Перспективы использования облачных технологий в электронном документообороте. Документы в облаках Чем облачные технологии могут помочь бизнесу
Эксперты отмечают, что если говорить об «облаках» применительно к сфере управления документацией, то здесь облачные технологии не являются чем-то абсолютно новым. Сегодня уже всем известны основные принципы, по которым строится работа при реализации «облачной» модели, а также преимущества, о которых говорят поставщики облачных сервисов. Среди таких преимуществ отмечают сокращение капитальных вложений в инфраструктуру, затрат на ее поддержание, специалистов и так далее.
«Сейчас во многих странах органы власти рассматривают возможность организации управления документами в государственных структурах с применением облачных технологий. При этом те органы власти, которые ответственны за обеспечение управления документами на государственном уровне (прежде всего это Национальные архивы) занимаются разработкой методических рекомендаций и стандартов работы с документами в облачных средах. Однако в России выработка таких стандартов сейчас не ведется. Поэтому, принимая решение о переходе в облака, необходимо понимать, что определенные риски в облачных средах существуют, и эти риски могут препятствовать получению реально существующих преимуществ от использования облачных технологий», - говорит ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International Наталья Храмцовская.
По словам г-жи Храмцовской, наиболее полно преимущества «облаков» проявляются в условиях public cloud. Но сегодня ни один из Национальных архивов стран, где разрабатывают «облачные» стандарты, не рекомендует государственным учреждениям пользоваться «публичными облаками». Рекомендации для госорганов - создавать «частные облака» (private cloud), чтобы сохранять под полным контролем документы и само «облако». Однако такая модель значительно снижает эффективность использования «облака» и уровень экономии средств.
Важно также учитывать, что в России наблюдается неравномерное развитие сферы автоматизации документооборота. У крупных госструктур федерального уровня эта составляющая развита лучше, нежели на уровне органов местной власти. Эксперты отмечают, что от внедрения «облачных» технологий в автоматизации делопроизводства заметнее всего выиграют слабые в части информатизации госструктуры. Для федеральных органов власти, многие из которых располагают собственными ЦОД и уникальными программными разработками, выгоды от перевода существующей инфраструктуры в «облака» могут быть значительно меньше.
Вопросы информационной безопасности и управления рисками являются одними из ключевых при условии перехода в «облака». Это в равной степени относится как к органам государственной власти, так и к коммерческим структурам, и об этом в один голос говорят эксперты всех стран, в том числе и российские. Приведем несколько основных из числа таких «облачных» рисков: первое - это возможность попадания в зависимость от поставщика облачных услуг. Существуют также риски, связанные с возможностью инсайдерской утечки, поскольку заказчик не может контролировать то, какие специалисты занимаются работой с его данными на стороне оператора. Риск утраты информации и проблема исполнения требований законодательства в отношении управления документами также являются немаловажными.
Вопросы надежного разделения ресурсов между различными пользователями «облака», защита персональных данных, и корректная работа сети передачи данных также относятся к тем рискам информационной безопасности, которые нужно учитывать.
Может создаться впечатление, что количество рисков слишком велико и использование «облаков» нецелесообразно, но это не так. Во-первых, еще раз напомним о тех преимуществах, которые дает перевод в «облако» инфраструктуры управления документооборотом: в «облачной» модели потребитель платит только за тот объем услуг, который он потребляет, не тратя деньги на строительство и поддержание инфраструктуры и зарплату персоналу. Сокращение издержек - важный вопрос для коммерческих компаний, которые хотят быть успешными. В случае с госорганами (в особенности это касается региональных структур) зачастую иного варианта кроме использования «облака» попросту нет, поскольку нет бюджета на организацию инфраструктуры и на то, чтобы платить штатному ИТ-специалисту.
Кроме того, уточним, что риски и неотвратимые события - это разные понятия. Риски можно и нужно учитывать. Если подойти взвешенно к этому вопросу, то проблем при использовании «облаков» будет не больше, а скорее всего даже меньше, чем при работе «по старинке». В конце концов, собственная физическая инфраструктура тоже периодически дает сбой, а от угрозы утечки инсайдерской информации вообще не застрахован никто.
Прежде чем принять решение о переводе в «облако» электронного документооборота, эксперты советуют подумать над путями решения нескольких основных вопросов: «Первое, что нужно для себя определить - это то, какая корпоративная или иная информация будет храниться, использоваться и будет доступна через «облачную» среду. Ответить на вопрос о том, как будет осуществляться процесс обеспечения режима безопасности для документов, имеющих ограничения по доступу (например, документы составляющие деловую тайну, персональные данные и так далее) также необходимо заранее. Второй серьезный вопрос - это необходимость отслеживания сроков хранения и уничтожения документов после истечения срока давности, а также уничтожения копий информации. Отмечу также: желательно, чтобы серверы, где хранится информация в «облаке», находились в пределах Российской Федерации. В случае, если они находятся вне пределов нашей страны, при возникновении правовых коллизий владельцы дата-центров будут подчиняться законодательству той страны, где они расположены. Думаю, мало кому хочется, чтобы доступ к корпоративным данным или данным российских госструктур мог быть получен третьей стороной по решению суда другой страны потому, что серверы с «облачными» данными находятся на ее территории», - говорит Наталья Храмцовская.
К вышесказанному следует добавить, что потребителю следует тщательно подходить к выбору оператора «облачных» сервисов. Первейшим аспектом здесь является то, как у поставщика «облачных» услуг организована система обеспечения информационной безопасности. Следует обратить внимание на то, каким образом поставщик осуществляет набор сотрудников, узнать, проходят ли сотрудники компании-поставщика проверку службы безопасности, узнать как осуществляется контроль доступа к информации и какими системами слежения и контроля пользуется поставщик.
При ведении переговоров с провайдером «облачных» услуг эксперты советуют обращать внимание на прописываемые в рамках SLA права и обязанности сторон. Например, Наталья Храмцовская говорит о следующих «подводных камнях»: «Первое, на что следует обратить внимание - это наличие в договоре так называемых выкупных платежей, то есть предусмотренной суммы, которая взимается с потребителя за изъятие информации до определенного в договоре срока. Если такой пункт есть, то у организации могут возникнуть затруднения, если она решит перейти на обслуживание к другому поставщику услуг. В договоре должны быть четко прописаны конкретные размеры штрафов и те санкции, которые будут наложены на поставщика «облачных» услуг при утрате или повреждении хранящейся у него информации. Необходимо также четко оценить, разграничить и зафиксировать в договоре обязательные политики безопасности в отношении различных типов электронных документов, находящихся на хранении, а также определить и прописать размеры ущерба в случае утечки конфиденциальной или иной важной информации. Заранее определить в соглашении возможный ущерб вследствие неуничтожения поставщиком услуг документов после истечения срока хранения также следует при заключении SLA».
Эксперты выделяют несколько основных движущих сил, которые будут способствовать активному переходу к электронным документам и использованию в отрасли «облачных» моделей. Первое - это желание общества, пользователей. Наталья Храмцовская указывает на следующее: «Уже с полной уверенность можно говорить о том, что люди воспринимают информационные технологии не как нечто необычное, а как что-то такое, что должно существовать «по умолчанию». Показательно в связи с этим отношение к документам. Люди не хотят знать, в какой архив им нужно пойти, чтобы ознакомиться с теми, или иными документами. Сегодня они хотят знать, где нужную документацию можно найти в сети Интернет. По моему мнению, в текущем году отрасль электронного документооборота в нашей стране продолжит свое развитие».
Важным для развития отрасли является также понимание ситуации и соответствующее стремление со стороны руководства страны. Вместе с тем, существует ряд вопросов, которые еще предстоит решить. Среди таковых г-жа Храмцовская в первую очередь отмечает организационные. В России сегодня есть электронные документы, в том числе и с постоянным сроком хранения, но при этом пока нет ни одного государственного электронного архива. Кроме того, в России пока не существует официального нормативного документа, который бы регулировал порядок хранения электронных документов.
В.И. Берестова, доц. РГГУ
Актуальность использования облачных технологий в электронном документообороте
Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления
Типы облаков
Типы сервисов, предоставляемых облачными вычислениями
Достоинства и недостатки облачных технологий
Особенности и возможности применения облачных технологий в электронном документообороте
На сегодняшний день одним из перспективных направлений IT -технологий являются облачные вычисления и предоставляемые ими современные сервисы создания, хранения, обработки и поиска данных. Перспективы использования данных технологий в электронном документообороте рассматривались на XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот».
На конференции рассматривались теоретические и практические проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте. Были выделены преимущества и недостатки применения «облачных» технологий в электронном документообороте. К преимуществам отнесены - мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию. К недостаткам − отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т.е. использование подобных технологий должно быть технический проработано и иметь нормативное закрепление.
Возможность использования облачных технологий в электронном документообороте, как видно из анализа выступлений ведущих специалистов, носит неоднозначный характер. Поэтому рассмотрим более детально облачные технологии и перспективы их практического применения на примере архивов.
Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления
Облачные технологии – это современные информационные технологии, принцип действия которых заключается в предоставлении удаленного доступа к центрам обработки данных, к оборудованию и приложениям, установленным на нем через Интернет.
Облачные технологии или облачный сервис, обычно имеют графическое представление в системах, в виде облачка. На рис.1 представлены компоненты, которые включает технология облачных вычислений.
Рис. 1. Компоненты облачных технологий
Под инфраструктурой понимается набор физических устройств или аппаратных средств. Это могут быть серверы, жесткие диски и т.д. Под платформой подразумевается набор услуг для пользователя. Программное обеспечение, это то обеспечение, которое доступно пользователю.
Рассмотрим набор услуг, которые могут быть представлены пользователю с помощью облачных вычислений (cloud сomputing или СС) обычно принято называть словом aaS (as a Service ), то есть как сервис. Существующие на сегодня облачные вычисления предоставляют типовые услуги, которые кратко описаны в таблице №1.
Таблица №1 Типы Сервисов
Storage-as-a-Service ( хранениекаксервис) |
Услуга Storage -as -a -Service дает возможность сохранять данные пользователя во внешнем хранилище, в «облаке». Для пользователя, оно будет выглядеть, как дополнительный логический диск или папка. |
Database-as-a-Service (база данных как сервис) |
Услуга Database -as -a -Service предоставляет возможность работать с базами данных, как если бы СУБД была установлена на локальном ресурсе. |
Information-as-a-Service (информациякаксервис) |
Услуга Information -as -a -Service дает возможность удаленно использовать любые виды информации, которая может меняться динамически. |
Process - as - a - Service (управление процессом как сервис) |
Услуга Process -as -a -Service представляет собой удаленный ресурс, который может связать воедино несколько ресурсов (таких как услуги или данные, содержащиеся в пределах одного «облака» или других «облаков») , для создания единого бизнес-процесса. |
Application-as-a-Service (приложениекаксервис) |
Услуга Application -as -a -Service может иметь другое название, Software -as -a -Service , что означает программное обеспечение как сервис или программное обеспечение по требованию пользователя. При этом программное обеспечение находится на удаленных серверах и пользователь может получать к нему доступ через Интернет. Поставщик данной услуги отвечает за обновления и лицензии на данное обеспечение. |
Platform-as-a-Service (платформакаксервис) |
Пользователю предоставляется операционная система и некоторое программное обеспечение. |
Integration-as-a-Service (интеграциякаксервис) |
Пользователь может получать из «облака» полный интеграционный пакет, включая программные интерфейсы между приложениями и управление их алгоритмами. Сюда входят известные услуги и функции пакетов централизации, оптимизации и интеграции корпоративных приложений. |
Security-as-a-Service (безопасность как сервис) |
Данный вид услуги предоставляет возможность пользователям быстро развертывать продукты, позволяющие обеспечить безопасное использование веб-технологий, электронной переписки, локальной сети, что позволяет пользователям данного сервиса экономить на развертывании и поддержании своей собственной системы безопасности . |
Management / Governace - as - a - Service (администрирование и управление как сервис) |
Дает возможность управлять и задавать параметры работы одного или многих «облачных» сервисов. Это в основном такие параметры, как топология, использование ресурсов, виртуализация. |
Infrastructure-as-a-Service ( инфраструктуракаксервис) |
Пользователю предоставляется компьютерная инфраструктура, обычно виртуальные платформы (компьютеры, связанные в сеть, которые он самостоятельно настраивает под собственные цели). |
Testing-as-a-Service (тестирование как сервис) |
Дает возможность тестирования локальных или «облачных» систем с использованием тестового ПО из «облака». |
Рассмотрим подробнее облачный сервис как «Облачное хранилище данных» .Что такое облачное хранилище? Облачное хранилище данных – это размещение пользователем данных в облаке, на удаленном сервере, принадлежащему облачному провайдеру. Пользователь имеет возможностью доступа к информации при помощи различных устройств, имеющих возможность доступа к Интернету. Это может быть компьютер, планшет или,например, смартфон. Удаленное хранилище данных может быть использовано в учебных целях для обмена информацией, а также для компании при обработке данных несколькими сотрудниками, предоставляя коллективный доступ к файлу. Достоинства облачного хранилища данных:
облачные хранилища абсолютно бесплатны, как правило, с предоставлением виртуального места объемом до 5-7 Гб;
доступ к информации в облаке осуществим с любого устройства, поддерживающего интернет-подключение, с любой страны мира;
возможен коллективный доступ к чтению и редактированию файлов;
защищенность от вирусов в данной облачной технологии;
отсутствие возможности потери данных.
Недостатки облачного хранения данных:
необходимо стабильное интернет-соединение;
привыкание к пользовательскому веб-интерфейсу компании, которая предоставляет услуги по хранению информации в облаке.
Рассмотрим достоинства и недостатки сервиса Software -as -a -Service или SaaS , что означает программное обеспечение как сервис. Клиенту данной облачной технологии достаточно иметь только веб-браузер для полноценной работы. Вся аппаратная часть находится у облачного провайдера, за установку и работоспособность программного обеспечения и обновление приложений отвечает тоже провайдер. Провайдер обеспечивает необходимую круглосуточную техническую поддержку.
Какова система оплаты клиентом оказываемых услуг SaaS ? Клиент платит только за аренду программного обеспечения, а не за его покупку, что позволяет клиенту работать с лицензионным программным обеспечением и уменьшить его затраты.
К достоинствам облачной модели SaaS можно отнести:
уменьшение затрат на приобретение лицензионного программного обеспечения;
не требуется установка программного обеспечения на рабочих компьютерах пользователей;
не нужно нанимать в штат дополнительного специалиста по технической поддержке;
удобство использования, коммуникация с которым осуществляется при помощи доступа к Интернету с настроенным браузером.
Основным недостатком является возможность утечки конфиденциальной информации пользователя. Одним из возможных вариантов является, грамотно составленный юристом договор, который полностью оговаривает действия сторон при исчезновении или утечки конфиденциальной информации и ответственность за произошедшее. Тем не менее, что безопасность серверов, при попытке взлома извне, на стороне облачного провайдера, как правило, будет значительно выше, чем у клиента.
Рассмотрим подробнее достоинства и недостатки услугу Infrastructure as a Service или IaaS. В модели IaaS предусмотрена только аренда серверов, но не программного обеспечения, поэтому ответственность за установку операционной системы и рабочих приложений берет на себя арендатор, а не предоставляющая услуги IaaS фирма.
Достоинством услуги IaaS служит легкая и быстрая масштабируемость вычислительных мощностей серверов, что позволяет произвести переход на более мощную инфраструктуру и сэкономить арендатору деньги. Так например, при увеличении штата сотрудников, работающих с определенным приложением, войдя в панель управления удаленным сервером можно увеличить его мощность.
К достоинствам услуги IaaS можно также отнести:
арендатору услуги не требуется закупать дорогое серверное оборудование;
не требуется модернизация аппаратной инфраструктуры и ремонт серверного оборудования;
не нужно платить за электроэнергию, потребляемую сервером.
К недостаткам технологии IaaS можно отнести:
необходимость ежемесячного внесения оплаты за пользование IaaS;
повышение арендной платы за любое масштабирование.
Интеграция как сервис (Integration -as -a -Service ) означает интеграцию облачных услуг в одно целое. Сегодня, облачные технологии включают в себя большое количество изолированных друг от друга облачных ИТ-услуг, к которым клиенты должны подключаться по отдельности. С другой стороны, современные IT технологии просто пронизывают предприятие, поэтому идея связанных между собой сервисов, запущенных на гибкой, масштабируемой инфраструктуре должно в конечном итоге сделать каждое предприятие одним из узлов в большом облаке.
Рассмотрим существующие на сегодня типы облаков и реализуемые в них модели. По форме собственности выделяют публичные, частные и гибридные облака.
Публичное облако - это ИТ-инфраструктура, используемая одновременно множеством компаний и сервисов. Пользователи не имеют возможности управлять и обслуживать данное «облако», а вся ответственность по этим вопросам возложена на владельца ресурса. Абонентом, предлагаемых сервисов может стать любая компания и индивидуальный пользователь. Примерами могут служить онлайн-сервисы: Amazon EC2, Google Apps/Docs, Microsoft Office Web./3/ Сегодня существует достаточно много провайдеров публичных облачных сервисов.
Частное облако (private cloud ) - это безопасная ИТ-инфраструктура контролируемая и эксплуатируемая в интересах одной-единственной организации. Организация может управлять частным «облаком» самостоятельно или поручить эту задачу внешнему подрядчику. Инфраструктура может размещаться либо в помещениях заказчика, либо у внешнего оператора (либо частично у заказчика и частично у оператора). Частное облако является самым безопасным из всех видов облаков. Основной задачей для пользователя частного облака, построенного при помощи облачной технологии IaaS, служит ряд запросов в виде количества оперативной памяти, количества процессоров и требуемого объема для хранения данных, различных сетевых устройств и интерфейсов, а также в выборе базовой операционной системы, которая будет управлять облачным сервисом. К сильным и положительным сторонам частного облака можно отнести//:
высокую скорость масштабирования аппаратных ресурсов;
сниженные расходы на функционирование ИТ-сервисов, за счет полноценной автоматизации;
эффективное перераспределение компьютерных ресурсов таким образом, чтобы пользователь, которому требуется больше вычислительной мощности, чем другому пользователю, получил ее в полном объеме, это позволяет эффективно распределять нагрузку между физическими центрами обработки данных;
детальный мониторинг использования аппаратных ресурсов внутри организации;
возможность точно спрогнозировать бюджет на поддержку и масштабирование базовых ресурсов между пользователями.
Частное облако может быть базой для гибридного. Для этого можно перенести часть нагрузки в публичное облако, а это позволит еще точнее распределить бюджет на ИТ-обслуживание. Частное облако – достаточно удобная и эффективная инфраструктура, которая обладает большей гибкостью, чем обычный внутренний сервер. Также частное облако позволяет сократить бюджет и произвести его прогнозирование на будущее. Использование такой облачной технологии служит базой для создания гибридного облака – гибкого и безопасного.
Гибридное облако - это ИТ-инфраструктура использующая лучшие качества публичного и частного облака при решении поставленной задачи. Часто такой тип применяется, когда организация имеет сезонные периоды активности, другими словами, как только внутренняя ИТ-инфраструктура не справляется с текущими задачами, часть мощностей перебрасывается на публичное «облако» (например, большие объемы статистической информации), а также для предоставления доступа пользователям к ресурсам предприятия через публичное «облако».
На сегодняшний день существуют следующие облачные сервисы:
почтовые облачные сервисы;
облачные офисные приложения;
облачные сервисы хранения файлов и контента;
среды для корпоративного разворачивания облака;
хостинговые облачные сервисы;
музыкальные облачные сервисы.
В настоящее время существует немалое количество бесплатных облачных услуг, которые стали популярными сегодня, например, iCloud , Microsoft Skydrive , Google Drive , Dropbox , Amazon Cloud Drive , Яндекс.Диск.
Рассмотрим некоторые из них, например:
Облачный сервис iCloud от компании Apple, полностью автоматический и бесплатный Он позволяет сохранть Ваш контент,например, почту, календарь, контакты, документы, музыку, видео и изображения и т.д. на серверах, а затем доставляет его на все устройства iPhone, iPad, iPod touch, Mac и PC с помощью беспроводной технологии Push.
Google Play, предназначен для размещения пользователями кинофильмов, музыки, приложений и книг на специально предназначенных для хранения цифровой информации серверах. Доступ к сервису предоставляется непосредственно из браузера, независимо от ОС, а поэтому может осуществляться как с ПК, так и с мобильных устройств на базе Android. У каждого пользователя есть возможность разместить и хранить до 20-ти тысяч музыкальных записей на бесплатной основе.
В России активно используются облачные вычисления, например, фирмой 1С:Предприятие. Облачные технологии 1С:Предприятие могут использоваться внутри отдельной организации, внутри холдинга или отдельным клиентом. Внутри отдельной организации облачные технологии могут использоваться для того, чтобы сотрудники имели возможность подключаться к информационной базе из разных мест, даже из тех, где на компьютерах не установлено 1С:Предприятие. Это полезно для руководителей, перемещающихся между офисами, которым требуется оперативная информация по своим подразделениям. Это удобно для менеджеров, потому что они могут получать необходимые отчеты находясь, практически, в любом месте, в торговой точке или у поставщика. Использование облачных технологий внутри организации позволяет сотрудникам легко перемещаться внутри организации и между офисами.
Внутри холдинга, объединяющего несколько компаний, облачные технологии позволяют сокращать расходы на администрирование одинаковых прикладных решений, а также осуществлять быстрое и одновременное их обновление для всех компаний.
В заключении, на основе вышесказанного, обобщим возможности облачных вычислений. Технология облачных вычислений и предоставляемые сервисы или услуги позволяют:
осуществлять доступ к личной информации с любого компьютера, подключённого к Интернет;
работать с информацией с разных устройств, например, компьютера, планшета, телефона и т.п.;
работать в браузерах любых операционных систем;
просматривать и редактировать информацию и данные одновременно с разных устройств;
не потерять важную информацию, так как она хранится на удаленном сервере;
пользоваться самой последней версией программ и при этом не надо следить за выходом обновлений;
объединять свою информацию с другими пользователями.
К недостаткам можно отнести:
Для получения доступа к услугам «облака» необходимо постоянное соединение с Интернет;
Пользователь имеет ограничения в используемом обеспечении и иногда не имеет возможности настроить его под свои собственные цели;
Электронные архивы, созданный на базе комплекса документов, используемых в организации, могут размещаться на жестких дисках или серверах самой организации либо в публичных, частных или гибридных облаках. При классическом способе создания и ведения электронного архива, его стоимость складывается из расходов на построение своих ЦОДов (центров обработки данных), затрат на аппаратное обеспечение (серверные мощности, системы хранения данных), закупку сетевого оборудования, программного обеспечения, системы электронного архива и дополнительных модулей, стоимости технической поддержки и содержания штата ИТ специалистов. Стоимость подобных проектов, как правило, оценивается в несколько миллионов рублей. При использовании облачных технологий и предоставляемых ими сервисов исключаются затраты на содержание системы. Организация осуществляет ежемесячную арендную плату за сервис и дополнительные услуги. Разница в цене арендной платы поставщиков сторонних облачных сервисов зависит от набора их функциональности, ответственности за сохранность данных, которую берет на себя поставщик услуги, технических параметров самого сервиса: скорости работы, объема хранимых данных, количества одновременных подключений и т.д.
По мнению многих экспертов, первым шагом для перехода в публичное облако становится гибридная модель, когда несколько частных облаков соединяются с публичным для оптимизации расходов на инфраструктуру. Гибридная модель позволяет эффективно использовать имеющиеся внутренние ресурсы и в то же время обращаться к более доступным внешним - для менее критичной и конфиденциальной информации. То есть, если информация, содержащаяся в документах достаточно открытая, то ее можно хранить в публичном облаке, если информация носит конфиденциальный характер, то ее лучше хранить либо в частном облаке либо на носителях организации.
Материалы XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», 24-25 октября 2012 г. Москва, ВНИИДАД.
Злобин Е.В. Облачные технологии хранения данных – возможности для историков.// Информационный бюллетень Ассоциации «История и компьютер». № 37. Материалы XIII конференции Ассоциации «История и компьютер» (Москва, 21 – 23 сентября 2012 г.). – М., МГУ, 2012. – С.110 – 111.
Делопроизводство и документооборот - важные вспомогательные процедуры системы управления компанией, фактически формирующие структуру ее управленческих процессов, непосредственно влияющих на работу организации в целом. Вместе с тем для развертывания полноценной системы управления электронным документооборотом необходимы выделенные серверы, соответствующая инфраструктура и кадры, что может оказаться дорого для компаний. Сервисная модель и облака позволяют значительно расширить целевую аудиторию систем управления электронным документооборотом. Большинство производителей систем электронного документооборота (СЭД) ориентируются на компании и организаций с выраженной территориальной распределенностью и достаточно большим количеством рабочих мест. Именно такие компании остро нуждаются в оптимизации документооборота и организации электронного взаимодействия. Однако далеко не каждая компания имеет достаточно ресурсов для оплаты «входного билета» в процесс внедрения СЭД. Предоставление услуг документооборота по модели SaaS (Software as a Servise) оказывается вполне приемлемы для организаций любого размера и профиля, предъявляющих различные требования к защите информации.
Функциональность СЭД
По функциональности СЭД можно разделить на (рис. 1): классические решения автоматизации документооборота, востребованные преимущественно государственными заказчиками - функциональность и интерфейсы здесь давно определены; системы управление документацией (отраслевой, нормативной, распорядительной); инструменты групповой работы с документами; системы управления типовыми процессами (автоматизация потоков работ); системы управления произвольными процессами.
Архитектура облачных СЭД
Любая современная СЭД вне зависимости от того, на какой концепции базируется методика ее продаж и какие процессы она автоматизирует (делопроизводство, документооборот, информационную поддержку моделей управления), построена на основе трехзвенной архитектуры (рис. 2). В основании находится СУБД и при необходимости система криптографической защиты. Второй и третий уровни заняты системными и прикладными сервисами, а также сервером приложений. Имеется еще четвертый уровень, включающий интерфейсные решения, позволяющие создать максимально функциональный интерфейс для конкретного устройства (настольного ПК, планшетного компьютера, мобильного телефона и пр.).
В основании лежит промышленная СУБД от Microsoft, IBM или Oracle. В ее задачи входит безопасное хранение электронной документации, организация доступа к ней, в том числе и иерархического (IBM Lotus Domino/Notes). Кроме СУБД в нижний уровень классической трехзвенной архитектуры СЭД могут входить информационная и транспортная инфраструктура, а также система обеспечения информационной безопасности с поддержкой крипографических процедур, электронной подписи.
В облачной системе хранение данных может осуществляться как в едином, выделенном хранилище, так и распределенно, например, по месту ввода документов в систему, что может быть особенно актуально при облачной автоматизации документооборота организации с большим количеством офисов, находящихся в различных регионах.
В качестве основы современной СЭД могут быть использованы специфические документоориентированные решения по управлению корпоративным контентом. Заметную долю этой части рынка составляет платформа Lotus. Если рассмотренные ранее СУБД представляют реляционный подход к управлению базами данных, а сами сведения в них представлены в виде прямоугольных таблиц, то данные в Lotus Domino хранятся иерархически, то есть в структуре, сходной с обычным хранением документов в организации. Этот подход заметно совершенствует процедуры управления документацией, что и позволило этой технологии занять заметное место в современном рынке СЭД-решений.
Немного особняком в данной группе стоит решение Microsoft, предназначенное скорее для управления корпоративным контентом, - SharePoint. Являясь ECM-платформой, SharePoint находит множество поклонников, особенно в среднем бизнесе, так как системы, построенные на ее основе, могут легко масштабироваться и по объему, и функционально в зависимости от текущих потребностей бизнеса, тем не менее, подходы на основе SharePoint пока практически не реализованы в виде облачных СЭД.
У многих отечественных разработчиков СЭД, особенно плотно взаимодействующих с вендорами, существует одновременно несколько промышленных решений, созданных как в рамках общей трехзвенной архитектуры, так и в качестве надстройки над документоориентированной средой, позволяющей эффективно управлять документными данными самостоятельно.
Второй и третий уровни трехзвенной архитектуры реализует сервер приложений и разнообразные системные сервисы, ресурсы которых используются прикладными модулями СЭД - программный комплекс, обеспечивающий базовый функционал СЭД. К примеру, в процедуре обработки входящей корреспонденции такой универсальный комплекс обеспечивает систему следующей функциональностью: нумерация документов; хранение контента документов (образ, текст); автоматизация стандартных процедур (согласование, утверждение или подписание).
Безусловно, задач, решаемых сервером приложений, значительно больше, однако рассматривать их следует исключительно в контексте обеспечиваемого ими функционала.
СЭД в «облачной» версии принципиально не отличается. Таким образом, для этой категории потребителей архитектурные аспекты решения, как и аспекты управления лицензиями, не важны.
Особняком в рассмотренной нами архитектуре является четвертый уровень, представляющий собой уровень интерфейсов пользователя (UI), предназначенных для организации удобного и полноценного взаимодействия конечного пользователя с СЭД как таковой, а также периферийного оборудованием, входящим помимо СЭД в комплекс рабочего места пользователя (сканер, принтер, сканер штрих-кода и т.д.).
Уровень интерфейсов пользователя может быть разделен на категории по типам используемых интерфейсов:
. «Толстый» клиент. Наиболее старая СЭД, обеспечивающая однако полнофункциональное взаимодействие пользователя с СЭД. Представлена обычно в виде программного модуля, инсталлируемого непосредственно на пользовательскую станцию, что указывает на его основные недостатки: затратность в развертывании и дальнейшей эксплуатации. «Толстые» клиенты зависимы от типа операционной системы приложения. Такой подход считается достаточно устаревшим, и решения на его основе для облачных СЭД не используются.
. «Тонкий» клиент. Современная СЭД, взаимодействующая с пользователем через web-интерфейс посредством интернет-браузера. Причем это взаимодействие может быть организовано как внутри локальной сети организации, так и через vpn и сеть Интернет. Отсюда очевидны легкость в развертывании и обслуживании. Функционал такой системы можно обновлять без массовой перестановки клиентских приложений, что также заметно сокращает издержки. В современных «облачных» СЭД такой вид интерфейса, не зависящий от платформы рабочего места, является основным.
. Мобильный клиент, предназначенный для эксплуатации на современных мобильных бизнес-ориентированных платформах: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android и MS Windows Phone. Только решения на основе iOS и BlackBerry OS обеспечивают надлежащий уровень безопасности при передаче данных на телефон и обратно.
Современные системы электронного документооборота, продолжают развиваться, захватывая новые секторы рынка и предоставляя услуги в рамках новых бизнес-моделей, основной из которых является SaaS.
Большое количество именно архитектурных аспектов совпадают как для классических СЭД, так и для облачных. Тем не менее, облачные решения в области документооборота имеют и много отличий от обычных корпоративных информационных систем, которые практически исключают возможности редизайна классического СЭД-решения в облачное, чем в текущий момент и объясняется выраженно слабая представленность облачных решений в секторе систем электронного документооборота на отечественном рынке. В прошлом году таких систем официально было введено в промышленную эксплуатацию не менее трех, то в 2012-м разработчики обещают не менее пяти облачных документоориентированных решений. Новые решения должны привнести как технические, как и юридические новые подходы к возможностям лицензирования и биллинга, а также обеспечение взаимосвязи с государственными портальными решениями, системами межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
Проблемы выбора
Если для компании задача выбора облачным документооборотом совпадает с первой автоматизацией документооборота вообще, то есть компания становится перед выбором «внедрять ли классическую СЭД, либо просто подключиться к имеющемуся облачному решению», финансовая выгода «облачного варианта» явно заметна. Но вопрос доверия к провайдеру облачного решения при этом может стоять достаточно остро. И здесь надо ответить на ряд вопросов: обеспечит ли провайдер реальную, а не декларируемую конфиденциальность хранимых в системе документов, будет ли своевременно делать резервное копирование данных и др.
Одним из ключевых документов, определяющих правоотношения между провайдером и клиентом является SLA (Service Level Agreement). Договор SLA в отличие от обычного договора оказания услуг подразумевает не только и не столько перечень выполняемых провайдером работ, а определяет все сервисы облачной СЭД, которые будут предоставляться клиенту в течение действия договора, а также временные границы, в которых эти сервисы будут предоставляться в надлежащем объеме и качестве. В договоре четко определяются все временные границы решения возникающих инцидентов и проблем, определяются меры дисциплинарного воздействия на провайдера при неисполнении либо ненадлежащем исполнении обязательств.
Облачная СЭД или нет?
Несмотря на то, что SaaS-подход отлично функционирует во многих ситуациях, и существует большое количество доводов «за», внедрение в компании именно «облачной» СЭД пока встречает сопротивление. Какие критерии могут подсказать о том, как проводить автоматизацию документооборота?
Критерий 1. Стремительное увеличение объемов документооборота.
Для небольшой либо средней компании такой признак является первым сигналом к тому, что пора задумываться об автоматизации этой группы процессов. Стремительное увеличение объемов контента как внутри предприятия, так и между компаниями обусловило необходимость внедрения эффективных систем и технологий управления документооборотом. Web-сервисы дают возможность многим компаниям быстро автоматизировать управление контентом с такими преимуществами, как значительно более низкая цена приобретения и более простое администрирование ИТ-системы. Поставщик отвечает за управление инфраструктурой и поддержку сервиса, пользователю не приходится что-либо покупать, поддерживать или чем-либо управлять.
Считается, что в большинстве случаев крупные предприятия могут потенциально сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта, выбрав для управления документами модель SaaS. Для небольших компаний автоматизация документооборота посредством «облачной» СЭД выйдет еще менее затратной, т.к. относительная стоимость инфраструктуры, а также стоимость администрирования при этом заметно снижаются.
Критерий 2. Требуется ли компании единичное приложение или система из нескольких взаимосвязанных модулей?
Некоторым компаниям необходимы многочисленные функции, такие как возможность получать и отправлять почту из приложения; распознавание текста для преобразования факсов и отсканированных документов в текстовые документы, прочие функции для лучшей организации контента. Такие важные мелочи намного дешевле и качественнее может реализовать только провайдер.
Критерий 3. Какова необходимая скорость внедрения?
Традиционно этап закупки типового программного обеспечения, включающий в себя проведение тендера, разработку технического задания, тестирование и переговоры, может занять месяц, после этого наступает срок выполнения работ, что в условиях средней организации с 50-100 рабочими местами в СЭД составляет еще пару месяцев. При выборе облачной СЭД заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, а окупаемость инвестиций наступит намного раньше.
Критерий 4. Существуют ли удобные инструменты миграции данных в облачную систему из СЭД, уже эксплуатируемой на предприятии. Какова вероятность того, что данные частично или полностью могут быть повреждены или утрачены? В свою очередь уже вам необходимо оценить риски, возникающие и во время миграции, и во время эксплуатации системы документооборота на облачной платформе.
Критерий 5. У вас ограниченный бюджет проекта? При внедрении «облачной» СЭД стартовые затраты значительно снижены и соизмеримы со стоимостью эксплуатации. Хотите ли вы сократить ваши стартовые затраты?
Приобретение типового программного обеспечения часто влечет за собой большие затраты на лицензии. Экспертная оценка стоимости типового пакета программ составляет приблизительно 15% от стоимости владения и эксплуатации этого приложения на протяжении 5 лет. При использовании облачного решения стоимость права собственности можно рассматривать как небольшой ежемесячный взнос, а не огромные капиталовложения.
Критерий 6. Необходима ли вам постоянно совершенствующаяся ECM система?
Если основное направление бизнеса компании быстроразвивающееся, то использование модифицируемой «облачной» СЭД может значительно уменьшить расходы компании на управление программным обеспечением: изменения в такой системе происходят одномоментно для всех, при этом установка дополнительного ПО исключена. Как следствие, поставщик решения осуществляет обновления на сервере, которые мгновенно становятся доступны посредством Web-доступа, поэтому обновление версий проходит незаметно для эксплуатанта и дополнительно не оплачивается.
Критерий 7. Можете ли вы оценить риски, которые возникнут при уходе провайдера информационной системы с рынка? Во многом ответом на этот вопрос являются технические решения, позволяющие осуществить миграцию данных как из самого облака, так и из резервных копий. С другой стороны, вероятность дискредитации документов, возникающая при изменении провайдера системы по прежде всего политической мотивировке подобных действий, может быть минимизирована за счет применения криптографических средств защиты информации надлежащей стойкости.
Критерий 8. Можете ли вы управлять вашим бизнесом по принципу Парето, когда основные возможности продукта могут решить максимум задач, возлагаемых на него? Если да, то внедрение на основе «облачной» СЭД подходит для рассматриваемой организации, если же функциональность более раздроблена, а также существуют задачи, которые с ее помощью совсем не решаются, значит реализация целей на основе выбранной «облачной» СЭД, скорее всего, сомнительна и требуется дополнительный анализ для принятия управленческого решения об автоматизации документооборота именно таким образом. Это происходит потому, что большинство хорошо спроектированных «облачных» систем предлагает большие функциональные возможности. Однако некоторые специализированные функциональные возможности предоставить не могут. Поэтому многие компании боятся, что потеряют гибкость. Но при более эффективном использовании допускается решение, при котором СЭД будет обеспечивать только стандартную функциональность. Другие функциональные возможности, требующиеся компании, могут быть реализованы дополнительно.
15 декабря 2016 г. 17:03Об управлении документами с помощью облачных ИТ-моделей разговоры начались лет пять назад, тогда же стали появляться первые предложения на рынке. В тот момент многие эксперты говорили о том, что именно СЭД-направление может стать одним из лидеров среди разного рода прикладных систем предприятий в плане использования облачных сервисов, однако довольно быстро стало понятно, что эти прогнозы не оправдались. Какое-то продвижение здесь, конечно, было, но совсем не такое стремительное, как виделось поначалу.
Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? На вопросы PC Week в рамках обзора отвечает Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании DIRECTUM.
Облачные модели использования СЭД
Облачные вычисления - это общая концепция, которая подразумевает, что заказчик в той или иной степени и в тех или иных форматах использует те или иные вычислительные ресурсы ИТ-поставщика на условиях аренды. Такая формулировка показывает, что уровень облачности ИТ-систем может изменяться в довольно значительном диапазоне, и этот уровень зачастую не определяется какой-то одной характеристикой, а является многопараметрическим.
Наверное, эта многопараметричность особенно характерна для сферы управления документами. Ведь тут могут применяться различные варианты облачных моделей, например SaaS (готовые облачные сервисы, за которые полностью отвечают облачные провайдеры) или размещение традиционных онпремис-решений в облачной IaaS-инфрастуктуре (тогда провайдер отвечает за инфраструктуру, но не за само программное решение). Возможны и гибридные схемы, когда СЭД-решение развертывается на площадке заказчика, а облако используется как хранилище документов.
PC Week: Так что же мы имеем в виду под определением «облачные СЭД» или «документооборот в облаках», какие модели наиболее востребованы на рынке? Кто является поставщиком SaaS-СЭД?
Василий Бабинцев: За союзом «мы» может стоять несколько сторон, интересующихся темой облаков. Логичнее будет посмотреть на две из них – заказчиков и вендоров.
Со стороны заказчиков, облака – это перспективная технология, позволяющая получить новый эффект от использования ИТ за счет снижения издержек (стартовых и инфраструктурных), иной эластичности потребления и возможностей для внедрения изменений в компании. Конкретные модели развертывания (частное, публичное или гибридное облако), обслуживания (SaaS, Iaas и далее до *aaS) и взаимодействия с поставщиками (и провайдерами) выбираются клиентом исходя из экономических соображений.
Компания DIRECTUM – вендор ECM-систем, и мы предлагаем своим заказчикам наиболее востребованные с их точки зрения варианты. Сейчас это SaaS-решение в публичных и частных облаках на базе системы DirectumRX. Также мы можем развернуть IaaS-решение в частном облаке на базе системы DIRECTUM. Активно рассматриваем гибридные схемы с выносом части бизнес-функций за контуры только одного облака (например, сканирование и распознавание документов, подготовку сложной отчетности, обмен документами с контрагентами, долговременное хранение документов). Переговоры с сервис-провайдерами нами также ведутся, но пока широкого спроса на их услуги со стороны клиентов мы не увидели.
Текущее положение дел с применением облачных СЭД
PC Week: Какова общая ситуация в России с "документооборотом в облаках"? Какие тут наблюдаются тенденции?
Василий Бабинцев: Мониторинг рынка СЭД РФ – наша профильная задача. В 2014-2016 годах мы проводили опрос как раз по теме готовности переходу на SaaS для управления документами. Результаты опубликованы на ECM-Journal в статье « ».
Общие выводы: из 495 ответов респондентов бо́льший интерес к SaaS проявили компании сектора СМБ и московские компании (вне зависимости от использования СЭД); компании уже использующие СЭД более консервативны в вопросах смены архитектуры и предпочитают оставаться на модели on-premise; наблюдается интерес к SaaS у компаний крупного бизнеса при подключении новых бизнес-функций.
Компании, вне зависимости от категории и размера, пока с опаской относятся к переносу части бизнес-процессов за внешний контур предприятий (публичные облака), особенно финансовых. Но малый бизнес, в силу ограничений в ИТ-инфраструктуре, в ряде случаев форсирует переход к облачному обмену документами через сервисы ЮЗДО (такие как Synerdocs). Крупные заказчики, используют облачные сервисы, но все же хранят документы в своих закрытых корпоративных системах.
Плюсы и минусы облачных СЭД
PC Week: В чем заказчики видят достоинство "документооборота в облаках"?
Василий Бабинцев: Здесь стоит разделить компании СМБ и крупные, т.к. их аргументы в пользу облаков отличаются.
У малых и средних компаний как правило нет своей ИТ-инфраструктуры, ограничены мощности ИТ-служб, нет больших бюджетов на закупку ПО и внедрение. Облака позволяют им быстро стартовать с минимальными вложениями, а современные решения, такие как DirectumRX, предоставляют функциональность электронного документооборота уровня корпоративных систем.
Крупные заказчики через облака стараются решить проблему опробования новых процессов, т.к. ИТ связаны серьезной инфраструктурой уже внедренной корпоративной системы и не столь гибки к разовым задачам. Облачные сервисы позволяют, не изменяя текущую архитектуру, протестировать новые бизнес-решения ECM-систем и, если они окажутся удобными и эффективными, внедрить их в свою инфраструктуру. Если же новые процессы касаются работы с внешними контрагентами, то такие сквозные бизнес-решения могут закрепиться и на уровне облаков, при этом текущие пользователи этого не заметят, продолжая работать в интерфейсе привычной ECM-системы (такая возможность работы с сервисами через один привычный интерфейс уже реализована в системах DIRECTUM и DirectumRX)
PC Week: Какие проблемы (технические, организационные, нормативные) приходится решать вендорами и провайдерам при создании облачных СЭД-сервисов?
Василий Бабинцев: Компания DIRECTUM работает на рынке СЭД РФ уже 13 лет. Начиная с 2016 года, мы усилили продвижение облачной ECM-системы DirectumRX на массовый рынок в виде коробочного ПО. Это был для нас определенный вызов.
С организационной стороны мы создали новую модель быстрых продаж от первого контакта с потребителем, до выставления счета и автоматического создания тенанта. Нормативно – перешли на модель договора присоединения (оферты). При этом процесс проходит в электронном виде, и заказчик сразу подключается к юридически значимому документообороту на базе сервиса Synerdocs. В этом случае клиент начинает работать в системе уже в день обращения. Правда, стоит признать, что не все заказчики готовы работать на безбумажной основе, но это дело времени. С технической точки зрения – это обеспечение безопасной и безотказной работы клиента в публичном облаке. Мы круглосуточно мониторим состояние систем клиентов и гарантируем работоспособность не менее 99% времени, а за каждый час недоступности (если такая будет) компенсируем по 1% от месячной суммы договора.
PC Week: Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД? Как решаются вопросы эксплуатации, модернизации и развития подобных систем?
Василий Бабинцев: Опять же будем говорить об облачном ECM-рынке SaaS для СМБ.
Организационный вопрос – недоверие внутренних заказчиков к облакам. Несмотря на то, что за последнее время многие вопросы безопасности сняты и провайдеры участвуют в регулярных аудитах и проверках с целью подтверждения соответствия требованиям стандартов и законодательства, техническое и психологическое сопротивление до конца не снято. В т.ч. аргументом является полная зависимость от интернет-провайдеров (и здесь приходится признавать, что придется разворачивать резервные каналы связи). Иногда сталкиваемся и с неготовностью отдельных ИТ-специалистов, которые предвзято относятся к появляющимся на рынке технологиям, и даже явные преимущества в экономической эффективности не всегда могут изменить их приоритеты к безопасности.
Упомянутая безопасность выступает и основным техническим ограничителем в силу наличия специфических настроек безопасности в ИТ-инфраструктуре компании-заказчика:
● прокси-серверы с большим количеством ограничений (некоторые облачные приложения используют специфические протоколы и не умеют работать со всеми типами прокси-серверов);
● средства мониторинга трафика и утечек информации вносят существенные задержки в работу облачных приложений, что снижает производительность приложений, а в некоторых случаях приводит к невозможности использования приложения.
Решаются такие технические проблемы только адаптацией инфраструктуры к требованиям облачных провайдеров.
С нормативной точки зрения сетевой и облачный провайдеры предоставляет пользователям параметры собственных сервисов (SLA). В них включаются гарантированная доступность сервиса, время проведения плановых работ, информация о резервном хранении информации и т.д. В случаях, когда заказчикам не подходит существующий SLA, а специальные условия будут стоить значительно дороже, что затрудняет старт работ.
Но, как показывает практика, вендоры облачных систем и заказчики движутся друг к другу, пытаются максимально приблизить требования, развивать общую инфраструктуру. Так что многие проблемы вполне решаемы.
Типовые заблуждения заказчиков в отношении облачных СЭД-сервисов● Облачная ECM-система сильно урезана в функциональности; В основном сравнивают с бесплатными потребительскими облачными сервисами, хотя корпоративное облачное ПО по управлению документами содержит уже в коробке мощный функционал.); ● Недостаточный уровень защиты информации при работе в облаке; Здесь требуется серьезная работа по грамотному информированию о развитии современного облачного ПО; например, компания DIRECTUM запустила раздел « » на ECM-Journal; ● Как бы это не казалось странным, но совокупное дорогое использование модели SaaS; Правда выясняется, что часто заказчики забывают учесть в стоимости on-premise решений все составляющие, например, владение инфраструктурным ПО (в т.ч. его регулярное обновление) и необходимость наличия своих оплачиваемых ИТ-специалистов. |
Полный текст обзора “Автоматизация документооборота: трудная дорога в облака” .
Аннотация: В статье приводится анализ современного состояния рынка СЭД в России. Выявлены преимущества применения облачных технологий в государственном секторе. Рассмотрены особенности внедрения облачных СЭД в органах государственной власти.
Ключевые слова: облачные технологии, СЭД, государственный сектор.
В настоящее время в России происходят значительные изменения в области автоматизации делопроизводства и документооборота. Эксперты отмечают активную заинтересованность отечественных организаций в использовании преимуществ, которые дает электронный документооборот.
Стимулирование развития российского рынка систем электронного документооборота (СЭД) происходит за счет таких трендов как, импортозамещение, создание реестра российского ПО, развитие облачных технологий, а также процесс масштабирования или замены устаревших IT-решений.
По данным TAdviser в 2016 г. наиболее активно проекты СЭД реализовывались в государственном секторе и социальных структурах. Порядка 19% из почти 4 тыс. внедрений данного класса систем относятся именно к госструктурам. Высокий спрос на СЭД также зафиксирован в финансовой отрасли, строительстве, торговле, машиностроении и энергетике.
Согласно данным TAdviser лидером по внедрениям СЭД в госсекторе является компания «КС-Консалтинг», партнер компании «Электронные офисные системы» (разработчик СЭД «Дело»). Далее следует сама компания ЭОС, Digital Design (партнер-интегратор Docsvision), ЭЛАР и «Офис-Док» (рисунок 1).
Рисунок 1. Доли компаний по количеству СЭД-проектов в госсекторе
Хотелось бы отметить, что значимым трендом, который сейчас наблюдают все эксперты и который оказывает значительное влияние на всю отечественную отрасль автоматизации документооборота, является «облачный документооборот».
«Облачный документооборот» - это современная технология документооборота, в которой необходимое программное обеспечение для работы с документами предоставляется пользователю как интернет-сервис. Это услуга по модели SaaS (Software as a Service) – программное обеспечение как сервис. Данный подход позволяет не покупать программный продукт, а временно использовать его при возникновении потребности, оплачивая фактическое время использования ресурса.
Применение СЭД в формате SaaS имеет ряд преимуществ, которые выражаются в первую очередь в экономии денежных средств на покупку, установку и поддержку соответствующего программного обеспечения. Гибкость и масштабируемость облачного решения позволяет подключать к системе любое количество пользователей в любое время из любой точки мира – потребность, которая вызвана увеличением мобильности современного бизнеса. Использование облачного документооборота также позволяет компаниям, имеющим филиалы, дочерние компании, стандартизировать документооборот за счет использования единой версии программного обеспечения всеми структурами компании. Таким образом, для многих организаций СЭД по модели SaaS становятся единственной возможностью разумного управления ресурсами и затратами.
Эксперты утверждают, что применение облачных СЭД в будущем будет только возрастать, особенно это касается субъектов среднего и малого бизнеса. По мнению специалистов, системы электронного документооборота крупных компаний будут развиваться в так называемых «частных» облаках, которые позволяют централизовать средства документооборота территориально распределенных компаний в едином Data-центре .
Хотелось бы отметить, что тенденция включать в IT-стратегию облачные сервисы со стороны государственных учреждений стала заметной только в последнее время. Внедрение программного обеспечения по облачной модели российскими министерствами и ведомствами отражает национальную специфику в условиях изменения международных отношений с одной стороны и усложнения экономической ситуации в России с другой. В настоящий момент органы власти вынуждены оптимизировать затраты на выполнение своих функций, в том числе экономя на IT-сервисах на фоне общего тренда развития электронного правительства.
В целом госзаказчики в большей степени готовы к построению собственных частных облаков, чем к аренде публичных сервисов. Работе госорганов с публичными облаками препятствуют требования безопасности и регулирования, в том числе в части ограничения закупок сервисов иностранного производства. По модели SaaS государственные структуры сегодня потребляют решения в области управления контентом, электронным документооборотом, совместной работой или проектами.
В 2016 г. компанией «Новые облачные технологии» и аналитическим центром TAdviser было проведено исследование «Облачные сервисы в органах власти» . По данным исследования наиболее распространенными видами облачного программного обеспечения среди опрошенных органов власти являются системы электронного документооборота и сервисы хранения данных (около 80%) (рисунок 2).
Рисунок 2. Виды программного обеспечения, используемого по облачной модели
Наиболее передовыми регионами с точки зрения использования облачных решений в государственном секторе являются: Москва, Санкт-Петербург, Татарстан, ХМАО-Югра, Тульская область (таблица 1).
Таблица 1.
ТОП-5 регионов РФ по миграции на облачные решения по 10-балльной шкале
Использование облачных сервисов органами власти |
Наличие локальных облачных провайдеров |
ИКТ-расходы за 2016 (млн рублей) |
|
Санкт-Петербург |
|||
Татарстан |
|||
ХМАО-ЮГРА |
|||
Тульская область |
В данных регионах широко распространена миграция госсектора на облачные СЭД. В частности, в госучреждениях Москвы и Московской области внедрена облачная СЭД «Практика». Всего это решение используют более 40 федеральных и региональных органов власти.
Стоит отметить, что продолжительное время основным фактором, сдерживающим распространение облачных технологий, в том числе и облачных СЭД, в российских регионах, были ограничения каналов связи и главным образом - недостаточный уровень развития широкополосного доступа.
В настоящий момент ситуация выравнивается. Как показало проведенное исследование «Облачные сервисы в органах власти», более 60% из опрошенных региональных организаций подтверждают использование облачных сервисов или планы миграции. Определенным драйвером для охвата регионов облаками стала платформа О7 оператора «Ростелеком», которая была ориентирована как раз преимущественно на сервисы для регионов и муниципалитетов.
На базе данной платформы компанией ЭОС был создан облачный сервис электронного документооборота О7.ДОК. Данный сервис объединен с единой системой идентификации и авторизации (ЕСИА), с региональной инфраструктурой электронного правительства, в том числе с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), и дает возможность обмениваться данными с WEB-сервисами органов власти.
Безусловно, для использования СЭД на базе SaaS в государственных учреждениях необходима серьезная проработка в связи с требованиями по безопасности и качеству удаленного соединения с системой. Основным способом решения проблемы информационной защиты сегодня является размещение СЭД для подведомственных предприятий и организаций, а также для органов местного самоуправления, не в сети Интернет, а в сети регионального органа государственной власти с организацией защиты каналов, которая учитывает необходимые требования . На сегодняшний день данная практика сложилась уже во многих регионах страны. Так, с 2011 г. правительство Москвы развивает систему электронного документооборота на базе продукта «Практика», подключая к ней ведомства и бюджетные учреждения.
При использовании данной схемы на уровне субъекта РФ создается частное облако, в котором разворачиваются все решения, необходимые как для автоматизации самого регионального органа государственной власти, так и всех подведомственных учреждений. Это обеспечивает эффективную передачу документов как в вышестоящие органы, так и между подведомственными организациями, в том числе между муниципальными органами власти, и прозрачный контроль состояния исполнения документов, которые поступили из вышестоящих учреждений. При этом обеспечивается единый подход как к регламентации работы, так и к защите информации.
Также необходимо отметить, что в России неравномерно развита сфера автоматизации документооборота. У крупных госструктур федерального уровня эта составляющая развита лучше, чем на региональном и местном уровнях. Специалисты отмечают, что от внедрения облачных СЭД выгоднее всего слабым в части информатизации госструктурам . Кроме того, доминирующие причины отказа от использования облачных сервисов по-прежнему сводятся к вопросам информационной безопасности, а также к нормативно-правовым ограничениям. Представители региональных органов власти видят также проблемы в ограниченном финансировании.
В заключении хотелось бы отметить, что тренд «ухода» в «облака» сервисов по организации электронного документооборота и, в частности, предоставления решений по модели SaaS стал одним из основных в рассматриваемой отрасли. Прогресс в области облачных вычислений во многих случаях уже сегодня делает экономически эффективной модель размещения СЭД в облаке и предоставления организациям соответствующих услуг по их использованию.
Список литературы:
- «Облака» в госсекторе: исследование TAdviser и «Новые облачные технологии». [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.tadviser.ru (дата обращения: 20.11.2017)
- Документооборот в облаках. Преимущества и риски. [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.eos.ru (дата обращения: 21.11.2017)
- Как запустить государство в облака. [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.eos.ru (дата обращения: 22.11.2017)
- СЭД в формате SaaS. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.tadviser.ru (дата обращения: 22.11.2017)