Mis on automatiseeritud hotellisüsteemid? Äriplaan hosteli nullist avamiseks Andmete üleslaadimine raamatupidamissüsteemidesse
Hostel on odava hotelli analoog, kus külalistele pakutakse mugavat ööbimiskohta. Selliste asutuste turg areneb aktiivselt, nii et algajad ettevõtjad saavad sellesse ärisse raha investeerida, olles eelnevalt hinnanud kõiki sellise ettevõtte riske ja kasumlikkust.
Turuanalüüs
Konkreetses piirkonnas hosteli avamise väljavaadete hindamiseks tasub arvestada potentsiaalsete klientide nõudlusega sellise teenuse järele, mis on:
- õpilased, noored (umbes 65% kõigist külastajatest);
- turistid ja reisijad, kes soovivad säästa raha ööbimise pealt (selliste klientide arv kasvab igal aastal 2%);
- inimesed, kes tulid linna tööle.
Lisaks tasub analüüsida linna turistide külastatavuse taset ja suuremahuliste huvitavate sündmuste kaarti, mis peaksid linnas toimuma. Need võivad olla mitmesugused spordiüritused, populaarsete artistide kontserdid, näitused, hooajalised festivalid jne. Sel juhul tuleb arvestada, kui palju hosteleid on juba avatud, milliseid teenuseid nad pakuvad ja kuidas konkurente ületada.
Ettevõtte registreerimine
Registreerimise tüüp sõltub sellest, kus hostel plaanitakse avada:
- Korteris. Sel juhul peate registreeruma üksikettevõtjana. See on kiire ja taskukohane protseduur.
- Mitteeluruumides(nagu minihotell). Sel juhul peate juba registreeruma LLC-na. See protseduur nõuab rohkem paberitööd ja maksab veidi rohkem kui üksikettevõtja registreerimine. Ta räägib teile üksikasjalikumalt, kuidas üksikettevõtja LLC-st erineb ning millised on nende eelised ja puudused.
Ettevõtte avamisel saab hostelile määrata:
- 23 – muu elukoha tegevus;
- 23.5 – muude ajutiste elukohtade tegevus, mis ei kuulu teistesse rühmadesse;
- 20 – tegevused lühiajaliseks majutuskohaks.
Samuti tuleb osta kassaaparaat ja registreerida see maksuametis. Alustavatel ettevõtjatel äritegevuse algfaasis soovitatakse valida (STS), mis hõlmab 15% organisatsiooni tasumist või 6% kogu sularahakäibest aastas.
Kindlasti tuleb hankida pangakonto, et klientidel oleks maksete sooritamine lihtsam, ja tempel.
GOST nõuded hostelile
Et mõista, kuidas hostelit nullist korraldada, peate tutvuma reguleeriva raamistikuga. 2015. aastal võeti vastu GOST 56184-2014 “Üldnõuded hostelitele”, mille kohaselt peab soodsa hinnaga hotell olema varustatud järgmiste reeglitega:
- Ühe voodi jaoks peate eraldama vähemalt 4 ruutmeetrit. m.;
- ruumi lae kõrgus peab olema vähemalt 2,5 m;
- voodid peavad olema vähemalt 80x190 cm suurused ja nende vaheline kaugus peab olema alates 75 cm;
- ruum peab olema varustatud tulekustutiga ja tuleohutuse tagamiseks tuleb pidada spetsiaalset logi;
- 15 istekoha jaoks on vaja varustada 1 dušikabiin ja vannituba peab asuma väljaspool eluruume;
- varustada 1 tualettruum 12 koha jaoks;
- varustada 1 valamu 6 koha jaoks;
- tagama külalistele juurdepääsu joogiveele ja veekeetjale;
- varustage ruum külalistevaheliseks suhtlemiseks, näiteks elutuba;
- kui hosteli läheduses on söögikoht, ei pea hostelis endas kööki sisustama;
- sätestada hosteli töötajate ja külaliste käitumisreeglid, nende õigused, kohustused ja vastutus, mis nende rikkumise korral järgitakse.
Lisaks peate arvestama standardi GOST R 56184-2014 punktiga 5.7.3, mille kohaselt ei saa hosteli jaoks varustada esimesi korrusi ja keldreid.
GOST-i nõuete mõistmise hõlbustamiseks tasub võtta arvesse järgmisi näiteid:
- 10-kohaline hostel peab olema varustatud 1 vannitoa, 1 duši ja 2 kraanikausiga ning magamisala peab olema vähemalt 50 ruutmeetrit. m.
- 50 voodikohaga hostelis peab olema vähemalt 6 tuba, millest igaüks mahutab 8 inimest. Nõuab 4 vannituba. Lisaks puhkeruumile tasub varustada suupistetuba - täisväärtuslik söögituba või minibaar. Vaja läheb ka majapidamisruumi voodipesu, tehnika, kulumaterjalide jms hoidmiseks, majapidamisruum tasub sisustada nii, et seal saab pesta ja kuivatada riideid, linasid jms.
- 100 voodikohaga hosteli avamisel tuleb valida tuba, kuhu saab ehitada mitu plokki, kus on eraldi vannituba, köök, elutuba jne. Sel juhul on võimalik osta mitu korterit, mida saab siis üheks ümber ehitada. minihotell. Kui hästi läheb, on võimalik laiendada või.
Asukoha osas on soovitatav üürida pind kesklinnas asuva hosteli jaoks. Sel juhul saab lähtuda huvitavate turismikohtade asukohast, heast transpordiühendusest ning lähedalasuvate metroo- ja rongijaamade olemasolust.
Väärib märkimist, et ettevõtjad avavad minihotelle sagedamini korterites kui mitteeluruumides, kuna nende korraldamine nõuab oluliselt vähem rahalisi investeeringuid. Mis puudutab miinuseid, siis saame esile tuua võimalikud konfliktsituatsioonid naabritega. Nende vältimiseks tuleks tõsiselt võtta nii hostelitöötajate kui ka külaliste distsipliini.
Spetsialist räägib teile videos, kuidas hosteli õiget paigutust teha:
Minihotelli või hosteli keskautomaatika. Võimaldab hallata tubade arvu, lihtsustab külalise broneerimise ja sisseregistreerimise protseduuri, võttes arvesse tema eelistusi, peab statistikat mis tahes hosteli olulisemate näitajate kohta (ADR, RevPac, RevPar, Occupancy jne), pakub andmed raamatupidamise ja juhtimisaruandluse jaoks, strateegiliste otsuste tegemiseks . Hostelite jaoks kasutatakse spetsiaalset andmebaasi konfiguratsiooni, mis võimaldab töötada voodite ja tubadega (korraga) nii klassikaliste "ööde" kui ka tundidega.
Liides maksuregistripidajaga
Võimaldab ühendada hotellihaldussüsteemi maksuregistripidajaga, et fiskaleerida külaliselt saadud ja hotellihaldussüsteemi postitatud summad.
Andmete üleslaadimine raamatupidamissüsteemide jaoks
Andmete üleslaadimine järgnevaks töötlemiseks raamatupidamisprogrammis. Samuti on võimalik 1C andmebaasist makseid hotelliprogrammi vastaspoolte kontodele alla laadida.
Liides elektroonilise ukselukusüsteemiga
Kui hostelis on elektrooniline ukselukusüsteem, siis selle ühendamisel hotellisüsteemiga saab külalisele võtit väljastada ainult siis, kui tal on hotellihaldussüsteemis broneering ja ainult määratud kuupäevadeks/kellaaegadeks. süsteemis. Seega väheneb tõenäosus, et võti süsteemist mööda läheb.
Liides online broneerimissüsteemiga
Kaasaegses maailmas on üha rohkem külalisi, kes broneerivad tube erinevate veebimüügikanalite kaudu ning selleks, et vältida broneeringute käsitsi töötlemist, kasutatakse ühendust kanalihalduriga, kuhu koguneb mitu müügikanalit. Kõik online-müügikanalite kaudu saadud broneeringud sisestatakse teatud atribuudiga automaatselt süsteemi.
Raamatupidamine hotelliäris on ülimalt oluline, sest ilma selleta võid sattuda olukorda, kus toimub ülebroneerimine. See on olukord, kus külaline, kes on maksnud, tuleb check-in’i tegema, kuid tema jaoks ei jätku tube, kuna oled liiga palju tube maha müünud. Selle vältimiseks pidage arvestust ja kõige mugavam viis seda teha on ExaHostel 4.67. See on tasuta, kuid samal ajal professionaalne utiliit. Ja kui teete kõik rakenduses, olete üllatunud, kui mugavad võivad toimingud olla.
ExaHostel – programm hostelitele
Hostelid on hotellid, mille tubades saavad korraga peatuda paljud inimesed. Näiteks 6-12 inimest ruumis. Seda tüüpi majutus on üks ökonoomsemaid ja seetõttu turistide seas väga populaarne. Kuid seda tüüpi majutus on ka ettevõtte omaniku jaoks üks raskemaid töökohti, kuna opereerida tuleb mitte ainult tubade, vaid ka voodikohtade arvuga. Tänu ExaHostelile saate:- Saavutage olukorra üle täielik kontroll;
- Pidage arvestust saabumiste ja lahkumiste kohta;
- Võtke arvesse finantstehinguid;
- veebipõhise broneerimise korraldamine;
Soovitame kasutada seda konkreetset tarkvara, kuna see ei nõua töötajate koolitust. Liides on venekeelne, kuid see pole peamine. Peaasi, et arendajad tegid tarkvara teadlikult lihtsaks, sõna otseses mõttes 10 nupuga ja kõik on väga kaunilt kujundatud ja seetõttu intuitiivne. Samuti soovitame mitte minna üle inglise keelele, kuna selles versioonis muutub kõik nii ebaselgeks, et isegi kuulus inimene ei saa sinust aru. Soovitame paigaldada ka laienduse “Kassa”, mis hoolimata jaotuskomplekti väikesest kaalust (4,5 MB) asendab täielikult raamatupidaja.
Kaasaegne programm hostelile- multifunktsionaalne lahendus, mis automatiseerib hosteli haldamist, tegevuste analüüsi ja aruandlust. Mugavus ja praktilisus soodsa hinnaga.
Hostelid kui soodsad majutusvõimalused on tänapäeval kogu maailmas laialt levinud. Need on väga populaarsed erinevate turistide seas, nii et hostelite tubade arv müüakse väga kiiresti välja. Ja selleks, et optimeerida nii soodsa hotelli kõiki haldusprotsesse ja automatiseerida tubade broneerimise toiminguid, on soovitatav kasutada kaasaegseid automatiseeritud juhtimissüsteeme. Sellise süsteemi eesotsas on eriline programm hostelile– multifunktsionaalne tarkvara, mis tagab kasutajale ligipääsu kõikidele süsteemitööriistadele ja samal ajal lihtsa juhtimise.
Automatiseeritud süsteemi rakendamise eelised
Õigesti valitud ja konfigureeritud programm hostelile pakub järgmisi eeliseid:
- broneerimise ja tubade arvestuse protsesside optimeerimine;
- täituvuse operatiivne jälgimine;
- külalistega dokumendivoo säilitamine;
- automatiseeritud aruandlus jne.
Hosteli haldamise võimalused tarkvara abil
Sellistes soodsates hotellides on tubade arv jagatud mitmesse kategooriasse, lähtudes toa voodikohtade arvust ja lisamugavustest. Ja erinevatel tubade kategooriatel on erinevad hinnad. Samuti mõjutab hosteli koha hinda hooajalisus – aasta jooksul võib see vägagi kõikuda.
Ja eriline programm hostelile lihtsustab hinnakujundusprotsesse, kohandades automaatselt külalistele pakutavaid hindu. Seetõttu piisab programmi andmebaasi ühekordsest täitmisest – ja siis võtab see kogu töö enda peale.
Samuti võib selline tarkvara olla võimeline sünkroonima andmeid oma andmebaasist ja teavet hosteli veebisaidil. Sel juhul muudetakse veebisaidil automaatselt teavet vabade voodikohtade arvu muutumise kohta. See võimaldab teil ilma veebihalduri teenusteta hakkama saada.
Kaasaegne tarkvara hosteli automatiseerimiseks on piisavalt võimalusi vajaliku dokumentatsiooni koostamiseks:
- täitke automaatselt vajalikud vormid;
- võime töötada erinevates keeltes;
- tagada dokumentatsiooni koostamise tõhusus.
Samuti programmid hostelite jaoks pakuvad laialdast funktsionaalsust jooksvate tegevuste, nõudluse ja kõigi vajalike tulemusnäitajate jälgimiseks, paljude turundusprobleemide lahendamiseks ja üldiselt peaaegu kõigi hosteli toimingute automatiseerimiseks.
Hind
Sellise laia funktsionaalsusega on hosteli professionaalne tarkvara üsna taskukohane ega nõua keerukate ja kallite seadmete ostmist. Kogu andmebaasi saab majutada spetsiaalses serveris ja kasutajal on vaja ainult arvutit ja Interneti-juurdepääsu. Tänu sellele on soodsate hotellide programmidel väga konkurentsivõimeline hind.
Hotelliautomaatika kasutamine tagab täpse klienditeeninduse, loob kontrolli teeninduspersonali tegevuse üle ja vähendab kulusid. Uuenduslikul tehnoloogial ja eritarkvaral põhineva pansionaadi, hotelli või minihotelli haldamine on jõudmas teenuse osutamise uuele tasemele ja teie ettevõtte õitsengu võtmeks.
Pansionaatide ja hotellide töötajate tegevuse spetsiifika erineb oluliselt teistest erinevat tüüpi teenuseid pakkuvatest tööstusharudest, kuna hotelliäris tuleb pidevalt suhelda suurte infomahtudega tubade broneerimise, viibimispäevade arvu, kontrolli kohta. -out aeg jne, esitage asjakohane aruandlus ja jälgige ka teenuse kõrget taset. Seetõttu iseloomustab automatiseeritud hotellisüsteeme lai levitamise ja juurutamise tase.
Hotellide automatiseerimise peamised eelised
Hotelliautomaatika on võimeline:
- koondada kõigi osakondade tegevust puudutav teave ühtsesse infosüsteemi;
- teha broneering ja tasumine mis tahes mugaval viisil;
- jälgida liikumist ja hotelliressursside tarbimist;
- suurendada ruumi haldamise kiirust;
- minimeerige külaliste sisseregistreerimise aeg;
- sisestada vajalik raamatupidamisinfo ühtsesse süsteemi;
- korraldada vastuvõtutöötajate, toateenijate ja toitlustuspersonali töö loogikat;
- koostada osutatavate teenuste kohta raamatupidamislik hinnakiri, pidada arvestust kasumi üle;
- piirata personali juurdepääsualasid;
- suurendada tööohutust videovalve ja muude süsteemide kasutamise kaudu.
Hotelliautomaatika, mille programmid on saadaval igale kasutajale, võimaldab teil rakendada mitmesuguseid ülesandeid. Nende rakendamine tagab töö kõrge taseme ja kvaliteetse teeninduse. Teisisõnu võimaldab hotelliautomaatika kaasajastada kogu hotelliteenuste kompleksi, tõsta infotöötluse kiirust ja personali tegevuste koordineerimise taset, samas kui käsitsitöö automatiseerimine vähendab vigade tõenäosust, mis mõjutab aruandluse kvaliteeti. . Ja juhtimise jaoks on olemas rikkalik kiht materjali äriprotsesside analüüsimiseks.
Hotellihaldustarkvara: põhifunktsioonid
Hotellide automatiseerimiseks mõeldud tarkvaratooted kuuluvad spetsiaalsete tarkvarasüsteemide gruppi nimega Property Management Systems – süsteemid kinnisvara elementide haldamiseks. Lisaks HMS-ile on nende hulgas tarkvaratooted muude rajatiste (jõusaalid, restoranid, baarid) haldamiseks, samuti programmid laokomplekside, supermarketite ja valitsusasutuste haldamiseks.
Kõigil pakutavatel HMS-idel on sarnane struktuur, mis koosneb mitmest põhimoodulist:
- registreerimis- ja külalisteteenindusüksus;
- kontrolli- ja juhtimisteenused;
- liidesed välissüsteemidega.
Igal automatiseeritud hotellil on oma juhtüksuste komplekt, kuid standardsete funktsioonide komplekt on järgmine:
- administraator– oluline moodul, mis vastutab külalise tuppa registreerimise ja sisseregistreerimise ning vastavalt ka maksmise ja väljaregistreerimise eest. Selle teenuse liides on kujundatud interaktiivse ruumiplaani (“malelaua”) kujul, mis täidab kõik majutuse ja klienditeenindusega seotud ülesanded.
- Broneerimine– teenus, mis võimaldab määrata ruumide saadavuse või täituvuse teatud perioodiks, samuti koostada ja tühistada eelbroneeringuid.
- Toateenijate moodul– teenindab personali töögraafiku planeerimist, ruumide koristamist, tehtud tööde nimekirja koostamist (koristus, käterätikute vahetus, tualettkosmeetika tegemine jne). Tavaliselt arvutab moodul välja töötajate poolt töö tegemisel saadud punktide arvu ning jälgib ka minibaaride saadavust.
- Administreerimine– teenus on mõeldud tarkvaratoote enda töö konfigureerimiseks, hindade, vahetuskursside jms muutmiseks.
- Raamatupidamine- kasutatakse teabe edastamiseks hilisemaks töötlemiseks raamatupidamisprogrammidesse (tavaliselt "1C"). Kuid mõned hotellitarkvaratooted on ka 1C võimalustega.
Suhtlemine väliste süsteemidega
Automatiseeritud hotellihaldust kasutatakse koos erinevate välissüsteemidega, mis kontrollivad hotelli seadmete tööd ja pakuvad külalistele erinevaid teenuseid.
Hotelliäris kasutatavate seadmete hulka kuuluvad:
- Maksuregistripidajad mis tahes finantstehingute tegemiseks makse- ja krediitkaartidega ning sularahaga, millega külalised saavad maksta.
- Juurdepääsusüsteemid – laialt levinud on "offline" ja "online" tüüpi elektroonilised lukud. Viimased saadavad põhiprogrammi infot personali juurdepääsu ja volitamata juurdepääsukatsete kohta.
- Energiasääst on üks läbipääsusüsteemi rakendusi – nn säästutasku, mis on mõeldud võtmekaardi hoidmiseks ja toas elektri sisselülitamiseks. Teatud automatiseeritud süsteemid saavad ruumis temperatuuri seada lähtuvalt elanike olemasolust/puudumisest jne.
- Tasulise televisiooni erisüsteemid, mis võimaldavad külalistel vaadata telekanaleid ilma reklaamideta või tellitava videota. Seda demonstratsiooni pakuvad sisupakkujad ja seda edastatakse ainult hotellivõrgus.
- Online broneerimine on teenus, mille kaudu saab külastaja iseseisvalt toa valida ja broneerida. See tõstab usaldust hotelli vastu ja suurendab klientide sissevoolu.
- Baaride ja restoranide automatiseerimissüsteemid - korraldab tellimuste automatiseerimist ja täitmiseks üleandmist, laoarvestust ja kaupade liikumise kontrolli, kaitset hoolimatute töötajate eest.
Tähtis! Korraldage külaliste teenindamine nii, et toiduarved tasutakse lahkumisel. Miks süsteem küsib teavet külalise, tema konto oleku kohta, edastab teavet kasutatud teenuste kohta.
Programmid hotellidele Venemaa turul
- SmartHotel– võimsaim hotellihalduse tarkvara, mis töötab platvormil 1C. See programm täidab hotelli automatiseerimiseks vajalikke funktsioone, sealhulgas hotelli peakorteri ja restorani haldamise jaoks.
- Fidelio on tarkvara, mida on Venemaa hotelliäris kasutatud üle 30 aasta. Paigaldamise maksumus määratakse individuaalselt ja sõltub peamiselt hotelli suurusest ja hotelli varustusest. Samuti tuleb märkida, et see on üks kõige kallimaid tarkvarasüsteeme.
- Edelweiss- See on Venemaa arendus, mille maksumuse määrab töökohtade arv.
- 1C hotell– kõige odavam ja lihtsam lahendus, hind sõltub tööde arvust.
Summeerida
Loomulikult on hotelliautomaatika teie enda ettevõtte kasvu ja arengu jaoks kohustuslik samm. Kuid enne, kui asute oma hotelli äriprotsesse automatiseerima, on soovitatav sõnastada sellise süsteemi põhinõuded ja ülesanded. Tavaliselt tehakse valik selle süsteemi kasuks, mis on rohkem kooskõlas võimalustega, mis on hotelli jaoks praeguses arendusjärgus olulised.