Što su automatizirani hotelski sustavi? Poslovni plan za otvaranje hostela od nule Učitavanje podataka za računovodstvene sustave
Hostel je analogija jeftinog hotela, gdje se gostima nudi udobno mjesto za noćenje. Tržište za takve ustanove se aktivno razvija, tako da poduzetnici početnici mogu uložiti novac u ovaj konkretan posao, nakon što su prethodno procijenili sve rizike i profitabilnost takvog posla.
Analiza tržišta
Da biste procijenili izglede za otvaranje hostela u određenoj regiji, vrijedi uzeti u obzir potražnju za takvom uslugom među potencijalnim klijentima, a to su:
- studenti, mladi (oko 65% svih posjetitelja);
- turisti i putnici koji žele uštedjeti na noćenju (broj takvih klijenata raste za 2% svake godine);
- ljudi koji su došli u grad zbog posla.
Dodatno, vrijedno je analizirati razinu turističke posjećenosti grada i mapu velikih zanimljivih događanja koja bi se trebala održati u gradu. To mogu biti razni sportski događaji, koncerti popularnih umjetnika, izložbe, sezonski festivali itd. U ovom slučaju morate razmotriti koliko je hostela već otvoreno, koje usluge pružaju i kako možete pobijediti svoje konkurente.
Registracija poduzeća
Vrsta registracije ovisi o tome gdje se hostel planira otvoriti:
- U stanu. U tom slučaju morat ćete se registrirati kao samostalni poduzetnik. Ovo je brz i pristupačan postupak.
- U nestambenim prostorijama(kao mini-hotel). U ovom slučaju već se morate registrirati kao LLC. Ovaj postupak zahtijeva više papirologije i koštat će nešto više od registracije samostalnog poduzetnika. On će vam detaljnije reći kako se pojedinačni poduzetnik razlikuje od LLC-a i koje su njihove prednosti i nedostaci.
Prilikom otvaranja obrta, hostelu se može dodijeliti sljedeće:
- 23 – djelatnosti ostalih mjesta prebivališta;
- 23.5 – djelatnosti ostalih mjesta privremenog boravka koje nisu obuhvaćene drugim skupinama;
- 20 – aktivnosti na osiguravanju mjesta za kratkotrajni smještaj.
Također je potrebno kupiti fiskalnu blagajnu i prijaviti je u poreznoj upravi. Poduzetnicima početnicima u početnoj fazi poslovanja preporučuje se odabir (STS), koji uključuje plaćanje 15% organizacije ili 6% ukupnog gotovinskog prometa godišnje.
Svakako morate otvoriti bankovni račun kako bi klijenti lakše mogli plaćati i dobiti markicu.
GOST zahtjevi za hostel
Da biste razumjeli kako organizirati hostel od nule, morate se upoznati s regulatornim okvirom. Godine 2015. usvojen je GOST 56184-2014 "Opći zahtjevi za hostele", prema kojem hotelska ustanova mora biti opremljena prema sljedećim pravilima:
- Za jedan krevet morate izdvojiti najmanje 4 četvorna metra. m.;
- visina stropa prostorije mora biti najmanje 2,5 m;
- kreveti moraju biti veličine najmanje 80x190 cm, a razmak između njih mora biti od 75 cm;
- soba mora biti opremljena aparatom za gašenje požara i mora se voditi poseban dnevnik kako bi se osigurala sigurnost od požara;
- za 15 sjedećih mjesta potrebno je opremiti 1 tuš kabinu, a kupaonica mora biti smještena izvan stambenih prostorija;
- opremiti 1 WC za 12 mjesta;
- opremiti 1 sudoper za 6 mjesta;
- gostima omogućiti pristup pitkoj vodi i kuhalu za vodu;
- opremiti sobu za komunikaciju između gostiju, na primjer, dnevni boravak;
- ako u blizini hostela postoji mjesto za jelo, nije potrebno opremiti kuhinju u samom hostelu;
- propisuje pravila ponašanja osoblja hostela i gostiju, njihova prava, dužnosti i odgovornosti koje će uslijediti u slučaju njihovog kršenja.
Osim toga, morate uzeti u obzir klauzulu 5.7.3 GOST R 56184-2014, prema kojoj se prizemlja i podrumi ne mogu opremiti za hostel.
Da bismo lakše razumjeli zahtjeve GOST-a, vrijedi uzeti u obzir sljedeće primjere:
- Hostel za 10 osoba mora biti opremljen s 1 kupaonicom, 1 tušem i 2 umivaonika, a spavaća površina mora biti najmanje 50 četvornih metara. m.
- Hostel s 50 kreveta mora imati najmanje 6 soba od kojih svaka može primiti 8 osoba. Zahtijeva 4 kupaonice. Osim sobe za odmor, vrijedi opremiti sobu za zalogaje - punopravnu blagovaonicu ili mini-bar. Trebat će vam i pomoćna prostorija za skladištenje posteljine, opreme, potrošnog materijala itd. Vrijedno je opremiti prostoriju za kućanstvo tako da u njoj možete prati i sušiti odjeću, posteljinu itd.
- Kada otvarate hostel sa 100 kreveta, trebate odabrati sobu u kojoj možete izgraditi nekoliko blokova s odvojenim kupaonicama, kuhinjom, dnevnim boravkom itd. U tom slučaju možete kupiti nekoliko apartmana, koji se zatim mogu preurediti u jedan mini-hotel. Bude li dobro, bit će moguće proširiti odn.
Što se tiče lokacije, preporuča se najam prostora za hostel u centru grada. U ovom slučaju, možete poći od lokacije zanimljivih turističkih mjesta, dobre prometne veze i prisutnosti metro stanica i željezničkih stanica u blizini.
Vrijedno je napomenuti da poduzetnici češće otvaraju mini-hotele u stanovima nego u nestambenim prostorijama, budući da njihovo uređenje zahtijeva znatno manje financijskih ulaganja. Što se tiče nedostataka, možemo istaknuti moguće konfliktne situacije sa susjedima. Da biste ih izbjegli, trebali biste ozbiljno shvatiti disciplinu i radnika hostela i gostiju.
Stručnjak će vam u videu reći kako napraviti ispravan raspored hostela:
Centralni sustav automatizacije za mini-hotel ili hostel. Omogućuje vam upravljanje brojem soba, pojednostavljuje postupak rezervacije i prijave gosta, uzimajući u obzir njegove preferencije, vodi statistiku o najvažnijim pokazateljima za bilo koji hostel (ADR, RevPac, RevPar, Occupancy, itd.), pruža podaci za računovodstveno i upravljačko izvješćivanje, za donošenje strateških odluka . Za hostele se koristi posebna konfiguracija baze podataka koja vam omogućuje rad s krevetima i sobama (istovremeno) u kontekstu klasičnih “noćenja”, kao i sati.
Sučelje s fiskalnim matičarom
Omogućuje vam povezivanje sustava upravljanja hotelom s fiskalnim registratorom za fiskalizaciju iznosa primljenih od gosta i knjiženih u sustav upravljanja hotelom.
Učitavanje podataka za računovodstvene sustave
Učitavanje podataka za naknadnu obradu u računovodstvenom programu. Također je moguće preuzeti plaćanja iz baze podataka 1C na račune ugovornih strana u hotelskom programu.
Sučelje s elektroničkim sustavom zaključavanja vrata
Ako hostel ima elektronički sustav zaključavanja vrata, tada kada je spojen na hotelski sustav, bit će moguće izdati ključ za gosta samo ako ima rezervaciju u sustavu upravljanja hotelom i samo za datume/vremena koja su navedena u sustavu. Stoga se smanjuje vjerojatnost izdavanja ključa zaobilazeći sustav.
Sučelje sa sustavom za online rezervacije
U suvremenom svijetu sve je više gostiju koji sobe rezerviraju putem raznih online prodajnih kanala, a kako bi se izbjegla ručna obrada rezervacija, koristi se veza s channel managerom koji akumulira nekoliko prodajnih kanala. Sve rezervacije zaprimljene putem online prodajnih kanala automatski se unose u sustav uz određeni atribut.
Računovodstvo u hotelijerstvu je izuzetno važno, jer bez njega možete doći u situaciju da se dogodi overbooking. Ovo je situacija kada se gost koji je platio dođe prijaviti, ali nema dovoljno soba za njega jer ste prodali previše soba. Kako se to ne bi dogodilo, vodite evidenciju, a najprikladniji način da to učinite je s ExaHostelom 4.67. Ovo je besplatan, ali ujedno i profesionalni uslužni program. A ako sve radite u , iznenadit ćete se koliko operacije mogu biti praktične.
ExaHostel – program za hostele
Hosteli su hoteli u kojima u sobama može boraviti više ljudi u isto vrijeme. Na primjer, 6-12 ljudi u sobi. Ova vrsta smještaja jedna je od najekonomičnijih i stoga vrlo popularna među turistima. No ova vrsta smještaja ujedno je i jedna od najtežih u pogledu posla za poduzetnika, budući da je potrebno operirati ne samo s brojem soba, već i s krevetima. Zahvaljujući ExaHostel-u možete:- Steknite potpunu kontrolu nad situacijom;
- Voditi evidenciju dolazaka i odlazaka;
- Uzeti u obzir financijske transakcije;
- Organizirajte online rezervacije;
Preporučamo korištenje ovog posebnog softvera jer ne zahtijeva obuku osoblja. Sučelje je na ruskom, ali to nije glavna stvar. Glavna stvar je da su programeri namjerno napravili softver jednostavnim, doslovno 10 gumba, a sve je vrlo lijepo dizajnirano, a time i intuitivno. Također preporučujemo da ne prelazite na engleski, jer će u ovoj verziji sve postati toliko nejasno da vas čak ni poznata osoba neće moći razumjeti. Također preporučamo ugradnju nastavka “Blagajna” koji će, unatoč maloj težini distribucijskog kompleta (4,5 MB), u potpunosti zamijeniti računovođu.
Moderno program za hostel- multifunkcionalno rješenje koje automatizira upravljanje, analizu aktivnosti i izvješćivanje hostela. Pogodnost i praktičnost po atraktivnoj cijeni.
Hosteli, kao povoljna opcija smještaja, danas su postali rašireni diljem svijeta. Vrlo su popularni među raznim turistima, pa se broj soba u hostelima vrlo brzo rasproda. A kako bi se optimizirali svi procesi upravljanja ovako pristupačnim hotelom i automatizirale operacije rezervacije soba, preporučuje se korištenje modernih automatiziranih sustava upravljanja. Na čelu takvog sustava je poseban program za hostel– višenamjenski softver koji korisniku omogućuje pristup svim alatima sustava i istovremeno jednostavnost upravljanja.
Prednosti implementacije automatiziranog sustava
Ispravno odabrano i konfigurirano program za hostel pružit će sljedeće pogodnosti:
- optimizacija procesa rezervacije i računovodstva soba;
- operativno praćenje popunjenosti;
- održavanje protoka dokumenata s gostima;
- automatizirano izvješćivanje itd.
Mogućnosti upravljanja hostelom pomoću softvera
Broj soba u takvim jeftinim hotelima podijeljen je u nekoliko kategorija na temelju broja kreveta u sobi i dodatnih sadržaja. I različite kategorije soba imaju različite cijene. Također, na cijenu mjesta u hostelu utječe sezonalnost - tijekom godine može jako varirati.
I poseban program za hostelće pojednostaviti procese određivanja cijena automatskim prilagođavanjem cijena koje se nude gostima. Dakle, dovoljno je jednom popuniti bazu programa – i onda će on preuzeti sav posao.
Također, takav softver može moći sinkronizirati podatke iz vlastite baze podataka i informacije na web stranici hostela. U tom slučaju će se podaci o promjenama u broju slobodnih kreveta automatski mijenjati na web stranici. To će vam omogućiti da ne koristite usluge webmastera.
Moderno softver za automatizaciju hostela imati dovoljno mogućnosti za pripremu potrebne dokumentacije:
- automatski ispuniti potrebne obrasce;
- sposobni raditi na različitim jezicima;
- osigurati učinkovitost izrade dokumentacije.
Također programi za hostele nude široku funkcionalnost za praćenje trenutnih aktivnosti, potražnje i svih potrebnih pokazatelja uspješnosti, za rješavanje mnogih marketinških problema i, općenito, automatizaciju gotovo svih operacija u hostelu.
Cijena
Uz tako široku funkcionalnost, profesionalni softver za hostel bit će prilično pristupačan i neće zahtijevati kupnju složene i skupe opreme. Cjelokupna baza podataka može se nalaziti na posebnom poslužitelju, a korisniku je potrebno samo računalo i pristup Internetu. Zahvaljujući tome, programi za jeftine hotele imaju vrlo konkurentnu cijenu.
Korištenje hotelskog automatiziranog sustava osigurava preciznu uslugu korisnicima, uspostavlja kontrolu nad postupanjem uslužnog osoblja i smanjuje troškove. Upravljanje pansionom, hotelom ili mini-hotelom temeljeno na inovativnim tehnologijama i posebnom softveru je postizanje nove razine pružanja usluga i ključ prosperiteta vašeg poslovanja.
Specifičnosti aktivnosti osoblja pansiona i hotela značajno se razlikuju od ostalih djelatnosti koje pružaju različite vrste usluga, budući da u hotelijerstvu morate stalno komunicirati s velikom količinom informacija o rezervacijama soba, broju dana boravka, provjeriti -out time, itd., osigurati odgovarajuće izvješćivanje, a također pratiti visoku razinu usluge. Stoga automatizirane hotelske sustave karakterizira široka razina distribucije i implementacije.
Glavne prednosti hotelske automatizacije
Hotelska automatizacija može:
- objediniti informacije o aktivnostima svih odjela u jedinstven informacijski sustav;
- izvršite rezervaciju i plaćanje na bilo koji prikladan način;
- pratiti kretanje i potrošnju hotelskih resursa;
- povećati brzinu upravljanja prostorijom;
- minimizirati vrijeme prijave gostiju;
- unijeti potrebne računovodstvene podatke u jedinstveni sustav;
- organizirati logiku rada recepcionara, sobarica i ugostiteljskog osoblja;
- izraditi računovodstveni cjenik za pružene usluge, voditi evidenciju dobiti;
- ograničiti pristup područjima za osoblje;
- povećati sigurnost rada primjenom videonadzora i drugih sustava.
Hotelska automatizacija, čiji su programi dostupni za korištenje svakom korisniku, omogućuje vam implementaciju niza zadataka. Njihova implementacija osigurava visoku razinu rada i kvalitetnu uslugu. Drugim riječima, hotelska automatizacija omogućuje vam modernizaciju cjelokupnog kompleksa hotelskih usluga, povećanje brzine obrade informacija i razinu koordinacije radnji osoblja, dok automatizacija ručnog rada smanjuje vjerojatnost pogrešaka, što utječe na kvalitetu izvješćivanja. . I za menadžment postoji bogat sloj materijala za analizu poslovnih procesa.
Softver za hotelski menadžment: ključne značajke
Programski proizvodi za hotelsku automatizaciju pripadaju skupini posebnih programskih sustava pod nazivom Property Management Systems - sustavi za upravljanje elementima nekretnina. Osim samog HMS-a, to su programski proizvodi za upravljanje drugim objektima (teretane, restorani, barovi), kao i programi za upravljanje skladišnim kompleksima, supermarketima i državnim agencijama.
Svi ponuđeni HMS imaju sličnu strukturu, koja se sastoji od nekoliko glavnih modula:
- jedinica za registraciju i usluge gostima;
- usluge kontrole i upravljanja;
- sučelja prema vanjskim sustavima.
Svaki automatizirani hotel ima vlastiti skup izvršnih jedinica, ali standardni skup funkcija je sljedeći:
- Recepcionar– važan modul odgovoran za registraciju i prijavu gosta u sobu, a time i plaćanje i odjavu. Sučelje ovog servisa osmišljeno je u obliku interaktivnog plana sobe („šahovnice“), koji obavlja sve poslove vezane uz smještaj i korisničku službu.
- Rezervacija– usluga koja vam omogućuje utvrđivanje raspoloživosti ili zauzetosti soba za određeni period, kao i kreiranje i otkazivanje rezervacija unaprijed.
- Modul za sobarice– služi za planiranje rasporeda dežurstava osoblja, čišćenje prostorija, izradu popisa obavljenih poslova (čišćenje, mijenjanje ručnika, izvođenje toaletne kozmetike i sl.). Tipično, modul izračunava broj bodova koje prima osoblje tijekom obavljanja posla, a također prati dostupnost mini barova.
- administracija– usluga je namijenjena za konfiguriranje rada samog softverskog proizvoda, promjenu cijena, tečajeva itd.
- Računovodstvo– služi za prijenos informacija za naknadnu obradu u računovodstvene programe (obično “1C”). Ali postoje neki hotelski softverski proizvodi s 1C mogućnostima.
Interakcija s vanjskim sustavima
Automatizirano hotelsko upravljanje koristi se zajedno s nizom vanjskih sustava koji kontroliraju funkcioniranje opreme u hotelu i pružaju niz različitih usluga gostima.
Oprema koja se koristi u hotelijerstvu uključuje:
- Fiskalni registar za obavljanje bilo kakvih financijskih transakcija platnim i kreditnim karticama te gotovinom kojom gosti mogu plaćati.
- Sustavi kontrole pristupa – raširene su elektroničke brave tipa „offline“ i „online“. Potonji šalju informacije o pristupu osoblja i pokušajima neovlaštenog pristupa glavnom programu.
- Ušteda energije jedna je od primjena pristupnog sustava - tzv. džep za uštedu energije, namijenjen za pohranjivanje ključ kartice i uključivanje struje u prostoriji. Određeni automatizirani sustavi mogu postaviti temperaturu u prostoriji na temelju prisutnosti/odsutnosti stanara itd.
- Posebni sustavi s pay TV-om koji gostima omogućuju gledanje TV kanala bez oglašavanja ili “video na zahtjev”. Ovu demonstraciju pružaju davatelji sadržaja i emitira se samo na hotelskoj mreži.
- Online booking je usluga putem koje gost može samostalno odabrati i rezervirati sobu. Time se povećava razina povjerenja u hotel i povećava priljev gostiju.
- Sustavi automatizacije za barove i restorane - organizira automatizaciju narudžbi i prijenosa na izvršenje, računovodstvo zaliha i kontrolu kretanja robe, zaštitu od nesavjesnih radnika.
Važno! Organizirajte usluge gostima tako da se računi za hranu plaćaju po odlasku. Zašto sustav traži informacije o gostu, stanju njegovog računa, prenos podataka o korištenim uslugama.
Programi za hotele na ruskom tržištu
- SmartHotel– najmoćniji softver za upravljanje hotelima koji radi na 1c platformi. Ovaj program obavlja sve potrebne funkcije za hotelsku automatizaciju, uključujući upravljanje hotelskim sjedištem i restoranom.
- Fidelio je softver koji se u ruskom hotelijerstvu koristi više od 30 godina. Cijena montaže se određuje individualno i uglavnom ovisi o veličini hotela i opremljenosti hotela. Također treba napomenuti da je to jedan od najskupljih softverskih sustava.
- Runolist- Ovo je ruski razvoj čija je cijena određena brojem radnih mjesta.
- 1C hotel– najjeftinije i najjednostavnije rješenje, cijena ovisi o broju poslova.
Sumirati
Naravno, hotelska automatizacija je obavezan korak za rast i razvoj vlastitog poslovanja. Ali prije nego počnete automatizirati poslovne procese svog hotela, preporuča se formulirati osnovne zahtjeve i zadatke za takav sustav. Obično je izbor u korist sustava koji je više u skladu sa mogućnostima koje su relevantne za hotel u trenutnoj fazi razvoja.