¿Qué son los sistemas hoteleros automatizados? Plan de negocios para abrir un albergue desde cero Carga de datos para sistemas contables
Un albergue es análogo a un hotel económico, donde a los huéspedes se les ofrece un lugar cómodo para pasar la noche. El mercado para tales establecimientos se está desarrollando activamente, por lo que los empresarios novatos pueden invertir dinero en este negocio en particular, habiendo evaluado previamente todos los riesgos y la rentabilidad de dicho negocio.
Análisis de mercado
Para evaluar las perspectivas de abrir un albergue en una región en particular, vale la pena tener en cuenta la demanda de dicho servicio entre los clientes potenciales, que son:
- estudiantes, jóvenes (alrededor del 65% de todos los visitantes);
- turistas y viajeros que quieren ahorrar dinero en pasar la noche (el número de estos clientes crece un 2% cada año);
- personas que vinieron a la ciudad por trabajo.
Además, vale la pena analizar el nivel de asistencia turística a la ciudad y el mapa de eventos interesantes a gran escala que deberían tener lugar en la ciudad. Podrían ser diversos eventos deportivos, conciertos de artistas populares, exposiciones, festivales de temporada, etc. En este caso, debes considerar cuántos albergues ya están abiertos, qué servicios ofrecen y cómo puedes vencer a tus competidores.
Registración de negocio
El tipo de inscripción depende del lugar previsto de apertura del albergue:
- En el apartamento. En este caso, deberá registrarse como empresario individual. Este es un procedimiento rápido y asequible.
- En locales no residenciales(como un mini-hotel). En este caso, ya necesita registrarse como LLC. Este trámite requiere más papeleo y costará un poco más que registrar un empresario individual. Él le informará con más detalle en qué se diferencia un empresario individual de una LLC y cuáles son sus ventajas y desventajas.
Al abrir un negocio, a un albergue se le puede asignar lo siguiente:
- 23 – actividades de otros lugares de residencia;
- 23.5 – actividades de otros lugares de residencia temporal que no estén incluidos en otros grupos;
- 20 – actividades para proporcionar lugares de alojamiento a corto plazo.
También debe comprar una caja registradora y registrarla en la oficina de impuestos. Se recomienda a los emprendedores principiantes en la etapa inicial de hacer negocios que elijan (STS), que implica pagar el 15% de la organización o el 6% de la facturación total en efectivo por año.
Definitivamente necesita obtener una cuenta bancaria para que a los clientes les resulte más fácil realizar pagos y obtener un sello.
Requisitos GOST para un albergue
Para entender cómo organizar un albergue desde cero, es necesario familiarizarse con el marco regulatorio. En 2015, se adoptó GOST 56184-2014 "Requisitos generales para albergues", según el cual un establecimiento hotelero económico debe estar equipado de acuerdo con las siguientes reglas:
- Para una cama es necesario asignar al menos 4 metros cuadrados. metro.;
- la altura del techo de la habitación debe ser de al menos 2,5 m;
- las camas deben tener un tamaño mínimo de 80x190 cm y la distancia entre ellas debe ser de 75 cm;
- la habitación debe estar equipada con un extintor de incendios y se debe mantener un registro especial para garantizar la seguridad contra incendios;
- para 15 asientos, se requiere equipar 1 cabina de ducha y el baño debe estar ubicado fuera de la vivienda;
- equipar 1 baño para 12 plazas;
- equipar 1 fregadero para 6 plazas;
- proporcionar a los huéspedes acceso a agua potable y un hervidor de agua;
- equipar una sala para la comunicación entre invitados, por ejemplo, una sala de estar;
- si hay un lugar para comer cerca del albergue, no es necesario equipar una cocina en el propio albergue;
- prescribir reglas de conducta para el personal y los huéspedes del albergue, sus derechos, deberes y responsabilidades que seguirán en caso de su violación.
Además, es necesario tener en cuenta la cláusula 5.7.3 de GOST R 56184-2014, según la cual las plantas bajas y los sótanos no pueden equiparse para un albergue.
Para que sea más fácil comprender los requisitos de GOST, vale la pena tener en cuenta los siguientes ejemplos:
- Un albergue para 10 personas debe estar equipado con 1 baño, 1 ducha y 2 lavabos, y la zona para dormir debe tener al menos 50 metros cuadrados. metro.
- Un albergue de 50 camas debe tener al menos 6 habitaciones, cada una de las cuales tiene capacidad para 8 personas. Requiere 4 baños. Además del baño, vale la pena equipar una sala de refrigerios: un comedor completo o un minibar. También necesitará un cuarto de servicio para guardar ropa de cama, equipos, consumibles, etc. Vale la pena equipar una sala de estar para poder lavar y secar ropa, ropa de cama, etc.
- Al abrir un albergue con 100 camas, debes elegir una habitación en la que puedas construir varios bloques con baños separados, cocina, salón, etc. En este caso, puedes comprar varios apartamentos, que luego se pueden remodelar en uno solo. minihotel. Si las cosas van bien, será posible ampliar o.
En cuanto a la ubicación, se recomienda alquilar espacio para un albergue en el centro de la ciudad. En este caso, puede partir de la ubicación de lugares turísticos interesantes, buenas conexiones de transporte y la presencia de estaciones de metro y tren cercanas.
Vale la pena señalar que los empresarios abren minihoteles con más frecuencia en apartamentos que en locales no residenciales, ya que su disposición requiere una inversión financiera significativamente menor. En cuanto a las desventajas, podemos destacar posibles situaciones conflictivas con los vecinos. Para evitarlos, conviene tomarse en serio la disciplina tanto de los trabajadores como de los huéspedes del albergue.
Un especialista te contará en el vídeo cómo realizar la distribución correcta de un albergue:
Sistema de automatización central para un mini-hotel u hostal. Le permite gestionar el número de habitaciones, simplifica el procedimiento de reserva y check-in de un huésped, teniendo en cuenta sus preferencias, mantiene estadísticas sobre los indicadores más importantes de cualquier albergue (ADR, RevPac, RevPar, Ocupación, etc.), proporciona datos para contabilidad y presentación de informes de gestión, para la toma de decisiones estratégicas. Para los albergues, se utiliza una configuración de base de datos especial, que permite trabajar con camas y habitaciones (a la vez) en el contexto de las clásicas "noches", así como con horarios.
Interfaz con el registrador fiscal
Le permite conectar el sistema de gestión del hotel con un registrador fiscal para fiscalizar los montos recibidos del Huésped y contabilizados en el sistema de gestión del hotel.
Carga de datos para sistemas contables.
Carga de datos para su posterior procesamiento por un programa contable. También es posible descargar pagos de la base de datos 1C a las cuentas de las contrapartes del programa hotelero.
Interfaz con sistema de cerradura electrónica
Si el albergue tiene un sistema de cerradura electrónica, cuando esté conectado al sistema del hotel, será posible emitir una llave para el huésped solo si tiene una reserva en el sistema de gestión del hotel y solo para las fechas/horas especificadas. en el sistema. Por lo tanto, se reduce la probabilidad de que se emita una clave sin pasar por el sistema.
Interfaz con el sistema de reservas online.
En el mundo moderno, cada vez hay más huéspedes que reservan habitaciones a través de varios canales de venta online y, para evitar el procesamiento manual de las reservas, se utiliza una conexión con un administrador de canales, que acumula varios canales de venta. Todas las reservas recibidas a través de los canales de venta online se ingresan automáticamente al sistema con un determinado atributo.
La contabilidad en el negocio hotelero es extremadamente importante, porque sin ella se puede llegar a una situación en la que se produzca un overbooking. Esta es una situación en la que un huésped que ha pagado viene a registrarse, pero no hay suficientes habitaciones para él porque se han vendido demasiadas habitaciones. Para evitar que esto suceda, mantenga registros y la forma más conveniente de hacerlo es con ExaHostel 4.67. Esta es una utilidad gratuita, pero al mismo tiempo profesional. Y si hace todo en , se sorprenderá de lo convenientes que pueden ser las operaciones.
ExaHostel – programa para albergues
Los albergues son hoteles donde pueden alojarse muchas personas en habitaciones al mismo tiempo. Por ejemplo, entre 6 y 12 personas en una habitación. Este tipo de alojamiento es uno de los más económicos y por tanto muy popular entre los turistas. Pero este tipo de alojamiento también es uno de los más difíciles en términos de trabajo para el empresario, ya que es necesario trabajar no solo con el número de habitaciones, sino también con las camas. Gracias a ExaHostel podrás:- Obtenga control total sobre la situación;
- Llevar registros de llegadas y salidas;
- Tener en cuenta las transacciones financieras;
- Organizar reservas en línea;
Recomendamos utilizar este software en particular, ya que no requiere capacitación del personal. La interfaz está en ruso, pero eso no es lo principal. Lo principal es que los desarrolladores hicieron deliberadamente que el software fuera simple, literalmente con 10 botones, y todo está muy bien diseñado y, por lo tanto, es intuitivo. También recomendamos no cambiar al inglés, ya que en esta versión todo quedará tan confuso que ni siquiera una persona famosa podrá entenderte. También recomendamos instalar la extensión "Cajero", que, a pesar del pequeño peso del kit de distribución (4,5 MB), reemplazará completamente al contador.
Moderno programa para albergue- una solución multifuncional que automatiza la gestión, el análisis de actividad y la generación de informes del albergue. Comodidad y practicidad a un precio atractivo.
Los albergues, como opción de alojamiento económico, se han generalizado en la actualidad en todo el mundo. Son muy populares entre una variedad de turistas, por lo que el número de habitaciones en los albergues se agota muy rápidamente. Y para optimizar todos los procesos de gestión de un hotel tan asequible y automatizar las operaciones de reserva de habitaciones, se recomienda utilizar modernos sistemas de gestión automatizados. A la cabeza de tal sistema hay un especial programa para albergue– software multifuncional que proporciona al usuario acceso a todas las herramientas del sistema y al mismo tiempo facilidad de gestión.
Beneficios de implementar un sistema automatizado
Correctamente seleccionado y configurado programa para albergue brindará los siguientes beneficios:
- optimización de los procesos de reserva y contabilidad de habitaciones;
- seguimiento operativo de la ocupación;
- mantener el flujo de documentos con los invitados;
- informes automatizados, etc.
Oportunidades para gestionar un albergue mediante software.
El número de habitaciones en estos hoteles económicos se divide en varias categorías según el número de camas de la habitación y las comodidades adicionales. Y las diferentes categorías de habitaciones tienen precios diferentes. Además, el precio de una plaza en un albergue se ve afectado por la estacionalidad: durante el año puede variar mucho.
y especial programa para albergue simplificará los procesos de fijación de precios ajustando automáticamente los precios ofrecidos a los huéspedes. Por lo tanto, basta con rellenar la base de datos del programa una vez y luego éste se hará cargo de todo el trabajo.
Además, dicho software puede sincronizar datos de su propia base de datos y la información del sitio web del albergue. En este caso, la información sobre cambios en el número de camas disponibles se cambiará automáticamente en el sitio web. Esto le permitirá prescindir de los servicios de un webmaster.
Moderno software para la automatización de albergues tener amplias oportunidades para preparar la documentación necesaria:
- completar automáticamente los formularios necesarios;
- capaz de trabajar en diferentes idiomas;
- garantizar la eficiencia de la creación de documentación.
También programas para albergues ofrecen una amplia funcionalidad para monitorear las actividades actuales, la demanda y todos los indicadores de desempeño necesarios, para resolver muchos problemas de marketing y, en general, automatizar casi todas las operaciones en el albergue.
Precio
Con una funcionalidad tan amplia, el software profesional para un albergue será bastante asequible y no requerirá la compra de equipos complejos y costosos. Toda la base de datos se puede alojar en un servidor especial y el usuario sólo necesitará una PC y acceso a Internet. Gracias a ello, los programas para hoteles económicos tienen un precio muy competitivo.
El uso de un sistema de automatización hotelera asegura un servicio preciso al cliente, establece control sobre las acciones del personal de servicio y reduce costos. Gestionar una pensión, un hotel o un minihotel basándose en tecnologías innovadoras y software especial es alcanzar un nuevo nivel de prestación de servicios y es la clave para la prosperidad de su negocio.
Las características específicas de las actividades del personal de pensiones y hoteles difieren significativamente de otras industrias que brindan diversos tipos de servicios, ya que en el negocio hotelero hay que interactuar constantemente con grandes volúmenes de información sobre reservas de habitaciones, número de días de estancia, consultar. -tiempo de salida, etc., proporcionar informes adecuados y también monitorear el alto nivel de servicio. Por tanto, los sistemas hoteleros automatizados se caracterizan por un amplio nivel de distribución e implementación.
Las principales ventajas de la automatización hotelera
La automatización hotelera es capaz de:
- combinar información sobre las actividades de todos los departamentos en un único sistema de información;
- realizar una reserva y pago de la forma que más le convenga;
- realizar un seguimiento del movimiento y consumo de los recursos del hotel;
- aumentar la velocidad de gestión de las habitaciones;
- minimizar el tiempo de registro de invitados;
- ingresar la información contable necesaria en un sistema unificado;
- organizar la lógica del trabajo de recepcionistas, mucamas y personal de catering;
- crear una lista de precios contables para los servicios prestados, llevar registros de ganancias;
- limitar las áreas de acceso del personal;
- aumentar la seguridad en el trabajo mediante el uso de videovigilancia y otros sistemas.
La automatización hotelera, cuyos programas están disponibles para que los utilice cada usuario, le permite implementar una variedad de tareas. Su implementación garantiza un alto nivel de trabajo y servicio de calidad. En otras palabras, la automatización hotelera permite modernizar toda la gama de servicios del hotel, aumentar la velocidad de procesamiento de la información y el nivel de coordinación de las acciones del personal, mientras que la automatización del trabajo manual reduce la probabilidad de errores, lo que afecta la calidad de los informes. . Y para la gestión existe una rica capa de material para analizar los procesos de negocio.
Software de gestión hotelera: características clave
Los productos de software para la automatización hotelera pertenecen a un grupo de sistemas de software especiales denominados Property Management Systems, sistemas para gestionar elementos inmobiliarios. Además del propio HMS, estos incluyen productos de software para gestionar otras instalaciones (gimnasios, restaurantes, bares), así como programas para gestionar complejos de almacenes, supermercados y agencias gubernamentales.
Todos los HMS ofrecidos tienen una estructura similar, que consta de varios módulos principales:
- unidad de registro y atención al huésped;
- servicios de control y gestión;
- interfaces con sistemas externos.
Cualquier hotel automatizado tiene su propio conjunto de unidades ejecutivas, pero el conjunto estándar de funciones es el siguiente:
- Recepcionista– un módulo importante responsable del registro y check-in del huésped en la habitación y, en consecuencia, del pago y check-out. La interfaz de este servicio está diseñada en forma de un plano de habitación interactivo (“tablero de ajedrez”), que realiza todas las tareas relacionadas con el alojamiento y la atención al cliente.
- Reserva– un servicio que permite determinar la disponibilidad u ocupación de habitaciones para un período determinado, así como crear y cancelar reservas anticipadas.
- Modulo para empleadas domésticas– sirve para planificar el horario de trabajo del personal, limpiar las habitaciones, crear una lista de trabajos realizados (limpieza, cambio de toallas, cosmética de tocador, etc.). Normalmente, el módulo calcula la cantidad de puntos que recibe el personal al realizar su trabajo y también monitorea la disponibilidad de minibares.
- Administración– el servicio está diseñado para configurar el funcionamiento del propio producto de software, cambiar precios, tipos de cambio, etc.
- Contabilidad– sirve para transferir información para su posterior procesamiento en programas de contabilidad (generalmente "1C"). Pero existen algunos productos de software para hoteles con capacidades 1C.
Interacción con sistemas externos.
La gestión hotelera automatizada se utiliza junto con una variedad de sistemas externos que controlan el funcionamiento de los equipos del hotel y brindan una variedad de servicios a los huéspedes.
El equipo utilizado en la actividad hotelera incluye:
- Registradores fiscales para realizar cualquier transacción financiera con pagos y tarjetas de crédito y efectivo con los que los huéspedes puedan pagar.
- Los sistemas de control de acceso: las cerraduras electrónicas de tipo "fuera de línea" y "en línea" están muy extendidas. Estos últimos envían información sobre el acceso del personal y los intentos de acceso no autorizados al programa principal.
- El ahorro de energía es una de las aplicaciones del sistema de acceso: el llamado bolsillo de ahorro de energía, diseñado para guardar la tarjeta de acceso y encender la electricidad en la habitación. Ciertos sistemas automatizados pueden regular la temperatura de la habitación en función de la presencia/ausencia de residentes, etc.
- Sistemas especiales con TV de pago que permiten a los huéspedes ver canales de televisión sin publicidad ni “vídeo bajo demanda”. Esta demostración es proporcionada por proveedores de contenido y se transmite únicamente en la red del hotel.
- La reserva online es un servicio mediante el cual un huésped puede elegir y reservar una habitación de forma independiente. Esto aumenta el nivel de confianza en el hotel y aumenta la afluencia de clientes.
- Sistemas de automatización para bares y restaurantes: organiza la automatización de pedidos y transferencias para su ejecución, contabilidad de inventarios y control del movimiento de mercancías, protección contra trabajadores sin escrúpulos.
¡Importante! Organizar los servicios a los huéspedes para que las facturas de alimentos se paguen a la salida. ¿Por qué el sistema solicita información sobre el huésped, el estado de su cuenta, transmitiendo información sobre los servicios utilizados?
Programas para hoteles en el mercado ruso.
- SmartHotel– el software más potente para la gestión hotelera, que opera en la plataforma 1c. Este programa realiza todas las funciones necesarias para la automatización hotelera, incluidas las oficinas centrales del hotel y la gestión de restaurantes.
- Fidelio es un software que se utiliza en el negocio hotelero ruso desde hace más de 30 años. El coste de instalación se determina individualmente y depende principalmente del tamaño del hotel y del equipamiento del hotel. También cabe destacar que es uno de los sistemas de software más caros.
- edelweiss- Se trata de un desarrollo ruso, cuyo coste está determinado por el número de puestos de trabajo.
- Hotel 1C– la solución más económica y sencilla, el precio depende del número de puestos de trabajo.
Resumiendo
Por supuesto, la automatización hotelera es un paso obligatorio para el crecimiento y desarrollo de su propio negocio. Pero antes de comenzar a automatizar los procesos comerciales de su hotel, se recomienda formular los requisitos y tareas básicos para dicho sistema. Por lo general, la elección se inclina por el sistema que sea más acorde con las capacidades relevantes para el hotel en la etapa actual de desarrollo.