах тэмдгийг агуулсан байх ёстой.
- - баримт бичгийн огноо;
- - баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар;
- – баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар, огнооны холбоос.
Нэмж дурдахад, захидлын маягт нь дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг хязгаарлах тэмдгийг агуулж болно.
- - хүлээн авагч;
- - текстийн гарчиг;
- - хяналтын тэмдэг.
ГОСТ R 6.30-2003-ийн 4.6-д заасны дагуу авч үзсэн маягтын төрлийг тухайн байгууллага, байгууллагын бүтцийн нэгж, албан тушаалтанд зориулж тогтоосон болно. Ийм хэлбэрийн ялгаа нь зөвхөн баримт бичгийн зохиогч - байгууллага, бүтцийн нэгж эсвэл албан тушаалтныг зааж өгөх явдал юм. Баримт бичгийг зохиогч нь тухайн байгууллагын салбар, төлөөлөгчийн газар, бусад бүтцийн нэгж, албан тушаалтан гэх мэт бол тэдгээрийн нэрийг тухайн баримт бичгийг зохиосон байгууллагын нэрэнд оруулна. Бүтцийн нэгж, албан тушаалтанд зориулсан баримт бичгийн маягтыг тухайн нэгжийн дарга эсвэл тодорхой албан тушаалтан гарын үсэг зурах эрхтэй бол бүрдүүлдэг болохыг анхаарна уу. Албан ёсны маягт дээр "Албан тушаалын нэр" гэсэн нэмэлт дэлгэрэнгүй мэдээллийг "Байгууллагын нэр" (ГОСТ R 6.30-2003-ыг хэрэгжүүлэх арга зүйн зөвлөмжийн 5.8-р зүйл) доор байрлуулсан болно.
Маягттай ажиллахад тавигдах шаардлагыг оффисын ажлын зааварт тусгасан болно. Байгууллагын хэлбэрүүд, ялангуяа ОХУ-ын Төрийн сүлд, ОХУ-ын бүрдүүлэгч байгууллагуудын сүлдийг хуулбарласан маягтуудыг бүртгэж, хатуу тайлагнах ёстой. Маягтыг нягтлан бодох бүртгэлийг байгууллагууд бие даан боловсруулсан тусгай сэтгүүлд хийж болно. Холбооны гүйцэтгэх засаглалын байгууллагуудад маягт бүртгэх сэтгүүлийн хэлбэрийг холбооны гүйцэтгэх засаглалын албан тушаалын ажлын заавар боловсруулах арга зүйн зөвлөмжид тусгасан болно.
Баримт бичгийн шинэ маягтыг эргэлтэд оруулах ажлыг хэлтсийн даргын саналаар байгууллагын даргын тушаалаар гүйцэтгэдэг. Маягтыг устгах нь актын дагуу хийгдэх ёстой.
Маягтыг үйлдвэрлэх, ашиглах, хадгалахад тавих хяналтыг тухайн байгууллагад албан тасалгааны ажил хариуцсан нэгжид, жижиг компаниудад албан тасалгааны ажил хариуцсан хүмүүст даалгах ёстой. Маягтыг бүртгэх, ашиглах, хадгалах үүрэгтэй хүмүүсийг байгууллагын даргын захиргааны баримт бичгээр томилдог.
Маягтыг боловсруулах, үйлдвэрлэх, нягтлан бодох бүртгэл, хадгалах үүрэгтэй бүтцийн нэгжийн цоожтой шүүгээнд ихэвчлэн хадгалагддаг.
Маягтыг алдах, хадгалах, ашиглах журмыг зөрчсөн, баримт бичигтэй ажиллахдаа бусад орхигдуулсан тохиолдолд сахилгын арга хэмжээ авна. Үүнд сахилгын дүрэм, хөдөлмөрийн дотоод журамд заасан зэмлэл, зэмлэл, хатуу зэмлэл, ажлаас халах болон бусад шийтгэл орно.
- ГОСТ Р 7.0.8–2013 Албан хэрэг хөтлөлт, архив...