Цахим баримт бичгийн менежментэд үүлэн технологийг ашиглах хэтийн төлөв. Үүлэн дэх баримтууд Үүлэн технологи нь бизнест хэрхэн тусалж чадах вэ
Хэрэв бид баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр "үүл" гэж ярих юм бол үүлэн технологи нь цоо шинэ зүйл биш гэдгийг шинжээчид тэмдэглэж байна. Өнөөдөр хүн бүр "үүл" загварыг хэрэгжүүлэхэд ямар үндсэн зарчмууд, мөн үүлэн үйлчилгээ үзүүлэгчдийн ярьдаг давуу талуудыг аль хэдийн мэддэг болсон. Эдгээр давуу талуудын дунд дэд бүтцэд оруулсан хөрөнгийн хөрөнгө оруулалт, засвар үйлчилгээний зардал, мэргэжилтнүүд гэх мэт.
“Одоо олон улс орны эрх баригчид үүлэн технологи ашиглан төрийн байгууллагуудад баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах боломжийг судалж байна. Үүний зэрэгцээ төрийн түвшинд баримт бичгийн менежментийг хангах үүрэгтэй байгууллагууд (үндсэндээ Үндэсний архив) үүлэн орчинд баримт бичигтэй ажиллах арга зүйн зөвлөмж, стандартыг боловсруулж байна. Гэсэн хэдий ч одоогоор Орос улсад ийм стандартыг боловсруулаагүй байна. Тиймээс үүлэнд шилжих шийдвэр гаргахдаа үүлэн орчинд тодорхой эрсдэлүүд байдгийг ойлгох хэрэгтэй бөгөөд эдгээр эрсдэлүүд нь үүлэн технологийг ашигласнаар бодит үр өгөөжийг олж авахад тань саад болж болзошгүй” гэж EOS компанийн баримт бичгийн менежментийн тэргүүлэх мэргэжилтэн хэлэв. Баримт бичгийн менежерүүдийн эвлэлийн гишүүн "болон ARMA International Наталья Храмцовская.
Хатагтай Храмцовскаягийн хэлснээр "үүл"-ийн ашиг тус нь нийтийн үүлэнд хамгийн бүрэн илэрдэг. Гэвч өнөөдөр үүлэн стандартыг боловсруулж байгаа улсын Үндэсний архивын аль нь ч төрийн байгууллагуудад нийтийн үүл ашиглахыг зөвлөдөггүй. Төрийн байгууллагуудад өгөх зөвлөмж бол баримт бичиг болон "үүл"-ийг бүрэн хяналтандаа байлгахын тулд "хувийн үүл" бий болгох явдал юм. Гэсэн хэдий ч, энэ загвар нь үүлний үр ашгийг эрс багасгаж, зардлыг хэмнэдэг.
Орос улсад баримт бичгийн автоматжуулалтын салбарт жигд бус хөгжил явагдаж байгааг анхаарч үзэх нь чухал юм. Холбооны түвшний томоохон төрийн байгууллагуудад энэ бүрэлдэхүүн хэсэг нь орон нутгийн засаг захиргааны төвшнөөс илүү сайн хөгжсөн байдаг. Мэдээлэлжүүлэлтийн тал дээр сул байгаа төрийн байгууллагууд оффисын автоматжуулалтад үүлэн технологийг нэвтрүүлснээр хамгийн их ашиг хүртэх болно гэж мэргэжилтнүүд тэмдэглэж байна. Ихэнх нь өөрийн мэдээллийн төвтэй, өвөрмөц програм хангамжийн хөгжүүлэлттэй холбооны эрх баригчдын хувьд одоо байгаа дэд бүтцийг үүлэн систем рүү шилжүүлэхийн ашиг тус хамаагүй бага байж магадгүй юм.
Мэдээллийн аюулгүй байдал, эрсдэлийн менежментийн асуудал нь үүлэн системд шилжихэд тулгардаг гол асуудлуудын нэг юм. Энэ нь төрийн байгууллагууд болон арилжааны бүтцэд адилхан хамаатай бөгөөд бүх орны мэргэжилтнүүд, тэр дундаа Оросын мэргэжилтнүүд энэ талаар санал нэгтэй ярьж байна. Энд "үүл"-ийн хэд хэдэн гол эрсдэлүүд байна: эхнийх нь үүлэн үйлчилгээ үзүүлэгчээс хамааралтай болох боломж юм. Үйлчлүүлэгч нь операторын талд түүний өгөгдөлтэй ямар мэргэжилтэн ажиллаж байгааг хянах боломжгүй тул дотоод мэдээлэл алдагдсан байх эрсдэлтэй байдаг. Мэдээлэл алдагдах эрсдэл, баримт бичгийн менежменттэй холбоотой хууль ёсны шаардлагыг дагаж мөрдөх асуудал бас чухал юм.
Янз бүрийн үүлэн хэрэглэгчдийн хооронд нөөцийг найдвартай хуваалцах, хувийн мэдээллийг хамгаалах, мэдээллийн сүлжээг зөв ажиллуулах зэрэг асуудлууд нь анхааралдаа авах шаардлагатай мэдээллийн аюулгүй байдлын эрсдэлүүдийн нэг юм.
Эрсдлийн тоо хэт их, үүл ашиглах нь зохисгүй мэт санагдаж болох ч тийм биш юм. Нэгдүгээрт, баримт бичгийн менежментийн дэд бүтцийг "үүл" рүү шилжүүлэх давуу талуудыг дахин сануулъя: "үүл" загварт хэрэглэгч барилгын ажилд мөнгө зарцуулахгүйгээр зөвхөн хэрэглэсэн үйлчилгээнийхээ хэмжээгээр төлдөг. дэд бүтцийн засвар үйлчилгээ болон ажилчдын цалин . Амжилтанд хүрэхийг хүсч буй бизнесийн компаниудын хувьд зардлаа бууруулах нь чухал асуудал юм. Төрийн байгууллагуудын хувьд (ялангуяа бүс нутгийн бүтэц) дэд бүтцийг зохион байгуулах, мэдээллийн технологийн байнгын мэргэжилтэн төлөх төсөв байдаггүй тул үүлийг ашиглахаас өөр сонголт байдаггүй.
Үүнээс гадна эрсдэл ба зайлшгүй тохиолдлууд өөр өөр ойлголт гэдгийг тодруулцгаая. Эрсдэлийг анхаарч үзэх боломжтой бөгөөд үүнийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Хэрэв та энэ асуудалд нухацтай хандах юм бол үүл ашиглахад ямар ч асуудал гарахгүй бөгөөд хуучин хэв маягаар ажиллахаас ч бага байх болно. Эцсийн эцэст бидний бие махбодийн дэд бүтэц үе үе доголдож, дотоод мэдээлэл алдагдах аюулаас хэн ч дархлаагүй.
Цахим баримт бичгийн менежментийг клоуд руу шилжүүлэхээр шийдэхийн өмнө шинжээчид хэд хэдэн үндсэн асуудлыг шийдэх арга замын талаар бодож үзэхийг зөвлөж байна: "Та хамгийн түрүүнд байгууллагын болон бусад мэдээллийг үүлээр дамжуулан хадгалах, ашиглах, хандахыг тодорхойлох явдал юм » Лхагва гараг . Мөн хандалтын хязгаарлалттай (жишээлбэл, бизнесийн нууцыг бүрдүүлсэн баримт бичиг, хувийн мэдээлэл гэх мэт) баримт бичгийн аюулгүй байдлын горимыг хэрхэн хангах вэ гэсэн асуултад урьдчилан хариулах шаардлагатай байна. Хоёрдахь ноцтой асуудал бол хөөн хэлэлцэх хугацаа дууссаны дараа баримт бичгийн хадгалалтын хугацаа, устгал, мэдээллийн хуулбарыг устгахад хяналт тавих шаардлагатай байна. Би бас тэмдэглэх болно: "үүлэн" дотор мэдээлэл хадгалагддаг серверүүд нь ОХУ-ын нутаг дэвсгэрт байрлах нь зүйтэй юм. Хэрэв манай улсаас гадна байрлаж байгаа бол хууль эрх зүйн зөрчил гарсан тохиолдолд дата төвийн эзэд тухайн улсынхаа хууль тогтоомжийг дагаж мөрдөнө. "Үүлэн" мэдээлэл бүхий серверүүд нь тус улсын нутаг дэвсгэр дээр байрладаг тул өөр улсын шүүхийн шийдвэрээр гуравдагч этгээдээс олж авсан корпорацийн мэдээлэл эсвэл Оросын төрийн байгууллагуудын мэдээлэлд хандахыг цөөхөн хүн хүсч байна гэж би бодож байна "гэж Наталья Храмцовская хэлэв.
Дээр дурдсан зүйлс дээр хэрэглэгч үүлэн үйлчилгээний операторыг сонгохдоо анхааралтай хандах хэрэгтэй гэдгийг нэмж хэлэх хэрэгтэй. Энд байгаа хамгийн эхний зүйл бол үүлэн үйлчилгээ үзүүлэгч мэдээллийн аюулгүй байдлын системийг хэрхэн зохион байгуулах явдал юм. Нийлүүлэгч нь ажилчдаа хэрхэн элсүүлдэг, ханган нийлүүлэгчийн ажилчид аюулгүй байдлын шалгалтанд хамрагдаж байгаа эсэх, мэдээлэлд хандах хандалт хэрхэн хянагддаг, ханган нийлүүлэгч нь ямар хяналт, хяналтын системийг ашиглаж байгааг олж мэдэх хэрэгтэй.
Үүлний үйлчилгээ үзүүлэгчтэй хэлэлцээр хийхдээ мэргэжилтнүүд SLA-д заасан талуудын эрх, үүргийг анхаарч үзэхийг зөвлөж байна. Жишээлбэл, Наталья Храмцовская дараахь "нүдний" талаар ярьж байна: "Таны анхаарах ёстой хамгийн эхний зүйл бол гэрээнд гэтэлгэлийн төлбөр гэж нэрлэгддэг зүйл, өөрөөр хэлбэл хэрэглэгчээс хасуулахаар тогтоосон хэмжээ юм. гэрээнд заасан хугацаанаас өмнө мэдээлэл. Хэрэв ийм заалт байгаа бол тухайн байгууллага өөр үйлчилгээ үзүүлэгч рүү шилжихээр шийдсэн тохиолдолд хүндрэлтэй байж болно. Гэрээнд торгуулийн тодорхой хэмжээ, үүлэн үйлчилгээ үзүүлэгчийн хадгалсан мэдээлэл алдагдсан, гэмтсэн тохиолдолд оногдуулах шийтгэлийг тодорхой тусгасан байх ёстой. Мөн хадгалалтанд байгаа янз бүрийн төрлийн цахим баримт бичгийн заавал хамгаалах аюулгүй байдлын бодлогыг тодорхой үнэлж, зааглаж, гэрээнд баримтжуулах, түүнчлэн нууц болон бусад чухал мэдээлэл алдагдсан тохиолдолд хохирлын хэмжээг тодорхойлж, зааж өгөх шаардлагатай. Хадгалалтын хугацаа дууссаны дараа үйлчилгээ үзүүлэгч баримт бичгийг устгаагүйгээс учирч болзошгүй хохирлыг мөн гэрээ байгуулахдаа урьдчилан тодорхойлсон байх ёстой."
Мэргэжилтнүүд цахим баримт бичигт идэвхтэй шилжих, салбарт "үүл" загварыг ашиглахад хувь нэмэр оруулах хэд хэдэн гол хөдөлгөгч хүчийг тодорхойлж байна. Эхнийх нь нийгэм, хэрэглэгчдийн хүсэл. Наталья Храмцовская дараахь зүйлийг онцлон тэмдэглэв: "Хүмүүс мэдээллийн технологийг ер бусын зүйл биш, харин "анхдагч байдлаар" байх ёстой зүйл гэж ойлгодог гэдгийг бид бүрэн итгэлтэйгээр хэлж чадна. Үүнтэй холбогдуулан баримт бичигт хандах хандлагыг харуулж байна. Хүмүүс тодорхой баримт бичигтэй танилцахын тулд аль архивт хандах ёстойгоо мэдэхийг хүсдэггүй. Өнөөдөр тэд шаардлагатай бичиг баримтыг интернетээс хаанаас олж болохыг мэдэхийг хүсч байна. Миний бодлоор энэ онд манай улсад цахим баримт бичгийн салбар цаашид хөгжинө” гэв.
Улс орны удирдлагын зүгээс нөхцөл байдал, холбогдох хүслийг ойлгох нь салбарын хөгжилд чухал ач холбогдолтой. Гэсэн хэдий ч шийдвэрлэх шаардлагатай хэд хэдэн асуудал байсаар байна. Эдгээрийн дотроос хатагтай Храмцовская юуны түрүүнд зохион байгуулалтын асуудлыг онцолж байна. Өнөөдөр Орос улсад цахим баримт бичиг, түүний дотор байнгын хадгалалтын хугацаатай баримт бичиг байдаг боловч улсын цахим архив хараахан байдаггүй. Нэмж дурдахад Орос улсад цахим баримт бичгийг хадгалах журмыг зохицуулах албан ёсны зохицуулалтын баримт бичиг хараахан гараагүй байна.
БА. Берестова, дэд профессор RSUH
Цахим баримт бичгийн менежментэд үүлэн технологийг ашиглах нь хамаарал
Үүлэн технологи, үйлчилгээ, тооцоолол гэж юу вэ
Үүлний төрлүүд
Үүлэн тооцоололоор үзүүлж буй үйлчилгээний төрлүүд
Үүл технологийн давуу болон сул талууд
Цахим баримт бичгийн менежментэд үүлэн технологийг ашиглах онцлог, боломжууд
Өнөөдөр мэдээллийн технологийн ирээдүйтэй чиглэлүүдийн нэг бол үүлэн тооцоолол ба түүний өгөгдөл үүсгэх, хадгалах, боловсруулах, сэргээх орчин үеийн үйлчилгээ юм. Эдгээр технологийг цахим баримт бичгийн менежментэд ашиглах хэтийн төлөвийг "Мэдээллийн нийгэм дэх баримт бичиг: үүлэн технологи ба цахим баримт бичгийн менежмент" XIX олон улсын шинжлэх ухаан, практикийн бага хурлын үеэр хэлэлцсэн.
Хурлаар цахим баримт бичгийн менежментэд үүлэн технологийг ашиглах онол практикийн асуудлуудыг хэлэлцэв. Цахим баримт бичгийн менежментэд үүлэн технологийг ашиглахын давуу болон сул талуудыг онцлон тэмдэглэв. Давуу талууд нь хөдөлгөөнт байдал, ашиглахад хялбар, өртөг хэмнэлттэй, өөрийн гэсэн дэд бүтэц, туслах мэргэжилтэн авах шаардлагагүй, хөрөнгө оруулалт бага шаарддаг, өмчлөлийн зардал бага, мэдээлэлжүүлэлтийн төсвийн хөрөнгийг үр ашигтай зарцуулдаг. Сул тал нь мэдээллийн аюулгүй байдлын зорилгоор энэ асуудлын эрх зүйн зохицуулалт байхгүй, i.e. Ийм технологийг ашиглах нь техникийн хувьд хөгжсөн, зохицуулалтын дэмжлэгтэй байх ёстой.
Цахим баримт бичгийн менежментэд үүлэн технологийг ашиглах боломж нь тэргүүлэх мэргэжилтнүүдийн хэлсэн үгэнд дүн шинжилгээ хийхээс харахад хоёрдмол утгатай юм. Тиймээс бид үүлэн технологи, тэдгээрийн практик хэрэглээний хэтийн төлөвийг архивын жишээ болгон илүү нарийвчлан авч үзэх болно.
Үүлэн технологи, үйлчилгээ, тооцоолол гэж юу вэ
Үүлэн технологи нь орчин үеийн мэдээллийн технологи бөгөөд түүний зарчим нь өгөгдөл боловсруулах төвүүд, тоног төхөөрөмж, түүн дээр суурилуулсан програмууд руу интернетээр дамжуулан алсаас хандах боломжийг олгодог.
Үүлэн технологи эсвэл үүлэн үйлчилгээ нь ихэвчлэн үүлэн хэлбэрээр систем дэх график дүрслэлтэй байдаг. Зураг 1-д үүлэн тооцооллын технологид хамаарах бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг харуулав.
Цагаан будаа. 1. Үүлэн технологийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд
Дэд бүтэц гэдэг нь физик төхөөрөмж эсвэл техник хангамжийн багцыг хэлнэ. Эдгээр нь сервер, хатуу диск гэх мэт байж болно. Платформ гэдэг нь хэрэглэгчдэд зориулсан үйлчилгээний багцыг хэлнэ. Програм хангамж гэдэг нь хэрэглэгчдэд зориулагдсан програм хангамж юм.
Үүлэн тооцоолол (үүлэн тооцоолол эсвэл CC) ашиглан хэрэглэгчдэд үзүүлж болох үйлчилгээний багцыг авч үзье. aaS (үйлчилгээ болгон), өөрөөр хэлбэл үйлчилгээ хэлбэрээр. Өнөөдөр байгаа үүлэн тооцоолол нь ердийн үйлчилгээг үзүүлдэг бөгөөд эдгээрийг Хүснэгт №1-д товч тайлбарласан болно.
Хүснэгт No1 Үйлчилгээний төрлүүд
Үйлчилгээ болгон хадгалах (хадгалах үйлчилгээ) |
Storage -as -a -Service нь хэрэглэгчийн өгөгдлийг үүлэн доторх гадаад санах ойд хадгалах боломжийг олгодог. Хэрэглэгчийн хувьд энэ нь нэмэлт логик хөтөч эсвэл хавтас мэт харагдах болно. |
Мэдээллийн сан-үйлчилгээ (өгөгдлийн сан нь үйлчилгээ) |
Database -as -a -Service үйлчилгээ нь DBMS-ийг дотоод нөөц дээр суулгасан мэт мэдээллийн сантай ажиллах боломжийг олгодог. |
Мэдээлэл-үйлчилгээ (үйлчилгээний мэдээлэл) |
Мэдээллийн -as -a -Үйлчилгээ нь динамикаар өөрчлөгдөж болох аливаа төрлийн мэдээллийг алсаас ашиглах боломжийг олгодог. |
Үйл явц - зэрэг - а - Үйлчилгээ(үйлчилгээний үйл явцын менежмент) |
Process -as -a -Service нь нэг бизнесийн үйл явцыг бий болгохын тулд олон нөөцийг (нэг үүлэн доторх үйлчилгээ эсвэл өгөгдөл гэх мэт) хооронд нь холбож болох алсын нөөц юм. |
Аппликейшн-а-үйлчилгээ (үйлчилгээний програм) |
Аппликейшн -as -a -Service нь өөр нэртэй байж болно, Software -as -a -Service, энэ нь програм хангамжийг үйлчилгээ хэлбэрээр эсвэл хэрэгцээт програм хангамж гэсэн үг юм. Энэ тохиолдолд програм хангамж нь алсын серверүүд дээр байрладаг бөгөөд хэрэглэгч интернетээр дамжуулан хандах боломжтой. Энэхүү үйлчилгээ үзүүлэгч нь энэ програм хангамжийн шинэчлэлт, лицензийг хариуцна. |
Үйлчилгээ болгон платформ(үйлчилгээний платформ) |
Хэрэглэгч үйлдлийн систем болон зарим программ хангамжаар хангагдсан байдаг. |
Үйлчилгээ болгон нэгтгэх (үйлчилгээ болгон нэгтгэх) |
Хэрэглэгч программуудын хоорондох програм хангамжийн интерфейс, тэдгээрийн алгоритмын хяналт зэргийг багтаасан үүлэн сүлжээнээс бүрэн нэгтгэх багцыг хүлээн авах боломжтой. Үүнд аж ахуйн нэгжийн хэрэглээний төвлөрөл, оновчлол, интеграцийн багц дахь алдартай үйлчилгээ, боломжууд багтана. |
Үйлчилгээний аюулгүй байдал(үйлчилгээний аюулгүй байдал) |
Энэ төрлийн үйлчилгээ нь хэрэглэгчдэд вэб технологи, цахим шуудангийн захидал харилцаа, дотоод сүлжээг аюулгүй ашиглах боломжийг олгодог бүтээгдэхүүнийг хурдан байршуулах боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь энэ үйлчилгээний хэрэглэгчдэд өөрийн гэсэн тохиргоог байршуулах, засвар үйлчилгээ хийхэд хэмнэх боломжийг олгодог. аюулгүй байдлын системүүд . |
Менежмент / Засаглал - зэрэг - а - Үйлчилгээ(үйлчилгээний хувьд удирдлага ба менежмент) |
Энэ нь нэг буюу олон үүлэн үйлчилгээний үйлдлийн параметрүүдийг удирдах, тохируулах боломжтой болгодог. Эдгээр нь голчлон топологи, нөөцийн хэрэглээ, виртуалчлал зэрэг параметрүүд юм. |
Үйлчилгээний хувьд дэд бүтэц (дэд бүтэц нь үйлчилгээ) |
Хэрэглэгч нь компьютерийн дэд бүтцээр, ихэвчлэн виртуал платформоор хангагдсан байдаг (сүлжээнд холбогдсон компьютерууд, тэр үүнийг өөрийн зорилгын дагуу бие даан тохируулдаг). |
Үйлчилгээ болгон турших(үйлчилгээ болгон турших) |
Клоудаас туршилтын программ хангамж ашиглан локал эсвэл үүлэн системийг турших боломжийг олгодог. |
Үүлэн үйлчилгээг “Үүлэн мэдээллийн сан” гэж нарийвчлан авч үзье.Үүлэн санах ой гэж юу вэ? Үүлэн мэдээллийн сан нь хэрэглэгч үүлэн үйлчилгээ үзүүлэгчийн эзэмшдэг алсын сервер дээр өгөгдлийг үүлэн дотор байршуулдаг газар юм. Хэрэглэгч интернетэд холбогдох боломжтой янз бүрийн төхөөрөмж ашиглан мэдээлэл авах боломжтой. Энэ нь компьютер, таблет эсвэл ухаалаг гар утас байж болно. Мэдээллийн алсын хадгалалтыг боловсролын зорилгоор мэдээлэл солилцох зорилгоор ашиглахаас гадна хэд хэдэн ажилчдын мэдээллийг боловсруулахдаа файлд хамтын хандалт хийх боломжийг олгодог. Үүлэн мэдээллийн сангийн давуу талууд:
үүлэн санах ой нь үнэ төлбөргүй бөгөөд ихэвчлэн 5-7 ГБ хүртэлх виртуал зайг өгдөг;
дэлхийн аль ч улсаас интернэт холболтыг дэмждэг ямар ч төхөөрөмжөөс үүлэн доторх мэдээлэлд хандах боломжтой;
файл унших, засварлах хамтын хандалт боломжтой;
энэхүү үүлэн технологийн вирусээс хамгаалах;
өгөгдөл алдах боломж байхгүй.
Үүлэн мэдээллийн сангийн сул талууд:
Тогтвортой интернет холболт шаардлагатай;
үүлэн хадгалах үйлчилгээ үзүүлдэг компанийн хэрэглэгчийн вэб интерфейст дасах.
Програм хангамжийг үйлчилгээ гэсэн утгатай -as -a -Service эсвэл SaaS үйлчилгээний давуу болон сул талуудыг авч үзье. . Энэхүү үүлэн технологийн үйлчлүүлэгч бүрэн ажиллахын тулд зөвхөн вэб хөтөчтэй байх шаардлагатай. Бүх техник хангамж нь үүлэн үйлчилгээ үзүүлэгч дээр байрладаг бөгөөд үйлчилгээ үзүүлэгч нь програм хангамжийг суулгах, ажиллуулах, програмуудыг шинэчлэх үүрэгтэй. Үйлчилгээ үзүүлэгч нь шаардлагатай 24/7 техникийн дэмжлэг үзүүлдэг.
SaaS үйлчилгээний үйлчлүүлэгчийн төлбөрийн систем гэж юу вэ? Үйлчлүүлэгч программ хангамжийг худалдаж авсны төлөө бус зөвхөн түрээсийн төлбөр төлдөг бөгөөд энэ нь үйлчлүүлэгчид лицензтэй программ хангамжтай ажиллах, түүний зардлыг бууруулах боломжийг олгодог.
Cloud SaaS загварын давуу талууд нь:
лицензтэй програм хангамж худалдан авах зардлыг бууруулах;
хэрэглэгчийн ажлын компьютер дээр програм хангамж суулгах шаардлагагүй;
техникийн туслалцааны нэмэлт мэргэжилтэн авах шаардлагагүй;
ашиглахад хялбар, харилцаа холбоо нь тохируулсан хөтөч ашиглан интернет холболтыг ашиглан хийгддэг.
Гол сул тал нь хэрэглэгчийн нууц мэдээллийг задруулах боломж юм. Боломжит хувилбаруудын нэг бол нууц мэдээлэл алга болсон, алдагдсан тохиолдолд талуудын хийх ажиллагаа, болсон явдлын хариуцлагыг бүрэн тусгасан хуульчаар чадварлаг боловсруулсан гэрээ юм. Гэсэн хэдий ч, хэрэв серверүүдийг гаднаас нь хакердах оролдлого гарвал үүлэн үйлчилгээ үзүүлэгчийн талд байгаа серверүүдийн аюулгүй байдал нь дүрмээр бол үйлчлүүлэгчийнхээс хамаагүй өндөр байх болно.
Дэд бүтцийн үйлчилгээ эсвэл IaaS үйлчилгээний давуу болон сул талуудыг нарийвчлан авч үзье. IaaS загвар нь зөвхөн сервер түрээслэх боломжийг олгодог боловч програм хангамж биш, тиймээс үйлдлийн систем болон ажлын програмуудыг суулгах хариуцлагыг IaaS үйлчилгээ үзүүлдэг компани биш харин түрээслэгч хариуцдаг.
IaaS үйлчилгээний давуу тал нь серверийн тооцоолох хүчийг хялбар бөгөөд хурдан өргөтгөх боломжтой бөгөөд энэ нь илүү хүчирхэг дэд бүтцэд шилжих боломжийг олгодог бөгөөд түрээслэгчийн мөнгийг хэмнэдэг. Жишээлбэл, хэрэв та тодорхой програмтай ажиллах ажилчдын тоог нэмэгдүүлбэл алсын серверийн хяналтын самбарт нэвтэрснээр түүний хүчин чадлыг нэмэгдүүлэх боломжтой.
IaaS үйлчилгээний давуу талууд нь дараахь зүйлийг агуулдаг.
үйлчилгээний түрээслэгч үнэтэй серверийн тоног төхөөрөмж худалдан авах шаардлагагүй;
техник хангамжийн дэд бүтцийг шинэчлэх, серверийн тоног төхөөрөмжийг засварлах шаардлагагүй;
серверийн хэрэглэсэн цахилгааны төлбөрийг төлөх шаардлагагүй.
IaaS технологийн сул талууд нь:
IaaS ашиглахын тулд сар бүр төлбөр төлөх хэрэгцээ;
аливаа масштабын хувьд түрээсийн нэмэгдэл.
Үйлчилгээ болгон нэгтгэх (Integration -as -a -Service) гэдэг нь үүлэн үйлчилгээг нэг цогц болгон нэгтгэхийг хэлнэ. Өнөөдөр үүлэн технологид үйлчлүүлэгчид тус тусад нь холбогдох ёстой олон тооны тусгаарлагдсан үүлэн мэдээллийн технологийн үйлчилгээ багтдаг. Нөгөөтэйгүүр, орчин үеийн мэдээллийн технологийн технологиуд нь аж ахуйн нэгжид зүгээр л нэвтэрч байгаа тул уян хатан, өргөтгөх боломжтой дэд бүтцээр харилцан уялдаатай үйлчилгээ үзүүлэх санаа нь эцсийн дүндээ аж ахуйн нэгж бүрийг том үүлэн доторх зангилааны нэг болгох ёстой.
Өнөөдөр байгаа үүлний төрлүүд, тэдгээрт хэрэгжсэн загваруудыг авч үзье. Өмчлөлийн хэлбэрээр нь нийтийн, хувийн, эрлийз үүл гэж хуваагдана.
Нийтийн үүлнь олон компани, үйлчилгээний нэгэн зэрэг ашигладаг мэдээллийн технологийн дэд бүтэц юм. Хэрэглэгчид энэ "үүл"-ийг удирдах, хадгалах чадваргүй бөгөөд эдгээр асуудлын бүх хариуцлагыг нөөцийн эзэмшигч хариуцдаг. Аливаа компани, хувь хүн санал болгож буй үйлчилгээний захиалагч болох боломжтой. Жишээ нь: Amazon EC2, Google Apps/Docs, Microsoft Office Web./3/ Өнөөдөр олон нийтийн үүлэн үйлчилгээ үзүүлэгч маш олон байдаг.
Хувийн үүл (хувийн үүл) нь нэг байгууллагын ашиг сонирхолд нийцүүлэн удирддаг мэдээллийн технологийн аюулгүй дэд бүтэц юм. Байгууллага нь хувийн клоудыг дотооддоо удирдах эсвэл даалгаврыг аутсорсинг хийх боломжтой. Дэд бүтэц нь үйлчлүүлэгчийн байранд эсвэл гадны оператор дээр (эсвэл хэсэгчлэн үйлчлүүлэгчид, хэсэгчлэн оператор дээр) байрлаж болно. Хувийн үүл нь бүх төрлийн үүлнээс хамгийн найдвартай нь юм. IaaS үүлэн технологийг ашиглан бүтээгдсэн хувийн үүлэн хэрэглэгчийн гол ажил бол RAM-ийн хэмжээ, процессорын тоо, өгөгдөл хадгалахад шаардагдах хэмжээ, янз бүрийн сүлжээний төхөөрөмж, интерфейс зэрэг олон тооны хүсэлтүүд юм. үүлэн үйлчилгээг удирдах үндсэн үйлдлийн системийн сонголт. Хувийн үүлний давуу болон эерэг талууд нь //:
техник хангамжийн нөөцийн өндөр хурдны хэмжээг нэмэгдүүлэх;
бүрэн автоматжуулалтын ачаар мэдээллийн технологийн үйлчилгээний зардлыг бууруулах;
компьютерийн нөөцийг үр ашигтай дахин хуваарилах, ингэснээр өөр хэрэглэгчээс илүү тооцоолох хүчин чадал шаарддаг хэрэглэгч үүнийг бүрэн хэмжээгээр хүлээн авдаг бөгөөд энэ нь физик мэдээллийн төвүүдийн хооронд ачааллыг үр ашигтай хуваарилах боломжийг олгодог;
байгууллагын доторх техник хангамжийн нөөцийн ашиглалтын нарийвчилсан хяналт;
Хэрэглэгчдийн хоорондох үндсэн нөөцийг дэмжих, өргөжүүлэх төсвийг үнэн зөв таамаглах чадвар.
Хувийн үүл нь эрлийз үүлний үндэс байж болно. Үүнийг хийхийн тулд та ачааллын нэг хэсгийг нийтийн үүлэнд шилжүүлэх боломжтой бөгөөд энэ нь мэдээллийн технологийн үйлчилгээний төсвийг илүү нарийвчлалтай хуваарилах боломжийг олгоно. Хувийн үүл нь ердийн дотоод серверээс илүү уян хатан, нэлээд тохиромжтой, үр ашигтай дэд бүтэц юм. Мөн хувийн үүл нь төсвөө багасгаж, ирээдүйдээ урьдчилан таамаглах боломжийг олгодог. Ийм үүлэн технологийг ашиглах нь уян хатан, аюулгүй эрлийз үүл үүсгэх үндэс суурь болдог.
Гибрид үүлнь асуудлыг шийдэхийн тулд нийтийн болон хувийн үүлний хамгийн сайн чанарыг ашигладаг мэдээллийн технологийн дэд бүтэц юм. Энэ төрлийг байгууллага нь улирлын чанартай үйл ажиллагаатай үед ихэвчлэн ашигладаг, өөрөөр хэлбэл дотоод мэдээллийн технологийн дэд бүтэц нь одоогийн даалгаврыг даван туулж чадахгүй бол хүчин чадлын нэг хэсэг нь нийтийн үүлэнд шилждэг (жишээлбэл, их хэмжээний статистик мэдээлэл). ), түүнчлэн нийтийн үүлэнгээр дамжуулан хэрэглэгчдэд аж ахуйн нэгжийн нөөцөд хандах боломжийг олгох.
Өнөөдөр дараах үүл үйлчилгээнүүд байдаг.
шуудангийн үүлэн үйлчилгээ;
үүлэн оффисын програмууд;
файл, контент хадгалах үүлэн үйлчилгээ;
корпорацийн үүл байршуулах орчин;
үүлэн үйлчилгээг байршуулах;
хөгжмийн үүлэн үйлчилгээ.
Одоогийн байдлаар iCloud, Microsoft Skydrive, Google Drive, Dropbox, Amazon Cloud Drive, Yandex.Disk гэх мэт маш олон тооны үнэгүй үүлэн үйлчилгээнүүд түгээмэл болсон.
Тэдгээрийн заримыг нь харцгаая, жишээлбэл:
Apple-ийн iCloud үүлэн үйлчилгээ нь бүрэн автомат бөгөөд үнэ төлбөргүй бөгөөд энэ нь танд имэйл, хуанли, харилцагчид, баримт бичиг, хөгжим, видео, зураг гэх мэт агуулгыг хадгалах боломжийг олгодог. серверүүд дээр байрлуулж, утасгүй түлхэх технологийг ашиглан iPhone, iPad, iPod touch, Mac болон PC төхөөрөмжүүдэд хүргэдэг.
Google Play нь дижитал мэдээллийг хадгалахад зориулагдсан сервер дээр кино, хөгжим, программ, ном байрлуулахад зориулагдсан. Үйлчилгээнд хандах хандалт нь үйлдлийн системээс үл хамааран хөтөчөөс шууд хийгддэг тул Android дээр суурилсан компьютер болон гар утасны төхөөрөмжөөс хоёуланг нь хийх боломжтой. Хэрэглэгч бүр 20 мянга хүртэлх хөгжмийн бичлэгийг үнэ төлбөргүй нийтлэх, хадгалах боломжтой.
Орос улсад үүлэн тооцооллыг жишээлбэл 1С: Enterprise идэвхтэй ашигладаг. Үүлэн технологи 1С: Аж ахуйн нэгжийг тусдаа байгууллага, холдинг компани эсвэл бие даасан үйлчлүүлэгч ашиглаж болно. Тусдаа байгууллагын хүрээнд үүлэн технологи нь ажилтнуудад өөр өөр газраас, тэр ч байтугай компьютер дээр 1С: Enterprise суулгаагүй газраас мэдээллийн сантай холбогдох боломжийг олгодог. Энэ нь хэлтэсийнхээ талаар цаг тухайд нь мэдээлэл авах шаардлагатай оффисуудын хооронд шилжих менежерүүдэд хэрэгтэй. Энэ нь менежерүүдэд тохиромжтой, учир нь тэд шаардлагатай тайланг хаанаас ч, жижиглэнгийн худалдааны цэг эсвэл ханган нийлүүлэгчээс хүлээн авах боломжтой. Байгууллага доторх үүлэн технологийг ашиглах нь ажилчдыг байгууллага дотор болон оффис хооронд хялбархан шилжүүлэх боломжийг олгодог.
Хэд хэдэн компанийг нэгтгэдэг холдингийн хүрээнд үүлэн технологи нь ижил төрлийн хэрэглээний шийдлүүдийг удирдах зардлыг бууруулахаас гадна бүх компаниудад хурдан бөгөөд нэгэн зэрэг шинэчлэх боломжийг олгодог.
Эцэст нь хэлэхэд, дээр үндэслэн бид үүлэн тооцооллын боломжуудыг нэгтгэн дүгнэх болно. Үүлэн тооцооллын технологи болон үзүүлж буй үйлчилгээ нь танд дараах боломжийг олгоно.
интернетэд холбогдсон дурын компьютерээс хувийн мэдээлэлд хандах;
компьютер, таблет, утас гэх мэт өөр өөр төхөөрөмжүүдийн мэдээлэлтэй ажиллах;
ямар ч үйлдлийн системийн хөтөч дээр ажиллах;
янз бүрийн төхөөрөмжөөс мэдээлэл, өгөгдлийг нэгэн зэрэг харах, засварлах;
чухал мэдээллийг алсын серверт хадгалдаг тул бүү алдаарай;
програмын хамгийн сүүлийн хувилбарыг ашиглах, шинэчлэлтүүдийг гаргахад хяналт тавих шаардлагагүй;
бусад хэрэглэгчидтэй мэдээллээ нэгтгэнэ үү.
Сул талууд нь:
Үүлэн үйлчилгээнд нэвтрэхийн тулд интернетэд байнгын холболт хэрэгтэй;
Хэрэглэгч ашиглаж буй програм хангамжид хязгаарлалттай байдаг бөгөөд заримдаа үүнийг өөрийн зорилгоор өөрчлөх боломжгүй байдаг;
Байгууллагад ашиглагдаж буй баримт бичгийн багцад үндэслэн үүсгэсэн цахим архивыг тухайн байгууллагын хатуу диск эсвэл сервер дээр эсвэл нийтийн, хувийн эсвэл эрлийз үүлэнд байрлуулж болно. Цахим архив үүсгэх, хадгалах сонгодог аргын хувьд түүний өртөг нь өөрийн мэдээллийн төв (мэдээлэл боловсруулах төв), техник хангамжийн зардал (серверийн багтаамж, өгөгдөл хадгалах систем), сүлжээний тоног төхөөрөмж, програм хангамж, цахим архив худалдан авах зардлаас бүрдэнэ. систем ба нэмэлт модулиуд, техникийн дэмжлэг, мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүдийн орон тоог хадгалах зардал. Ийм төслийн өртөг нь ихэвчлэн хэдэн сая рубль байдаг. Үүл технологи, тэдгээрийн үзүүлж буй үйлчилгээг ашиглах үед системийн засвар үйлчилгээний зардлыг хасдаг. Байгууллага нь үйлчилгээний болон нэмэлт үйлчилгээний түрээсийг сар бүр хийдэг. Гуравдагч этгээдийн үүлэн үйлчилгээ үзүүлэгчдийн түрээсийн үнийн зөрүү нь тэдгээрийн үйл ажиллагааны багц, үйлчилгээ үзүүлэгчийн хүлээсэн мэдээллийн аюулгүй байдлын хариуцлага, үйлчилгээний техникийн үзүүлэлтүүд: хурд, хадгалсан өгөгдлийн хэмжээ, нэгэн зэрэг ашиглах тоо зэргээс хамаарна. холболт гэх мэт.
Олон шинжээчдийн үзэж байгаагаар нийтийн үүлэнд шилжих эхний алхам бол дэд бүтцийн зардлыг оновчтой болгохын тулд хэд хэдэн хувийн үүл нь нийтийн үүлэнд холбогдсон үед эрлийз загвар юм. Гибрид загвар нь одоо байгаа дотоод нөөцийг үр дүнтэй ашиглах боломжийг олгодог бөгөөд үүний зэрэгцээ чухал ач холбогдол багатай, нууц мэдээллийг авахын тулд илүү хүртээмжтэй гадаад нөөц рүү шилжих боломжийг олгодог. Өөрөөр хэлбэл, хэрэв баримт бичигт агуулагдах мэдээлэл нэлээд нээлттэй бол түүнийг нийтийн үүлэнд хадгалах боломжтой, хэрэв мэдээлэл нь нууц бол хувийн үүлэнд эсвэл байгууллагын мэдээллийн хэрэгслээр хадгалах нь дээр.
2012 оны 10-р сарын 24-25-ны өдрүүдэд Москва, ВНИИДАД, “Мэдээллийн нийгэм дэх баримтжуулалт: үүлэн технологи ба цахим баримт бичгийн менежмент” XIX олон улсын шинжлэх ухаан, практикийн бага хурлын эмхэтгэл.
Злобин Е.В. Үүлэн мэдээлэл хадгалах технологи - түүхчдэд зориулсан боломж. // Түүх, компьютерийн холбооны мэдээллийн товхимол. No 37. "Түүх ба компьютер" нийгэмлэгийн XIII бага хурлын материал (Москва, 2012 оны 9-р сарын 21-23). – М., Москвагийн Улсын Их Сургууль, 2012. – С.110 – 111.
Албан хэрэг хөтлөлт, баримт бичгийн урсгал нь компанийн удирдлагын тогтолцооны чухал туслах журам бөгөөд түүний удирдлагын үйл явцын бүтцийг бүрдүүлдэг бөгөөд байгууллагын ажилд шууд нөлөөлдөг. Гэсэн хэдий ч цахим баримт бичгийн удирдлагын бүрэн хэмжээний системийг нэвтрүүлэхэд тусгай сервер, холбогдох дэд бүтэц, боловсон хүчин шаардагддаг бөгөөд энэ нь компаниудад үнэтэй байдаг. Үйлчилгээний загвар ба үүл нь цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн зорилтот үзэгчдийг ихээхэн өргөжүүлэх боломжийг олгодог. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) үйлдвэрлэгчдийн ихэнх нь нутаг дэвсгэрийн хуваарилалт, нэлээд олон тооны ажлын байртай компани, байгууллагуудад анхаарлаа хандуулдаг. Эдгээр компаниуд баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгож, цахим харилцаа холбоог яаралтай зохион байгуулах шаардлагатай байна. Гэсэн хэдий ч компани бүр EDMS-ийг нэвтрүүлэх үйл явцад "орох тасалбар" төлөх хангалттай нөөцтэй байдаггүй. SaaS (Software as a Servise) загварыг ашиглан баримт бичгийн менежментийн үйлчилгээг үзүүлэх нь мэдээллийн хамгаалалтад өөр өөр шаардлага тавьдаг ямар ч хэмжээ, профайлтай байгууллагуудад нэлээд тохиромжтой юм.
EDMS функц
Функциональ байдал дээр үндэслэн EDMS-ийг дараахь байдлаар хувааж болно (Зураг 1): баримт бичгийн автоматжуулалтын сонгодог шийдлүүд, голчлон засгийн газрын үйлчлүүлэгчдээс эрэлт хэрэгцээтэй байдаг - энд үйл ажиллагаа, интерфэйсүүд удаан хугацаанд тодорхойлогддог; баримт бичгийн менежментийн систем (үйлдвэр, зохицуулалт, захиргааны); баримт бичигтэй бүлэг ажиллах хэрэгсэл; үйл явцын удирдлагын стандарт систем (ажлын урсгалыг автоматжуулах); дурын үйл явцын хяналтын системүүд.
Cloud EDMS архитектур
Орчин үеийн аливаа EDMS нь борлуулалтын аргачлал нь ямар үзэл баримтлалд суурилсан, ямар процессыг автоматжуулж байгаагаас үл хамааран (оффисын ажил, баримт бичгийн урсгал, удирдлагын загварт мэдээллийн дэмжлэг) гурван түвшний архитектурын үндсэн дээр бүтээгдсэн байдаг (Зураг 2). . Үндсэндээ DBMS, шаардлагатай бол криптографийн хамгаалалтын систем байдаг. Хоёр ба гуравдахь түвшнийг систем, хэрэглээний үйлчилгээ, мөн програмын сервер эзэлдэг. Мөн дөрөв дэх түвшин байдаг бөгөөд үүнд тодорхой төхөөрөмжид (ширээний компьютер, таблет компьютер, гар утас гэх мэт) хамгийн их ажиллагаатай интерфейсийг бий болгох боломжийг олгодог интерфейсийн шийдлүүдийг багтаасан болно.
Энэ нь Microsoft, IBM эсвэл Oracle-ийн үйлдвэрлэлийн DBMS дээр суурилдаг. Үүний үүрэг бол цахим баримт бичгийг найдвартай хадгалах, түүнд хандах хандалтыг зохион байгуулах, үүнд шаталсан хандалт (IBM Lotus Domino/Notes) орно. DBMS-ээс гадна сонгодог гурван түвшний EDMS архитектурын доод түвшинд мэдээлэл, тээврийн дэд бүтэц, түүнчлэн криптографийн процедур, цахим гарын үсэг бүхий мэдээллийн аюулгүй байдлын системийг багтааж болно.
Үүлэн системд өгөгдөл хадгалах ажлыг нэг тусгай зориулалтын хадгалах санд хийж, жишээлбэл, системд бичиг баримт оруулах газарт түгээх боломжтой бөгөөд энэ нь байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг үүлэн автоматжуулахад онцгой ач холбогдолтой байж болно. өөр өөр бүс нутагт байрладаг олон тооны оффисуудтай.
Корпорацийн агуулгын менежментийн баримт бичигт чиглэсэн тусгай шийдлүүдийг орчин үеийн EDMS-ийн үндэс болгон ашиглаж болно. Бадамлянхуа платформ нь зах зээлийн энэ хэсгийн нэлээд хувийг эзэлдэг. Хэрэв өмнө нь авч үзсэн DBMS нь өгөгдлийн сангийн менежментийн харилцааны хандлагыг илэрхийлдэг бөгөөд тэдгээрт байгаа мэдээллийг тэгш өнцөгт хүснэгт хэлбэрээр харуулсан бол Lotus Domino дахь өгөгдлийг шаталсан байдлаар, өөрөөр хэлбэл баримт бичгийн ердийн хадгалалттай төстэй бүтэцтэй хадгалдаг. байгууллага. Энэхүү арга нь баримт бичгийн менежментийн журмыг эрс сайжруулж, энэ технологийг орчин үеийн EDMS шийдлүүдийн зах зээлд чухал байр суурь эзлэх боломжийг олгосон.
Энэ бүлэгт бага зэрэг ялгаатай нь Microsoft-ын шийдэл бөгөөд энэ нь корпорацийн агуулгын менежментэд зориулагдсан SharePoint юм. ECM платформ болохын хувьд SharePoint нь олон шүтэн бишрэгчид, ялангуяа дунд бизнесүүдэд олддог, учир нь түүн дээр суурилсан системүүд нь одоогийн бизнесийн хэрэгцээ шаардлагаас хамааран хэмжээ, үйл ажиллагааны аль алиныг нь хялбархан өргөжүүлж чаддаг; Гэсэн хэдий ч SharePoint-д суурилсан арга барилууд бараг хэрэгжээгүй хэвээр байна. үүлэн EDMS хэлбэрээр.
Дотоодын олон EDMS хөгжүүлэгчид, ялангуяа борлуулагчидтай нягт харьцдаг хүмүүс нийтлэг гурван түвшний архитектурын хүрээнд, мөн баримт бичгийн өгөгдлийг бие даан үр дүнтэй удирдах боломжийг олгодог баримт бичигт чиглэсэн орчны дээд бүтэц болгон бүтээсэн хэд хэдэн үйлдвэрлэлийн шийдлүүдийг нэгэн зэрэг бий болгодог.
Гурван түвшний архитектурын хоёр ба гурав дахь түвшинг програмын сервер болон янз бүрийн системийн үйлчилгээнүүд хэрэгжүүлдэг бөгөөд тэдгээрийн нөөцийг EDMS програмын модулиуд ашигладаг - EDMS-ийн үндсэн функцийг хангадаг програм хангамжийн багц. Жишээлбэл, ирж буй захидал харилцааг боловсруулах журамд ийм бүх нийтийн цогцолбор нь системийг дараахь функцээр хангадаг: баримт бичгийн дугаарлалт; баримт бичгийн агуулгыг хадгалах (зураг, текст); стандарт горимыг автоматжуулах (зохицуулах, батлах эсвэл гарын үсэг зурах).
Мэдээжийн хэрэг, програмын серверээр шийддэг илүү олон ажлууд байдаг, гэхдээ тэдгээрийг зөвхөн тэдний өгсөн функцийн хүрээнд авч үзэх хэрэгтэй.
"Үүлэн" хувилбар дахь EDMS нь үндсэндээ ялгаатай биш юм. Тиймээс энэ ангиллын хэрэглэгчдийн хувьд шийдлийн архитектурын талууд, түүнчлэн лицензийн менежментийн талууд чухал биш юм.
Бидний авч үзсэн архитектурын нэг онцлог шинж чанар нь дөрөв дэх түвшин бөгөөд энэ нь эцсийн хэрэглэгчийг EDMS-тэй эвтэйхэн, бүрэн харилцахыг зохион байгуулахад зориулагдсан хэрэглэгчийн интерфэйсийн (UI) түвшин юм. хэрэглэгчийн ажлын байрны цогцолбор дахь EDMS (сканнер, принтер, бар код сканнер гэх мэт).
Хэрэглэгчийн интерфейсийн түвшинАшигласан интерфейсийн төрлөөс хамааран ангилалд хувааж болно.
. "Өөх" үйлчлүүлэгч. Хамгийн эртний EDMS нь хэрэглэгч болон EDMS хооронд бүрэн ажиллагаатай харилцан үйлчлэлийг хангадаг. Энэ нь ихэвчлэн хэрэглэгчийн станц дээр шууд суулгасан програм хангамжийн модулийн хэлбэрээр танилцуулагддаг бөгөөд энэ нь түүний гол сул талыг илтгэдэг: өртөг өндөртэй байршуулалт, цаашдын үйл ажиллагаа. Зузаан үйлчлүүлэгчид нь програмын үйлдлийн системийн төрлөөс хамаардаг. Энэ аргыг нэлээд хуучирсан гэж үздэг бөгөөд үүн дээр суурилсан шийдлүүдийг үүлэн EDMS-д ашигладаггүй.
. "Нимгэн" үйлчлүүлэгч. Интернэт хөтөч ашиглан вэб интерфэйсээр дамжуулан хэрэглэгчтэй харилцдаг орчин үеийн EDMS. Түүнчлэн, энэхүү харилцан үйлчлэлийг байгууллагын дотоод сүлжээ болон VPN болон интернетээр дамжуулан зохион байгуулж болно. Энэ нь байршуулах, засвар үйлчилгээ хийхэд хялбар болгодог. Ийм системийн ажиллагааг үйлчлүүлэгчийн програмуудыг их хэмжээгээр өөрчлөхгүйгээр шинэчлэх боломжтой бөгөөд энэ нь зардлыг эрс бууруулдаг. Орчин үеийн "үүл" EDMS-д ажлын байрны платформоос үл хамааран энэ төрлийн интерфейс нь гол зүйл юм.
. Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android болон MS Windows Phone зэрэг орчин үеийн гар утасны бизнест чиглэсэн платформ дээр ашиглах зориулалттай гар утасны клиент. Зөвхөн iOS болон BlackBerry OS дээр суурилсан шийдлүүд нь таны утас руу болон утаснаас өгөгдөл дамжуулахад зохих түвшний аюулгүй байдлыг хангана.
Орчин үеийн цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд хөгжиж, зах зээлийн шинэ салбаруудыг эзэлж, бизнесийн шинэ загваруудын хүрээнд үйлчилгээ үзүүлдэг бөгөөд тэдгээрийн гол нь SaaS юм.
Олон тооны архитектурын талууд нь сонгодог EDMS болон үүлний аль алинд нь адилхан байдаг. Гэсэн хэдий ч баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр үүлэн шийдлүүд нь ердийн корпорацийн мэдээллийн системээс олон ялгаатай байдаг бөгөөд энэ нь сонгодог EDMS шийдлийг үүлэн шийдэл болгон дахин төлөвлөх боломжийг бараг үгүйсгэдэг бөгөөд энэ нь одоогийн байдлаар үүлэн шийдлүүдийн үүлэн шийдлийн төлөөллийн мэдэгдэхүйц сул байгааг тайлбарлаж байна. дотоод зах зээлд цахим баримт бичгийн удирдлагын систем . Өнгөрсөн жил дор хаяж гурван ийм системийг албан ёсоор худалдаанд оруулсан бол 2012 онд хөгжүүлэгчид дор хаяж таван үүлэн дээр суурилсан баримт бичигт чиглэсэн шийдлүүдийг амлаж байна. Шинэ шийдлүүд нь тусгай зөвшөөрөл олгох, тооцоо хийх чадварт техникийн болон хууль эрх зүйн шинэ хандлагыг авчрахаас гадна засгийн газрын портал шийдэл, хэлтэс хоорондын цахим харилцааны систем (SMEI) болон хэлтэс хоорондын цахим баримт бичгийн менежмент (EDF) -тай харилцан уялдаа холбоог хангах ёстой.
Сонголттой холбоотой асуудлууд
Хэрэв компанийн хувьд үүлэн баримт бичгийн урсгалыг сонгох ажил нь ерөнхийдөө баримт бичгийн урсгалын анхны автоматжуулалттай давхцаж байвал, өөрөөр хэлбэл компани "сонгодог EDMS-ийг хэрэгжүүлэх үү эсвэл одоо байгаа үүлэн шийдэлтэй холбогдох уу" гэсэн сонголттой тулгарна. "Үүлэн сонголт"-ын санхүүгийн ашиг тус нь тодорхой харагдаж байна. Гэхдээ үүлэн шийдлийн үйлчилгээ үзүүлэгчид итгэх итгэлийн асуудал нэлээд хурц байж магадгүй юм. Эндээс хэд хэдэн асуултанд хариулах шаардлагатай байна: үйлчилгээ үзүүлэгч нь системд хадгалагдсан баримт бичгийн нууцлалыг бодитой, зарлаагүй, нөөцлөлтийг цаг тухайд нь хийх үү гэх мэт.
Үйлчилгээ үзүүлэгч болон үйлчлүүлэгчийн хоорондын эрх зүйн харилцааг тодорхойлсон гол баримт бичгийн нэг бол SLA (Үйлчилгээний түвшний гэрээ) юм. SLA гэрээ нь ердийн үйлчилгээний гэрээнээс ялгаатай нь үйлчилгээ үзүүлэгчийн гүйцэтгэсэн ажлын жагсаалтыг төдийгүй гэрээний хугацаанд үйлчлүүлэгчид үзүүлэх бүх үүлэн EDMS үйлчилгээг тодорхойлдог. эдгээр үйлчилгээг зохих хэмжээгээр, чанартай үзүүлэх хугацаа. Гэрээнд үүссэн зөрчил, асуудлыг шийдвэрлэх бүх хугацааг тодорхой зааж, үүргээ биелүүлээгүй, зохих ёсоор биелүүлээгүй тохиолдолд үйлчилгээ үзүүлэгчийн сахилгын арга хэмжээг тодорхойлсон.
Cloud EDMS эсвэл үгүй юу?
SaaS арга нь олон нөхцөл байдалд сайн ажилладаг бөгөөд олон тооны аргументууд байдаг ч үүлэн дээр суурилсан EDMS-ийг компанид нэвтрүүлэх нь эсэргүүцэлтэй тулгарсаар байна. Баримт бичгийн урсгалыг хэрхэн автоматжуулахыг ямар шалгуураар санал болгож болох вэ?
Шалгуур 1. Баримт бичгийн урсгалын хэмжээ эрчимтэй нэмэгдэх.
Жижиг эсвэл дунд компанийн хувьд энэ тэмдэг нь энэ бүлгийн үйл явцыг автоматжуулах талаар бодох цаг болсныг илтгэх анхны дохио юм. Аж ахуйн нэгжийн дотоод болон компаниудын хоорондох агуулгын хэмжээ хурдацтай нэмэгдэж байгаа нь баримт бичгийн менежментийн үр дүнтэй систем, технологийг нэвтрүүлэх шаардлагатай болсон. Вэб үйлчилгээ нь олон компанид агуулгын менежментийг хурдан автоматжуулах боломжийг олгодог, тухайлбал худалдан авалтын зардлыг мэдэгдэхүйц бууруулж, мэдээллийн технологийн системийг удирдахад хялбар байдаг. Үйлчилгээ үзүүлэгч нь дэд бүтцийг удирдах, үйлчилгээг хадгалах үүрэгтэй бөгөөд хэрэглэгч юу ч худалдаж авах, засвар үйлчилгээ хийх, удирдах шаардлагагүй.
Ихэнх тохиолдолд томоохон аж ахуйн нэгжүүд баримт бичгийн менежментийн SaaS загварыг сонгосноор уламжлалт програм хангамжийн хэрэгжилттэй харьцуулахад дэд бүтэц, менежментийн зардлын 50 гаруй хувийг хэмнэх боломжтой гэж үздэг. Жижиг компаниудын хувьд үүлэн дээр суурилсан EDMS-ээр дамжуулан баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах нь бүр ч хямд байх болно, учир нь дэд бүтцийн харьцангуй зардал, түүнчлэн удирдлагын зардал мэдэгдэхүйц буурч байна.
Шалгуур 2. Компани нь нэг програм эсвэл хэд хэдэн харилцан уялдаатай модулиудын системийг шаарддаг уу?
Зарим компаниуд програмаас захидал хүлээн авах, илгээх чадвар гэх мэт олон боломжуудыг шаарддаг; Факс болон сканнердсан баримт бичгүүдийг текст баримт бичиг болгон хөрвүүлэх OCR болон контентыг илүү сайн зохион байгуулах бусад функцууд. Ийм чухал нарийн ширийн зүйлийг зөвхөн үйлчилгээ үзүүлэгчээс хамаагүй хямд, илүү сайн хэрэгжүүлэх боломжтой.
Шалгуур 3. Хэрэгжилтийн хурд ямар байх ёстой вэ?
Уламжлал ёсоор бол тендер зарлах, техникийн нөхцөл боловсруулах, туршилт хийх, хэлэлцээр хийх зэрэг стандарт программ хангамжийг худалдан авах үе шат нь нэг сарын хугацаа шаардагдах бөгөөд үүний дараа ажил дуусдаг бөгөөд энэ нь дундаж байгууллагын нөхцөлд 50-100 ажлын байртай байдаг. EDMS бол дахиад хоёр сар байна. Үүлэн EDMS-ийг сонгохдоо үйлчлүүлэгч програмыг туршилтын хугацаанд ажиллаж байгааг харах бөгөөд хөрөнгө оруулалтын өгөөж нь хамаагүй эрт ирэх болно.
Шалгуур 4. Байгууллагад аль хэдийн ашиглагдаж байгаа EDMS-ээс өгөгдлийг үүлэн систем рүү шилжүүлэхэд тохиромжтой хэрэгсэл байгаа эсэх. Өгөгдөл хэсэгчлэн эсвэл бүрмөсөн гэмтэх, алдагдах магадлал хэр вэ? Үүний хариуд та үүл платформ дээр шилжих явцад болон баримт бичгийн удирдлагын системийг ажиллуулах явцад үүсэх эрсдлийг үнэлэх хэрэгтэй.
Шалгуур 5. Төслийн төсөв хязгаарлагдмал байна уу? Үүлэнд суурилсан EDMS-ийг хэрэгжүүлэх үед эхлүүлэх зардал мэдэгдэхүйц буурч, ашиглалтын өртөгтэй харьцуулж болно. Та гарааны зардлаа бууруулахыг хүсч байна уу?
Ерөнхий програм хангамжийг худалдан авах нь ихэвчлэн лицензийн өндөр зардал шаарддаг. Ердийн програм хангамжийн багцын зардлын шинжээчдийн тооцоолсноор энэ програмыг 5 жилийн турш эзэмшиж, ажиллуулах зардлын 15% орчим байдаг. Үүлэнд суурилсан шийдлийн тусламжтайгаар өмчлөлийн зардлыг асар их хөрөнгө оруулалт гэхээсээ илүү бага хэмжээний сарын төлбөр гэж үзэж болно.
Шалгуур 6: Та тасралтгүй сайжруулдаг ECM систем хэрэгтэй юу?
Хэрэв компанийн бизнесийн үндсэн чиглэл хурдацтай хөгжиж байгаа бол өөрчлөх боломжтой "үүл" EDMS-ийг ашиглах нь компанийн програм хангамжийн менежментийн зардлыг мэдэгдэхүйц бууруулж чадна: ийм системд өөрчлөлт оруулах нь хүн бүрт нэгэн зэрэг тохиолддог бөгөөд нэмэлт програм хангамж суулгахаас татгалздаг. Үүний үр дүнд шийдэл нийлүүлэгч нь сервер дээр шинэчлэлтүүдийг хийдэг бөгөөд энэ нь вэб хандалтаар шууд боломжтой байдаг тул хувилбаруудыг шинэчлэх нь операторт харагдахгүй бөгөөд нэмэлт төлбөр шаарддаггүй.
Шалгуур 7. Мэдээллийн систем нийлүүлэгч зах зээлээс гарвал үүсэх эрсдэлийг үнэлж чадах уу? Олон талаараа энэ асуултын хариулт нь үүлэн дотроос болон нөөц хуулбараас өгөгдөл шилжүүлэх боломжийг олгодог техникийн шийдэл юм. Нөгөөтэйгүүр, ийм үйлдлийн улс төрийн сэдэлтэй холбоотойгоор системийн үйлчилгээ үзүүлэгч өөрчлөгдөх үед баримт бичгийг гутаан доромжлох магадлалыг хангалттай хүчтэй мэдээллийн криптографийн хэрэгслийг ашиглах замаар багасгаж болно.
Шалгуур 8. Бүтээгдэхүүний үндсэн чадавхи нь түүнд өгөгдсөн хамгийн олон тооны ажлыг шийдэж чадах үед та Парето зарчмын дагуу бизнесээ удирдаж чадах уу? Хэрэв тийм бол "үүл" EDMS дээр суурилсан хэрэгжилт нь тухайн байгууллагад тохиромжтой боловч хэрэв функц нь илүү хуваагдмал, түүний тусламжтайгаар шийдвэрлэх боломжгүй ажлууд байгаа бол сонгосон зүйл дээр үндэслэн зорилгыг хэрэгжүүлэх болно. "Үүлэн" EDMS нь эргэлзээтэй байх магадлалтай бөгөөд ийм байдлаар баримт бичгийн автоматжуулалтын талаар удирдлагын шийдвэр гаргахын тулд нэмэлт дүн шинжилгээ хийх шаардлагатай. Учир нь ихэнх сайн зохион бүтээгдсэн үүлэн системүүд нь маш сайн функцийг санал болгодог. Гэсэн хэдий ч зарим тусгай функцийг хангах боломжгүй юм. Тиймээс олон компани уян хатан байдлаа алдах вий гэж айж байна. Гэхдээ илүү үр дүнтэй ашиглах тохиолдолд EDMS нь зөвхөн стандарт функцийг хангах шийдлийг зөвшөөрдөг. Компанид шаардлагатай бусад функцийг нэмэлтээр хэрэгжүүлж болно.
2016 оны 12-р сарын 15-ны 17:03 цагҮүлэн мэдээллийн технологийн загваруудыг ашиглан баримт бичгийн менежментийн талаарх яриа таван жилийн өмнөөс эхэлсэн бөгөөд тэр үед анхны саналууд зах зээл дээр гарч эхэлсэн. Тухайн үед олон мэргэжилтнүүд EDMS чиглэл нь үүлэн үйлчилгээг ашиглах тал дээр янз бүрийн төрлийн аж ахуйн нэгжийн хэрэглээний системүүдийн дунд тэргүүлэгчдийн нэг болж чадна гэж олон мэргэжилтнүүд хэлж байсан ч эдгээр таамаг биелээгүй нь хурдан тодорхой болсон. Мэдээжийн хэрэг, энд зарим ахиц гарсан боловч анх харахад тийм ч хурдан биш юм.
Одоо үүлэн баримт бичгийн удирдлагын системийг ашиглах нөхцөл байдал ямар байна вэ? Ямар чиг хандлага, тулгамдаж буй асуудал, тэдгээрийг хэрхэн шийдвэрлэж байна вэ? PC Week-ийн нэг хэсэг болох асуултуудадхянан үзэх DIRECTUM-ийн маркетингийн захирал Василий Бабинцев хариулав.
EDMS ашиглах үүлэн загварууд
Үүлэн тооцоолол гэдэг нь үйлчлүүлэгч тодорхой хэлбэрээр, мэдээллийн технологийн нийлүүлэгчийн тодорхой тооцооллын нөөцийг түрээсийн үндсэн дээр ашигладаг гэсэн ерөнхий ойлголт юм. Энэхүү томъёолол нь мэдээллийн технологийн системийн үүлэрхэг байдлын түвшин нь нэлээд чухал хязгаарт өөр өөр байж болохыг харуулж байгаа бөгөөд энэ түвшин нь ихэвчлэн аль нэг шинж чанараар тодорхойлогддоггүй, гэхдээ олон параметрт байдаг.
Магадгүй энэ олон параметрийн шинж чанар нь баримт бичгийн менежментийн салбарт онцгой шинж чанартай байдаг. Эцсийн эцэст, үүлэн загварт зориулсан янз бүрийн сонголтыг энд ашиглаж болно, жишээлбэл, SaaS (үүл үйлчилгээ үзүүлэгчид бүрэн хариуцах бэлэн үүлэн үйлчилгээ) эсвэл үүлэн IaaS дэд бүтцэд уламжлалт дотоод шийдлүүдийг байрлуулах (дараа нь үйлчилгээ үзүүлэгч хариуцна. дэд бүтцийн хувьд, гэхдээ програм хангамжийн шийдлийн хувьд биш). EDMS шийдлийг хэрэглэгчийн сайт дээр байрлуулж, үүл нь баримт бичгийн хадгалалт болгон ашиглах үед эрлийз схемүүд бас боломжтой.
PC-ийн долоо хоног: Зах зээл дээр аль загварууд хамгийн их эрэлт хэрэгцээтэй байгаа "үүлний EDMS" эсвэл "үүл дэх баримт бичгийн урсгал" гэсэн тодорхойлолтыг бид юу гэж ойлгох вэ? SaaS EDMS үйлчилгээ үзүүлэгч гэж хэн бэ?
Василий Бабинцев:“Бид” эвлэлийн цаана үүлний сэдвийг сонирхож буй хэд хэдэн нам байж магадгүй. Үйлчлүүлэгч ба худалдагч гэсэн хоёрыг нь авч үзэх нь илүү логиктой байх болно.
Үйлчлүүлэгчдийн хувьд үүл нь зардал (эхлэх ба дэд бүтэц), хэрэглээний бусад уян хатан байдал, компанид өөрчлөлт оруулах боломжийг бууруулах замаар мэдээллийн технологийн ашиглалтаас шинэ ашиг тусыг олж авах боломжийг олгодог ирээдүйтэй технологи юм. Байршуулах (хувийн, нийтийн эсвэл эрлийз үүл), үйлчилгээ (SaaS, Iaas ба цаашлаад *aaS хүртэл) болон ханган нийлүүлэгчид (болон үйлчилгээ үзүүлэгчид) -тэй харилцах тодорхой загваруудыг эдийн засгийн үндэслэлд үндэслэн үйлчлүүлэгч сонгоно.
DIRECTUM бол ECM системийн борлуулагч бөгөөд бид үйлчлүүлэгчдийнхээ үзэл бодлоос хамгийн түгээмэл сонголтуудыг санал болгодог. Одоо энэ нь DirectumRX систем дээр суурилсан нийтийн болон хувийн үүл дэх SaaS шийдэл юм. Бид мөн IaaS шийдлийг DIRECTUM систем дээр суурилсан хувийн үүлэн дотор байрлуулж болно. Бид зөвхөн нэг үүлний хүрээнээс давсан бизнесийн зарим функцийг арилгах (жишээлбэл, баримт бичгийг сканнердах, таних, нарийн төвөгтэй тайлан гаргах, эсрэг талуудтай баримт бичгийг солилцох, баримт бичгийг удаан хугацаагаар хадгалах гэх мэт) хайбрид схемүүдийг идэвхтэй авч үзэж байна. Мөн бид үйлчилгээ үзүүлэгч компаниудтай хэлэлцээр хийж байгаа ч өнөөг хүртэл үйлчлүүлэгчдээс тэдний үйлчилгээ өргөн хүрээтэй эрэлт хэрэгцээ байгааг хараагүй байна.
Cloud EDMS-ийн ашиглалтын өнөөгийн байдал
PC-ийн долоо хоног: "Үүлэн доторх баримт бичгийн урсгал" Орост ерөнхийдөө ямар байна вэ? Энд ямар чиг хандлага ажиглагдаж байна вэ?
Василий Бабинцев: RF EDMS зах зээлд хяналт тавих нь бидний үндсэн ажил юм. 2014-2016 онд бид баримт бичгийн менежментийн SaaS-д шилжихэд бэлэн байгаа сэдвээр тусгайлан судалгаа явуулсан. Үр дүнг ECM-Journal-д "" нийтлэлд нийтлэв.
Ерөнхий дүгнэлт: Судалгаанд оролцогчдын 495 хариултаас ЖДҮ-ийн салбарын компаниуд болон Москвагийн компаниуд SaaS-ийг илүү их сонирхож байна (EDMS-ийг ашиглахаас үл хамааран); EDMS-ийг аль хэдийн ашиглаж байгаа компаниуд архитектурыг өөрчлөх асуудалд илүү консерватив байдаг бөгөөд орон нутгийн загвар дээр үлдэхийг илүүд үздэг; Бизнесийн шинэ чиг үүргийг холбоход томоохон бизнесийн компаниуд SaaS-ийг сонирхож байна.
Ангилал, хэмжээнээс үл хамааран компаниуд бизнесийн үйл явцынхаа зарим хэсгийг аж ахуйн нэгжүүдийн гадаад хил хязгаараас (нийтийн үүл), ялангуяа санхүүгийн талаас нь шилжүүлэхээс болгоомжилсоор байна. Гэхдээ жижиг бизнесүүд мэдээллийн технологийн дэд бүтцийн хязгаарлалтаас болж зарим тохиолдолд SWDO үйлчилгээгээр дамжуулан үүлэн баримт солилцоонд шилжихийг албаддаг (Synerdocs гэх мэт). Томоохон үйлчлүүлэгчид үүлэн үйлчилгээг ашигладаг ч баримт бичгүүдийг өөрсдийн хаалттай корпорацийн системд хадгалсаар байдаг.
Cloud EDMS-ийн давуу болон сул талууд
PC-ийн долоо хоног: "Үүлэн доторх баримт бичгийн урсгал"-ын давуу талыг үйлчлүүлэгчид юу гэж үздэг вэ?
Василий Бабинцев:Энд ЖДҮ болон томоохон компаниудыг салгах нь зүйтэй, учир нь... үүлний талаархи тэдний аргументууд өөр өөр байдаг.
Жижиг, дунд компаниуд дүрмээр бол өөрийн гэсэн мэдээллийн технологийн дэд бүтэцгүй, мэдээллийн технологийн үйлчилгээний хүчин чадал хязгаарлагдмал, програм хангамж худалдан авах, хэрэгжүүлэхэд их хэмжээний төсөв байдаггүй. Үүл нь тэдэнд хамгийн бага хөрөнгө оруулалтаар хурдан эхлэх боломжийг олгодог бөгөөд DirectumRX зэрэг орчин үеийн шийдлүүд нь байгууллагын системийн түвшинд цахим баримт бичгийн удирдлагын функцийг хангадаг.
Томоохон үйлчлүүлэгчид үүлэн дундуур шинэ процессуудыг турших асуудлыг шийдэхийг оролдож байна, учир нь... Мэдээллийн технологи нь аль хэдийн хэрэгжсэн корпорацийн системийн ноцтой дэд бүтцэд холбогдсон бөгөөд нэг удаагийн даалгаварт тийм ч уян хатан биш юм. Үүлэн үйлчилгээ нь одоогийн архитектурыг өөрчлөхгүйгээр ECM системийн бизнесийн шинэ шийдлүүдийг турших боломжийг олгодог бөгөөд хэрэв тэдгээр нь тохиромжтой, үр дүнтэй бол тэдгээрийг өөрийн дэд бүтцэд нэвтрүүлэх боломжийг олгодог. Хэрэв шинэ үйл явц нь гадны гэрээт гүйцэтгэгчидтэй ажиллахтай холбоотой бол ийм төгсгөлийн бизнесийн шийдлүүд нь үүлний түвшинд хэрэгжих боломжтой бол одоогийн хэрэглэгчид үүнийг анзаарахгүй, танил ECM системийн интерфейс дээр үргэлжлүүлэн ажиллах болно (энэ чадвар нь нэг танил интерфейсээр дамжуулан үйлчилгээтэй ажиллах нь DIRECTUM болон DirectumRX системүүдэд аль хэдийн хэрэгжсэн)
PC-ийн долоо хоног: Cloud EDMS үйлчилгээг бий болгоход үйлдвэрлэгчид болон үйлчилгээ үзүүлэгчид ямар асуудлуудыг (техникийн, зохион байгуулалт, зохицуулалтын) шийдвэрлэх ёстой вэ?
Василий Бабинцев: DIRECTUM компани нь RF EDMS зах зээлд 13 жилийн турш үйл ажиллагаагаа явуулж байна. 2016 оноос хойш бид DirectumRX үүлэн ECM системийг хайрцагласан программ хангамж хэлбэрээр олон нийтийн зах зээлд сурталчлах ажлыг эрчимжүүлсэн. Энэ бол бидний хувьд тодорхой сорилт байсан.
Зохион байгуулалтын тал дээр хэрэглэгчтэй анх харилцахаас эхлээд нэхэмжлэх, түрээслэгчийг автоматаар үүсгэх хүртэл хурдан борлуулалт хийх шинэ загварыг бий болгосон. Зохицуулалт - бид наалдсан гэрээний загварт шилжсэн (санал). Энэ тохиолдолд үйл явц цахим хэлбэрээр явагддаг бөгөөд үйлчлүүлэгч Synerdocs үйлчилгээнд суурилсан хууль ёсны ач холбогдолтой баримт бичгийн урсгалд шууд холбогддог. Энэ тохиолдолд үйлчлүүлэгч хүсэлт гаргасан өдрөөс эхлэн системд ажиллаж эхэлдэг. Үнэн бол бүх үйлчлүүлэгчид цаасгүй ажиллахад бэлэн биш гэдгийг хүлээн зөвшөөрөх нь зүйтэй, гэхдээ энэ нь цаг хугацааны асуудал юм. Техникийн үүднээс авч үзвэл энэ нь нийтийн үүлэн дотор үйлчлүүлэгчийн аюулгүй, асуудалгүй ажиллагааг хангах гэсэн үг юм. Бид үйлчлүүлэгчийн системийн төлөв байдлыг өдрийн цагаар хянаж, дор хаяж 99% ажиллах баталгаа өгдөг бөгөөд ажиллахгүй байгаа цаг тутамд (хэрэв байгаа бол) сарын гэрээний үнийн дүнгийн 1% -ийг нөхөн төлдөг.
PC-ийн долоо хоног: үүлэн EDMS-ийг хэрэгжүүлэхэд үйлдвэрлэгчид болон үйлчлүүлэгчдэд юу саад болж, юу тусалдаг вэ?Ийм системийг ажиллуулах, шинэчлэх, хөгжүүлэх асуудлыг хэрхэн шийдэж байна вэ?
Василий Бабинцев:Дахин хэлэхэд бид жижиг бизнесүүдэд зориулсан үүлэн ECM SaaS зах зээлийн талаар ярих болно.
Байгууллагын асуудал бол үүлэн доторх дотоод үйлчлүүлэгчдэд үл итгэх явдал юм. Сүүлийн үед аюулгүй байдлын олон асуудлыг арилгаж, үйлчилгээ эрхлэгчид стандарт, хууль тогтоомжийн шаардлагад нийцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулах тогтмол аудит, хяналт шалгалтад хамрагдаж байгаа хэдий ч техникийн болон сэтгэл зүйн эсэргүүцлийг бүрэн арилгаагүй байна. Incl. Аргумент нь интернетийн үйлчилгээ үзүүлэгчдээс бүрэн хамааралтай байх явдал юм (мөн энд бид нөөц холбооны сувгуудыг байрлуулах шаардлагатай болно гэдгийг хүлээн зөвшөөрөх ёстой). Заримдаа бид хувь хүмүүсийн бэлтгэлгүй байдалтай тулгардаг Зах зээл дээр шинээр гарч ирж буй технологи, тэр ч байтугай тодорхой зардлын үр ашгийг хүртдэг мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүд аюулгүй байдлын тэргүүлэх чиглэлээ үргэлж өөрчилж чадахгүй.
Дээр дурдсан аюулгүй байдал нь үйлчлүүлэгчийн мэдээллийн технологийн дэд бүтцэд тусгай хамгаалалтын тохиргоо байдаг тул техникийн үндсэн хязгаарлагчийн үүрэг гүйцэтгэдэг.
● олон тооны хязгаарлалттай прокси серверүүд (зарим үүл програмууд нь тусгай протокол ашигладаг бөгөөд бүх төрлийн прокси серверүүдтэй ажиллах боломжгүй байдаг);
● Хөдөлгөөн болон алдагдлыг хянах хэрэгслүүд нь үүлэн хэрэглээний программуудыг ажиллуулахад ихээхэн саатал үүсгэдэг бөгөөд энэ нь програмын гүйцэтгэлийг бууруулж, зарим тохиолдолд програмыг ашиглах боломжгүй болоход хүргэдэг.
Ийм техникийн асуудлуудыг зөвхөн үүлэн үйлчилгээ үзүүлэгчдийн шаардлагад нийцүүлэн дэд бүтцийг зохицуулах замаар л шийдэж болно.
Зохицуулалтын үүднээс сүлжээ, үүлэн үйлчилгээ үзүүлэгчид хэрэглэгчдэд өөрсдийн үйлчилгээний параметрүүдийг (SLA) өгдөг. Эдгээрт үйлчилгээний баталгаатай хүртээмж, төлөвлөсөн ажлын цаг, мэдээллийн нөөц хадгалах мэдээлэл гэх мэт орно. Хэрэв одоо байгаа SLA нь үйлчлүүлэгчдэд тохиромжгүй, тусгай нөхцөл нь илүү их зардал гарах бөгөөд энэ нь ажил эхлэхэд хүндрэл учруулдаг.
Гэвч практикээс харахад үүлэн системийн борлуулагчид болон үйлчлүүлэгчид бие бие рүүгээ чиглэн, шаардлагыг аль болох ойртуулж, нэгдсэн дэд бүтцийг хөгжүүлэхийг хичээж байна. Тиймээс олон асуудлыг бүрэн шийдэх боломжтой.
Үүлэн EDMS үйлчилгээний талаарх хэрэглэгчдийн ердийн буруу ойлголт● ҮүлECM системийн үйл ажиллагаа ихээхэн буурсан;Байгууллагын үүлэн баримт бичгийн менежментийн програм хангамж нь хайрцагт байгаа хүчирхэг функцийг агуулдаг боловч тэдгээрийг үндсэндээ үнэ төлбөргүй хэрэглэгчийн үүлэн үйлчилгээтэй харьцуулдаг.); ● үүлэн дээр ажиллахдаа мэдээллийн хамгаалалтын түвшин хангалтгүй;Энэ нь орчин үеийн үүлэн програм хангамжийг хөгжүүлэх талаар чадварлаг мэдээлэл өгөх талаар нухацтай ажиллахыг шаарддаг; жишээлбэл, DIRECTUM компани ECM-Journal дээр "" хэсгийг эхлүүлсэн; ● Хичнээн хачирхалтай санагдаж байсан ч загварын хуримтлагдсан үнэтэй хэрэглээSaaS;Үнэн бол үйлчлүүлэгчид орон нутгийн шийдлүүдийн өртөгт бүх бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг, тухайлбал, дэд бүтцийн програм хангамжийн эзэмшил (түүний тогтмол шинэчлэлтийг оруулаад) болон өөрсдийн төлбөртэй мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүдтэй байх хэрэгцээг харгалзан үзэхээ мартдаг. |
"Баримт бичгийн урсгалын автоматжуулалт: үүлэнд хүрэх хэцүү зам" тоймыг бүрэн эхээр нь .
Тэмдэглэл:Энэхүү нийтлэлд ОХУ-ын EDMS зах зээлийн өнөөгийн байдалд дүн шинжилгээ хийсэн болно. Үүлэн технологийг төрийн салбарт ашиглахын давуу талыг тодорхойлсон. Төрийн байгууллагуудад үүлэнд суурилсан EDMS-ийг хэрэгжүүлэх онцлогуудыг авч үзсэн болно.
Түлхүүр үг:үүлэн технологи, EDMS, төрийн салбар.
Одоогийн байдлаар Орос улсад албан тасалгааны автоматжуулалт, баримт бичгийн урсгалын чиглэлээр томоохон өөрчлөлтүүд гарч байна. Цахим баримт бичгийн менежментийн давуу талыг ашиглах дотоодын байгууллагууд идэвхтэй сонирхож байгааг мэргэжилтнүүд тэмдэглэж байна.
ОХУ-ын цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) зах зээлийн хөгжлийг өдөөх нь импортыг орлох, Оросын програм хангамжийн бүртгэлийг бий болгох, үүлэн технологийг хөгжүүлэх, түүнчлэн хуучирсан МТ-ийг өргөжүүлэх, солих зэрэг чиг хандлагатай холбоотой юм. шийдлүүд.
TAdviser-ийн мэдээлснээр 2016 онд EDMS төслүүдийг төрийн салбар болон нийгмийн бүтцэд хамгийн идэвхтэй хэрэгжүүлсэн байна. Энэ ангиллын системийн бараг 4 мянган хэрэгжилтийн 19 орчим хувь нь төрийн байгууллагуудтай холбоотой байдаг. Мөн санхүүгийн салбар, барилга, худалдаа, механик инженерчлэл, эрчим хүчний салбарт EDS-ийн эрэлт өндөр байна.
TAdviser-ийн мэдээлснээр төрийн салбарт EDMS-ийг хэрэгжүүлэх тэргүүлэгч нь Electronic Office Systems компанийн түнш KS-Consulting компани юм (EDMS Delo-г хөгжүүлэгч). Дараа нь EOS компани өөрөө, Digital Design (Docsvision интегратор түнш), ELAR болон Office-Doc (Зураг 1) ирдэг.
Зураг 1. Төрийн салбар дахь EDMS төслийн тоогоор компаниудын эзлэх хувь
Одоо бүх мэргэжилтнүүдийн ажиглаж буй, дотоодын баримт бичгийн менежментийн салбарт ихээхэн нөлөө үзүүлж буй чухал чиг хандлага бол "үүл баримт бичгийн менежмент" гэдгийг тэмдэглэхийг хүсч байна.
"Үүлэн баримтын менежмент" нь баримт бичигтэй ажиллахад шаардлагатай програм хангамжийг интернетийн үйлчилгээ болгон хэрэглэгчдэд олгодог орчин үеийн баримт бичгийн менежментийн технологи юм. Энэ бол SaaS (Software as a Service) загварт суурилсан үйлчилгээ юм - software as a service. Энэ арга нь програм хангамжийн бүтээгдэхүүн худалдаж авахгүй, харин хэрэгцээ гарсан үед нөөцийг ашиглах бодит хугацааны төлбөрийг түр хугацаагаар ашиглах боломжийг олгодог.
EDMS-ийг SaaS форматаар ашиглах нь хэд хэдэн давуу талтай бөгөөд энэ нь үндсэндээ тохирох програм хангамжийг худалдан авах, суурилуулах, дэмжихэд мөнгө хэмнэхэд илэрхийлэгддэг. Клоуд шийдлийн уян хатан байдал, өргөтгөх боломжтой байдал нь дэлхийн хаанаас ч хамаагүй хэдэн ч хэрэглэгчийг хүссэн үедээ системд холбох боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь орчин үеийн бизнесийн хөдөлгөөн нэмэгдэж байгаатай холбоотой юм. Үүлэн баримт бичгийн урсгалыг ашиглах нь салбар болон охин компанитай компаниудад компанийн бүх бүтэц программ хангамжийн нэг хувилбарыг ашиглах замаар баримт бичгийн урсгалыг стандартчилах боломжийг олгодог. Тиймээс олон байгууллагын хувьд SaaS загварт суурилсан EDMS нь нөөц, зардлыг ухаалаг удирдах цорын ганц сонголт болж байна.
Үүлэн дээр суурилсан EDMS-ийн хэрэглээ ирээдүйд, ялангуяа дунд болон жижиг бизнесүүдэд улам бүр нэмэгдэнэ гэж мэргэжилтнүүд хэлж байна. Мэргэжилтнүүдийн үзэж байгаагаар томоохон компаниудын цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд нь "хувийн" үүлэн дотор хөгжих бөгөөд энэ нь газарзүйн хувьд тархсан компаниудын баримт бичгийн менежментийн хэрэгслийг нэг мэдээллийн төвд төвлөрүүлэх боломжийг олгоно.
Төрийн байгууллагуудын мэдээллийн технологийн стратегид үүлэн үйлчилгээг тусгах хандлага сүүлийн үед л ажиглагдаж байгааг тэмдэглэхийг хүсч байна. ОХУ-ын яам, агентлагууд үүлэн загвар ашиглан программ хангамжийг хэрэгжүүлж байгаа нь нэг талаас олон улсын харилцаа өөрчлөгдөж байгаа, нөгөө талаас Оросын эдийн засгийн нөхцөл байдлын хүндрэлтэй нөхцөлд үндэсний онцлогийг тусгасан болно. Одоогийн байдлаар эрх баригчид цахим засгийн газрын хөгжлийн ерөнхий чиг хандлагыг харгалзан чиг үүргээ гүйцэтгэхэд шаардагдах зардлыг оновчтой болгох, тэр дундаа мэдээллийн технологийн үйлчилгээг хэмнэх шаардлагатай байна.
Ер нь төрийн үйлчлүүлэгчид төрийн үйлчилгээг түрээслэхээс илүү хувийн үүлээ бүтээхэд бэлэн байдаг. Нийтийн үүлтэй төрийн байгууллагуудын ажил нь аюулгүй байдал, зохицуулалтын шаардлага, тэр дундаа гадаадад үйлдвэрлэсэн үйлчилгээг худалдан авахыг хязгаарлах зэрэгт саад болж байна. SaaS загварыг ашиглан төрийн байгууллагууд өнөөдөр агуулгын менежмент, цахим баримт бичгийн менежмент, хамтын ажиллагаа эсвэл төслийн чиглэлээр шийдлүүдийг ашигладаг.
2016 онд New Cloud Technologies компани болон TAdviser аналитик төвтэй хамтран “Төрийн байгууллагууд дахь үүлэн үйлчилгээ” судалгааг хийсэн. Судалгаанаас үзэхэд судалгаанд хамрагдсан эрх бүхий байгууллагуудын дунд хамгийн түгээмэл үүлэн программ хангамж нь цахим баримт бичгийн менежментийн систем, мэдээлэл хадгалах үйлчилгээ (80 орчим%) байна (Зураг 2).
Зураг 2. Үүл загварын дагуу хэрэглэгдэх программ хангамжийн төрлүүд
Төрийн салбарт үүлэн шийдлийг ашиглах хамгийн дэвшилтэт бүс нутгууд нь: Москва, Санкт-Петербург, Татарстан, Ханты-Мансий автономит тойрог-Югра, Тула муж (Хүснэгт 1).
Хүснэгт 1.
10 онооны масштабаар үүлэн шийдэл рүү шилжих ОХУ-ын ТОП 5 бүс нутаг
Эрх баригчдын үүлэн үйлчилгээг ашиглах |
Орон нутгийн үүл үйлчилгээ үзүүлэгчийн бэлэн байдал |
2016 оны мэдээллийн технологийн зардал (сая рубль) |
|
Санкт-Петербург |
|||
Татарстан |
|||
ХМАО-ЮГРА |
|||
Тула муж |
Эдгээр бүс нутагт төрийн секторын үүлэн EDMS руу шилжих хөдөлгөөн өргөн тархсан байна. Тодруулбал, үүлэнд суурилсан EDMS "Практик" нь Москва болон Москва муж дахь төрийн байгууллагуудад хэрэгжсэн. Нийтдээ энэ шийдлийг холбооны болон бүс нутгийн 40 гаруй эрх баригчид ашигладаг.
Удаан хугацааны туршид Оросын бүс нутагт үүлэн технологи, түүний дотор үүлэн EDMS-ийн тархалтыг хязгаарласан гол хүчин зүйл бол харилцаа холбооны сувгийн хязгаарлалт, голчлон өргөн зурвасын хандалтын хөгжлийн түвшин хангалтгүй байсан гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.
Одоогийн байдлаар нөхцөл байдал жигдэрч байна. "Төрийн байгууллагууд дахь үүлэн үйлчилгээ" судалгаанаас харахад судалгаанд хамрагдсан бүс нутгийн байгууллагуудын 60 гаруй хувь нь үүлэн үйлчилгээ эсвэл шилжих төлөвлөгөөг ашиглаж байгааг баталж байна. Бүс нутгийн үүлэн хамрах хүрээний тодорхой драйвер нь Ростелекомын операторын O7 платформ байсан бөгөөд энэ нь голчлон бүс нутаг, хотын захиргаанд зориулсан үйлчилгээнд чиглэгддэг.
Энэхүү платформ дээр үндэслэн EOS компани нь O7.DOK цахим баримт бичгийн менежментийн үүлэн үйлчилгээг бий болгосон. Энэхүү үйлчилгээ нь таних, зөвшөөрлийн нэгдсэн систем (USIA), бүс нутгийн цахим засаглалын дэд бүтэц, тэр дундаа хэлтэс хоорондын цахим харилцааны систем (SMEI) -тэй хослуулсан бөгөөд төрийн байгууллагуудын WEB үйлчилгээтэй мэдээлэл солилцох боломжийг олгодог.
Мэдээжийн хэрэг, SaaS-д суурилсан EDMS-ийг төрийн байгууллагуудад ашиглах нь аюулгүй байдал, системд алсаас холбогдох чанарын шаардлагуудтай холбогдуулан нухацтай авч үзэх шаардлагатай. Өнөөдөр мэдээллийн аюулгүй байдлын асуудлыг шийдвэрлэх гол арга бол харьяа аж ахуйн нэгж, байгууллагууд, түүнчлэн орон нутгийн засаг захиргаанд зориулсан EDMS-ийг интернетэд биш, харин суваг хамгаалах зохион байгуулалттай бүс нутгийн төрийн байгууллагын сүлжээнд байрлуулах явдал юм. шаардлагатай шаардлагыг харгалзан үздэг. Өнөөдөр энэ практик улс орны олон бүс нутагт аль хэдийн бий болсон. Ийнхүү 2011 оноос хойш Москвагийн засгийн газар Практика бүтээгдэхүүн дээр суурилсан цахим баримт бичгийн менежментийн системийг боловсруулж, хэлтэс, төсвийн байгууллагуудтай холбож байна.
Энэхүү схемийг ашиглахдаа ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн түвшинд хувийн үүл үүсгэсэн бөгөөд үүнд бүс нутгийн төрийн байгууллага өөрөө болон бүх харьяа байгууллагуудыг автоматжуулахад шаардлагатай бүх шийдлүүдийг байрлуулсан болно. Энэ нь дээд шатны байгууллагууд болон харьяа байгууллагуудын хооронд, тэр дундаа хотын захиргааны байгууллагуудын хооронд баримт бичгийг үр дүнтэй шилжүүлэх, дээд байгууллагаас хүлээн авсан баримт бичгийн гүйцэтгэлийн байдалд ил тод хяналт тавих боломжийг олгодог. Үүний зэрэгцээ ажлын зохицуулалт, мэдээллийг хамгаалахад нэгдсэн арга барилыг хангаж өгдөг.
Орос улсад баримт бичгийн автоматжуулалтын салбар жигд бус хөгжсөн гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Холбооны түвшний томоохон төрийн байгууллагууд энэ бүрэлдэхүүн хэсэг нь бүс нутаг, орон нутгийн түвшинд илүү сайн хөгжсөн байдаг. Мэдээлэлжүүлэлтийн хувьд сул байгаа төрийн байгууллагууд үүлэнд суурилсан EDMS-ийг нэвтрүүлснээр хамгийн их ашиг хүртэж байгааг мэргэжилтнүүд тэмдэглэж байна. Түүнчлэн үүлэн үйлчилгээг ашиглахгүй байх гол шалтгаан нь мэдээллийн аюулгүй байдлын асуудал, зохицуулалтын хязгаарлалтууд байсаар байна. Мөн бүс нутгийн эрх баригчдын төлөөлөгчид санхүүжилтийн хязгаарлагдмал байдлыг асуудал гэж үзэж байна.
Эцэст нь хэлэхэд, цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах үйлчилгээний "үүл" рүү шилжих хандлага, ялангуяа SaaS загварыг ашиглан шийдлийг санал болгож буй салбарын гол чиглэлүүдийн нэг болсныг тэмдэглэхийг хүсч байна. . Үүлэн тооцооллын салбарт гарсан ахиц дэвшил өнөөдөр олон тохиолдолд EDMS-ийг үүлэн дээр байршуулах, байгууллагуудыг ашиглахад тохирсон үйлчилгээгээр хангах загварыг аль хэдийн зардал багатай болгож байна.
Ном зүй:
- Төрийн салбар дахь "үүлс": TAdviser болон "New cloud technology"-ийн судалгаа. [Цахим нөөц] - Хандалтын горим: http://www.tadviser.ru (хандалтын огноо: 2017 оны 11-р сарын 20)
- Үүлэн доторх баримт бичгийн урсгал. Ашиг ба эрсдэл. [Цахим нөөц] - Хандалтын горим: https://www.eos.ru (хандалтын огноо: 21/11/2017)
- Төрийг үүлэнд яаж гаргах вэ. [Цахим нөөц] - Хандалтын горим: https://www.eos.ru (хандалтын огноо: 22/11/2017)
- SaaS форматтай EDMS. [Цахим нөөц] - Хандалтын горим: http://www.tadviser.ru (хандалтын огноо: 22/11/2017)