Какво представляват автоматизираните хотелски системи? Бизнес план за откриване на хостел от нулата Качване на данни за счетоводни системи
Хостелът е аналог на евтин хотел, където на гостите се предлага удобно място за нощувка. Пазарът на такива заведения се развива активно, така че начинаещите предприемачи могат да инвестират пари в този конкретен бизнес, като предварително са оценили всички рискове и рентабилността на такъв бизнес.
Анализ на пазара
За да оцените перспективите за отваряне на хостел в определен регион, струва си да вземете предвид търсенето на такава услуга сред потенциалните клиенти, които са:
- студенти, младежи (около 65% от всички посетители);
- туристи и пътници, които искат да спестят пари за нощувка (броят на тези клиенти нараства с 2% всяка година);
- хора, дошли в града по работа.
Освен това си струва да се анализира нивото на туристическа посещаемост в града и картата на мащабни интересни събития, които трябва да се проведат в града. Това могат да бъдат различни спортни събития, концерти на популярни артисти, изложби, сезонни фестивали и т.н. В този случай трябва да прецените колко хостела вече са отворени, какви услуги предоставят и как можете да победите конкурентите си.
Бизнес регистрация
Типът регистрация зависи от това къде се планира да отвори хостелът:
- В апартамента. В този случай ще трябва да се регистрирате като индивидуален предприемач. Това е бърза и достъпна процедура.
- В нежилищни помещения(като мини хотел). В този случай вече трябва да се регистрирате като LLC. Тази процедура изисква повече документи и ще струва малко повече от регистрацията на индивидуален предприемач. Той ще ви разкаже по-подробно как индивидуалният предприемач се различава от LLC и какви са техните предимства и недостатъци.
При откриване на бизнес на хостел може да се присвои следното:
- 23 – дейности по други места по местоживеене;
- 23.5 – дейности на други места за временно пребиваване, които не са включени в други групи;
- 20 – дейности по осигуряване на места за краткосрочно настаняване.
Освен това трябва да закупите касов апарат и да го регистрирате в данъчната служба. На начинаещите предприемачи в началния етап на правене на бизнес се препоръчва да изберат (STS), което включва плащане на 15% от организацията или 6% от общия паричен оборот годишно.
Определено трябва да имате банкова сметка, за да улесните клиентите да извършват плащания, и да получите печат.
Изисквания на GOST за общежитие
За да разберете как да организирате хостел от нулата, трябва да се запознаете с регулаторната рамка. През 2015 г. беше приет GOST 56184-2014 „Общи изисквания за общежития“, според който бюджетният хотел трябва да бъде оборудван съгласно следните правила:
- За едно легло трябва да отделите поне 4 квадратни метра. м.;
- височината на тавана на помещението трябва да бъде най-малко 2,5 m;
- леглата трябва да са с размери най-малко 80x190 см, а разстоянието между тях трябва да бъде от 75 см;
- стаята трябва да бъде оборудвана с пожарогасител и да се води специален дневник, за да се осигури пожарна безопасност;
- за 15 места е необходимо оборудване на 1 душ кабина, като санитарният възел трябва да бъде разположен извън жилищните помещения;
- оборудване на 1 тоалетна за 12 места;
- оборудвайте 1 мивка за 6 места;
- осигурете на гостите достъп до питейна вода и чайник;
- оборудвайте стая за комуникация между гостите, например хол;
- ако в близост до хостела има място за хранене, не е необходимо да се оборудва кухня в самия хостел;
- предписват правила за поведение на персонала и гостите на хостела, техните права, задължения и отговорности, които следват в случай на тяхното нарушаване.
Освен това трябва да вземете предвид клауза 5.7.3 от GOST R 56184-2014, според която приземните етажи и сутерените не могат да бъдат оборудвани за хостел.
За да улесните разбирането на изискванията на GOST, струва си да вземете предвид следните примери:
- Хостел за 10 души трябва да бъде оборудван с 1 баня, 1 душ и 2 мивки, а площта за спане трябва да бъде най-малко 50 квадратни метра. м.
- Хостел с 50 легла трябва да разполага с най-малко 6 стаи, всяка от които може да побере 8 души. Изисква 4 бани. В допълнение към стаята за почивка си струва да оборудвате снек-стая - пълноценна трапезария или мини-бар. Ще ви трябва и сервизно помещение за съхранение на спално бельо, оборудване, консумативи и др. Струва си да оборудвате домакинска стая, така че да можете да измиете и изсушите дрехи, спално бельо и др.
- Когато отваряте хостел със 100 легла, трябва да изберете стая, в която да построите няколко блока с отделни санитарни възли, кухня, хол и т.н. В този случай можете да закупите няколко апартамента, които след това да преустроите в един мини-хотел. Ако нещата вървят добре, ще бъде възможно разширяване или.
Що се отнася до местоположението, препоръчително е да се наеме място за хостел в центъра на града. В този случай можете да изхождате от местоположението на интересни туристически места, добри транспортни връзки и наличието на близки метростанции и жп гари.
Струва си да се отбележи, че предприемачите отварят мини-хотели по-често в апартаменти, отколкото в нежилищни помещения, тъй като тяхното подреждане изисква значително по-малко финансови инвестиции. Що се отнася до недостатъците, можем да подчертаем възможните конфликтни ситуации със съседите. За да ги избегнете, трябва да се отнасяте сериозно към дисциплината както на работниците в хостела, така и на гостите.
Специалист ще ви каже във видеото как да направите правилното оформление на хостел:
Централна автоматизирана система за мини хотел или хостел. Позволява ви да управлявате броя на стаите, опростява процедурата за резервация и настаняване на гост, като взема предвид неговите предпочитания, поддържа статистика за най-важните показатели за всеки хостел (ADR, RevPac, RevPar, заетост и т.н.), осигурява данни за счетоводна и управленска отчетност, за вземане на стратегически решения. За хостелите се използва специална конфигурация на база данни, която ви позволява да работите с легла и стаи (наведнъж) в контекста на класическите „нощувки“, както и часове.
Интерфейс с фискален регистратор
Позволява ви да свържете системата за управление на хотела с фискален регистратор, за да фискализирате суми, получени от госта и публикувани в системата за управление на хотела.
Качване на данни за счетоводни системи
Качване на данни за последваща обработка от счетоводна програма. Възможно е също така да изтегляте плащания от базата данни 1C към сметките на контрагентите в хотелската програма.
Интерфейс с електронна система за заключване на вратата
Ако хостелът разполага с електронна система за заключване на вратата, тогава, когато тя е свързана към хотелската система, ще бъде възможно да се издаде ключ за госта само ако има резервация в системата за управление на хотела и само за посочените дати/часове в системата. По този начин се намалява вероятността от издаване на ключ, заобикаляйки системата.
Интерфейс с онлайн система за резервации
В съвременния свят има все повече гости, които резервират стаи през различни онлайн канали за продажба, като за да се избегне ръчната обработка на резервациите, се използва връзка с канал мениджър, който акумулира няколко канала за продажба. Всички резервации, получени чрез онлайн канали за продажба, автоматично се въвеждат в системата с определен атрибут.
Счетоводството в хотелиерския бизнес е изключително важно, тъй като без него можете да изпаднете в ситуация, в която да се получи свръх резервация. Това е ситуация, когато гост, който е платил, идва да се настани, но няма достатъчно стаи за него, защото сте продали твърде много стаи. За да предотвратите това да се случи, водете записи и най-удобният начин да направите това е с ExaHostel 4.67. Това е безплатна, но в същото време професионална програма. И ако правите всичко в , ще се изненадате колко удобни могат да бъдат операциите.
ExaHostel – програма за хостели
Хостелите са хотели, в които много хора могат да отседнат в стаи едновременно. Например 6-12 човека в стая. Този тип настаняване е един от най-икономичните и следователно много популярен сред туристите. Но този тип настаняване е и един от най-трудните по отношение на работата за собственик на бизнес, тъй като е необходимо да се работи не само с броя на стаите, но и с леглата. Благодарение на ExaHostel можете:- Получете пълен контрол над ситуацията;
- Води записи на пристигания и заминавания;
- Вземете предвид финансовите транзакции;
- Организиране на онлайн резервации;
Препоръчваме използването на този конкретен софтуер, тъй като не изисква обучение на персонала. Интерфейсът е на руски, но това не е основното. Основното е, че разработчиците умишлено са направили софтуера прост, буквално 10 бутона и всичко е много красиво проектирано и следователно интуитивно. Също така препоръчваме да не превключвате на английски, тъй като в тази версия всичко ще стане толкова неясно, че дори известен човек няма да може да ви разбере. Препоръчваме също така да инсталирате разширението „Касиер“, което въпреки малкото тегло на комплекта за разпространение (4,5 MB) напълно ще замени счетоводителя.
Модерен програма за общежитие- многофункционално решение, което автоматизира управлението, анализа на дейността и отчитането на хостела. Удобство и практичност на атрактивна цена.
Хостелите, като бюджетен вариант за настаняване, днес са широко разпространени в целия свят. Те са много популярни сред различни туристи, така че броят на стаите в хостелите се разпродава много бързо. И за да се оптимизират всички процеси на управление на такъв достъпен хотел и да се автоматизират операциите по резервиране на стаи, се препоръчва използването на модерни автоматизирани системи за управление. Начело на такава система стои спец програма за общежитие– многофункционален софтуер, който предоставя на потребителя достъп до всички системни инструменти и същевременно лекота на управление.
Ползи от внедряването на автоматизирана система
Правилно подбран и конфигуриран програма за общежитиеще осигури следните предимства:
- оптимизиране на процесите на резервация и отчитане на стаи;
- оперативен мониторинг на заетостта;
- поддържане на документооборота с гостите;
- автоматизирано отчитане и др.
Възможности за управление на хостел с помощта на софтуер
Броят на стаите в такива бюджетни хотели е разделен на няколко категории въз основа на броя на леглата в стаята и допълнителните удобства. И различните категории стаи имат различни цени. Освен това цената на място в хостел се влияе от сезонността - през годината тя може да варира в широки граници.
И специално програма за общежитиеще опрости процесите на ценообразуване чрез автоматично коригиране на цените, предлагани на гостите. Следователно е достатъчно да попълните базата данни на програмата веднъж - и тогава тя ще поеме цялата работа.
Също така такъв софтуер може да е в състояние да синхронизира данни от собствената си база данни и информация на уебсайта на хостела. В този случай информацията за промени в броя на свободните легла ще се променя автоматично на сайта. Това ще ви позволи да се справите без услугите на уеб администратор.
Модерен софтуер за автоматизация на хостелаимат достатъчно възможности за подготовка на необходимата документация:
- автоматично попълване на необходимите формуляри;
- способен да работи на различни езици;
- гарантира ефективността на създаването на документация.
Също програми за хостелипредлагат широка функционалност за наблюдение на текущи дейности, търсене и всички необходими показатели за ефективност, за решаване на много маркетингови проблеми и като цяло автоматизиране на почти всички операции в хостела.
Цена
С такава широка функционалност професионалният софтуер за хостел ще бъде доста достъпен и няма да изисква закупуване на сложно и скъпо оборудване. Цялата база данни може да бъде хоствана на специален сървър, като потребителят ще се нуждае само от компютър и достъп до Интернет. Благодарение на това програмите за бюджетни хотели имат много конкурентна цена.
Използването на хотелска система за автоматизация осигурява прецизно обслужване на клиентите, установява контрол върху действията на обслужващия персонал и намалява разходите. Управлението на пансион, хотел или мини-хотел на базата на иновативни технологии и специален софтуер е достигане на ново ниво на предоставяне на услуги и ключ към просперитета на вашия бизнес.
Спецификата на дейността на персонала на пансиони и хотели се различава значително от други индустрии, предоставящи различни видове услуги, тъй като в хотелиерския бизнес човек трябва постоянно да взаимодейства с големи обеми информация относно резервации на стаи, брой дни на престой, проверка -време на изчакване и т.н., осигуряват подходящо отчитане и също така наблюдават високо ниво на обслужване. Следователно автоматизираните хотелски системи се характеризират с широко ниво на разпространение и внедряване.
Основните предимства на хотелската автоматизация
Хотелската автоматизация е способна на:
- комбинира информация за дейността на всички отдели в единна информационна система;
- направете резервация и плащане по всеки удобен начин;
- следи движението и потреблението на хотелските ресурси;
- увеличаване на скоростта на управление на стаята;
- минимизирайте времето при настаняване на гостите;
- въвежда необходимата счетоводна информация в единна система;
- организират логиката на работа на рецепционисти, камериерки и кетъринг персонал;
- съставя счетоводна ценова листа за предоставяните услуги, води отчетност на печалбите;
- ограничаване на зоните за достъп на персонала;
- повишаване на безопасността на труда чрез използване на видеонаблюдение и други системи.
Хотелската автоматизация, чиито програми са достъпни за използване от всеки потребител, ви позволява да изпълнявате редица задачи. Изпълнението им гарантира високо ниво на работа и качествено обслужване. С други думи, хотелската автоматизация ви позволява да модернизирате целия комплекс от хотелски услуги, да увеличите скоростта на обработка на информацията и нивото на координация на действията на персонала, докато автоматизацията на ръчния труд намалява вероятността от грешки, което се отразява на качеството на отчитането . А за управлението има богат материал за анализ на бизнес процесите.
Софтуер за управление на хотел: Основни характеристики
Софтуерните продукти за автоматизация на хотели принадлежат към група специални софтуерни системи, наречени Property Management Systems - системи за управление на елементи от недвижими имоти. В допълнение към самия HMS, те включват софтуерни продукти за управление на други съоръжения (фитнес зали, ресторанти, барове), както и програми за управление на складови комплекси, супермаркети и държавни агенции.
Всички предлагани HMS имат сходна структура, състояща се от няколко основни модула:
- звено за регистрация и обслужване на гости;
- услуги по контрол и управление;
- интерфейси към външни системи.
Всеки автоматизиран хотел има свой собствен набор от изпълнителни звена, но стандартният набор от функции е както следва:
- Рецепционист– важен модул, отговорен за регистрацията и настаняването на госта в стаята и съответно плащането и напускането. Интерфейсът на тази услуга е проектиран под формата на интерактивен план на стаята („шахматна дъска“), който изпълнява всички задачи, свързани с настаняването и обслужването на клиентите.
- Резервация– услуга, която ви позволява да определяте наличността или заетостта на стаите за определен период, както и да създавате и отменяте предварителни резервации.
- Модул за камериерки– служи за планиране на графика на дежурствата на персонала, почистване на помещенията, съставяне на списък на извършената работа (почистване, смяна на кърпи, извършване на тоалетна козметика и др.). Обикновено модулът изчислява броя на точките, получени от персонала при извършване на работа, а също така следи наличието на минибарове.
- Администрация– услугата е предназначена за конфигуриране на работата на самия софтуерен продукт, промяна на цени, обменни курсове и др.
- Счетоводство– служи за прехвърляне на информация за последваща обработка в счетоводни програми (обикновено „1C“). Но има някои хотелски софтуерни продукти с 1C възможности.
Взаимодействие с външни системи
Автоматизираното управление на хотела се използва заедно с различни външни системи, които контролират функционирането на оборудването в хотела и предоставят набор от различни услуги на гостите.
Оборудването, използвано в хотелиерския бизнес, включва:
- Фискални регистратори за извършване на всякакви финансови операции с платежни и кредитни карти и пари в брой, с които гостите могат да плащат.
- Системи за контрол на достъпа – широко разпространени са електронните брави тип „офлайн” и „онлайн”. Последните изпращат информация за достъп на персонал и опити за неоторизиран достъп до основната програма.
- Енергоспестяването е едно от приложенията на системата за достъп - така нареченият енергоспестяващ джоб, предназначен за съхранение на картата-ключ и включване на електричеството в помещението. Някои автоматизирани системи могат да задават температурата в стаята въз основа на присъствието/отсъствието на жители и т.н.
- Специални системи с платена телевизия, които позволяват на гостите да гледат телевизионни канали без реклама или „видео при поискване“. Тази демонстрация се предоставя от доставчици на съдържание и се излъчва само в хотелската мрежа.
- Онлайн резервацията е услуга, чрез която гостът може самостоятелно да избере и резервира стая. Това повишава нивото на доверие в хотела и увеличава притока на клиенти.
- Системи за автоматизация на барове и ресторанти - организира автоматизация на поръчки и предаване за изпълнение, инвентаризация и контрол на движението на стоките, защита от недобросъвестни работници.
важно! Организирайте обслужването на гостите, така че сметките за храна да бъдат платени при напускане. Защо системата изисква информация за госта, състоянието на акаунта му, предаване на информация за използваните услуги.
Програми за хотели на руския пазар
- SmartHotel– най-мощният софтуер за управление на хотели, работещ на платформата 1c. Тази програма изпълнява всички необходими функции за автоматизация на хотела, включително управление на хотелски централи и ресторанти.
- Фиделиое софтуер, който се използва в руския хотелски бизнес повече от 30 години. Цената на монтажа се определя индивидуално и зависи основно от големината на хотела и оборудването на хотела. Трябва също да се отбележи, че това е една от най-скъпите софтуерни системи.
- Еделвайс- Това е руска разработка, чиято цена се определя от броя на работните места.
- 1C хотел– най-евтиното и просто решение, цената зависи от броя на работните места.
Обобщаване
Разбира се, хотелската автоматизация е задължителна стъпка за растежа и развитието на вашия собствен бизнес. Но преди да започнете да автоматизирате бизнес процесите на вашия хотел, препоръчително е да формулирате основните изисквания и задачи за такава система. Обикновено изборът е в полза на системата, която е по-съобразена с възможностите, които са актуални за хотела на текущия етап на развитие.